会务规范流程
一、成立大会会务工作机构（项目组）
确定项目经理和项目组成员。项目经理负责项目的立项并制定项目具体的实施方案，安排项目组成员的工作计划并监督实施。负责会议各种文件、传真件的落实。还要负责找出本次会议亮点，整理成话术并对项目组成员定期培训。协调团队、让团队团结高效的运行。项目组成员要负责完成项目经理制定的业务目标计划，并且做好自己负责的区域的重点客户的落实与开发。
二、前期工作
1、前期策划：包括制定项目的策划书，拟定项目的主办方、参会对象、题目、内容、拟邀专家、会议时间、会议地点、赞助对象等。此外，还要制定项目的预算：预计支出包括主办费、专家费用、酒店费用、会场费用（会议场地租金、音响设施、会场布置等）、餐饮费用、资料礼品费用、印刷费用、邮寄费用、员工交通、用餐、住宿费用。预计的收入包括代表参会费用、赞助商收入、酒店住宿差价等。
制定整体项目实施计划，比如第一周要把手中信息铺完，第二周回访并落实部分客户，第三次回访就要把能够落实的客户信息完全落实。接下来的工作就是将没有通知到客户继续通知。在打电话的过程中确保一定要找负责人。
2、协调主办方及专家。会议确定的专家名单，应该及时想办法联系专家，确定专家行程并且能够为专家留有足够的时间准备讲课课件。并且这样我们可以及时制定出会议议程（包括会议时间、地点、参会人员以及会议时间安排表）。
3、落实酒店、会场。对于开会的酒店和会场应该在前期进行考察，考察酒店所能提供给我们的最大房间数，酒店餐饮，以及有没有合适的会场来容纳本次会议的参会人员。在考察的同时还要注意酒店距离汽车站、火车站以及飞机场的距离。尽量选择交通比较方便的酒店。
4、印发会议文件。根据我们前期策划的内容，印发会议文件。会议文件的内容要尽可能的详尽、明确，包括本次会议的主题、课题、拟邀专家、参会对象、收费标准、会议时间、地点等。印刷完成后要及时通过邮局寄送。此外，印刷时还要同时印好工作证、代表证等。
1 会议流程规范
一、适用范围
1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、研讨会、专业会议、座谈会议、培训会议（以下简称会议）等，均适用本流程规范。
2、综合性会议由行人部负责，业务性会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调安排。
二、会前工作规范
1、明确会议方案。组织会务人员，明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。
2、发出会议通知。书面会议通知包括会议名称、内容、时间、地点、与会人员范围，着装要求等。书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱等，如有必要可另行电话通知参会人员。会议前一天电话与会人员确定是否收到通知。
3、编排会议日程。编排好会议程序，制定注意事项。
4、会务筹备。
会场：根据会议类型、参会人数的数量及会议所用设备、价格等确定会议室，设计、布置方案。
印刷制作：会议日程、宣传资料（单页、海报、手册）、会议凭证、横幅、水牌、席卡、签到表、请柬等。
设备：投影仪、便携式笔记本、背景板、展架、舞台灯光、摄影器、录音笔、显示器、激光笔、音响设备、互联网、插线板等设备。
车辆：按实际情况进行用车安排。会议期间保证车辆的及时使用，行人部负责安排车辆的使用。
用品：签字笔、A4白纸、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水果点心、矿泉水等。
2 礼品：根据要求制定。
用餐住宿：根据与会人数、与会人员级别、会场位置、价格、风味来确定用餐地点；根据参会人数、级别、价格、条件来确定住宿地点及房间标准。
备选餐厅：小南国、咸亨/金陵人精菜馆/小金鹰、新杂志/大家乐
总经理级住宿酒店及房间布置标准：大床房（如凯铂、金鹰），布置标准：准备欢迎卡、洗漱用品和水果（人均不超过70元）
经理级住宿酒店及房间布置标准：标准间（如世纪缘、议事园、中山大夏），布置标准：准备欢迎卡、洗漱用品和水果（人均不超过50元）
word. 会议流程规范
一、适用范围
1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、销售会议、产品发布会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议（以下简称会议）等，均适用本流程规范。
2、综合性会议由行政部负责，业务性会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调安排。
二、会前工作规范
1、召开准备会议。组织会务人员，明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印制会议日程。编排好会议程序，制定注意事项。
4、会务筹备。
酒店：根据会议类型确定酒店。
会场：主会场及分会场的选择预定，设计、布置方案。
印刷制作：会议日程、宣传资料（单页、海报、手册）、会议凭证、横幅、引导牌、席签、出席证、列席证、工作证、请柬等。
设备：投影仪、X支架、易拉宝、背景板、展架、充气模型、舞台灯光、同声传译、摄影器、录音器、显示器、乐器、互联网等设备。
车队：按实际情况进行用车安排等。
用品：笔记本电脑、签字笔、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水果、矿泉水等。
礼品：根据要求制定。
餐厅住宿：根据要求协调餐厅菜品、口味、宴会等（附菜单）。合理安排男女住宿。
word. 5、会场布置。
悬挂标语横幅、张贴指示牌等。
设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。
确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。
保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
迎宾区入口处有醒目的引导牌
签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布。
咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌
6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责，业务性会议由行政部门或主办部门负责。
会议组织流程与规范
一、会议准备
（一）会议资料准备注意事项：
1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色会议组织者及相关负责人 参会人员
确定会议召开
安排会议场所 确定会议主题
编写会议议程
确定参会人员
通知与会人员
准备会议
资 料 准备参会资料 确认参加
改进与执行 会议召开
会议记录 签到，统计与会人数，分发资料
会议讨论形成决议 积极参与
做好笔录
交领导审批
资料存档 整理会议纪要 分别准备。
2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。
（二）会议通知注意事项：
会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：
1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如：电子邮箱（确保每个参会人员都有呈送会议通知，避免遗漏），如有必要可另行电话通知参会人员。
3、会议通知应提醒参会人员准备好相关的资料，例如：总结日常工作中遇到的难题、困惑以及站点运作中出现的不规范现象等问题。
（三）会议议程安排注意事项：
1、会议开始时简要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。
（四）会场布置注意事项：
1、会议场所应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。
2、根据参会人数安排好坐席，将会议资料在会议前摆放在坐席上。
