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学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。
依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。
学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。
第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心集中负责管理。
第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。
第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。
（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。
第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。
第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。
汤顶华（东南大学外国语学院，江苏南京，210018）高校档案工作是高校日常工作中的重要内容，中国的高校普遍具有体量较大、人员众多、工作繁杂等特点，作为有效记录单位和个人工作学习内容的档案工作承担了不可替代的作用。
高校学生档案是大学生在校期间各类表现的记录和佐证，全方位记载了大学生的学习成绩、奖惩贷助、社会工作、心理状况、党团发展等情况，以学号姓名为单位建立起来的文字、表格等综合记录体系。
工作范畴包括全日制本科生、硕士研究生和博士研究生。
学生档案管理是贯彻落实执行党的教育方针的一项常规性的基础工作。
各高校学生档案工作普遍按照学校统一管理为主、院系协助管理为辅的原则，院系为学生档案生成单位，必须确保档案的真实性、完整性、准确性。
高校档案部门的学生档案科室负责统一指导全校学生档案工作。
高校学生档案工作具有与其他档案工作截然不同的属性。
大学生档案工作具有数量巨大、流动性强、关乎前途等特点。
目前国内高校学生规模体量大，笔者所在的东南大学，本科生约16000人，硕士生约12000人，博士约3200人，本硕博在校生合计约31000多人，并且这31000多人是流动的，每年都有老生毕业，也都有新生入学，是典型的铁打的营盘流水的兵。
这对高校学生档案工作提出了严峻的考验。
一、高校学生档案工作的现状1.学生档案的收集整理各院系分管学生工作的党委副书记是学生档案工作负责人，也是第一责任人，相关学生辅导员承担学生档案材料的收集、整理、补充和移交等具体工作。
学生处、研究生院、教务处、各院系等单位应将学生档案工作纳入相关工作人员的职责范围。
各院系及时将本单位负责学生档案工作的领导和工作人员变动信息等报档案馆备案。
学生辅导员工作变动时，应在变动前办理移交手续。
学生工作处、研究生院、教务处等有关单位应及时向档案馆提供本科生新生花名册、研究生新生花名册、毕业生派遣名单、毕业生名册、学籍异动表等材料。
凡在本高校产生的材料，如新生入学登记表等，必须有相关责任人签字或院系盖章。
毕业生档案管理制度全第一条：为了规范毕业生档案管理工作，做好毕业生档案的收集、整理、保存和利用工作，提高毕业生档案管理的效率和科学性，保障毕业生档案信息的安全和完整性，制定本制度。
第二条：所有毕业生的档案均应按照本制度进行收集、整理、保存和利用。
第三条：毕业生档案的收集包括个人基本信息、学习成绩、奖惩情况及其他相关信息的收集。
第四条：毕业生档案的整理应按照一定的规范进行，包括信息的分类、编目、整理和归档等过程。
第五条：毕业生档案的保存应符合相关法律法规的要求，确保档案信息的安全和完整性。
档案的保存期限根据法律法规的规定确定。
第六条：毕业生档案的利用应遵循个人隐私保护的原则，且必须经本人同意方可使用。
档案信息的利用应符合相关法律法规的要求。
第七条：对于毕业生档案中的特殊信息，包括但不限于疾病信息、家庭背景等，应加强保密工作，确保相关信息不被泄露。
第八条：毕业生档案的借阅应经过相应的程序和审批，且必须符合相关法律法规的要求。
第九条：毕业生档案管理部门应制定档案管理措施和工作规范，确保毕业生档案管理工作的科学性和规范性。
第十条：违反本制度的，应按照相关规定追究责任，并可能受到相应的处罚或处理。
第十一条：本制度由毕业生档案管理部门负责解释和修订。
毕业生档案管理制度全（二）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。
依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。
学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
毕业生档案管理制度全第一章总则为规范毕业生档案的管理，保护毕业生个人信息，提升毕业生就业竞争力，制定本制度。
第二章毕业生档案的建立和管理第一节毕业生档案的建立1. 毕业生档案建立的依据是毕业生的个人信息和学籍档案。
2. 毕业生个人信息包括姓名、性别、身份证号码等基本信息，以及学习成绩、获奖情况等相关信息。
3. 学籍档案包括毕业生在校期间的学习、生活、思想等方面的各类档案。
第二节毕业生档案的管理1. 毕业生档案由学校负责管理，建立毕业生档案管理系统，确保档案的安全和完整。
2. 毕业生档案管理系统应具备保密性和备份功能，确保毕业生个人信息的安全。
3. 学校应定期对毕业生档案进行审查和整理，确保档案的及时更新和完善。
4. 毕业生可以根据需要查阅自己的档案，但必须遵守档案管理规定。
第三章毕业生档案的利用第一节个人利用1. 毕业生可以根据需要申请出具毕业证书、学位证书等相关证明文件。
2. 毕业生可以向学校申请查阅个人档案，但必须提供合法的证明文件。
第二节学校利用1. 学校可以根据需要利用毕业生档案进行就业推荐和人才培养工作。
2. 学校可以向用人单位提供毕业生档案，但必须经过毕业生本人同意并遵守相关法律法规。
第四章档案的归档和保管1. 毕业生档案归档的原则是按照学年、专业、个人进行分类。
2. 档案保管单位应建立健全的档案保管制度，确保档案的安全和完整。
3. 档案保管单位应定期对档案进行检查和整理，确保档案的有序和方便查阅。
4. 毕业生档案的保管期限为毕业后50年。
第五章法律责任和监督管理1. 违反本制度的行为将受到相应的法律责任和纪律处分。
2. 学校应设立相应的部门负责毕业生档案的监督管理工作，并接受社会的监督。
第六章附则本制度自颁布之日起实施，如有需要修改的，经学校高层批准后进行修订。
毕业生档案管理制度全（二）毕业生档案管理制度是高校管理体系中的重要组成部分，对于毕业生的信息记录、档案归档及管理工作具有关键性意义。
学术型全日制硕士研究生归档说明纸质归档时档案盒封面填写如下（档案盒脊一定要用铅笔书写）纸质归档时档案盒内需要提交如下材料：编号时，从目录后的第一项“学习计划表”开始编写第一页，除空白页外都需要编号，在右上角用铅笔标号，按照目录中的顺序依次标号。
注意，申请表和决议书只有A4的是标号，16K的版本是放在档案盒外，一起交给华熙老师。
另外，决议书中的表决票每张都需要标号！1、学位信息表（不编号）进入河海大学研究生院系统，点击右下角的学位信息上报系统，按照一级学科授予学位！信息录入完成后，将形成的PDF打印出来。
签字（姓名、日期）。
2、河海大学研究生业务档案情况表（不编号）河海大学研究生业务档案情况表3、研究生业务档案卷内目录（不编号）研究生业务档案卷内目录4、硕士研究生学习计划（开始编号）这个是在研究生开学的时候发的，自己填写完整后，找导师和系主任两人签字。
5、硕士研究生学位论文文献阅读写好后交导师签字6、开题报告开题报告中的每个日期必须按照实际情况填写完整同行专家签名需要五位副教授以上职称的老师签字，可以包括自己的导师。
7、中期检查表填写完整后交导师签字，日期填好。
8、自己的毕业论文一本（除档案盒外还需交3本论文）论文的封面上的内容需要填写完整，提交日期，答辩日期，评阅人等。
论文独创性声明中签字！9、答辩申请书两份（日期先后顺序要注意，从前到后时间由早到晚）自己的照片需要贴好独创性声明签好自己名字。
日期。
导师评语处，导师签字。
预答辩主持人的签字日期与预答辩时间相同。
修改复审处的签字日期在预答辩后的5-7天。
六、论文评阅人及答辩委员会名单审批表中的评阅人和答辩委员会成员需要在答辩前填写好。
答辩委员会成员至少需要三位副教授职称以上的老师（不包括自己的导师），主席必须是教授职称。
最后一页要附上成绩单的原件。
10、论文评阅书评阅书在盲审返还后，需要填写完整自己的姓名，导师姓名。
11、决议书A4的那份是需要贴表决票的16k的那份无表决票12、发表论文（必须复印封面、目录、论文）13、论文修改说明必须注明是否修改导师签字，日期。
研究生新生档案归档材料及整理要求
一、归档材料
研究生新生档案归档材料一览表
注：
1、博士报考材料包括：
①博士入学考试报名信息简表；
②政治审查表；
③推荐书2份（须推荐专家亲笔填写签名，并附推荐人的正高级职称证书复印件）；
④攻读博士学位阶段拟开展的研究计划。
负责移交的老师可向各学院研究生管理办公室负责招生的老师索取。
2、推免的硕士研究生还应有“硕士研究生推免登记表”。
二、整理要求
1、下载并打印本单位的“博士/硕士新生档案移交目录”（点击“学院”项的三角符号可选择单位）。
2、检查每个学生具体归档材料，并在移交目录上的对应材料栏内打“√”，后将每个学生的归档材料归集（夹）在一起，。
3、按移交目录序号在归档材料上标注相应的序号，并按移交目录序号排序。
（请用粗笔在原档案袋上标序号；而在无袋子装的归档材料上标序号时，只能用铅笔书写，勿用其他种类笔）。
三、其他
1、未报到学生的新生档案不予接收。
2、移交目录之外，若有新增已报到的学生档案数据，请各学院依序添加，并在移交目录上进行标注。
3、各学院新生档案的“入学前档案”中若只有“党员材料”，“入学前档案”栏不打“√”，且在备注中予以说明。
4、请学院严格按照归档要求收齐材料，并做好移交目录，档案馆不再另行通知催收。
对归档要求有不明的，请电询档案馆。
本科生登记表补办
根据您的要求，以下是关于本科生登记表补办的相关信息：
本科生登记表补办是指当本科生在办理入学手续或者其他相关事项时遗失或者
损坏了登记表，需要进行补办的手续。
补办登记表是确保学校和学生信息准确记录的重要程序。
首先，对于本科生来说，登记表是一项重要的身份证明文件，里面含有学生的
个人信息、入学时间、专业等重要信息。
如果因为某种原因丢失或者损坏了登记表，学生应该及时向学校有关部门申请进行补办。
具体补办登记表的步骤可能因学校而异，一般来说，学生需要先联系相关的学
籍管理部门或者教务处，询问办理补办登记表的具体流程和所需材料。
常见的材料可能包括学生的身份证件、入学通知书、近期的照片等。
学生也需要填写一份申请表格，注明自己的个人信息以及需要补办登记表的原因。
一旦提交了所需的材料和申请表格，学生还需要缴纳一定的补办费用。
费用的
具体数额可能因学校而异，学生可以向学校有关部门查询费用标准并按要求缴纳。
通常，一旦费用缴纳完毕，学校会进行相关审核并尽快为学生补办新的登记表。
最后，学生在领取新的登记表时应当核对个人信息的准确性，并及时修改或者
补充不准确或者缺失的信息。
确保新的登记表准确无误后，学生应妥善保管好该文件，避免再次丢失或者损坏。
补办本科生登记表可以确保学生的个人信息得到准确记录，并有助于学校进行
学籍管理和相关政策执行。
因此，当本科生遗失或者损坏登记表时，及时补办是极为重要的。
抓紧时间联系学校有关部门，按照流程进行申请和办理，以免影响学生后续的入学手续或者其他学籍事务。
党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类目名称保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期2 本校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上永久（2）提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期（3）参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。
短期3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4 党委工作计划、报告、（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久或长期5 党委发布的决定、办法、指示、批通报和通知、申请永久或长期6 以党委名义召开的工作会议材料永久或长期7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8 党委负责同志在校内的重要讲稿和参加上级召开会议发言稿永久DQ12 纪检、监察、审计序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级纪委关于纪检工作的文件 长 期 2 纪委工作规章制度长 期 3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久或长期 4纪委会议记录长 期9 党委工作简报 永 久 10 党委大事记永 久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久 12 党群系统重要统计材料永 久 13党委各部、系、各总支报党委的工作计划、总结、报告请示及批复长 期14 党委保密、秘书工作的有关文件 长 期 15 重要的群众来信来访及处理材料长 期 16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长 期 17一、二附院党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长 期18 一、二附院党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 长 期 19 一、二附院党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 长 期 20一、二附院党委、总支、直属支部人员贯彻上级文件精神和计划、总结、政治学习等材料短 期5 党员处分、复查材料、自治区以上的典型材料长期6 群众来信来访及处理意见短期7 学习及临时性的工作安排与总结短期8 廉正建设方面材料短期9 上级有关监察、审计的文件长期10 本校监察、审计工作方面的规章制度长期11 监察、审计工作计划、总结、调查报告长期12 监察、审计工作统计年报及重要报表长期13 财务检查材料短期14 审计结论、决定等长期DQ13 组织序号类目名称保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规永久或长期章制度永久3 本校组织机构设置、人员编制、变动的报告及决定、批复、通知、统计4 落实政策的有关材料长期5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、永久通知、等（包括上级批准的，要附任免呈报表）6 副处级以上干部名册、重要统计报表永久7 党总支、支部改选报告、审批材料长期8 各党总支、支部委员名册长期9 党员名册长期长期10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料11 发展新党员、预备党员转正的名册长期12 干部考核、培训材料、党员评议材料长期13 组织关系介绍信短期14 党员奖惩材料长期15 各级党员生活会情况报告长期DQ14 宣传序号类目名称保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期永久或长期2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、规章制度3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 理论学习的决定、通知、计划、总结长期5 反映本校重大活动的简报、剪报及图表长期6 校党校材料长期7 一般性学习与活动的计划小结、调查、讨论材料等短期DQ15 统战序号类目名称保管期限1 上级关于统战工作的文件长期2 本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久或长期3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久或长期4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5 台、港、澳和侨务工作材料长期6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7 统战工作重要会议记录长期8 统战工作座谈会情况介绍及其他活动材料、短期DQ16 工会序号类目名称保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、长期规章制度、协议长期3 教代会工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）4 表彰工会先进集体、个人的材料、名单长期5 处分会员的有关材料长期6 工会委员会会义记录、纪要短期7 基层工会干部名册长期8 会员名册、登记表长期9 妇女工作材料长期10 家属工作材料长期11 简报短期12 各项活动计划、总结、规程等短期DQ17 团委（学生工作处）序号类目名称保管期限1 上级关于团的工作文件长期永久2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）4 团委学生处工作计划、报告、总结及规章制度、统计表永久或长期5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料、经验介绍长期6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7 处分团员的材料及复查材料长期8 批准入团、离团材料及名单长期9 团干部名单长期10 团员名单长期11 团委学生处会议记录长期12 学生会文件、材料长期13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14 各团总支的有关材料长期15 研究生会的有关材料长期16 团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17 社团活动、社会实践、军训、等活动有关材料长期或短期行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合序号类目名称保管期限1 上级有关高校行政管理的综合文件长期2 全校性的规章制度永久或长期3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4 校长办公会、校长工作会议记录、纪要永久5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6 全校性的工作会议、座谈会文件长期7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8 本校教育事业规划、计划及上级批复永久9 学校评估材料永久10 本校向上级的请示及其批复永久或长期11 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期12 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久或长期13 学年报表及综合统计永久14 启用印章的文件及印模永久15 本校历史沿革、情况介绍、大事记永久16 本校简报、信息、动态等永久或长期17 校史工作材料永久18 校友工作材料长期19 校庆工作材料长期20 群众来信来访文件材料短期21 普法工作材料短期22 上级有关与本校各处级单位的来文长期23 各处级单位会议记录、纪要、简报长期长期24 各处级单位工作计划、总结、报告长期25 各处级单位开展各种学术活动的文件长期26 各处级单位与国内单位协作的材料长期27 各处级单位统计年报及重要材料长期28 科学技术方面的开展协议等长期29 计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期30 计划生育工作计划、总结、规章、制度、办法、统计等长期31 客座教授聘书、各种协议、奖惩材料长期32 综合治理、精神文明建设材料长期XZ12 人事序号类目名称保管期限1 上级机关有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度长期3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久或长期4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5 关于校内机构设置、变化的文件材料永久6 人事处权内的干部任免文件及名册永久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料长期9 教职工动态月报长期10 统计报表永久11 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久12 教研室、正副主任及各单位副科长名册长期13 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷、永久或长期要求附审批表）、教师资格认定材料14 教职工工资调整材料、名册长期15 教职工转正定级材料长期16 教职工校内调动材料长期17 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系、长期介绍信、报道证等）长期18 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系、介绍信存根）19 教职工援外和支援边远地区材料短期20 教职工退职、离职和出国的有关材料长期21 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期22 教职工退休后重新工作的材料长期23 教职工福利工作短期24 教职工商调函件长期或短期25 师资培训、管理工作计划、规定、总结永久26 教师进修计划、安排、总结长期27 教师工作量的规定、执行情况长期28 教师业务考核材料长期29 使用临时工有关材料长期或短期30 人民来信来访材料长期或短期XZ14 保卫序号类目名称保管期限1 上级有关公安保卫工作的文件长期2 本校公安保卫工作方面的规章制度长期或短期永久或长期3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表、请示与批复4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上报的批复、长期判决书5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6 要害部门的公安保卫、消防工作长期7 保卫工作简报长期8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9 会议记录长期XZ15 后勤管理序号类目名称保管期限1 上级有关总务工作的文件长期2 本校总务处及各科规章制度长期3 本校总务工作计划、报告、调查材料长期4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期长期6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件7 师生员工健康状况调查材料及系统表永久或长期8 车辆工作的有关材料短期9 伙食工作的有关材料短期10 校园绿化工作的有关材料短期11 其他长期或短期XZ16 档案、图书、文博序号类目名称保管期限1 上级有关图书、情报、博物工作的长期2 档案、图书、文博规章制度长期3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期永久4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6 档案馆指南、全宗介绍永久外事类档案归档范围和保管期限表WS11 综合序号类目名称保管期限1 上级关于外事工作的文件材料长期2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3 外事工作统计报表等永久或长期4 外事工作会议材料长期5 上级对出国（境）人员的有关文件材料长期6 国际学术会议论文长期7 投寄国外的学术论文长期8 出国（境）人员考察、访问等材料长期9 出国（境）讲学、研究人员有关材料长期10 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影永久印件）11 国际比赛、竞赛长期12 往来信函长期或短期13 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期14 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期15 外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料长期16 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期17 国际比赛、竞赛长期18 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久19 本校完成的国际合作项目、成果等材料永久20 事作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期21 授予外籍人员名誉称号的材料永久22 双方互赠的礼品、纪念品长期23 国际会议的有关材料长期WS12 外国留学生工作序号类目名称保管期限1 录取审批材料永久2 学籍登记表、学籍卡片永久3 教学计划、大纲、安排长期4 学习情况、成绩及评语永久5 学位论文及学位证书复印件长期6 学生名册永久7 学生去向及有关材料长期教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综合序号类目名称保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期永久或长期2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久或长期3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5 非学历教育的培训班、进修班材料长期6 统计报表永久7 学生运动会材料长期8 会议记录、纪要长期9 各种教学及管理会议材料长期10 各种通知等短期11 其他有保存价值的材料短期JX12 学科与实验室建设序号类目名称保管期限1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2 学科、专业实验室论证、评估、申报、审批材料永久3 重点学科、专业、实验室建设材料永久4 学科、专业实验室建设计划、简报、总结材料长期5 学科、专业实验室建设统计报表永久JX13 招生序号类目名称保管期限1 上级有关招生工作的文件材料长期或短期2 招生计划、规定、生源计划长期3 新生录取材料及新生名单永久或长期4 委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5 招生宣传招生工作总结短期6 研究生入学试题及指导教师名册长期JX14 学籍管理序号类目名称保管期限1 新生入学登记表永久2 学生学籍卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册永久5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7 学生处分材料（包括会议记录）长期JX15 课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1 各专业教学计划、教学大纲及学校有关文件永久或长期2 课程建设要求及安排、校历课、课表、开课统计表长期3 各学院（系）、科、专业课程试题库长期4 典型教案、重要备课记录长期5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6 社会调查、计划、总结及有关材料短期JX16 学位序号类目名称保管期限1 上级有关学位工作文件材料长期2 本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3 学位委员会会议记录、决定、评估材料长期4 学位委员会授予各层次学位清册、学位授权点审批材料永久5 本科生优秀学士学位论文长期6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17 毕业生序号类目名称保管期限1 上级有关毕业分配的文件材料长期2 毕业生工作计划、简报、总结长期3 毕业生供需统计、计划、合同长期4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5 毕业证、结业证、派遣证存根领取签收册长期6 毕业生登记表长期7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX18 教材序号类目名称保管期限1 计划内统编、主编、自编教材长期2 各专业使用教材目录长期3 计划内统编、主编、自编教学指导、实习指导长期4 其他有保存价值的自编参考资料短期附录：存校、系教学类档案序号类目名称保管期限1 本科生毕业论文及评审意见长期2 课堂教学材料、课堂进度表短期3 教师任课安排、教案长期4 优秀实习报告短期5 本专业教学检查、调查材料及总结短期6 教师工作量核算、登记材料短期科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11 综合序号类目名称保管期限1 上级与本校科研行政管理文件材料及各种统计报表长期2 科研计划管理文件材料永久3 科研成果管理文件材料长期4 科研经费管理文件材料长期5 申报科学基金及有关批复长期6 学会工作（学术活动）材料短期KY12—1 科研准备阶段序号类目名称保管期限1 开题报告与课题调研论证材料长期2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计长期4 计划执行情况、计划调整或撤消报告短期5 课题投资和预决算材料短期KY12—2 研究实验阶段序号类目名称保管期限永久1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）2 数据处理材料：包括计算机处理材料（如程序设计说明、框永久图、计算结果）永久3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等4 研究工作阶段小结、年度报告长期5 配套的照片、底片、录音带、录象带、幻灯片影片拷贝等、永久6 样品、标本等实物的目录永久KY12—3 总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1 研究报告、研制报告永久2 论文专著永久3 工艺技术报告永久4 技术诀窍报告永久5 专家评审意见永久6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期7 鉴定证书永久8 推广应用意见长期9 课题工作总结长期KY12—4 申报奖励阶段序号类目名称保管期限1 科研成果登记表永久2 科研成果报告表永久3 科研成果奖励申报与审批材料永久4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5 专利申请书或证书原件或影印件永久KY12—5 推广应用阶段序号类目名称保管期限1 转让合同、协议书永久2 生产定型鉴定材料永久3 成果被引用或投产后反馈意见短期4 推广应用方案及实施情况长期5 扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6 成果宣传报道材料短期7 对外学术交流材料长期产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表CP11 综合序号类目名称保管期限1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期长期2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表、责任书等3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期长期4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久或长期6 会议记录、材料长期CP12—1 销售管理序号类目名称保管期限1 产品用户清册长期2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期3 用户反馈的产品技术文件材料长期4 产品说明书、宣传品、广告样张短期CP12—2 产品计划准备阶段材料序号类目名称保管期限长期1 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文CP12—3 产品生产设计（研制）阶段材料序号类目名称保管期限1 总体方案设计材料长期2 全套设计定型图纸长期3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录分析报告长期4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期5 阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复长期6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期CP12—4产品生产试制与鉴定阶段材料序号类目名称保管期限1 实验大纲、实验记录及实验工作总结长期2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期3 实验规程和记录、样机底片、照片等长期4 得奖材料、专利材料长期5 论文专著长期CP12—5 产品生产阶段材料序号类目名称保管期限1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期长期3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料4 材料定额和代用单，工时定额短期5 生产定型报告及批复长期6 重大质量事故分析，重要连席会议纪要长期7 各种更改单及技术通知单长期8 生产工作总结报告、技术工作总结报告长期基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11 综合序号类目名称保管期限1 上级在关于基建工作的文件长期2 基建工作规章制度长期3 基建工作计划、总结、简报长期4 基建工作总体规划永久5 基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6 基建工程财务预、决算长期7 全校性总体规划、设计总平面图永久8 水、电、气管道分布图永久9 地质勘探、地形测量材料永久JJ12—1 可行性研究序号类目名称保管期限1 项目建议书及上级批复永久2 可行性研究报告永久3 项目评估永久4 环境预测、调查报告永久5 设计任务书及计划任务书永久JJ12—2 设计基础序号类目名称保管期限永久1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、永久观测记录3 水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12—3 设计文件序号类目名称保管期限1 初步设计永久2 技术设计永久3 施工图设计短期4 技术秘密材料、专利文件永久5 设计计算书长期6 关键技术实验永久7 总体规划设计永久8 设计评价、鉴定及审批长期JJ12—4 工程管理文件序号类目名称保管期限1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3 施工执照永久4 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、暖供应协议书永久5 产权证书永久JJ12—5 施工序号类目名称保管期限1 土地施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要长期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实施报告长期（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久（6）土建施工定位测量地质勘探永久（7）土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处永久理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期（11）交工验收记录证明长期（12）竣工报告、竣工验收报告永久2 设备及管线安装施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要长期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备测试记录短期（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（8）系统测试、实验记录长期（9）管线清洗、通水、清毒记录短期（10）管线标高位置、坡度测量记录长期（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（12）竣工报告、竣工验收报告长期3 电气、仪表安装施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审。
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闽江学院电子系学生档案管理工作规定第一章总则1.贯彻执行校学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处的指导和监督。
2.落实专人负责学生档案管理工作。
3.负责接收、整理、分类、统计保管本院系学生档案，建好学生档案台帐。
4.具体负责新生的建档工作。
根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。
5.配合相关部门做好学生档案的查阅工作。
6.完成毕业生档案材料的整理和转递工作。
7.负责学生毕业后档案托管等事宜。
8.负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。
第二章归档材料新生档案由院系在学生正式报道注册后建立。
新生归档材料的主要内容包括《新生登记表》、新生原中学或招生等部门转来的归档材料。
第六条学生在校期间归档材料的范围1.学生学年鉴定表2.学生的奖惩材料3.学生的党、团组织材料4.学生在校期间的成绩表及相关材料5.学生助学贷款材料6.学生的体检材料7.毕业生登记表8.毕业生就业报到证第二联9.其他经学校审定为有必要归档的材料第七条学生档案材料的归档要求1.凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。
2.凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须暑本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得不经批准擅自更改。
3.归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。
4.归档材料必须齐全、完整，并按规定办理移交手续。
第三章档案转递第八条学生毕业离校前，院系负责与未派遣的学生签订档案托管协议。
第九条学生毕业离校后，院系应及时将已派遣的毕业生档案按学校派遣计划和转档要求，通过招生就业处至相关管理部门；就业的毕业生档案送至人才交流服务中心。
第十条毕业前报考研究生、公务员等需要调档政审的学生档案，按拟招生录用单位的调档通知书由院系负责转递。
第十一条因各种原因终止学籍的学生档案（以文件为准），由院系将学生档案整理后转递学生家庭所在地的乡政府、街道办等单位。
各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表党委办公室序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送 1 上级党组织下发的有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存) 30 2 党委会及学院重大工作协调会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久 3 院党委、纪委、工会、团委文件永久 4 学院规划、年度计划永久 5 学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的工作计划、总结 30 6 党委书记(副书记)在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久 7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久 3月底前归上文书档案室年材料 8 党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的报告、请示及批复永久 9 党委保密工作的文件材料永久 10 重要的群众来信来访及处理材料，安全稳定工作材料永久 11 党委与有关机关在工作方面的重要往来信函永久 12 党内系统启用印章的文件和印模永久 13 获上级奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件) 永久 14 其它重要的文件材料永久院办公室序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送 1 上级机关下发的有关高校行政管理的文件永久 2 全校性的规章制度(规章制度汇编) 永久 3 院长办公会会议记录、纪要永久 4 院发文件永久 5 学院大事记永久 6 学院年度总结永久院办负责上报的学年报表及综合统计(包括高等教育基层统计报表、人员情况表7 永久及教学科研仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年报表等)3月底前归上8 各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批复(批办单) 30 文书档案室年材料 9 校友工作材料(校友通讯、召开校友会材料等) 永久 10 本校历史沿革、情况介绍永久 11 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久 12 学院评估材料永久 13 校领导在全校性会议上及参加校外会议所做的报告、讲话稿永久14 学院重大活动、重要会议文件材料永久 15 校史、校庆工作材料永久 16 学院简报、信息、动态等 1017 学院重要工作会议、座谈会的会议记录、纪要及会议讨论的文件材料永久学院领导与上级领导之间、本校与外单位之间有关工作问题的重要的有保存价值18 永久的来往文书19 学院与有关单位签订的各种合同、协议书以及重要证明等文件资料永久20 院办工作规章制度、岗位职责 30 21 获上级奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件) 永久 22 其它重要的文件材料永久组织宣传统战部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交各总支、直属党支部年度委员名册和全校党员名册、发展新党员、预备党员转正1 永久名册2 院级领导名单、分工及简历永久 3月底前归上组织宣传档案干部名册永久年材料室 3 院领导年度考核材料 304 学院党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知永久5 学院组织、宣传、统战工作决定、报告、调查材料、报表、重要通知永久不定期 6 上级对我院组织、宣传、统战工作的指示、规定、通报、重要通知永久不定期党办 7 学院党代会文件材料永久不定期组织宣传档案室 8 副处级以上干部任免、调动的决定、批复、通知(附任免呈报表) 永久不定期 9 工作规划、计划、总结、简报 30 不定期 10 工作规章制度、岗位职责30 不定期组织宣传档案11 中层干部教育培训计划及执行情况材料 30 不定期室 12 中层干部考核、轮岗交流、民主评议情况的材料 30 不定期 13 干部队伍和后备干部队伍建设规划和结构状况 30 不定期14 党群系统科级干部任免决定、通知等有关材料永久不定期组织宣传档案室 15 发展党员、预备党员转正或取消预备党员资格及党员退党处理等材料永久不定期 16 党内奖惩材料永久不定期 17 重要会议形成的文件材料 30 不定期 18 党校培训的计划、总结、人员名单、考试成绩等材料 30 不定期 19 党总支、直属党支部换届选举的有关材料，党建材料永久不定期党员报表及材料、党总支活动材料 20 30 不定期 21 党内表彰材料永久不定期 22 学院重要活动及有关工作的照片、录音带、录像带、光盘等重要永久 23 有保存价值的宣传品和展览会材料永久不定期24 学院党建课题开题、结题、评奖等材料永久25 学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久组织宣传档案26 其它重要的文件材料永久室 27 校内文件 30 28 上级机关下发的文件、党内统计报表、永久次年3 月底前文书档案室纪检办、审计处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交次年3 月底1 纪委、监察、审计统计报表永久前 2 纪委、监察、审计会议记录上级机关对我院纪委、监察、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情3 永久况的有关材料4 党员处分决定、备案、复查及其他有关材料永久5 纪委、监察、审计工作计划、总结、报告、工作会议纪要永久6 纪委、监察、审计调查材料永久部门归档7 纪委、监察、审计调研材料30 不定期8 部门工作规章制度、岗位职责 309 重要的群众来信来访及处理意见永久 10 纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料永久次年3 月底11 教职工、学生申诉材料永久前 12 校内文件 30 不定期13 上级来文永久不定期文书档案室14 委托审计合同书、各类审计报告等相关材料学生工作部、学生处保管期序号归档档案类目名称归档时间移交限 1 学生名册永久有关学生素质教育材料(包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作2 30条例计划总结、典型材料、调研报告等)及学生工作通讯3 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级等) 永久4 学生处分材料(归原始材料及上级批复) 永久不定期 5 学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复永久 6 班级永久性材料档案(入学登记表在内) 永久学生档案室7 心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料 30 8 学生管理专项或阶段性工作计划和总结 30 9 团委会、团委扩大会等重要会议纪要 30 10 团内奖惩材料 30 11 学生中的社团组织材料 3012 团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册 3013 批准入团、离团的通知和名单永久团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、14 永久上级批复、大会发言稿、议程等15 有关学生工作的各种规章制度、岗位职责 3016 各类统计报表永久17 全校性学生工作会议材料 3018 校内文件 30 不定期部门归档 19 上级来文永久不定期文书档案室招生就业处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 招生录取名册永久 9月底前文书档案室 2 上级来文 30 不定期 3 校内文件长期不定期部门归档 4 招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料永久5 招生简章、宣传材料和专业介绍永久次年3 月底文书档案室前 6 毕业生就业工作总结永久7 毕业生就业名册永久8 就业工作实施办法、总结 309 高等学院毕业生登记表永久10 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 部门归档 11 规章制度、岗位职责 3012 其它重要的文件材料永久保卫处、武装部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及1 永久不定期通知文书档案室 2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久次年3 月底前 3 校内文件 304 案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料永久5 各类统计报表永久6 非正常死亡人员的材料永久部门归档 7 重要的安全保卫消防工作材料永久不定期 8 学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书 309 各类请示报告和批复、执行结果 3010 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖30状、证书等，个人奖状、证书交复印件)11 武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表 30 12 其它重要的文件材料永久工会、离退休工作处保管期序号归档档案类目名称归档时间移交限 1 工会工作简报 10 2 工会组织活动的计划、总结及财务情况材料 30 3 表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复永久 4 上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知永久不定期部门归档学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料(通知、名单、报告、决5 永久议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等)及党委对大会的批复6 工会委员会会议记录、决议等重要材料 307 教职工代表大会会议记录、决议等重要材料永久8 工会、离退休工作计划、总结及汇报材料 309 工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料永久 10 选举出席上级工会代表大会代表的材料永久 11 离退休人员年度花名册永久 12 工作规章制度、岗位职责 30本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、13 30证书、奖牌等，个人交复印件)14 校内文件 3015 上级来文永久不定期文书档案室人事处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 教职工花名册，人事工作方面的各种统计表、工资报表次年3月底前永久文书档案室 2 上级来文不定期6 月 20 日 3 教职工奖惩材料永久前归上年材料6 月 20 日 4 本校教职工培训、进修工作的计划、总结永久前归上年材料人事档案室6 月 20 日 5 各系列职称评定的全部材料及上级批复永久前归上年材料 6 年度机构、人员变动情况(包括机构成立、合并、撤销、更改名称和人员录用、职永久 6 月 20 日务及专业技术职称晋升与聘任、出国、离退休和死亡说明等)材料前归上年材料6 月 20 日7 教师队伍建设与人事分配制度改革相关材料永久前归上年材料6 月 20 日 8 学院人事工作规划、计划、总结 30前归上年材料6 月 20 日 9 重要的人民群众来信来访及处理材料 30前归上年材料 10 人员招聘有关材料 30 不定期 11 使用合同工、临时工的有关材料 30 不定期 12 人员聘用协议永久不定期 13 工作规章制度、岗位职责30 不定期 14 与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久不定期本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、15 永久不定期证书等，个人奖状、证书可为复印件)16 其它重要的文件材料永久不定期 17 校内文件 30 部门归档教务处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 上级来文不定期文书档案室 2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料、教学设备招标采购的合同书永久次年3 月底前12 月 20 日前 3 学生学籍材料(包括休、退、复、转、升、留级等文件材料) 永久归上学年材料12 月 20 日前4 各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲(不定期)、教学检查永久归上学年材料12 月 20 日前 5 校历表、课程表 30归上学年材料6 学生成绩单永久不定期 7 各系、各专业课程试题库材料(全套) 永久12 月 20 日前 8 各系、各专业使用的教材目录(包括成人教育) 永久归上年材料12 月 20 日前教学档案室 9 教学督导相关文件材料 30归上学年材料6 月 20 日前 10 专业目录(包括专业名称、所属院系) 永久归上年材料6 月 20 日前 11 各种统计报表永久归上年材料 12 师资培养、管理工作计划、规定、总结 30 6 月 20 日前归上年材料 13 教师工作量的规定及汇总材料 30关于专业设置、专业调整、专业方向及培养目标、方案的有关材料及上级主管部门 14 永久的批复(包括新增专业申报、上级批复)15 教学改革方案、计划、总结及教改立项、检查、成果材料永久不定期 16 学院关于课程建设规划及有关材料 30 17 国家、市、院级精品课程有关材料永久 18 教学规划的实施计划及有关文件永久19 工作规章制度、岗位职责 30 教学档案室 20 有关教学工作的简报 1021 获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料和样书永久 22 院级优秀教材目录及简介永久 23 校外教学实训基地建设与管理材料，教学实习、社会实践计划、总结及有关材料永久24 教学检查评估的文件材料及报告和优秀教学质量评奖材料永久 25 学院关于教学检查评估的自评材料及结论 30 26 有关专业评估办法、自评报告、评估结论永久 27 优秀教学研究成果申报与评审材料永久 28 典型教案、讲义永久 29 自编、主编教材、教学指导书、习题集永久教学设备招标采购的合同书大型仪器设备档案(包括上级或主管领导批复和准购批示，招标文件、定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，30 永久安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料)重点专业、实验室、实训基地建设材料(包括计划、论证、申报、审批、总结和评31 永久不定期估等材料) 教学档案室 32 重要会议的文件材料 30 不定期本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、33 永久不定期证书，个人交复印件)34 关于网络信息工作的请示、报告和上级批复和执行结果永久不定期教学档案室 35 校园网规划、计划和总结永久不定期36 工作规章制度、岗位职责永久不定期 37 校园网络建设的技术性资料(包括网络拓扑图) 永久不定期 38 校园网络升级、维修、更换的技术资料永久不定期 39 其它重要文件及材料永久不定期 40 校内文件 30 部门归档继续教育学院序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 录取新生名单、转入学生审批表、函授站建立的合同、协议书等材料永久次年3月底前文书档案室 2 上级机关下发有关继续教育工作的文件不定期 3 招生计划、招生简章、培养方案、专业设置材料、教学计划永久部门归档4 学生学习成绩单永久 12 月 20 日前归当年毕业生材料 5 学籍管理表、学籍变动表永久 6 颁发毕业证书名单永久7 颁发结业证书名单永久 8 非学历教育的培训班、进修班材料 30 9 专项、阶段性工作计划和总结永久 10 各类统计报表永久 11 规章制度、岗位职责 30 12 成人教育教学评估材料永久 13 组织召开会议的文件材料 10 14 重要工作请示、报告及上级批复和执行结果永久不定期 15 校内文件长期本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料16 永久及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件)17 其它重要的文件材料永久校企合作处,示范建设办公室,序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 科研项目材料(包括申请书、协议书、结题材料，按课题组卷) 永久次年3月底前文书档案室科研成果材料(包括论文、译文、研究报告;专著、译著、编著、工具书、辅导书、2 永久次年3月底前技术档案室专利)3 科研成果汇编永久次年3月底前文书档案室4 校内科研机构材料永久5 简报 106 大型科学研究专题报告会及科研论坛材料 30不定期部门归档 7 工作规章制度、岗位职责 308 科研管理文件材料 309 专项、阶段性科研工作计划和总结永久10 科研成果奖励申报、审批材料永久次年3月底前文书档案室 11 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或复印件及获奖成果实物永久次年3月底前组宣档案室 12 组织召开的全校性会议材料 30 不定期部门归档 13 示范建设申报、评审、批复材料永久14 示范建设项目建设方案、任务书永久次年3月底前文书档案室 15 示范建设项目检查、总结材料永久本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、16 永久证书等，个人交复印件)部门归档 17 其它重要的文件材料长期不定期 18 校内文件19 上级机关有关科研工作的指示、规定及重要通知和执行结果永久不定期文书档案室20 上级针对我校编辑出版工作的文件21 院内文件长期22 学报合订本永久23 学报原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)及样刊永久不定期 24 统计报表永久部门归档 25 出版刊物及集体或个人校外获奖或受查处情况的文件材料长期26 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录长期27 本校编辑出版工作规章制度、岗位职责长期28 主持召开的学术研讨会材料长期次年3月底前 29 开办新刊物的请示报告和上级批复以及新刊物的样刊、正刊、创刊号永久文书档案室 30 其它重要的文件材料长期不定期部门归档国际交流合作处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 本校与外国专家签订的合同、协议书、聘请书、简历表及其他证明材料永久次年3月底前文书档案室2 上级机关对本校外事工作的指示、规定及重要通知和执行结果不定期 3 院内文件长期 4 本校出国代表团的计划、报告、批复、出访总结、重要讲话稿及照片永久5 本校教职工出国学习培训的全部申报和审批材料 306 外事工作规划、计划、总结、简报 307 本部门工作规章制度、岗位职责30部门归档不定期 8 外事工作统计报表永久9 外国专家来校讲学的讲稿、教材等永久 10 国际比赛、竞赛、会议发言材料永久11 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书影印件永久次年3月底前技术档案室 12 中外合作校际交流协议、合同、备忘录永久13 中外合作项目成果等材料永久不定期部门归档 14 授予外籍人员名誉称号的材料永久15 对方赠予的礼品永久不定期组织宣传部本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、16 永久证书等，个人交复印件) 部门归档 17 其它重要的文件材料永久财务处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 学院预算、决算报表永久2 工资发放名册永久3 涉及外事的会计账簿和凭证永久4 总账、明细账、日记账(现金、银行存款日记账) 永久次年6 月 20 5 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证永久日前 6 各种凭证 30 文书档案室 7 银行存款余额调节表 10 8 各种统计报表永久9 单位撤并时会计资料归档清册永久10 工资转移证明、通知存根永久11 财会档案销毁清册永久12 基建财务决算报表、帐簿、凭证永久次年6 月 20文书档案室日前 13 基建工程竣工决算材料永久14 部门工作规章制度、岗位职责 30部门归档本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及15 30奖状、证书，个人交复印件)16 院内文件 30 部门归档17 上级来文永久不定期文书档案室18 其它重要财务资料永久部门归档后勤处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 上级对本校后勤、基建工作的指示、通知、决定永久重要事项的协议、合同及相关材料次年3 月底前文书档案室招投标文件、开工审批文件、永久设计、施工合同书2 院内文件长期不定期部门归档 3 后勤、基建工作规章制度、岗位职责永久4 后勤、基建工作专项获阶段性计划、总结永久5 基建工作总体规划、设计总平面图永久6 水、电、气管道分布图永久次年3 月底前技术档案室 7 地质勘探、地形测量材料永久8 交付使用的固定资产清册永久9 后勤、基建工作向上级的请示、报告和上级批复和执行结果永久10 公费医疗、防疫、计划生育方面的文件材料永久部门归档 11 阶段性或专项工作调查材料、简报 3012 部门内部各项规章制度、岗位职责 3013 房屋管理、固定资产调配使用、人防、物资采购等各种材料永久14 住房改革有关材料(如住房补贴等)、教职工住房档案、分配补贴材料永久15 各类统计报表永久次年3 月底前文书档案室单价在 5 万元以上的大型仪器设备档案(包括上级或主管领导批复和准购批示，定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装16 永久次年3 月底前技术档案室调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料)本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及17 永久部门归档奖状、证书等，个人交复印件)18 基建立项有关文件永久次年3 月底前文书档案室 19 建设用地、征地、拆迁文件永久20 勘察、测绘、设计文件永久次年3 月底前技术档案室 21 监理规划、计划(进度控制、质量控制、造价控制等) 永久22 其它重要文件及材料永久部门归档新校区建设指挥部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交 1 上级来文不定期文书档案室永久2 各种合同、协议不定期文书档案室3 校内文件长期4 部门工作规章制度、岗位职责不定期部门归档 5 校区前期工作有关材料 30年6 校区工作有关材料室外各种专业图、平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、电气综7 永久工程结束后技术档案室合图、设计说明8 建筑竣工图9 结构竣工图10 装修工程(装饰)竣工图工程结束后技术档案室永久 11 电气工程(智能化工程)竣工图12 给排水工程(消防工程)竣工图13 采暖通风空调工程竣工图14 燃气工程竣工图15 市政基础设施工程竣工图16 工程竣工总结永久工程结束后文书档案室 17 工程概况表18 工程竣工总结永久工程结束后文书档案室 19 工程质量验收记录20 竣工验收证明书21 竣工验收报告22 竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)23 工程质量保修书24 单位工程质量评定表及报验单永久工程结束后技术档案室 25 竣工验收证明书26 竣工验收报告27 竣工验收备案表28 工程质量保修书29 工程照片、录音、录象本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批30材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件) 部门归档 31 其它重要资料注:工程中全部图纸及有关资料，工程结束后按规定同时移交市档案馆。
学生档案是记录学生个人经历、成长历程地历史材料，也是学生在校学习期间各种表现真实记载地凭证，它关系到学生毕业后地就业、保险、养老、出国等一系列重大问题.如果一旦发生毕业生档案材料地漏装、误装、投递错误或档案丢失等问题，将严重损害毕业生个人权益，同时也对学院地名誉和工作造成不良影响.因此各系应本着对学生负责，对学院负责地态度，高度重视毕业生档案材料归档工作.同时学生本人也应本着对自己负责地态度，给予配合与关注.一、毕业生档案材料整理、归档. 毕业生归档工作以系为单位，毕业生档案材料地整理与归档要由各系毕业生辅导员负责.负责学生档案材料整理、归档人员必须严格执行国家有关档案管理地规定，在毕业生档案材料整理、归档过程中，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关地材料.文档收集自网络，仅用于个人学习. 毕业生档案归档材料如下：入学材料（录取通知书、新生入学登记表、新生原中学转来地归档材料）高校毕业生登记表成绩材料（在校期间地成绩单、毕业设计评语及相关材料）体检材料体检表党团材料（正式党员材料、团组织材料）奖惩材料（各类奖学金、三好、优干等评审表，所获证书复印件（加盖系章）、违纪处分文件（学生处归档））就业材料毕业生就业报到证白联实习材料其它经学校审定为有必要归档地材料．认真审核整理档案材料：将袋内档案材料与档案封面归档项目进行逐项核对，不要打“√”、在封面各类归档项目相应栏内注明材料地份数（封面注明地份数与袋内材料份数一致），如使用地档案袋归档材料项目与通知要求归档地内容有遗漏，请用钢笔及碳素笔补充填写在档案袋上地空白目录中.最后按专业、学号（从小号到大号）排列档案袋.各系应派专人负责装填、复核和检查档案材料，确保档案齐全，无错装、漏装现象发生.文档收集自网络，仅用于个人学习二、毕业生档案接收地址填写高校毕业生管理系统中档案处理情况填写时，应特别注意：凡派遣单位能通过机要通信地方式投递到达地,同时也具有人事档案保管权限地(县级以上党政军和国有企事业单位)，应提供派遣单位地名称（单位名称必须是全称，不得使用简称）、详细地址和邮编.（）无人事档案保管权限地用人单位，如民营、外资、合资、个体等用人单位，单位已在人才交流中心办理人事档案委托管理手续，在系统中“档案处理情况”填写人才服各中心地名称、详细地址和邮编，档案将寄往规定地人才服务中心.如用人单位无指定地存档地点，档案将寄往毕业生生源地人才服务中心. 文档收集自网络，仅用于个人学习常见毕业档案处理①村官档案理－－当地人才服务中心②公务员档案处理－－当地组织部③宿迁市委选调生档案处理－－宿迁市委组织部文档收集自网络，仅用于个人学习④研究生档案处理－－严格按照调档案上地址填写文档收集自网络，仅用于个人学习⑤无法判断单位是否有档案接收权，请统一填写单位所在地人才服务中心接收.文档收集自网络，仅用于个人学习请于月日前到大学生就业指导中心领取毕业生档案带.学生处二〇一四年五月二十二日。
学⽣档案写错字怎么改学⽣档案写错字怎么改 学⽣档案是指本校在学⽣管理活动中形成的，记录和反映学⽣个⼈经历、德才能绩、学习和⼯作表现的、以学⽣个⼈为单位集中保存起来以备查考的⽂字、表格及其他各种形式的历史记录。
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2、然后接下来我们⼤家保持连续性。
3、最后应该要在重新认定年龄的时候，把握住⼀个原则。
⼆、本科⽣学籍档案归档范围 1、学⽣学籍登记表； 2、学年总结鉴定表； 3、奖励材料：各级、各类奖学⾦登记表、评优材料等； 4、违纪处分材料：受校级及校级以上⾏⽂处分的⽂件材料和处分解除材料； 5、学籍变动材料：因学习成绩、⾝体健康状况、参军、转专业、出国等学籍变动的⽂件及相关材料； 6、组织发展材料：积极分⼦登记表、思想汇报、⼊党（团）申请书、⼊党（团）志愿书、⼊党转正申请、预备党员期间两次思想汇报材料、党团员评议材料等相关材料； 7、成绩单； 8、社会实践材料； 9、学⽣⼲部登记表； 10、毕业⽣登记表； 11、就业报到证存根（即⽩⾊联）； 12、学位审批表 三、研究⽣学籍档案归档范围 1、⼊学材料：录取通知书，录取登记表，⼊学登记表，体检表等⼊学相关的材料； 2、学习材料：培养计划，成绩单，学年鉴定表，参加学术活动登记卡等培养过程相关的材料； 3、学位申请及授予材料：开题报告、学位论⽂中期检查、学位论⽂答辩等学位申请及授予相关的.材料； 4、学籍变动材料：休学、退学、复学等学籍变动相关的材料； 5、奖惩材料：各种奖励、表彰登记表及纪律处分⽂件等奖惩相关的材料； 6、党团组织材料：党员学年考核材料，团员、党员发展或民主党派有关材料及相关评议表等党团组织相关的材料； 7、毕业材料：毕业研究⽣登记表、报到证存根（即⽩⾊联）等毕业相关的材料； 8、其他应存档材料：对研究⽣在校情况具有鉴定结论、参考价值和起凭证作⽤的相关材料。
军训登记表
摘要：
一、军训登记表的定义与作用
二、军训登记表的内容与填写要求
三、军训登记表的审核与归档
四、军训登记表的意义与价值
正文：
军训登记表是新入学大学生在军训期间必须填写的一种表格，用于记录学生的个人信息、军训表现和成绩。
它对于了解学生情况、选拔优秀学生、提高军训质量具有重要意义。
一、军训登记表的定义与作用
军训登记表是记录学生军训期间的综合表现和成绩的表格。
它包括个人信息、军训表现、成绩评定等内容。
通过填写军训登记表，可以了解学生的基本信息、参训态度、队列动作、内务卫生等方面的表现，为选拔优秀学生、表彰先进、提高军训质量提供依据。
二、军训登记表的内容与填写要求
军训登记表的内容主要包括以下几个方面：
1.个人信息：包括姓名、性别、年龄、民族、籍贯、所在学院、专业、班级等基本信息。
2.军训表现：包括参训态度、队列动作、内务卫生、遵章守纪等方面的表现。
要求如实填写，做到客观公正。
3.成绩评定：包括理论考试、实践操作、综合表现等方面的成绩。
要求按照评分标准，准确评定成绩。
三、军训登记表的审核与归档
军训登记表填写完成后，需经过班主任、教官和军训办公室的审核。
审核无误后，将登记表归档保存。
归档时，应将登记表整理成册，注明班级、学号、姓名等信息，以便查阅。
四、军训登记表的意义与价值
军训登记表是反映学生军训表现和成绩的重要依据，对于选拔优秀学生、表彰先进、提高军训质量具有重要意义。
本科生新生入学登记表归档指南
一、归档范围
全校各类培养方式的本科生新生入学登记表。
二、整理流程及要求
1.排序及组件
将新生入学登记表按“学院——班”分放，班号按升序排列，根据文件材料的数量，按不超过30mm厚度分为一本（件）或若干本（件），零散的文件用夹子临时固定。
2.加盖公章
新生入学登记表必须加盖“学工处招生办公室章”，要求印章边缘和字迹必须清晰，并将其盖在学生照片与登记表之间。
3.编写页码
①以本（件）为单位编制页码。
每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。
②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。
页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。
（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。
）
4.编写文件目录
目录内容包括学生名单、所在班级、学号及页号(格式见附件1)。
5.修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。
调整放错班号及放反、放倒的登记表,将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。
6.装订
以本（件）为单位装订成册，每本厚度不超过30mm。
装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件
的保护和管理；并按要求统一封面格式(格式见附件2)，封面用纸统一为厚牛皮纸。
7.著录
根据档案馆提供的《著录模板》进行文件录入（著录表格式见附件3）。
8.编写档号
在装订好的文件材料的封面右上角填写档号（格式如下）：
9.检查验收档案
完成以上工作流程以后，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改。
10.上传数据并提交归档申请
经档案馆工作人员检查验收合格后，部门档案员方可登录档案馆档案管理系统，上传数据并提交归档申请。
11.打印移交目录、卷内目录和备考表
归档申请经档案馆审批通过后，部门档案员可通过档案管理系统自动生成并打印《移交目录》，一式两份(格式见附件4)。
同时打印卷内目录和备考表。
三、归档时间
本科生新生入学登记表于生成年度的次年6月30日前归档。
四、归档手续
档案移交时必须填写移交目录，一式两份，经档案馆验收核对，合格后双方签字，各持一份备查。
附件：
1．目录格式
2．封面格式
3．著录表格式
4．移交目录格式
附件2：封面格式
档号尺寸：
单位：mm
附件4：移交目录格式
本科生新生入学登记表移交目录
移交单位（盖章）：档案馆接收人（签字）：
移交人（签字）：交接时间：。
