采购流程中的关键控制点

（二）采购与付款循环控制关键控制点汇总表

被审计单位： 编制人： 日期： 索引号：

会计期间或截至日： 复核人： 日期： 页 次：

说明：根据前述采购与付款循环控制的了解和评价，注册会计师需要识别采购与付款循环控制的关键控制点，并根据具体审计计划拟定的针对评估的重大错报风险实施的程序，对拟信赖的设计有效并被执行的关键控制点进行控制测试。

控制目标和关键控制点 相关账户 有关认定 情况描述 评价 索引号

一 不相容职务分离

1.检查下列采购与付款业务不相容岗位严格分离

1)请购与审批

2)询价与确定供应商

3)采购合同的订立与审核

4)采购与验收

5)采购 验收与相关会计记录

6)付款审批与付款执行

2.特别关注公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程 银行存款/应付账款/存货等 涉及舞弊风险

二 请购申请是由归口管理部门提出,并按公司预算管理进行

1.检查请购申请是由归口管理部门根据请购制度提出

2.请购申请内容与预算相一致 存货等 存在/发生;完整性

三 经审批的采购支付是合理的业务活动

1.检查经审批的文件,关注审批付款人员是否独立于采购收货和应付账款等职能

2.经批准付款的支持文件付款过后是否已立即存档或标注,以防被再次用来付款

3.根据请购审批制度对所有采购经适当批准后才发出采购单

4.对于超预算和预算外采购项目是否根据制度进行了特别审批 现金/银行存款/应付账款/存货及相关费用成本等 存在/发生;准确性/涉及舞弊风险

（二）采购与付款循环控制关键控制点汇总表

被审计单位： 编制人： 日期： 索引号：

采购付款业务流程的关键控制点

付款业务是采购业务不可分割的组成部分，但是从内部会计控制的角度来看，对两种业务的控制存在着差异，所以应该将付款业务和采购业务的业务流程和关键控制点分开研究。付款业务的主要内容建立在采购业务基础之上，是将企业的资金支付给采购商品供应商，凡是涉及资金使用的环节都是内部会计控制关注的重点，付款业务控制的关键点主要包括在具体账户的控制中：应付账款和应付票据付款业务控制、预付账款的付款业务控制和资金支付控制。

(一)应付账款和应付票据付款业务控制

应付账款是核算企业采购付款业务的主要账户，在应付账款账户确认和计量采购商品价款的支付情况，企业的采购等业务部门要及时将采购活动中已经获得批准但尚未付款的原始凭证送交到企业的会计部门，由出纳人员支付款项，会计人员负责进行账务处理，财务部门主管应该对记账凭证和账簿的记录进行复核，查看账户分类是否正确，会计核算是否符合规定，企业的会计稽核部门还要定期进行账账核对和账证核对。在应付账款的核算内容中不仅包括采购商品的货款，而且还可能发生一些其他的采购成本和费用，主要有：采购商品的合理损失付款、采购商品的运费、保管费和安装费以及其他的人工费用。会计人员要对这些支付款项的发票进行严格的控制和审核，检查交易的真实合理性，防止采购资金的滥用。另外，企业主管应付账款的会计还应该做好对账工作，即定期与供应商取得联系，核对有关的采购货款余额，预防舞弊的产生。

从企业的业务过程来看，除了上述的控制点之外，采购与付款业务的控制点还有：

1．职务分离控制。应付账款的记录职务要独立于采购、验收和请购等职务以及付款执行职务，通过这种分离实现付款业务的有效实施，防止出现采购与付款过程中的错误和舞弊。

2．应付账款的账簿控制。企业的会计部门应该分别设置应付账款的总账和明细账，企业的主管会计要根据记账凭证汇总表登记总账内容，同时负责登记明细账的会计要根据供货商交来的采购发票登记明细账的内容。每月终了，内部审计人员要监督总账和明细账的核对，及时检查账簿记录的正确性。

采购流程内部审计关键点

采购流程主要存在以下关键节点：BOM确认（很容易被内审遗忘的关键点）、寻源、标书制作、邀标、供应商投标、评标委员会评标、定标、供应商切换、供应商评价、供应商淘汰。内审过程中发现的采购类问题也主要分为制度缺陷（内控漏洞）、执行缺陷（不按制度执行）、舞弊。下面按节点来梳理：

一、BOM确认：BOM即物料清单，是生产1单位的产品所需原材料的数量的清单，这个清单最初由设计或研发部门制定，只要产品不发生变化，这个清单是不会变的。现在企业一般都上了ERP，这个清单会设置在系统中，生产计划录入后，系统会自动算出需要投入的原材料数量，采购部门依据此数量进行采购。那么BOM的维护权限设置就是一个内控点，企业应该把维护的权限配给设计、研发或其他制定BOM的部门，并设置审批流，避免一人就可以操作变更维护。实务中往往还会忽略一个人，就是系统后台工程师，这个人可以从后台直接更改数据，如果这个人跟采购串通就可以做到修改BOM中投料比例，多采购入库，吃供应商回扣，再串通仓库保管员把囤积的多采购的货物拉出场外变现，这就是舞弊事件。所以在做采购专项审计的时候可以从系统导出BOM维护记录，关注哪里做了变更，变更的依据是否充分。

二、寻源：即寻找合适的供应商，并引入企业的供应商库，有的会签订战略框架协议，在需要的时候邀请其参与投标或直接下订单供货。寻源这个节点有些公司有，有些公司跟邀标会结合在一起做。这个节点需要制定寻源标准，寻找优质的供应商，那么这个优质就需要有个标准，企业需要找什么样的供应商需要制定一个标准，比如需要有什么资质、规模多大、行业排名等等，制定了这样一个标准之后就会在一定程度上减少寻源人员随意发挥或引入一些亲戚公司，也减少了贿赂发生的几率，采购人员可以拿出公司制度也抵御那些蠢蠢欲动的小供应商。当然这个标准也不能制定的过于严苛，导致只有一家或两家符合要求，这样招标的时候供应商的竞争就不充分，也拿不到最优惠的价格，一般一个品类的产品的供应商库起码要有3家及以上的供应商。

采购活动的关键控制点

采购与付款业务流程的起点是请购活动，这也是本业务的第一个关键控制点，从请购活动开始，采购活动的关键控制点主要有：请购活动授权审批控制、采购与付款制度规范控制、采购与付款实施过程控制、采购商品的验收入库控制、采购与付款合同订单控制、采购与付款有关记录控制和采购与付款业务的职务分离控制。

(一)请购活动的授权审批控制

请购商品和劳务是采购与付款业务的首要步骤，采购物料的使用部门或者仓库部门负责根据企业物料的需求和库存情况向采购部门提出来购申请，其他业务部门根据自身的商品需求情况编制请购单交给仓库或使用部门的请购人员，由他们进行集中请购。一般来说，企业对正常经营所需物资物料的采购都会进行一般授权。例如，仓库部门可以在现有库存量达到再订货临界点时就可以直接向采购部门提出来购申请，其他业务部门也可以对零星的物料需要或正常的维修工作和类似工作的需要，直接申请采购有关物料。企业请购权限的安排要视企业的具体情况而定，一般都是由经常发生采购业务并且采购商品价值和数量较大的部门进行集中控制。

企业会不定期发生设备或价值量较大资产的采购，对于这类资本性支出和租赁合同的授权审批控制属于例外事项，企业的控制制度应该作特别授权，在一般情况下只允许指定专门人员提出来购申请。提出来购申请的过程中，最重要的控制环节是请购单凭证的控制，企业的请购单可以根据管理的需要采取计算机记录或文件记录的形式。企业的请购活动会频繁地发生，为了防止出现重复审批采购业务的现象，企业应该对请购单进行编号控制，由于采购申请的提出分散在各个部门，很难由企业统一进行编号，但是每个部门的业务授权人员都会进行请购单的审核，所以可以将编号的责任分配给各部门有审批权的负责人，这些负责人定期将编号簿交给内部审计部门进行检查。

企业的各个业务部门应该力求使采购申请业务制度化，要使采购审批制度层次化，即建立系统性的完备的分级分类分业务性质的授权审批机制，明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。