本科生新生入学登记表归档

学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。

依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。

第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。

汤顶华（东南大学外国语学院，江苏南京，210018）高校档案工作是高校日常工作中的重要内容，中国的高校普遍具有体量较大、人员众多、工作繁杂等特点，作为有效记录单位和个人工作学习内容的档案工作承担了不可替代的作用。

高校学生档案是大学生在校期间各类表现的记录和佐证，全方位记载了大学生的学习成绩、奖惩贷助、社会工作、心理状况、党团发展等情况，以学号姓名为单位建立起来的文字、表格等综合记录体系。

工作范畴包括全日制本科生、硕士研究生和博士研究生。

学生档案管理是贯彻落实执行党的教育方针的一项常规性的基础工作。

各高校学生档案工作普遍按照学校统一管理为主、院系协助管理为辅的原则，院系为学生档案生成单位，必须确保档案的真实性、完整性、准确性。

高校档案部门的学生档案科室负责统一指导全校学生档案工作。

高校学生档案工作具有与其他档案工作截然不同的属性。

大学生档案工作具有数量巨大、流动性强、关乎前途等特点。

目前国内高校学生规模体量大，笔者所在的东南大学，本科生约16000人，硕士生约12000人，博士约3200人，本硕博在校生合计约31000多人，并且这31000多人是流动的，每年都有老生毕业，也都有新生入学，是典型的铁打的营盘流水的兵。

这对高校学生档案工作提出了严峻的考验。

一、高校学生档案工作的现状1.学生档案的收集整理各院系分管学生工作的党委副书记是学生档案工作负责人，也是第一责任人，相关学生辅导员承担学生档案材料的收集、整理、补充和移交等具体工作。

学生处、研究生院、教务处、各院系等单位应将学生档案工作纳入相关工作人员的职责范围。

各院系及时将本单位负责学生档案工作的领导和工作人员变动信息等报档案馆备案。

学生辅导员工作变动时，应在变动前办理移交手续。

学生工作处、研究生院、教务处等有关单位应及时向档案馆提供本科生新生花名册、研究生新生花名册、毕业生派遣名单、毕业生名册、学籍异动表等材料。

凡在本高校产生的材料，如新生入学登记表等，必须有相关责任人签字或院系盖章。

毕业生档案管理制度全第一条：为了规范毕业生档案管理工作，做好毕业生档案的收集、整理、保存和利用工作，提高毕业生档案管理的效率和科学性，保障毕业生档案信息的安全和完整性，制定本制度。

第二条：所有毕业生的档案均应按照本制度进行收集、整理、保存和利用。

第三条：毕业生档案的收集包括个人基本信息、学习成绩、奖惩情况及其他相关信息的收集。

第四条：毕业生档案的整理应按照一定的规范进行，包括信息的分类、编目、整理和归档等过程。

第五条：毕业生档案的保存应符合相关法律法规的要求，确保档案信息的安全和完整性。

档案的保存期限根据法律法规的规定确定。

第六条：毕业生档案的利用应遵循个人隐私保护的原则，且必须经本人同意方可使用。

档案信息的利用应符合相关法律法规的要求。

第七条：对于毕业生档案中的特殊信息，包括但不限于疾病信息、家庭背景等，应加强保密工作，确保相关信息不被泄露。

第八条：毕业生档案的借阅应经过相应的程序和审批，且必须符合相关法律法规的要求。

第九条：毕业生档案管理部门应制定档案管理措施和工作规范，确保毕业生档案管理工作的科学性和规范性。

第十条：违反本制度的，应按照相关规定追究责任，并可能受到相应的处罚或处理。

第十一条：本制度由毕业生档案管理部门负责解释和修订。

毕业生档案管理制度全（二）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。

依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

毕业生档案管理制度全第一章总则为规范毕业生档案的管理，保护毕业生个人信息，提升毕业生就业竞争力，制定本制度。

第二章毕业生档案的建立和管理第一节毕业生档案的建立1. 毕业生档案建立的依据是毕业生的个人信息和学籍档案。

2. 毕业生个人信息包括姓名、性别、身份证号码等基本信息，以及学习成绩、获奖情况等相关信息。

3. 学籍档案包括毕业生在校期间的学习、生活、思想等方面的各类档案。

第二节毕业生档案的管理1. 毕业生档案由学校负责管理，建立毕业生档案管理系统，确保档案的安全和完整。

2. 毕业生档案管理系统应具备保密性和备份功能，确保毕业生个人信息的安全。

3. 学校应定期对毕业生档案进行审查和整理，确保档案的及时更新和完善。

4. 毕业生可以根据需要查阅自己的档案，但必须遵守档案管理规定。

第三章毕业生档案的利用第一节个人利用1. 毕业生可以根据需要申请出具毕业证书、学位证书等相关证明文件。

2. 毕业生可以向学校申请查阅个人档案，但必须提供合法的证明文件。

第二节学校利用1. 学校可以根据需要利用毕业生档案进行就业推荐和人才培养工作。

2. 学校可以向用人单位提供毕业生档案，但必须经过毕业生本人同意并遵守相关法律法规。

第四章档案的归档和保管1. 毕业生档案归档的原则是按照学年、专业、个人进行分类。

2. 档案保管单位应建立健全的档案保管制度，确保档案的安全和完整。

3. 档案保管单位应定期对档案进行检查和整理，确保档案的有序和方便查阅。

4. 毕业生档案的保管期限为毕业后50年。

第五章法律责任和监督管理1. 违反本制度的行为将受到相应的法律责任和纪律处分。

2. 学校应设立相应的部门负责毕业生档案的监督管理工作，并接受社会的监督。

第六章附则本制度自颁布之日起实施，如有需要修改的，经学校高层批准后进行修订。

毕业生档案管理制度全（二）毕业生档案管理制度是高校管理体系中的重要组成部分，对于毕业生的信息记录、档案归档及管理工作具有关键性意义。

学术型全日制硕士研究生归档说明纸质归档时档案盒封面填写如下（档案盒脊一定要用铅笔书写）纸质归档时档案盒内需要提交如下材料：编号时，从目录后的第一项“学习计划表”开始编写第一页，除空白页外都需要编号，在右上角用铅笔标号，按照目录中的顺序依次标号。

注意，申请表和决议书只有A4的是标号，16K的版本是放在档案盒外，一起交给华熙老师。

另外，决议书中的表决票每张都需要标号！1、学位信息表（不编号）进入河海大学研究生院系统，点击右下角的学位信息上报系统，按照一级学科授予学位！信息录入完成后，将形成的PDF打印出来。

签字（姓名、日期）。

2、河海大学研究生业务档案情况表（不编号）河海大学研究生业务档案情况表3、研究生业务档案卷内目录（不编号）研究生业务档案卷内目录4、硕士研究生学习计划（开始编号）这个是在研究生开学的时候发的，自己填写完整后，找导师和系主任两人签字。

5、硕士研究生学位论文文献阅读写好后交导师签字6、开题报告开题报告中的每个日期必须按照实际情况填写完整同行专家签名需要五位副教授以上职称的老师签字，可以包括自己的导师。

7、中期检查表填写完整后交导师签字，日期填好。

8、自己的毕业论文一本（除档案盒外还需交3本论文）论文的封面上的内容需要填写完整，提交日期，答辩日期，评阅人等。

论文独创性声明中签字！9、答辩申请书两份（日期先后顺序要注意，从前到后时间由早到晚）自己的照片需要贴好独创性声明签好自己名字。

日期。

导师评语处，导师签字。

预答辩主持人的签字日期与预答辩时间相同。

修改复审处的签字日期在预答辩后的5-7天。

六、论文评阅人及答辩委员会名单审批表中的评阅人和答辩委员会成员需要在答辩前填写好。

答辩委员会成员至少需要三位副教授职称以上的老师（不包括自己的导师），主席必须是教授职称。

最后一页要附上成绩单的原件。

10、论文评阅书评阅书在盲审返还后，需要填写完整自己的姓名，导师姓名。

11、决议书A4的那份是需要贴表决票的16k的那份无表决票12、发表论文（必须复印封面、目录、论文）13、论文修改说明必须注明是否修改导师签字，日期。

研究生新生档案归档材料及整理要求
一、归档材料
研究生新生档案归档材料一览表
注：
1、博士报考材料包括：
①博士入学考试报名信息简表；
②政治审查表；
③推荐书2份（须推荐专家亲笔填写签名，并附推荐人的正高级职称证书复印件）；
④攻读博士学位阶段拟开展的研究计划。

负责移交的老师可向各学院研究生管理办公室负责招生的老师索取。

2、推免的硕士研究生还应有“硕士研究生推免登记表”。

二、整理要求
1、下载并打印本单位的“博士/硕士新生档案移交目录”（点击“学院”项的三角符号可选择单位）。

2、检查每个学生具体归档材料，并在移交目录上的对应材料栏内打“√”，后将每个学生的归档材料归集（夹）在一起，。

3、按移交目录序号在归档材料上标注相应的序号，并按移交目录序号排序。

（请用粗笔在原档案袋上标序号；而在无袋子装的归档材料上标序号时，只能用铅笔书写，勿用其他种类笔）。

三、其他
1、未报到学生的新生档案不予接收。

2、移交目录之外，若有新增已报到的学生档案数据，请各学院依序添加，并在移交目录上进行标注。

3、各学院新生档案的“入学前档案”中若只有“党员材料”，“入学前档案”栏不打“√”，且在备注中予以说明。

4、请学院严格按照归档要求收齐材料，并做好移交目录，档案馆不再另行通知催收。

对归档要求有不明的，请电询档案馆。

本科生登记表补办
根据您的要求，以下是关于本科生登记表补办的相关信息：
本科生登记表补办是指当本科生在办理入学手续或者其他相关事项时遗失或者
损坏了登记表，需要进行补办的手续。

补办登记表是确保学校和学生信息准确记录的重要程序。

首先，对于本科生来说，登记表是一项重要的身份证明文件，里面含有学生的
个人信息、入学时间、专业等重要信息。

如果因为某种原因丢失或者损坏了登记表，学生应该及时向学校有关部门申请进行补办。

具体补办登记表的步骤可能因学校而异，一般来说，学生需要先联系相关的学
籍管理部门或者教务处，询问办理补办登记表的具体流程和所需材料。

常见的材料可能包括学生的身份证件、入学通知书、近期的照片等。

学生也需要填写一份申请表格，注明自己的个人信息以及需要补办登记表的原因。

一旦提交了所需的材料和申请表格，学生还需要缴纳一定的补办费用。

费用的
具体数额可能因学校而异，学生可以向学校有关部门查询费用标准并按要求缴纳。

通常，一旦费用缴纳完毕，学校会进行相关审核并尽快为学生补办新的登记表。

最后，学生在领取新的登记表时应当核对个人信息的准确性，并及时修改或者
补充不准确或者缺失的信息。

确保新的登记表准确无误后，学生应妥善保管好该文件，避免再次丢失或者损坏。

补办本科生登记表可以确保学生的个人信息得到准确记录，并有助于学校进行
学籍管理和相关政策执行。

因此，当本科生遗失或者损坏登记表时，及时补办是极为重要的。

抓紧时间联系学校有关部门，按照流程进行申请和办理，以免影响学生后续的入学手续或者其他学籍事务。

党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类目名称保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期2 本校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上永久（2）提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期（3）参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。

短期3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4 党委工作计划、报告、（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久或长期5 党委发布的决定、办法、指示、批通报和通知、申请永久或长期6 以党委名义召开的工作会议材料永久或长期7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8 党委负责同志在校内的重要讲稿和参加上级召开会议发言稿永久DQ12 纪检、监察、审计序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级纪委关于纪检工作的文件 长 期 2 纪委工作规章制度长 期 3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久或长期 4纪委会议记录长 期9 党委工作简报 永 久 10 党委大事记永 久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久 12 党群系统重要统计材料永 久 13党委各部、系、各总支报党委的工作计划、总结、报告请示及批复长 期14 党委保密、秘书工作的有关文件 长 期 15 重要的群众来信来访及处理材料长 期 16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长 期 17一、二附院党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长 期18 一、二附院党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 长 期 19 一、二附院党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 长 期 20一、二附院党委、总支、直属支部人员贯彻上级文件精神和计划、总结、政治学习等材料短 期5 党员处分、复查材料、自治区以上的典型材料长期6 群众来信来访及处理意见短期7 学习及临时性的工作安排与总结短期8 廉正建设方面材料短期9 上级有关监察、审计的文件长期10 本校监察、审计工作方面的规章制度长期11 监察、审计工作计划、总结、调查报告长期12 监察、审计工作统计年报及重要报表长期13 财务检查材料短期14 审计结论、决定等长期DQ13 组织序号类目名称保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规永久或长期章制度永久3 本校组织机构设置、人员编制、变动的报告及决定、批复、通知、统计4 落实政策的有关材料长期5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、永久通知、等（包括上级批准的，要附任免呈报表）6 副处级以上干部名册、重要统计报表永久7 党总支、支部改选报告、审批材料长期8 各党总支、支部委员名册长期9 党员名册长期长期10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料11 发展新党员、预备党员转正的名册长期12 干部考核、培训材料、党员评议材料长期13 组织关系介绍信短期14 党员奖惩材料长期15 各级党员生活会情况报告长期DQ14 宣传序号类目名称保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期永久或长期2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、规章制度3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 理论学习的决定、通知、计划、总结长期5 反映本校重大活动的简报、剪报及图表长期6 校党校材料长期7 一般性学习与活动的计划小结、调查、讨论材料等短期DQ15 统战序号类目名称保管期限1 上级关于统战工作的文件长期2 本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久或长期3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久或长期4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5 台、港、澳和侨务工作材料长期6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7 统战工作重要会议记录长期8 统战工作座谈会情况介绍及其他活动材料、短期DQ16 工会序号类目名称保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、长期规章制度、协议长期3 教代会工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）4 表彰工会先进集体、个人的材料、名单长期5 处分会员的有关材料长期6 工会委员会会义记录、纪要短期7 基层工会干部名册长期8 会员名册、登记表长期9 妇女工作材料长期10 家属工作材料长期11 简报短期12 各项活动计划、总结、规程等短期DQ17 团委（学生工作处）序号类目名称保管期限1 上级关于团的工作文件长期永久2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）4 团委学生处工作计划、报告、总结及规章制度、统计表永久或长期5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料、经验介绍长期6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7 处分团员的材料及复查材料长期8 批准入团、离团材料及名单长期9 团干部名单长期10 团员名单长期11 团委学生处会议记录长期12 学生会文件、材料长期13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14 各团总支的有关材料长期15 研究生会的有关材料长期16 团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17 社团活动、社会实践、军训、等活动有关材料长期或短期行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合序号类目名称保管期限1 上级有关高校行政管理的综合文件长期2 全校性的规章制度永久或长期3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4 校长办公会、校长工作会议记录、纪要永久5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6 全校性的工作会议、座谈会文件长期7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8 本校教育事业规划、计划及上级批复永久9 学校评估材料永久10 本校向上级的请示及其批复永久或长期11 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期12 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久或长期13 学年报表及综合统计永久14 启用印章的文件及印模永久15 本校历史沿革、情况介绍、大事记永久16 本校简报、信息、动态等永久或长期17 校史工作材料永久18 校友工作材料长期19 校庆工作材料长期20 群众来信来访文件材料短期21 普法工作材料短期22 上级有关与本校各处级单位的来文长期23 各处级单位会议记录、纪要、简报长期长期24 各处级单位工作计划、总结、报告长期25 各处级单位开展各种学术活动的文件长期26 各处级单位与国内单位协作的材料长期27 各处级单位统计年报及重要材料长期28 科学技术方面的开展协议等长期29 计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期30 计划生育工作计划、总结、规章、制度、办法、统计等长期31 客座教授聘书、各种协议、奖惩材料长期32 综合治理、精神文明建设材料长期XZ12 人事序号类目名称保管期限1 上级机关有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度长期3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久或长期4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5 关于校内机构设置、变化的文件材料永久6 人事处权内的干部任免文件及名册永久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料长期9 教职工动态月报长期10 统计报表永久11 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久12 教研室、正副主任及各单位副科长名册长期13 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷、永久或长期要求附审批表）、教师资格认定材料14 教职工工资调整材料、名册长期15 教职工转正定级材料长期16 教职工校内调动材料长期17 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系、长期介绍信、报道证等）长期18 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系、介绍信存根）19 教职工援外和支援边远地区材料短期20 教职工退职、离职和出国的有关材料长期21 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期22 教职工退休后重新工作的材料长期23 教职工福利工作短期24 教职工商调函件长期或短期25 师资培训、管理工作计划、规定、总结永久26 教师进修计划、安排、总结长期27 教师工作量的规定、执行情况长期28 教师业务考核材料长期29 使用临时工有关材料长期或短期30 人民来信来访材料长期或短期XZ14 保卫序号类目名称保管期限1 上级有关公安保卫工作的文件长期2 本校公安保卫工作方面的规章制度长期或短期永久或长期3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表、请示与批复4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上报的批复、长期判决书5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6 要害部门的公安保卫、消防工作长期7 保卫工作简报长期8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9 会议记录长期XZ15 后勤管理序号类目名称保管期限1 上级有关总务工作的文件长期2 本校总务处及各科规章制度长期3 本校总务工作计划、报告、调查材料长期4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期长期6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件7 师生员工健康状况调查材料及系统表永久或长期8 车辆工作的有关材料短期9 伙食工作的有关材料短期10 校园绿化工作的有关材料短期11 其他长期或短期XZ16 档案、图书、文博序号类目名称保管期限1 上级有关图书、情报、博物工作的长期2 档案、图书、文博规章制度长期3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期永久4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6 档案馆指南、全宗介绍永久外事类档案归档范围和保管期限表WS11 综合序号类目名称保管期限1 上级关于外事工作的文件材料长期2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3 外事工作统计报表等永久或长期4 外事工作会议材料长期5 上级对出国（境）人员的有关文件材料长期6 国际学术会议论文长期7 投寄国外的学术论文长期8 出国（境）人员考察、访问等材料长期9 出国（境）讲学、研究人员有关材料长期10 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影永久印件）11 国际比赛、竞赛长期12 往来信函长期或短期13 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期14 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期15 外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料长期16 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期17 国际比赛、竞赛长期18 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久19 本校完成的国际合作项目、成果等材料永久20 事作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期21 授予外籍人员名誉称号的材料永久22 双方互赠的礼品、纪念品长期23 国际会议的有关材料长期WS12 外国留学生工作序号类目名称保管期限1 录取审批材料永久2 学籍登记表、学籍卡片永久3 教学计划、大纲、安排长期4 学习情况、成绩及评语永久5 学位论文及学位证书复印件长期6 学生名册永久7 学生去向及有关材料长期教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综合序号类目名称保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期永久或长期2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久或长期3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5 非学历教育的培训班、进修班材料长期6 统计报表永久7 学生运动会材料长期8 会议记录、纪要长期9 各种教学及管理会议材料长期10 各种通知等短期11 其他有保存价值的材料短期JX12 学科与实验室建设序号类目名称保管期限1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2 学科、专业实验室论证、评估、申报、审批材料永久3 重点学科、专业、实验室建设材料永久4 学科、专业实验室建设计划、简报、总结材料长期5 学科、专业实验室建设统计报表永久JX13 招生序号类目名称保管期限1 上级有关招生工作的文件材料长期或短期2 招生计划、规定、生源计划长期3 新生录取材料及新生名单永久或长期4 委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5 招生宣传招生工作总结短期6 研究生入学试题及指导教师名册长期JX14 学籍管理序号类目名称保管期限1 新生入学登记表永久2 学生学籍卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册永久5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7 学生处分材料（包括会议记录）长期JX15 课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1 各专业教学计划、教学大纲及学校有关文件永久或长期2 课程建设要求及安排、校历课、课表、开课统计表长期3 各学院（系）、科、专业课程试题库长期4 典型教案、重要备课记录长期5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6 社会调查、计划、总结及有关材料短期JX16 学位序号类目名称保管期限1 上级有关学位工作文件材料长期2 本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3 学位委员会会议记录、决定、评估材料长期4 学位委员会授予各层次学位清册、学位授权点审批材料永久5 本科生优秀学士学位论文长期6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17 毕业生序号类目名称保管期限1 上级有关毕业分配的文件材料长期2 毕业生工作计划、简报、总结长期3 毕业生供需统计、计划、合同长期4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5 毕业证、结业证、派遣证存根领取签收册长期6 毕业生登记表长期7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX18 教材序号类目名称保管期限1 计划内统编、主编、自编教材长期2 各专业使用教材目录长期3 计划内统编、主编、自编教学指导、实习指导长期4 其他有保存价值的自编参考资料短期附录：存校、系教学类档案序号类目名称保管期限1 本科生毕业论文及评审意见长期2 课堂教学材料、课堂进度表短期3 教师任课安排、教案长期4 优秀实习报告短期5 本专业教学检查、调查材料及总结短期6 教师工作量核算、登记材料短期科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11 综合序号类目名称保管期限1 上级与本校科研行政管理文件材料及各种统计报表长期2 科研计划管理文件材料永久3 科研成果管理文件材料长期4 科研经费管理文件材料长期5 申报科学基金及有关批复长期6 学会工作（学术活动）材料短期KY12—1 科研准备阶段序号类目名称保管期限1 开题报告与课题调研论证材料长期2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计长期4 计划执行情况、计划调整或撤消报告短期5 课题投资和预决算材料短期KY12—2 研究实验阶段序号类目名称保管期限永久1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）2 数据处理材料：包括计算机处理材料（如程序设计说明、框永久图、计算结果）永久3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等4 研究工作阶段小结、年度报告长期5 配套的照片、底片、录音带、录象带、幻灯片影片拷贝等、永久6 样品、标本等实物的目录永久KY12—3 总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1 研究报告、研制报告永久2 论文专著永久3 工艺技术报告永久4 技术诀窍报告永久5 专家评审意见永久6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期7 鉴定证书永久8 推广应用意见长期9 课题工作总结长期KY12—4 申报奖励阶段序号类目名称保管期限1 科研成果登记表永久2 科研成果报告表永久3 科研成果奖励申报与审批材料永久4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5 专利申请书或证书原件或影印件永久KY12—5 推广应用阶段序号类目名称保管期限1 转让合同、协议书永久2 生产定型鉴定材料永久3 成果被引用或投产后反馈意见短期4 推广应用方案及实施情况长期5 扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6 成果宣传报道材料短期7 对外学术交流材料长期产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表CP11 综合序号类目名称保管期限1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期长期2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表、责任书等3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期长期4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久或长期6 会议记录、材料长期CP12—1 销售管理序号类目名称保管期限1 产品用户清册长期2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期3 用户反馈的产品技术文件材料长期4 产品说明书、宣传品、广告样张短期CP12—2 产品计划准备阶段材料序号类目名称保管期限长期1 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文CP12—3 产品生产设计（研制）阶段材料序号类目名称保管期限1 总体方案设计材料长期2 全套设计定型图纸长期3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录分析报告长期4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期5 阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复长期6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期CP12—4产品生产试制与鉴定阶段材料序号类目名称保管期限1 实验大纲、实验记录及实验工作总结长期2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期3 实验规程和记录、样机底片、照片等长期4 得奖材料、专利材料长期5 论文专著长期CP12—5 产品生产阶段材料序号类目名称保管期限1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期长期3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料4 材料定额和代用单，工时定额短期5 生产定型报告及批复长期6 重大质量事故分析，重要连席会议纪要长期7 各种更改单及技术通知单长期8 生产工作总结报告、技术工作总结报告长期基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11 综合序号类目名称保管期限1 上级在关于基建工作的文件长期2 基建工作规章制度长期3 基建工作计划、总结、简报长期4 基建工作总体规划永久5 基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6 基建工程财务预、决算长期7 全校性总体规划、设计总平面图永久8 水、电、气管道分布图永久9 地质勘探、地形测量材料永久JJ12—1 可行性研究序号类目名称保管期限1 项目建议书及上级批复永久2 可行性研究报告永久3 项目评估永久4 环境预测、调查报告永久5 设计任务书及计划任务书永久JJ12—2 设计基础序号类目名称保管期限永久1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、永久观测记录3 水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12—3 设计文件序号类目名称保管期限1 初步设计永久2 技术设计永久3 施工图设计短期4 技术秘密材料、专利文件永久5 设计计算书长期6 关键技术实验永久7 总体规划设计永久8 设计评价、鉴定及审批长期JJ12—4 工程管理文件序号类目名称保管期限1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3 施工执照永久4 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、暖供应协议书永久5 产权证书永久JJ12—5 施工序号类目名称保管期限1 土地施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要长期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实施报告长期（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久（6）土建施工定位测量地质勘探永久（7）土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处永久理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期（11）交工验收记录证明长期（12）竣工报告、竣工验收报告永久2 设备及管线安装施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要长期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备测试记录短期（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（8）系统测试、实验记录长期（9）管线清洗、通水、清毒记录短期（10）管线标高位置、坡度测量记录长期（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（12）竣工报告、竣工验收报告长期3 电气、仪表安装施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审。

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