电器集团有限公司文件控制程序教材

慈溪市立奇电器有限公司LQ/QP001-2009文件控制程序1、目的规范公司文件管理、实现文件的增值、满足顾客及第三方认证机构的要求、改善公司品质体系，建立本程序。

2、范围适用于本公司品质管理及环境管理文件的管理和控制。

3、名词术语本公司采用的专业术语使用ISO9000：2008标准的定义。

3.1、信息：有意义的数据。

3.2、文件：信息及其承载媒体。

注：为避免误解，本公司通常所说的文件一般不包括记录，空白的记录表单则包含在文件范畴之中。

3.3、规范：阐明要求的文件。

3.4、记录：阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件。

4、流程5、执行方式5.1、文件分类5.1.1、按照文件的来源不同分为公司文件（简称文件）和外来文件；5.1.2、按照文件的规范对象不同分为管理文件、技术文件、合同和财务文件（按照国家有关规定执行，不在本程序管辖范围之内）；5.1.3、按照文件的保密等级分为：a、绝密文件：只有经办人和总经理及董事能查阅的文件，泄露后会对公司造成重大损失的文件均属之，此类文件由董事会直接掌控；b、机密文件：只有经办人及部长以上管理人员能查阅的文件，公司技术文件、商业合同、薪酬表等文件；c、一般受控文件：除a、b之外的其它受控文件。

d、非受控文件：不须控制其制作、发放和使用的文件，此类文件改版时不作通知服务。

5.2、文件需求各单位认为需要用文件来统一和规范相关过程或对外提供证据时应向主管提出文件编制需求。

5.3、评审主管应及时对需求进行评估，并将意见反馈申请人。

5.4、确定编写组评审通过的文件需求，主管应及时确定编写小组成员并通知到人。

5.5、编制文件5.5.1、编写小组负责人在接到编制任务时应及时与相关部门沟通，收集有关信息，编写文件；5.5.2、编写小组应确定文件的适用范围、目的及文件分发范围；5.5.3、本公司的企业标准类（本公司管理手册及程序文件一般作为公司管理标准）文件格式应按照本文件的编排格式的要求执行，并建立文件履历表；其他文件均应按照统一的格式编排；所有文件均应采用标准页面（A4、A3、A5）制作。

1、目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合要求。

2、范围适用于对生产所需的原材料采购控制和对供方进行选择、评价的控制。

3、职责3.1办公室a)负责按公司的要求组织对供方进行评价，编制合格供方名单，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；b)负责制定采购计划，执行采购作业。

3.2生技部负责编制采购物资技术标准及采购物资明细表。

3.3生技部负责对采购物资的进货验证。

3.4生产线副经理负责批准供方评定记录表和月采购计划。

4、程序内容4.1采购物资的确定生技部负责制定《采购物资技术标准》及《采购物资明细表》，并区分重要物资、一般物资和辅助物资。

4.2对供方的评价4.2.1办公室根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《合格供方名单》。

4.2.2.对有多年业务往来的重要物资（对产品质量起决定作用的物资）的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：a)体系认证书；b)本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查；d)供方产品的质量、价格、交货能力等情况；e)供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.2.3对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货：a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；b)生技部对样品进行验证，出具相应的验证报告，反馈给办公室；c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过再次；d)样品验证合格后，办公室通知供方小批量供货；经生技部检验合格后，交生产科试用，生技部出具相应试用后的验证报告，反馈给办公室；e)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

样品验证，小批量试用合格的供方经副经理批准后，可列入合格供方名录。

4.2.4对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批试用合格，副经理批准，可列入合格供方名录，对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

1、目的对生产和服务过程进行有效控制，以确保满足顾客的需求和期望。

2、适用范围适用于产品形成过程的确认、产品的防护及放行、产品交付和交付后的活动、标识和可追溯性的控制。

3、职责3.1生技部负责指导车间进行生产和过程控制，负责生产设施的维护保养，编制必要的作业指导书、工艺规程，指定专人负责产品的防护；3.2生产线副经理负责月生产计划的审批；3.3生技部负责产品验证和标识及可追溯性控制；3.4办公室负责产品的交付及售后服务工作。

4、程序4.1获得规定产品的特性的信息和文件4.1.1根据产品实现过程策划的输出文件、顾客要求评审的输出等获得必要的生产服务信息，分别执行相应的《产品实现的策划控制程序》、《与顾客有关的过程控制程序》的有关规定。

4.1.2对关键过程和特殊过程应编制相应的作业指导书，本公司包括《作业指导书》、《作业指导书》、《作业指导书》和《作业指导书》。

4.2生产计划a)生产科根据获得的生产信息，考虑库存情况，结合车间的生产能力，于每月底制定下月的《月生产计划》、经生产线副经理批准后，发放至相关部门作为采购、生产等的依据。

《月生产计划》为滚动计划，将随供销、生产等情况的变动进行修改，执行《文件控制程序》的有关规定；b) 生产科根据《月生产计划》安排生产，填写《领料单》向仓库领取所需物料，操作工填写《随工单》，并统计每天生产情况，填写《生产日报表》。

4.3过程确认本公司生产的关键过程是波峰焊过程等，对这些过程应进行确认，证实它们的过程能力。

适用时，这些确认的安排应包括：a)过程的鉴定，证实使用的过程方法是否符合要求并有效实施；b)对所用的设备，设施能力（包括精确度、安全性、可用性等要求）及维护保养有严格要求，并保存维护和保养记录，执行《基础设施和工作环境控制程序》的有关规定；c)相关生产人员要进行岗位培训、考核，持证上岗，执行《人力资源控制程序》的有关条款；d)编制作业指导书以保证产品质量，对这些过程的生产进行监控，配置适用的测量与监控装置，执行《监视和测量装置的控制程序》的有关规定；e)过程的再确认：按规定的时间间隔或当生产条件发生变化时（如材料、设施，人员的变化等），应对上述过程进行再确认，确保对影响过程能力的变化及时作出反应，根据需要对相应的生产工艺和作业指导书进行更改，执行《文件控制程序》的有关规定。

1、目的对承担质量管理体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满足规定要求。

2、范围适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇用的人员，必要时还包括供方的人员。

3、职责3.1办公室a）负责制定不同岗位、不同工种的岗位任职要求。

b）负责制定年度培训计划，组织各类员工的培训。

c）负责对培训效果进行评估。

3.2管理者代表负责组织ISO9000标准的培训及与质量管理体系有关知识内容的培训。

3.3厂长负责批准公司年度培训计划。

4、程序内容4.1人员安排4.1.1承担质量管理体系规定职责的人员应该是有能力的，对能力的判断应从教育、培训、技能和经历方面考虑。

4.1.2办公室编制《岗位任职要求》报厂长批准，作为公司选择招聘，安排人员的主要根据。

4.2培训、意识和能力4.2.1应识别从事影响质量的活动的人员的能力需求，分别对新员工，在岗员工，各类专业人员、内审员等,根据他们的岗位责任制定并实施培训需求。

4.2.2新员工培训a）公司基础教育：包括公司简介、员工纪律、质量方针和质量目标，相关法律法规，质量管理体系标准基础知识等的培训。

b）部门基础教育：学习本部门工作要求的主要内容。

c）岗位培训：学习岗位作业指导书。

4.2.3在岗人员培训按培训计划，每年应对在岗员工至少进行一次全面的岗位技能培训和考核。

4.2.4特殊工作人员培训a）对关键岗位工作人员进行培训，培训合格后方可持证上岗，每年对于这些岗位的人员还进行培训和考核。

b）计量员、质检员取得国家授权部门相应的培训合格证书。

c）质量管理体系内审员应由质量体系认证咨询机构培训、考核持证上岗。

4.2.5通过教育和培训，使员工意识到：a）满足顾客和法律法规要求的重要性。

b）违反这些要求所造成的后果。

c）自己从事的活动与公司发展的相关性。

d）公司鼓励员工参与质量管理，为实现质量目标做出贡献。

4.2.6评价所提供培训的有效性a）通过理论考核、业绩评定等方法评价培训的有效性，评价被培训人员是否具备了所需的能力。

DOC-《文件控制与管理》TCL小家电质量体系培训教材全套(32页）001A公文管理办法—质量制度表格TCL家庭电器（南海)有限公司文件小家电字[2004]001号签发：公文管理办法第一章总则第一条为规范公司公文处理流程，使其程序化、标准化、制度化，明确各责任主体及管理权限，特制定本制度。

本制度适用于公司各部门。

第二条本制度归口管理部门：公司总经理办公室（下称总经办)。

第二章公文种类及适用范围第三条公文按文种分为:决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、令、函等。

第四条公司公文按文件性质分为管理制度类、通知通报类及请示报告类三大类，按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文.，上行文：指下级向上级请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有“请示、报告.”请示与报告要严格分开，公文标题不得出现“请示报告"。

请示--—用于下级向上级请示某项工作,明确某项政策界限，审核批准某事项。

请示应一文一事,不得多头、越级主送.报告-—-用于下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问。

, 下行文:指上级部门向下级部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

，平行文：指没有行政隶属关系或职能管理关系的各部门用于联系业务往来活动的知照性文件，文种有“工作联络书、函"等。

第五条公文按来源分为外来公文和内部公文，外来公文包括国家、省市、集团及其他相关业务单位的公文，内部公文包括公司公文和部门公文。

第六条公司公文是公司内部最具权威性的行政文件，对公司各部门都具有普遍的效力，部门公文只对本部门或本职能范围具有指令性。

（一）、公司公文适用于：1、下发公司重要的方针政策及重大工作部署性文件；2、下发公司总结计划；3、发布公司重要管理制度;4、发布公司部门或个人重大表彰奖惩通报或决定；5、发布公司及部门机构的设置、合并、撤消人事任免决定；6、向事业本部、集团汇报有关工作的请示、报告;7、对公司各部门、销售中心重要请示事项的批复;8、发布公司召开的重要会议的纪要；9、其他必须以公司名义上报下发的文件。

1 目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为有效版本。

2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3 职责3.1 办公室负责文件管理和分发控制。

3.2 各有关部门负责编制部门受控文件清单，负责本部门使用文件的保管。

4 工作程序4.1 文件的分类和编号4.1.1 分类a) 质量手册、程序文件；b) 作业指导书、管理文件、技术性文件等；c) 外来文件。

4.1.2 文件分受控和非受控两种，与本公司质量管理体系有关的文件、发放给认证公司的质量手册与程序文件均为受控文件，应加盖“受控”印章，并注发放号；发放给客户与咨询公司的质量手册等为非受控文件，对其只进行编号。

4.1.3 文件编码a)质量管理手册QCML-SC质量手册汉语拼音字头济南勤诚志达工贸有限公司b)程序文件程序文件顺序号程序文件汉语拼音字头济南勤诚志达工贸有限公司c)其它质量文件文件顺序号管理(技术) 汉语拼音字头济南勤诚志达工贸有限公司d)版本号/修改状态0为没有修改，1，2，3……为修改次数版本第一次制定为A，版本第二次制定为B4.2 文件的编写4.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表组织相关部门编写。

4.2.2 各部门负责本部门主控的管理文件、技术性文件、制度职责的编制，包括企业标准、工艺操作规程、检验规程、采购技术资料等。

4.3 文件的审批与发放4.3.1 质量手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准；其它管理文件、技术文件等由办公室组织文件主控部门编写，部门主管审核，管理者代表批准。

4.3.2 为了区别不同接受者，在发放的文件封面上注有发放号，用两位阿拉伯数字组成，作为接受部门代号标识。

4.4 文件的借阅与复制借阅或复制与质量管理体系有关的文件，应在办公室填写《文件借阅、复制记录》，由管理者代表或总经理审批后，向文件管理者借阅。

4.5 文件的更改4.5.1 质量手册、程序文件由办公室组织更改，填写《文件更改、销毁报废通知单》，经管理者代表审批后实施，更改的方法一般采用“划改”或“换页”，换页时在版本号栏中填写阿拉伯数字0，1，2……为序作为更改标记。

1、目的对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。

2、范围适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。

3、职责3.1办公室负责评审所需物料采购的能力，识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。

3.2生技部负责评审对产品质量要求的检测能力。

3.3生技部负责评审产品的生产能力及交货期。

3.4厂长负责批准特殊合同的产品要求评审表。

4、程序内容4.1顾客需求的识别办公室负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、协议草案及口头订单等填写在《产品要求评审表》中：a)顾客明示的产品要求，包括产品质量要求、交付、价格等方面的要求；b)顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求。

4.2合同的分类a)常规合同：对公司定型产品所定的合同。

b)特殊合同：常规合同以外的所有销售合同，如对定型产品改进要求的合同。

4.3合同评审4.3.1产品要求的评审应在合同签定之前进行，应确保：a)产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定；b)顾客没有以文件形式提供要求时（如口头定单），顾客要求在接受前得到确认；c)与以前表述不一致的合同或定单要求已予以解决；d)公司有能力满足规定的要求。

4.3.2 对于有现货的常规合同，由销售员将产品名称、型号规格和数量等填写在《出库单》上并签名，经仓库管理员确认无误并签名即完成产品要求的评审。

4.3.3对于无现货的常规合同，办公室负责将《产品要求评审表》交相关部门评审，确定采购的能力、生产能力和交货期。

4.3.4对于特殊合同，办公室负责将《产品要求评审表》交相关部门进行评审，必要时执行《产品实现的策划控制程序》的相关条款。

4.4合同变更4.4.1若因非顾客原因，需变更合同时，办公室应及时通知顾客，征得顾客同意，并填写《合同变更通知单》通知相关部门。

4.4.2若因顾客提出合同条款修改时，应由办公室重新组织修订后的合同评审，具体执行本程序4．3条款。

浙江雅博电器有限公司 Zhejiang Yabo Electric Appliance Co.,Ltd文件名称文件控制程序文件编号：YB-SP-01版本：A编制部门文控中心编制日期：2016.2.2页码：1/51．目的为使本公司质量管理体系相关文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等相关过程得到规范与管理，特制定本程序。

2．适用范围适用于本公司质量管理体系所需文件和外来文件的管理和控制，有关图纸技术资料不在此管控范围内。

3．定义3．1质量手册：规定组织架构、职责与权限、界定范围和质量管理体系的总要求，向组织内部和外部提供质量管理体系的一致信息的文件；3．2程序文件：规定过程的职责、使用资源、运作的方法和衡量指标的信息的文件。

3．3作业指导文件：规范具体作业活动的文件。

如操作标准、检验标准、作业指导书等。

3．4记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

3．5外来文件：与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，客户提供的标准等文件。

1.文件控制过程乌龟图浙 江 雅 博 电 器 有 限 公 司Zhejiang Yabo Electric Appliance Co.,Ltd5.作业内容（下页）文件名称文件控制程序文件编号：YB-SP-01版本：A适用资源： 1．计算机、内部网络过程衡量指标： 1．文件发行过程输入： 1. 质量管理体系输入部门：各部门 过程客户：各部门 支持部门：各部门过程拥有者（责任者）： 品管部文控如何做（方法/程序/技术）：过程输出： 1． 公司质量管理SP1 文件控制接口部支持过编制部门文控中心编制日期：2016.2.2页码：2/5序号文件控制作业流程权责部门/人作业要求参考文件/使用表单5.1申请部门5．1．1文件制定提出：公司质量管理体系建立时所需的文件由管理代表和推行小组统一策划制定，当体系运行后因产品或作业控制需要新增文件时由需求部门提出《文件制订/修订/废止申请单》。