浅谈档案管理的有效利用和保护
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关于档案管理工作重要性的探讨
关于档案管理工作重要性的探讨
档案管理工作是一项极为重要的工作，尤其是在现代社会信息爆炸的
时代。
随着科技的飞速发展和信息化的进程，各个行业和组织都在积累大
量的数据和信息，这些数据和信息对于日常运营和决策都起着至关重要的
作用。
而档案管理工作就是为了更好地管理这些数据和信息，确保其安全、完整和可用性。
其次，档案管理工作对于组织的稳定运营和发展也至关重要。
组织在
日常运营中会产生大量的数据和信息，包括劳动合同、财务报表、产品研
发资料等。
这些信息对于组织的管理和决策至关重要，如果这些信息管理
不当或丢失，将可能导致组织运营不顺畅、业务受阻甚至面临倒闭的风险。
而档案管理工作可以确保这些关键信息的安全保存和可及时调取，帮助组
织更好地开展业务，保障其稳定运营和持续发展。
此外，档案管理工作对于保障社会的公平与公正也具有重要意义。
在
社会生活中，很多涉及到权益和责任的事务都需要依据相关的证据和文件
来进行判断和处理。
如果这些证据和文件管理不善或遭到篡改，将可能导
致不公平和不正义的结果。
而档案管理工作可以确保这些证据和文件的真
实性和完整性，保障社会的公平与公正，维护社会秩序和稳定。
总的来说，档案管理工作是一项具有重要意义的工作，它不仅是保障
个人和组织合法权益的重要保障，也是保障组织稳定运营和社会公平公正
的重要保障。
在信息爆炸的时代，档案管理工作的重要性更加显著，需要
各个行业和组织高度重视和加强。
只有做好档案管理工作，才能更好地保
障信息安全、保障合法权益、保障社会公正，推动社会的和谐稳定和持续
发展。
浅谈档案的开放与利用
浅谈档案的开放与利用【摘要】本文旨在探讨档案的开放与利用对于社会发展的重要性。
在介绍了档案的概念及其开放与利用的重要性。
在探讨了档案开放的意义、档案利用的方式、档案开放与信息公开的关系、档案开放与文化传承的关联以及档案利用的挑战。
结论部分展望了档案开放与利用的未来发展、总结了其重要性并展望了档案利用的前景。
通过本文的分析，可以看出档案的开放与利用对于促进社会进步、加强文化传承具有重要意义，同时也面临着挑战与机遇。
随着社会的不断发展，档案的开放与利用将在未来继续发挥着重要的作用，为社会和文化的发展做出更大的贡献。
【关键词】关键词：档案、开放、利用、意义、方式、信息公开、文化传承、挑战、未来发展、重要性、前景。
1. 引言1.1 介绍档案的概念档案是指各种载体上的记录信息，包括文字、图片、声音、视频等形式，具有一定的历史、价值、真实性和完整性。
档案是人类社会活动的产物，记录了人类社会发展的历史和文化，是人们认识和理解历史、文化的重要载体。
档案包含公共档案和私人档案两大类，公共档案是指由政府、企事业单位、社会团体等机构产生并保存的档案，私人档案是个人或家庭私人所有的档案。
档案具有重要的历史意义、文化意义和社会意义，不仅可以为人们了解历史提供证据和依据，还可以激发人们对历史和文化的兴趣，促进文化传承和创新。
通过对档案的开放和利用，人们可以更好地认识和理解历史，推动社会的发展和进步。
档案不仅是过去的记录，更是未来的遗留，对档案的开放与利用具有极其重要的意义。
1.2 档案开放与利用的重要性档案开放与利用的重要性是不言而喻的。
档案作为记录历史与文化的重要载体，对于了解过去、推动现在发展、预测未来趋势具有至关重要的作用。
而档案的开放与利用，则是实现这一目标的关键环节。
档案开放能够增进社会的透明度和公正性，让公民了解政府的决策过程，监督政府的行为；档案利用可以为学者和研究人员提供丰富的资料来源，促进学术研究的深入发展；档案的开放与利用也有助于文化遗产的传承与保护，让人们更好地了解自己的历史和文化，并加深对传统文化的认同感和自豪感。
浅谈如何做好档案利用工作
浅谈如何做好档案利用工作档案利用是档案服务的重要方面，是实现档案价值的重要途径。
如何做好档案利用工作，是档案工作人员需要掌握的重要技能。
本文就浅谈如何做好档案利用工作。
一、加强档案利用宣传档案利用宣传是档案服务的前奏，只有充分的宣传，才能让用户了解到档案的存在、价值和利用方式。
因此，档案工作人员需要加强宣传，将档案服务宣传到社会的各个角落。
具体来说，档案工作人员可以通过展览、讲座、媒体宣传等形式，向公众详细介绍档案的种类、内容、保存方式、利用方法，以及档案服务的具体流程等。
通过这些方式，可以让公众了解到档案的存在和价值，并主动利用档案服务。
二、建立完善的档案查阅制度建立完善的档案查阅制度是做好档案利用工作的保障。
一个完善的档案查阅制度需要考虑到以下几个方面：1.档案查阅制度要规范。
规范的档案查阅制度既可以保护档案的安全，又能方便用户使用。
因此，档案查阅制度需要详细规定档案查阅的具体流程、时间、范围等。
2.档案查阅申请方式要多元化。
档案利用者的需求因人而异，不同的档案查阅申请方式可以满足不同的需求。
因此，档案管理人员需要考虑到利用者的实际需求，建立多元化的档案查阅申请方式，让利用者能够便捷地申请档案查阅或利用服务。
3.档案查阅要限制。
档案集合了历史的信息和财富，必须加强保护，防止被不法分子窃取或破坏。
因此，档案管理人员应该在档案查阅时限制起来，只允许特定人员或具有一定身份的人员进行查阅。
三、加强档案电子化工作随着新技术的发展，信息化档案管理也成为了一种趋势。
电子化档案具有容易保存、易于检索、加强档案安全等优势。
因此，档案管理人员可以通过加强档案电子化工作，提高档案的利用效率。
电子化档案需要进行数字化处理，包括扫描、录入、建立档案信息库等流程。
档案管理人员需要根据实际情况，制定数字化档案管理的规范和标准。
同时，为了保证电子化档案的安全，需要对电子档案进行备份和加密，以免电子档案丢失或遭到恶意攻击。
四、完善档案服务体系档案利用服务是档案管理工作的重要内容，利用档案可以满足社会各界人员的研究、学习、生产和生活等需求，提高档案的利用率和价值。
档案归档管理和利用论文
浅谈档案的归档管理和利用摘要：现今的信息化时代，网络发展的迅速促进了办公自动化的发展，而档案的归档、管理和利用的数字化也是提上了日程。
本文就此做些简单的探讨。
关键词：档案归档管理数字化利用档案信息一般用纸质档案存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。
备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。
档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。
数字化的好处是：查询档案快捷方便、可永久保存、实现网上打印、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
优化档案利用率：做数字化加工是一项非常必要的选择。
本文就档案的归档、管理和利用简单做一些论述。
一、档案有纸质档案和电子档案的区别纸质档案是传统的档案模式，收集材料时一般都是采用最原始的方法在纸质材料上进行登进。
在后期的归档管理和利用的过程中，相对于电子档案而言，档案管理人员会更加费力、费时，效率比较低下。
而且在档案的利用过程中，不能实现信息资源的有效、全面的共享。
而电子档案是指利用计算机技术形成，具有保存和利用价值，按电子文件归档管理规定处理已归档的电子文件及相应的元数据（如背景信息、文件格式、产生文件的软件、硬件系统信息等）。
而电子文件归档就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上储存。
只有具有参考和利用价值的电子文件才可归档保存，电子文件归档后即形成电子档案。
与纸质文件相比，电子文件对计算机有依赖性，内容容易修改，对信息的存储量大，易于快速远距离传播信息，共享性强，但是安全性差。
所以在收集、归档时应严格检查，以防重要内容不全或丢失。
因此，要想做好电子档案的归档工作，工作人员必须熟练掌握一些计算机的基本操作技能。
随着数字化的进展，现在的电子档案的归档工作也是日趋成熟。
目前，对于已经使用了自动化办公系统或业务处理系统的部门，要注意对这两种系统形成的电子公文和业务文书进行电子归档，在归档时还要注意对该软件应用系统进行收集存档，以便将来系统更换时，能够支持读取原有电子文件。
浅谈如何做好档案管理工作
浅谈如何做好档案管理工作【摘要】档案管理是组织中非常重要的一项工作，它不仅有助于保护和管理组织的信息资产，还可以提高工作效率和服务质量。
要做好档案管理工作，首先需要建立健全的档案管理制度，包括明确的档案管理政策和流程。
其次是档案的分类与归档，要根据档案的特点和重要性进行有效分类和归档。
数字化档案管理也是不可忽视的一环，通过数字化可以提高档案的存储和检索效率。
保密与安全措施是保障档案安全的重要手段，必须加强对档案的保密和安全管理。
定期审查与更新档案能够保持档案的及时性和准确性。
通过不断提升档案管理效率和水平，充分发挥档案管理的作用，持续改进和完善档案管理工作，可以更好地利用档案资源，推动组织发展。
【关键词】关键词：档案管理、重要性、建立健全、档案分类、数字化、保密、安全措施、定期审查、更新档案、提升效率、发挥作用、改进、完善。
1. 引言1.1 认识档案管理的重要性认识档案管理的重要性是每个组织和个人都应该重视的问题。
档案是组织和个人活动的记录，是维护和传承文化遗产的重要载体。
档案管理不仅关乎组织内部运作和管理效率，更涉及到信息的安全、知识的传承以及历史的保存。
通过对档案管理的有效管理，可以更好地保护和利用信息资源，提高工作效率，规范管理行为，确保法律合规性，传承文化遗产，促进历史记忆的传承和发展。
档案管理不仅是一项具有重要意义的工作，更是维护组织和社会长远利益的需要。
只有深入认识档案管理的重要性，才能够更加全面地认识并把握好档案管理工作的目的和意义，从而为日后更高效地开展相关工作奠定坚实的基础。
1.2 目的和意义档案管理的目的和意义在于保护和管理组织或个人的重要信息资料，确保其能够有效、有序地运用和利用。
通过档案管理，可以提高工作效率，避免信息丢失或混乱，为决策和研究提供可靠的依据。
档案管理还有助于保护隐私和个人权利，确保信息安全和保密性。
良好的档案管理也是组织规范化、标准化运作的基础，有助于建立良好的企业形象和信誉，提高工作质量和效率，保障法律合规和风险管理。
试论合理有效利用档案的策略
试论合理有效利用档案的策略
考虑到档案管理的重要性，许多公司和机构都采取了有效的策略来规
范档案的使用。
下面介绍几种重要的策略。
首先，实施严格的保密和安全制度，充分考虑档案保护和保密的原则。
档案管理部门应该制定相应的政策，例如限制访问、保护档案的存储介质、记录档案访问信息等，以增强档案安全性。
此外，在软件开发和硬件操作中，应遵循安全控制原则，强调系统安全性，以防止不当操作。
其次，实施有效的档案管理制度。
应建立和完善管理机制和政策，制
定完善的档案保护和管理文件，充分考虑档案的认证保护、使用管理、保
存期限、惯例检查以及征稿考核等。
同时，档案管理部门需要定期进行档
案安全自查，及时报告发现的问题，有效解决安全隐患。
此外，实施系统化、科学化的档案管理。
可以利用信息技术的优势，
将档案管理模式由传统的人工管理模式转变为电子档案管理模式。
电子档
案可以有效地实现档案的存储、检索、保存、销毁和备份等管理功能，可
以帮助管理者减少单独的文件和信息交换的时间，提高档案管理的效率。
最后，实施内容管理和办公自动化。
浅谈法规合规下的档案管理和利用
浅谈法规合规下的档案管理和利用摘要:本文旨在探讨如何在档案管理和利用过程中遵循法律法规和行业标准，在合规范围内进行档案管理和利用，确保合规性。
本文的研究目标是帮助组织和机构提高档案管理和利用的合规性提供指导和建议，以满足不断增长的档案服务需求，并保持符合法律法规和行业标准的要求，帮助组织和机构提高档案管理和利用的合规性，以提升工作效率和数据安全性。
关键词：法律法规、行业标准、合规档案管理引言随着信息时代的到来，组织和机构在处理大量电子和纸质档案方面面临着巨大的挑战。
为了确保档案的完整性、可靠性和安全性，并遵守法律法规和行业标准，合规档案管理和利用变得更加重要。
1 档案管理法律法规政策和行业标准档案管理相关的法律法规政策和行业标准重要意义和作用法律保障：相关法律法规为档案管理提供了法律依据和保障。
它们明确了档案管理的目标、原则、内容和程序，规范了档案管理的操作方式，保障了档案管理的合法性和规范性。
权利与义务：法律法规政策规定了国家和社会各方在档案管理方面的权利和义务。
对于国家来说，它们明确了国家的责任和义务，推动了档案管理工作的发展。
而对于社会各方，它们规范了其在档案管理中的行为，促进了档案资源的有效利用和保护。
档案管理标准化：行业标准明确了档案管理的组织及职责任务，规范了档案管理的流程和要求，帮助提高档案管理的质量和效率，促进了档案管理工作的标准化和专业化。
档案资源保护与利用：相关法律法规政策和行业标准强调了档案资源的保护和利用。
它们要求加强档案的安全保护，确保档案完整性和可持续性。
同时，它们也鼓励充分利用档案资源，促进档案资源的价值发挥和应用推广。
这有助于保护历史文化遗产，促进科学研究、教育和社会发展。
规范行为准则：相关法律法规政策和行业标准为从业人员提供了明确的行为准则和工作要求。
它们规定了各级档案管理机构和从业人员在档案管理中的职责和义务，帮助规范工作流程和操作方法。
这有助于提高档案管理工作的规范性、专业性和可操作性。
浅谈档案管理的现状与做好档案开发利用的途径
组 成部 分 ， 们 必须 很 好 地 开发 利 用档 案 信 息资 源 ， 则 就 难 以生存 和发 展 。 我 否 关键词 ： 档案 管 理 ； 状 ； 现 开发 利 用 ； 径 途
地作些深层次了解， 并——记录在案， 以利 日后跟 此 ， 为了及时获取利用信息， 可以建立用户联系制 度， 即把用户 的姓名 、 单位地址 、 联系电话 和邮编 １ ２编研工作滞后 ， 远远跟不上档案信息资源 等——登｛在册， 己 以便与用户联系。档案馆亦可把 的开发利用需要。因为，利用单位不了解馆藏情 自己的联系人和联系电话告诉用户 ，以利用户及 况， 所以 ， 档案管理 ＾员必须 了解信 息、 社会动向 时反馈信息。同时， 也可定期召开用户座谈会， 以 和需求 ， 结合馆藏实际， 目的、 有 有计划地编研一 利加强与用户联系， 改进我们的工作和服务方法 ， 些参考性、 指导性的资料， 提供｝会利用。 土 然而， 各 更好 地为 社会 和用户服 务 。 地各级档案馆编研工作滞后 ，跟不上社会发展 和 ２ ． ２实地调查和电话采访。 根据用户查阅１登 ３ 寸 经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利 记在案的线索 ， 可以及时到实地调查或电话采访 ， 用。 掌握利用效果的第—手资料 。 许多用户在各 自 不 １ ３局限于档案利用数据统计， 不求档案的实 同的岗位上， 都担负着一定的工作和任务 ， 有时没 效益。 每到年终编制午报时， 都存在只统计 几 个 有时间来编报利用实例 ，档案 人员应主动上门服 求档案管理部门（ 人员 ） 照《 参 档案法》 的相关标 利用数据 ， 如利用人数、 利用档案卷㈣ 数、 页数及 务 ，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济 而不具体分析通过档案信息 效益情况搞清楚， 便于编写。 准， 收集与整理各类档案， 并进行立卷与归档 。第 复印数据数的现象 ， 二阶段是计算机辅助档案目录管理方式 ，主要是 资 源 的开 发与 利用 ，所 获得 的社 会效益 和 经济 效 ２ 认真做好查（ ． ３ ｆ 阅登记工作。 ｆ 查（ 勘阅登记 虽然亦能反映档案的 是各馆在档案查（ 阅时必须做的—项工作。在登 借） 以单台独立的计算机形式为主，对档案 目录进行 益。通过统计档案利用数据， 管理，并以各类小型关系数据库作为档案 目 录数 利用情况， 但这是表面现象， 说明不了档案给社会 记时 ， 一要认真负责 ， 按项 目一一填写清楚 ， 必须 据的管理平台。 第三阶段是依托互联网络， 通过大 和经济建设带来的价值和作用。 也就是说 ， 几 填写的项 目不要漏填 ； 统计 二要把查（ 阅档案的利用 借） 中型关系数据库作为管理平台，实现对档案 目录 个数据只能揭示表现现象 ，而不能揭示档案利用 目的， 填写清楚 ， 不可填写得太简单 “ 如 工作参 与部分档案实体 的扫描件进行管理 。新—代的档 的实质， 即实际效益。 这是目前档案部门普遍存在 考” ， 等 而应填明作哪一项工作参考 ， 填明具体 内 案管理将是依托非结构化的海量全文数据库 ， 实 的— 个问 题 。 容和将起到的作用和效益 ， 这样便于提供实际效 现对文字 、 图片、 音频、 视频等多媒体档案进行一 １ ４有了利用实例 ，不求汇集编发重返社会。 益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。 体化的数字档案综合管理。 有些档案部门虽也注重档案利用信息反馈工作 ， ２ 分发档案信息反馈表。即在用户查（ 阅 ． ４ 借） 目前 ， 绝大部分档案管理仍处于第二或第三 收集有价值的档案利用实例， 但只是作为档案 目 档案后发给一张档案利用信息反馈表 ， 主要内容 阶段管理水平，档案管理部门基本上实现了计算 标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例 包括利用单位、 利用人 、 时问、 案卷名称 和获取的 机辅助管理 ，但是仍停留在 目录级管理或 目录加 束之高阁 ， 不汇编发表 ， 重返社会 。 影响档案信息 社会效益 、经济效益。特别是效益要写得具体一 档案扫描件管理。 这样， 无法实现直接从网络上查 资源的开发与利用。 如果将利用实例编发， 不但会 点 ， 应有时间、 地点、 人物和具体事例。 询、 调阅档案， 查询效率低； 同时 ， 也造成了档案信 促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档 ２ 及时编发档案利用社会效益、 ’ ５ 经济效益实 息的深加工和专题编研困难 ， 档案利用水平较低 。 案 、了解档案 ，使档案的使用价值得到进一步发 例。 反馈的信息仍要通过编辑再重返社会， 这样既 档案不是通过一定的手段管理起来就可以了， 关 挥 ， 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。 可进－步宣传档案的作用和价值，又可使社会各 键是要让用户如何快速、 准确、 全面地找到需要的 ２档案信息资源的开发与利用 界进一步了解档案、 熟悉档案， 来利用档案。特别 目标档案， 这才是我们档案管理与应用的目的。 收集和管理档案的根本 目的， 除了不使其散 要将实例送给有关部门（ 单位） 的领导 ， 使他们认识 同时， 不重视档案利用信息反馈的现象也 比 失和安： －４ｔ主要是为了开发与利用。 ￣ Ｖ ＇， ｒ－ － 档案管 档案作用， 支持做好档案工作 。 如果把反馈的信息 较严重。具体表现为： 理只是一种必要的手段 ， 目的还是为了高效利 收藏起来， 其 便失去了反馈工作的实际意义。 １ 在档案部门查“ ） ． １ 昔阅利用时， 只要求填写 用。 对档案进行开发和利用 ， 可以通过多种手段和 ３ 论 结 其利用 目的， 不求深层次了解 ， 失去档案利用信息 方式 ，对利用数据进行统计是其中比较重要的一 综 匕 所述， 档案资源在信息化建设中的重要 反馈的机会。 在通常情况下 ， 利用单位和利用人来 种 。 地位已经成为不争的事实 。档案利用数据统计是 档案馆套（ 阅档案时， 借） 均需填写一份登记表 。登 综观各地各级档案馆都能够把每年档案资 必要的， 它不仅是档案工作的—个方面 ， 更重要 的 记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码 料查阅利用情况反映出来 ，即某某年查阅有多少 是 通 过这个 统计 可 以更深 人 的分 析 出通 过利 用档 外， 就是还要说明利用 目的。 而利用者在填写利用 人次、 多少卷ｄ ） 但该年数百人次、 珊档案， 数百卷Ｃ 叻 案所带来的经济效益和社会效益 ， 因此， 档案工作 目的时都较简单 ， 工作参考”“ 如“ 、提供 ××依据” 档案 ， 有什么社会效益和 经济效益呢？ 却一无所知 者要进一步加强档案信息资源的开发利用工作 ， 等等。由于不作深层次了解， 利用结束亦就了结 ． 或知之不多。 为此 ， 笔者认为档案馆查阅利用情况 为社会各界和经济建 没服务。 丽失去了档案利用信息反馈的机会。 需要了解和统计 ，但更重要的要从了解和掌握档 参 考文献 档案信息资源的开发与利用 ，可分两个 阶 案利用实际效益上下功夫 ，即了解其查阅利用 目 【张 斌 等。 资 源管 理 ： １ 】 知识 档案 工 作 改革 的 新 思路 段 。第 一 阶段 ， 又可称 初级 阶段 ， 即利用 者 到档 案 的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成 田． 中国档￣ ｏ ４１． ｏ， ｏ 馆查 ） 案 或档案 馆 主动为 利用 者提 供 档 案 ， 果， 阅档 除了要求利用者主动反馈信息外 ， 档案馆亦可 ＩＪ 惠玲 。 案 管理 学『 ． ： ２ 冯 档 Ｍ】 北京 中国人 民 大 学出版 这时只反映档案利用情况； 第二阶段 ， 又可称为高 进行 跟踪 调 查 。 ￥ ，９ ９ Ｚ１ ￣１ ９ ， 。 １ 级阶段 ， 即档案通过利用者在工作 、 学习、 生产等 开发利用档案信息资源 ，进行利用数据统 【杨公 之 档 案信 息化 建设 导论 １ 京： 国档 案 ３ ］ ． 北 中 社会实践中的利用 ，不同程度会产生一定的社会 计 ， 获得档案实际效益的基本做法： 出版 社２ ｏ － １ ｏ ｌ ． ９． 效益和经济效益 ，也就是体现了利用档案的作用 ２１ ．建立用户联系制度。 档案在查（ 阅时 ， 借） 一 ｆ刘冰 逼 过 档案 利 用统计 ， 强档案 开发 与利 用． ４ １ 加 和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信 般不会产生效益， 而要通过实践 ， 才能反映出档案 息 ， 先必 须 有所 了解 和掌握 ， 利用 时有 目的 的实际价值， 事 Ｅ在 产生一定自 会效益和经济效益。 铸士 因 胡锦涛同志指出：档案是人类活动的真实 “ 记录 ， 是人们认识和把握客观规律的重要依据 ， 借 助档案 ， 我们能够更好地了解过去 ， 把握现在 ， 预 见未来 。 温家宝也在中央档案馆的讲话中指出： ” 做好档案工作 ， 要处理好两个关系： 一是基础工作 和研究工作 的关系； 一是保管 、 保护 、 保密和利用 的关系 。 由此可见 ， 档案建设是我国现代化建设的 重要组成部分 ，我们必须很好地开发利用档案信 息 资源 ， 则就 难 以生存和 发展 。 否 １ 我国档案管理的现状 从档案管理经历来看， 大致可以分为三个发 展阶段， 第一阶段主要是手工档案管理方式 ， 它要
地作些深层次了解， 并——记录在案， 以利 日后跟 此 ， 为了及时获取利用信息， 可以建立用户联系制 度， 即把用户 的姓名 、 单位地址 、 联系电话 和邮编 １ ２编研工作滞后 ， 远远跟不上档案信息资源 等——登｛在册， 己 以便与用户联系。档案馆亦可把 的开发利用需要。因为，利用单位不了解馆藏情 自己的联系人和联系电话告诉用户 ，以利用户及 况， 所以 ， 档案管理 ＾员必须 了解信 息、 社会动向 时反馈信息。同时， 也可定期召开用户座谈会， 以 和需求 ， 结合馆藏实际， 目的、 有 有计划地编研一 利加强与用户联系， 改进我们的工作和服务方法 ， 些参考性、 指导性的资料， 提供｝会利用。 土 然而， 各 更好 地为 社会 和用户服 务 。 地各级档案馆编研工作滞后 ，跟不上社会发展 和 ２ ． ２实地调查和电话采访。 根据用户查阅１登 ３ 寸 经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利 记在案的线索 ， 可以及时到实地调查或电话采访 ， 用。 掌握利用效果的第—手资料 。 许多用户在各 自 不 １ ３局限于档案利用数据统计， 不求档案的实 同的岗位上， 都担负着一定的工作和任务 ， 有时没 效益。 每到年终编制午报时， 都存在只统计 几 个 有时间来编报利用实例 ，档案 人员应主动上门服 求档案管理部门（ 人员 ） 照《 参 档案法》 的相关标 利用数据 ， 如利用人数、 利用档案卷㈣ 数、 页数及 务 ，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济 而不具体分析通过档案信息 效益情况搞清楚， 便于编写。 准， 收集与整理各类档案， 并进行立卷与归档 。第 复印数据数的现象 ， 二阶段是计算机辅助档案目录管理方式 ，主要是 资 源 的开 发与 利用 ，所 获得 的社 会效益 和 经济 效 ２ 认真做好查（ ． ３ ｆ 阅登记工作。 ｆ 查（ 勘阅登记 虽然亦能反映档案的 是各馆在档案查（ 阅时必须做的—项工作。在登 借） 以单台独立的计算机形式为主，对档案 目录进行 益。通过统计档案利用数据， 管理，并以各类小型关系数据库作为档案 目 录数 利用情况， 但这是表面现象， 说明不了档案给社会 记时 ， 一要认真负责 ， 按项 目一一填写清楚 ， 必须 据的管理平台。 第三阶段是依托互联网络， 通过大 和经济建设带来的价值和作用。 也就是说 ， 几 填写的项 目不要漏填 ； 统计 二要把查（ 阅档案的利用 借） 中型关系数据库作为管理平台，实现对档案 目录 个数据只能揭示表现现象 ，而不能揭示档案利用 目的， 填写清楚 ， 不可填写得太简单 “ 如 工作参 与部分档案实体 的扫描件进行管理 。新—代的档 的实质， 即实际效益。 这是目前档案部门普遍存在 考” ， 等 而应填明作哪一项工作参考 ， 填明具体 内 案管理将是依托非结构化的海量全文数据库 ， 实 的— 个问 题 。 容和将起到的作用和效益 ， 这样便于提供实际效 现对文字 、 图片、 音频、 视频等多媒体档案进行一 １ ４有了利用实例 ，不求汇集编发重返社会。 益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。 体化的数字档案综合管理。 有些档案部门虽也注重档案利用信息反馈工作 ， ２ 分发档案信息反馈表。即在用户查（ 阅 ． ４ 借） 目前 ， 绝大部分档案管理仍处于第二或第三 收集有价值的档案利用实例， 但只是作为档案 目 档案后发给一张档案利用信息反馈表 ， 主要内容 阶段管理水平，档案管理部门基本上实现了计算 标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例 包括利用单位、 利用人 、 时问、 案卷名称 和获取的 机辅助管理 ，但是仍停留在 目录级管理或 目录加 束之高阁 ， 不汇编发表 ， 重返社会 。 影响档案信息 社会效益 、经济效益。特别是效益要写得具体一 档案扫描件管理。 这样， 无法实现直接从网络上查 资源的开发与利用。 如果将利用实例编发， 不但会 点 ， 应有时间、 地点、 人物和具体事例。 询、 调阅档案， 查询效率低； 同时 ， 也造成了档案信 促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档 ２ 及时编发档案利用社会效益、 ’ ５ 经济效益实 息的深加工和专题编研困难 ， 档案利用水平较低 。 案 、了解档案 ，使档案的使用价值得到进一步发 例。 反馈的信息仍要通过编辑再重返社会， 这样既 档案不是通过一定的手段管理起来就可以了， 关 挥 ， 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。 可进－步宣传档案的作用和价值，又可使社会各 键是要让用户如何快速、 准确、 全面地找到需要的 ２档案信息资源的开发与利用 界进一步了解档案、 熟悉档案， 来利用档案。特别 目标档案， 这才是我们档案管理与应用的目的。 收集和管理档案的根本 目的， 除了不使其散 要将实例送给有关部门（ 单位） 的领导 ， 使他们认识 同时， 不重视档案利用信息反馈的现象也 比 失和安： －４ｔ主要是为了开发与利用。 ￣ Ｖ ＇， ｒ－ － 档案管 档案作用， 支持做好档案工作 。 如果把反馈的信息 较严重。具体表现为： 理只是一种必要的手段 ， 目的还是为了高效利 收藏起来， 其 便失去了反馈工作的实际意义。 １ 在档案部门查“ ） ． １ 昔阅利用时， 只要求填写 用。 对档案进行开发和利用 ， 可以通过多种手段和 ３ 论 结 其利用 目的， 不求深层次了解 ， 失去档案利用信息 方式 ，对利用数据进行统计是其中比较重要的一 综 匕 所述， 档案资源在信息化建设中的重要 反馈的机会。 在通常情况下 ， 利用单位和利用人来 种 。 地位已经成为不争的事实 。档案利用数据统计是 档案馆套（ 阅档案时， 借） 均需填写一份登记表 。登 综观各地各级档案馆都能够把每年档案资 必要的， 它不仅是档案工作的—个方面 ， 更重要 的 记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码 料查阅利用情况反映出来 ，即某某年查阅有多少 是 通 过这个 统计 可 以更深 人 的分 析 出通 过利 用档 外， 就是还要说明利用 目的。 而利用者在填写利用 人次、 多少卷ｄ ） 但该年数百人次、 珊档案， 数百卷Ｃ 叻 案所带来的经济效益和社会效益 ， 因此， 档案工作 目的时都较简单 ， 工作参考”“ 如“ 、提供 ××依据” 档案 ， 有什么社会效益和 经济效益呢？ 却一无所知 者要进一步加强档案信息资源的开发利用工作 ， 等等。由于不作深层次了解， 利用结束亦就了结 ． 或知之不多。 为此 ， 笔者认为档案馆查阅利用情况 为社会各界和经济建 没服务。 丽失去了档案利用信息反馈的机会。 需要了解和统计 ，但更重要的要从了解和掌握档 参 考文献 档案信息资源的开发与利用 ，可分两个 阶 案利用实际效益上下功夫 ，即了解其查阅利用 目 【张 斌 等。 资 源管 理 ： １ 】 知识 档案 工 作 改革 的 新 思路 段 。第 一 阶段 ， 又可称 初级 阶段 ， 即利用 者 到档 案 的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成 田． 中国档￣ ｏ ４１． ｏ， ｏ 馆查 ） 案 或档案 馆 主动为 利用 者提 供 档 案 ， 果， 阅档 除了要求利用者主动反馈信息外 ， 档案馆亦可 ＩＪ 惠玲 。 案 管理 学『 ． ： ２ 冯 档 Ｍ】 北京 中国人 民 大 学出版 这时只反映档案利用情况； 第二阶段 ， 又可称为高 进行 跟踪 调 查 。 ￥ ，９ ９ Ｚ１ ￣１ ９ ， 。 １ 级阶段 ， 即档案通过利用者在工作 、 学习、 生产等 开发利用档案信息资源 ，进行利用数据统 【杨公 之 档 案信 息化 建设 导论 １ 京： 国档 案 ３ ］ ． 北 中 社会实践中的利用 ，不同程度会产生一定的社会 计 ， 获得档案实际效益的基本做法： 出版 社２ ｏ － １ ｏ ｌ ． ９． 效益和经济效益 ，也就是体现了利用档案的作用 ２１ ．建立用户联系制度。 档案在查（ 阅时 ， 借） 一 ｆ刘冰 逼 过 档案 利 用统计 ， 强档案 开发 与利 用． ４ １ 加 和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信 般不会产生效益， 而要通过实践 ， 才能反映出档案 息 ， 先必 须 有所 了解 和掌握 ， 利用 时有 目的 的实际价值， 事 Ｅ在 产生一定自 会效益和经济效益。 铸士 因 胡锦涛同志指出：档案是人类活动的真实 “ 记录 ， 是人们认识和把握客观规律的重要依据 ， 借 助档案 ， 我们能够更好地了解过去 ， 把握现在 ， 预 见未来 。 温家宝也在中央档案馆的讲话中指出： ” 做好档案工作 ， 要处理好两个关系： 一是基础工作 和研究工作 的关系； 一是保管 、 保护 、 保密和利用 的关系 。 由此可见 ， 档案建设是我国现代化建设的 重要组成部分 ，我们必须很好地开发利用档案信 息 资源 ， 则就 难 以生存和 发展 。 否 １ 我国档案管理的现状 从档案管理经历来看， 大致可以分为三个发 展阶段， 第一阶段主要是手工档案管理方式 ， 它要
浅谈档案安全保密与利用的关系
浅谈档案安全保密与利用的关系档案是组织和个人活动的记录和证明，是组织和个人管理工作的基础和依据。
而档案安全保密是指对档案的保护和保密工作，保护档案不被丢失、毁坏和泄露，保密档案涉及的相关信息不被非法获取。
档案与安全保密之间密不可分，两者相辅相成。
档案安全保密的重要性不言而喻。
档案是组织和个人活动的记录和证明，对于组织和个人的合法权益具有重要的意义。
档案中含有大量的敏感信息和机密信息，一旦泄露就会给组织和个人带来极大的损失。
档案安全保密是国家安全的重要组成部分，保护国家的重要信息和机密信息。
档案是文化遗产的一部分，保护档案安全保密也是对文化遗产的保护。
档案的合理利用具有重要的意义。
合理利用档案能够促进组织和个人的活动，提高工作效率和工作质量。
利用档案能够对历史和文化的传承起到积极的作用，有利于社会的发展和进步。
合理利用档案还能够促进信息资源的共享和交流,做好档案利用工作，有利于档案的价值得到充分发挥。
合理利用档案还能够提高公民的文化素质，传承和弘扬中华优秀传统文化。
档案安全保密与利用之间存在着密切的联系。
档案的合理利用必须在档案安全保密的基础上进行。
只有保障档案的安全和保密，才能够促进档案的合理利用。
档案的安全保密是档案利用的基础和前提。
没有档案的安全保密，就不可能做好档案的合理利用。
档案的安全保密工作需要在档案利用中得到充分体现。
对于一些重要的档案信息，需要根据需要在利用中保密和限制。
档案的安全保密和利用应该在立法和制度上得到统一的规范。
只有明确档案的安全保密和利用的合理规定，才能够更好地发挥两者的作用。
档案安全保密与利用之间具有密不可分的关系。
两者相辅相成，共同促进档案管理工作的发展和进步。
只有加强对档案安全保密和利用的宣传教育、规定制定和实践推进，才能够更好地发挥两者的作用，更好地服务于组织和个人的活动，更好地服务于国家的发展和进步。
浅谈档案保密工作的保障措施
浅谈档案保密工作的保障措施档案保密工作是保障国家和组织机构重要信息安全的一项重要工作。
以下是浅谈档案保密工作的保障措施的内容，具体包括以下几个方面：1. 分级管理：档案根据其重要性和保密等级进行分级管理，确定不同的保密级别和管理权限。
不同级别的档案需要采取不同的保密措施，确保信息的安全性和完整性。
2. 访问控制：对保密级别较高的档案，设置访问权限，只有经过严格审批的人员才能够访问，并且记录每一次访问的人员和时间，以便追责和监督。
使用密码、指纹、卡片等多重认证方式，增加访问的难度和安全性。
3. 物理保护：采取物理隔离和保护措施，确保档案的安全。
将重要的档案存放在专门的保密库房中，安装监控摄像头和报警系统，严禁非授权人员靠近和接触档案。
4. 网络保护：对电子档案采取网络保护措施，加密存储和传输档案信息，设置防火墙和安全网关，提高系统的安全性。
定期对系统进行安全检查和漏洞修补，及时更新安全软件。
5. 人员教育培训：进行档案保密意识教育和培训，提高员工对保密工作的重视和认识。
组织开展保密知识的宣传和培训，加强员工的保密意识和操作技能，提高保密工作的效率和准确性。
6. 安全审计：定期进行安全审计和风险评估，及时发现和解决潜在的安全问题。
对档案的使用和访问情况进行监控和记录，及时发现和处理不当行为，并追究相关责任。
7. 应急预案：制定完善的档案保密的应急预案和危机处置方案，预先设定应对措施和步骤，提高应对突发事件和安全事故的能力。
对于发生的安全事故，及时启动应急预案，最大程度地减少损失。
档案保密工作是确保国家和机构重要信息安全的关键环节。
通过合理分级管理、访问控制、物理保护、网络保护、人员教育培训、安全审计和应急预案等措施，可以全面提高档案保密的工作效果和保障水平，有效防止信息泄密和非法使用。
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浅谈档案管理的有效利用和保护【摘要】文章阐述了档案管理所带来的便捷，本文作者根据自己多年以来的工作实践对工作的内容及要点进行了简要的分析和探讨，希望通过本文能为更多的部门提高工作效益。
【关键词】档案管理；指导站；方便；工作内容前言“档案是有作用的”。
档案是一个单位顺利开展工作的有效工具，上至领导，下到普通教职员工，基本上都要和档案发生关系，无论是管理工作或是基层业务工作，都需要依靠大量的档案，以熟悉情况，制定工作计划，总结工作经验和教训，处理日常事务等等。
本材料从我站教职工的视点出发，以其切身的感受为基点，记录了档案对他们带来的无比便利，尤其是档案在日常工作中产生的出乎意料的作用，从另一个侧面也反映了我站档案的科学性、实用性、便捷性，从而体现了我站档案资料的价值，并是区中小学科技教育的信息资源。
一、档案资料为教师提供方便长宁青少年科技业余学校是少科站的业余学校。
班主任老师为了保证学生的出勤情况，有时开学二次没来、有时学生所留下的家庭电话是错误的，因此几乎每逢开学、学生缺席时，都要从档案室进行核对和查找学生的家庭电话；为了在竞赛中使长宁区取得好成绩，每次“希望杯”、“华数杯”、“中环杯”竞赛，都要从在读的学生中招生强化班学员，进行竞赛培训，因此需要档案室提供资料进行挑选，有了档案室资料的提供，选拔出一批优秀的学生参加竞赛，并取得了优异成绩，为长宁区争了光。
1.1档案室为业校检查提供方便每逢上级机关对长宁青少年科技业余学校进行各项检查，都涉及到大量的文书档案、会计档案资料。
因此，档案室人员热心地为检查提供方便，如每年的财务审计、税务机关的检查及二年一次考核评估等等。
三年来提供了文书档案209册、会计凭证133册、会计帐薄10本、会计报表11册和其他会计资料。
使每次财务检查、考核都能顺利地完成，并取得了优良成绩，这些成绩都与档案室人员的大力支持是分不开的。
1.2少科站档案室为设备维修提供方便每逢单位设备的损坏，如电脑、笔记本电脑、空调、复印机、一体机等设备的维修，离不开档案室的资料，都需要档案室提供设备的保修卡、发票、维修所需的电话号码，有时设备急于修理，在档案人员的支持下，快而准地提供所需设备的资料，使设备得到及时的维修，从而保证了教学工作的正常开展。
从中使教师们感受到档案室重要性，并对档案意识有了进一步的提高。
1.3档案材料为教科研提供服务教育科研工作离不开档案室，诸如课题涉及到的历年资料，有关活动材料、图片等。
一个优秀的档案员就会提供快捷、方便的服务；一个合格的档案室就要具备资料完备，档案脉络清晰、服务功能齐全等条件。
少科站的档案室正因为具备了这些条件，提供了优秀的服务，才成为教科研工作的有力保障，少科站被评为长宁区教育科研先进单位。
1.4少科站档案室为督导检查提供档案资料三年来，站档案资料室积极配合站务办公室的总体工作，为站重大活动、督导检查提供了资料的便利。
如2009年区督导检查，提供2006—2008学年度档案资料，约100卷文书档案；又如为了配合上海市来区督导工作，为教育局提供了07年88卷文书档案、08年67卷文书档案，以及其他23本资料；以及为了召开科技节表彰会编制光盘，提供了大量的素材，声像档案10盘录像带、电子档案10盘光碟等。
1.5为层学校服务的窗口——少科站档案室为学校服务，是我们少科站不可推卸的责任，而档案室又是为基层学校服务的窗口，诸如查找文件、查阅材料、查看获奖成绩等。
热情、耐心、仔细、负责是档案员必须具备的素质。
2010年1月18日，天一小学科技总辅导员来站查找1996年长宁区青少年科技教育委员会成立时，有关科技总辅导员待遇的文件，十多年前的文件，查找有些困难，但我们请老师仔细回忆时的情况，耐心地为其查找每一年的资料，终于在科教委有关文件汇编中找到了“科技总辅导员享受教研组长待遇”的有关规定，满足了学校老师的要求。
1.6少科站档案室为基层学校提供方便2010年3月18日下午，西郊学校的科技总辅导员张晨老师来到少科站档案室查阅资料。
学校需要统计二个学期科技教育活动的数据，但学校的原始材料丢失，想到少科站的档案室有本校的数据材料，因此来到少科站档案查阅。
少科站档案室保存了全区中小学科技教育活动情况的数据，档案资料完整。
在档案人员的热情接待下，共查阅了4卷文书档案，为基层学校提供方便，解决了基层学校的后顾之忧。
二、领导重视是做好档案工作的关键加强对档案管理工作的领导，建立档案管理工作网络，形成了以站领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责的三级档案管理模式。
档案管理工作纳入单位工作的议事日程档案工作纳入单位的计划、总结；深入开展《档案法》宣传教育，充分利用全站大会、校园网对《档案法》的宣传；对档案人员岗位有了进一步的要求，并将档案管理工作纳入每位教职工的年度考核中。
通过学习、宣传、考核，使全站教职工对档案意识有了进一步的提高。
三、加强制度建设，规范档案管理及防损措施建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、考核制度以及查借阅档登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。
平时认真做好收、发文登记工作；建立和健全文书档案、声像档案、电子档案、会计档案、设备档案、荣誉档案等门类载体；做好“八防”措施；认真做好各类档案的移交清册和办理归档材料交接手续；认真做好统计工作。
每年参加区组织的继续教育培训及按时将档案室藏统计数据上报区档案局。
2008—2010年度档案的归档工作共收集文书档案428卷、声像档案8卷（张照片）、荣誉档案（证书68张、奖状36张、其他52个）、会计档案（报表8卷、帐册13本、凭证64本）、设备档案9盒、教科研档案9盒、电子档案59张。
3.1确保硬件建设，为做好档案工作创造物质条件随着形势的不断发展，档案资料不断的增加并且对档案的要求越来越高。
为了高质量做好档案工作，站领导非常重视，在硬件、经费的使用给予了大力支持。
前年为档案室配备了一台新的计算机；今年又配备了一台新的打印机；近期将配备20只档案橱（还没到货）。
为积极开展档案工作创造了良好的物质条件，同时也为档案工作指明了发展的方向，更是对档案工作莫大的支持。
3.2高温对档案制成材料的影响一般当库内温度达到30℃左右时，对档案制成材料的破坏作用及影响有以下三方面：第一，库房温度过高会使耐热性比较差的复写纸、圆珠笔字迹发生扩散。
第二，高温有利于档案有害生物的生长与繁殖。
每种微生物的生命活动都有一定的温度范围，超出这个范围则生长缓慢或停止。
根据有关研究表明，各种微生物在最适生长温度的范围内，温度每升高10℃，其生长速度可加快1一2倍。
霉菌生长的最适温度一般为20一35℃。
温度对于害虫的发育也有很大影响，档案害虫生长的最适温度为2一32℃。
因此，库房温度过高将会有利于档案有害生物的生长繁殖，给档案制成材料带来破坏作用。
第三，高温会加速各种有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用。
据报道，温度在10℃以上，每升高10℃各种化学反应会加速1一2倍。
因此，当不利因素存在时，库房温度越高，各种不利因素对档案制成材料的破坏作用也越大。
3.3潮湿对档案制成材料耐久性的影响库房潮湿会加速档案纸张材料中纤维素的水解，会使耐水性差的纯蓝墨水、红墨水等字迹发生扩散退色，有利于档案有害生物的生长和繁殖。
危害档案的微生物的生命活动是离不开水的，它的细胞里水分要占80%一90%，这些水分主要来自档案纸张力的水分，而档案纸张含有量的多寡又受到库房空气湿度的影响。
另外，微生物体内水分的保持也与环境空气湿度有关，如果环境空气湿度大，体内水分就容易保持，微生物的生长繁殖需要一个湿度较大的环境，在档案上生长的霉菌所需要的湿度一般在75%以上，当湿度一旦高于这个指标档案就容易生霉，因此，把相对湿度75%称为生霉的临界湿度。
所以，库房经常潮湿，有利于档案有害生物的生长和繁殖。
库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对档案制成材料的破坏作用。
比如某些酸性有害气体是和水发生作用后产生酸的，当库房湿度大时，吸附酸性有害气体所产生的酸的量也比较大。
因此，潮湿也会加速一些不利因素对档案制成材料的破坏作用。
此外，低温、低湿对档案制成材料耐久性的影响也很大。
总之，库房温度过高或过低，湿度过大或过小都会影响档案制成材料的耐久性。
因此，必须要对库房的温湿度进行控制与调节，使其保持在一个合适的范围。
四、小结总之，挡案工作的实践经验告诉我们，只有抓住了“防”，才是抓住了档案保管工作的根本，才能减少“治”的任务，通过经常性工作，采取专门的措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，维护档案管理系统性和完整性，且有效利用到了档案管理和保证档案的安全。
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