水岸假日物业管理中心前台档案管理规程

一、目的与依据为规范物业管理档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业管理单位在物业管理活动中形成的各类文件、资料、图表、声像、实物等。

2. 物业管理单位的规章制度、合同、协议、规划、设计、施工、验收、维修、保养等文件。

3. 物业管理单位的财务、人事、设备、设施、环境、安全等档案。

4. 物业管理单位的会议记录、报告、通知、公告、请示、批复等文件。

5. 物业管理单位的客户资料、投诉、维修记录、巡查记录等。

三、档案管理职责1. 物业管理单位应设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理员应具备档案管理专业知识和技能，负责档案的日常管理工作。

3. 物业管理单位各部门应积极配合档案管理员的工作，及时将各类档案送交档案室。

四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在形成档案时，应按照档案管理范围及时收集齐全。

2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作。

3. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行安全存放、防潮、防虫、防火等工作。

4. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为各部门提供档案查阅、复制等服务。

5. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁规定，对过期、失效、无保存价值的档案进行销毁。

五、档案保密1. 物业管理档案属于企业秘密，档案管理员应严格执行保密制度，确保档案安全。

2. 档案查阅、复制、借阅等环节，应严格执行审批手续，确保档案信息不被泄露。

3. 档案管理员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。

六、档案培训1. 物业管理单位应定期对档案管理员进行业务培训，提高档案管理水平。

2. 各部门应加强对档案管理知识的宣传，提高全体员工的档案意识。

七、监督检查1. 物业管理单位应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范、有序。

物业大堂前台管理制度内容第一章总则第一条为规范物业大堂前台管理行为，提升服务水平，保障业主和访客的合法权益，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于物业管理公司管理的各类住宅小区、写字楼、商业综合体等场所的大堂前台管理。

第三条大堂前台工作人员应当按照本管理制度的规定履行工作职责，严格遵守公司规章制度，提高自身素质和服务水平，做到文明、高效、规范的服务。

第四条物业管理公司应当为大堂前台工作人员提供必要的培训和指导，确保他们掌握相关法律法规和业务知识，做好服务工作。

第二章大堂前台工作人员的职责第五条大堂前台工作人员的主要职责包括：（一）接待来访客户，引导客户办理相关业务；（二）收集并登记访客信息，确保安全管理；（三）处理来访客户的投诉和咨询，及时向相关部门反馈；（四）协助物业管理部门做好大堂卫生和环境管理工作；（五）协助保安人员做好大堂安全保卫工作。

第六条大堂前台工作人员的工作要求：（一）服从公司安排，认真履行职责，不得私自离岗；（二）严格遵守工作纪律和规章制度，如实记录工作情况；（三）热情周到地接待访客，积极协助解决客户问题；（四）保持工作环境整洁，确保前台工作区域的卫生和整洁。

第三章大堂前台服务规范第七条大堂前台工作人员在服务时应当遵循以下规范：（一）礼貌用语礼仪：在接待访客时要用尊重的语言，不得使用侮辱性语言，不能对访客进行人身攻击，在礼貌用语上做到亲切、热情；（二）有序接待：在忙时要遵守“先来先服务”的原则，不得让访客排队时间过长，做到有序接待；（三）信息登记：每位到访访客必须登记姓名、来访目的，登记后发放访客证明并妥善保管访客物品；（四）疏导访客：当出现不明访客或有异常情况时，前台工作人员要及时进行疏导处理，并向保安部门报告；（五）处理投诉：对于访客的投诉和意见，需认真倾听并及时协助解决，如无法解决需及时向相关部门汇报。

第八条大堂前台服务质量评价：（一）对前台服务质量进行定期评估，不定期进行抽查，对表现突出的工作人员给予表扬，对不达标的工作人员进行督促和培训，严重者给予纪律处分；（二）重要活动、节假日或突发事件时，前台服务人员需提前做好准备，确保服务质量。

第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。

（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。

（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。

（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。

第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。

（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。

（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。

（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。

（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。

第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。

（二）物业设施设备的相关资料。

（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。

（四）物业管理服务合同、协议等。

（五）物业中心内部管理规章制度。

第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。

（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。

（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。

第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。

（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。

（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。

（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。

第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。

（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。

物业公司档案管理工作规程制度标准一、目的使中心的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

二、适用范围客户服务中心所有档案及对业主档案的管理。

三、职责1、行政人事部是客服中心档案管理的主管部门，需设立中心统一档案客服中心，每三个月组织各部门档案员进行档案互检，每半年组织各部门档案员档案资料移交工作。

2、行政人事部负责中心行政档案、人事档案、中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。

3、管家部负责业户档案资料、物业资料、出租房屋资料、车辆资料、收费资料、业主委员会资料等的管理工作。

4、工程部负责工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等技术档案及工程图纸等的管理工作。

5、保安部负责治安、消防、保卫、安全、秩序等相关资料的管理工作。

6、社区文化部负责社区文化资料的管理工作。

四、档案管理范围1、行政档案资料2、人事管理相关材料。

客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。

3、中心证照及其他相关资料。

4、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件等。

5、中心内部重大活动、事件记录。

包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。

6、物业管理相关政策、法规等。

7、业户档案资料。

主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。

8、物业资料。

9、物业经营管理资料。

各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。

10、出租房屋资料。

11、车辆资料。

12、收费资料。

13、业主委员会资料。

14、工程技术档案。

包括工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等。

15、工程图纸资料。

可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图等。

16、治安资料。

17、消防资料。

物业服务前台管理制度一、总则为规范物业前台服务管理，提高物业服务质量和效率，制定本管理制度。

二、服务内容1.接待业主和访客，提供咨询和解答相关问题；2.协助业主办理相关手续和业务；3.接收和转达物业相关信息、意见和建议；4.协助物业管理部门处理突发事件和紧急情况；5.协助物业管理部门做好日常巡查和安全管理工作。

三、前台人员1.前台工作人员应具备良好的沟通能力和服务意识；2.前台工作人员应熟悉物业相关规定和业务流程；3.前台工作人员应遵守工作纪律和岗位要求。

四、服务流程1.业主或访客到达前台，前台工作人员主动问询需求，积极提供服务；2.接待业主或访客时，应礼貌待人，尊重他人，不得有歧视和不礼貌行为；3.在办理相关手续和业务时，前台工作人员应认真核对资料，确保准确无误；4.接收和转达信息时，前台工作人员应及时记录并转达，保证信息畅通；5.协助处理突发事件和紧急情况时，前台工作人员应冷静应对，及时报告相关部门。

五、工作要求1.保持前台整洁、有序，做好档案和资料的整理和保管工作；2.定期对前台设备进行检查和维护，确保正常使用；3.做好前台的安全管理工作，确保工作环境安全；4.加强对员工的培训和考核，提高服务水平和质量；5.处理好业主投诉和纠纷，协助解决问题，保持良好的服务态度。

六、违规处理1.对于严重违反规定的员工，应给予警告、记过、记大过等处分；2.对于因工作失误导致影响物业服务质量的员工，应进行诫勉教育并进行适当处理。

七、附则1.本管理制度由物业管理部门负责解释和执行；2.如有违反管理制度导致损失的，责任人应承担相应的法律责任。

制度内容以本表格公示后正式生效。

本管理制度经总经理办公会审议通过，自发布之日起执行。

第一章总则第一条为了规范物业服务中心的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本服务中心实际，制定本制度。

第二条本制度适用于物业服务中心所有档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第三条物业服务中心档案管理工作应遵循真实性、完整性、连续性、科学性和安全性的原则。

第二章档案管理范围第四条本制度管理的档案包括但不限于以下内容：1. 服务中心内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件；2. 业主大会、业主委员会会议记录、决议、通知等；3. 物业服务合同、收费标准、物业服务方案等；4. 业主投诉、纠纷处理记录及解决方案；5. 维修、保养、更新改造等工程资料；6. 服务中心财务报表、审计报告等；7. 服务中心与政府、相关部门及业主之间的往来文件；8. 服务中心举办的活动、培训、宣传等资料；9. 服务中心人员变动、培训、考核等人事档案；10. 其他需要归档的资料。

第三章档案收集与整理第五条服务中心应设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第六条档案收集应遵循以下原则：1. 及时性：档案形成后，应及时收集归档；2. 完整性：档案收集应全面，不得遗漏；3. 真实性：档案收集应确保内容的真实性；4. 可靠性：档案收集应确保内容的可靠性。

第七条档案整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案的内容、形式、用途等进行分类；2. 编号：对档案进行统一编号，方便查找；3. 立卷：将同一类别、同一事件的档案整理成卷；4. 标题：对档案卷宗进行标题命名，准确反映档案内容。

第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 安全：确保档案在存放、借阅、运输等环节的安全；2. 保密：对涉及保密的档案，应采取相应的保密措施；3. 恢复：定期对档案进行检查、修复，确保档案的完好；4. 搬迁：档案搬迁时应确保档案的安全，防止损坏。

第九条档案利用应遵循以下要求：1. 借阅：档案借阅应办理借阅手续，明确借阅人、借阅目的、归还时间等；2. 复印：对需要复印的档案，应办理复印手续，并严格控制复印份数；3. 查询：为用户提供档案查询服务，确保档案信息的准确、及时。

物业管理处档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理处档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理处所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。

二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同协议档案等。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并建立相应的档案目录。

三、档案收集1. 物业管理处应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件、资料的完整性。

2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、安全事故记录等。

四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每份文件资料的系统性和逻辑性。

2. 归档时应编制档案索引，便于检索和查阅。

五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。

2. 定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏或丢失。

六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经授权不得随意查阅、复制或传播档案内容。

2. 需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经物业管理处负责人批准后方可查阅。

七、档案更新与销毁1. 对于需要更新的档案，应及时进行更新，并做好更新记录。

2. 对于过时或无用的档案，应按照规定程序进行销毁，防止信息泄露。

八、档案责任1. 物业管理处负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理工作的有效性。

2. 档案管理人员应对档案的收集、整理、保管等工作负责，确保档案的完整与安全。

九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理处负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应由物业管理处提出，经批准后方可执行。

请根据实际情况调整上述内容，确保其符合具体物业管理处的需求和规定。

物业前台管理制度范本一、总则第一条为了加强物业管理，提高服务质量，规范前台接待工作，根据国家有关法律法规和物业管理相关规定，制定本制度。

第二条前台接待工作是物业管理的重要组成部分，主要负责受理业主投诉、报修、求助等事项，办理相关手续，提供优质服务，树立良好形象。

第三条物业前台管理制度旨在明确前台工作人员的职责、工作流程和服务标准，确保高效、规范、人性化的服务。

二、工作职责第四条前台接待工作人员应具备以下职责：1. 受理业主投诉、报修、求助等事项，详细记录，及时转达相关部门处理。

2. 办理装修工人临时出入手续，填写相关记录资料。

3. 收发邮件、报纸，为客户提供力所能及的帮助。

4. 严格执行物业公司的各项规章制度，维护物业管理秩序。

5. 保持前台工作环境的整洁、舒适，展示良好的企业形象。

三、工作流程第五条投诉、报修、求助等事项的处理流程：1. 业主拨打投诉、报修、求助电话或前往前台提出需求。

2. 前台工作人员详细记录业主需求，立即转达相关部门处理。

3. 相关部门及时处理，并将处理结果反馈给前台。

4. 前台向业主回复处理结果，如有需要，协助业主解决后续问题。

第六条装修工人临时出入手续办理流程：1. 业主或装修公司提前向物业前台申请，提供相关资料。

2. 前台工作人员审核资料无误后，办理临时出入手续。

3. 装修工人凭临时出入证进出小区，遵守小区管理规定。

四、服务标准第七条前台接待工作人员应遵守以下服务标准：1. 保持良好的精神面貌，态度热情，文明礼貌。

2. 严格遵守作息时间，不迟到、早退，不得擅自离岗、脱岗。

3. 上班时统一着装，注意个人形象。

4. 上班时统一使用普通话，严禁讲粗话、脏话、家乡话。

5. 遵守卫生规定，不随地吐痰、吃零食、吸烟，保持工作环境整洁。

6. 团结友爱，互相配合，积极向上，共同努力。

五、考核与奖惩第八条对前台接待工作人员进行定期考核，考核内容包括工作质量、工作效率、服务态度等。

第九条奖励标准：1. 对在工作中表现优秀、积极进取的工作人员给予表彰和奖励。

物业档案台账管理制度第一章总则第一条为规范物业档案的管理工作，提高工作效率，保障物业档案的完整性、准确性和安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司全体从业人员，包括但不限于物业管理部门、综合服务部门等相关岗位的人员。

第三条物业档案是指物业管理公司负责管理的包括但不限于安全生产档案、建筑档案、设备档案、工程档案、财务档案、人事档案等一切与物业管理相关的文件和资料。

第四条物业档案的管理原则包括：规范管理、便捷查询、安全保密、及时归档。

第二章文件立卡第五条对于物业档案，需要按照相关的管理规定进行文件立卡，包括建档、编码、归档等。

第六条建档工作由物业管理公司的档案管理员负责，确保建档的准确性和完整性。

第七条档案管理员要对建档情况进行定期检查和总结，及时发现存在的问题并加以解决。

第八条建档工作要按照相关规定进行编码，确保档案内容的信息化管理和归档的方便查询。

第九条对于不同类别的物业档案，要进行分类管理，确保分类清晰，方便查阅和归档。

第三章文件归档第十条物业档案的归档工作由档案管理员负责，要按照相关规定将文件及时、准确地归档。

第十一条档案管理员要规范档案的归档流程，保证归档的及时性和准确性。

第十二条对于归档的文件，要进行标注、封存，并进行定期检查和整理，确保文件的安全性和保密性。

第十三条对于涉及机密信息的档案，要按照相关规定进行保密处理，严格控制查阅和复制。

第四章文件借阅第十四条对于需要借阅档案的人员，需要提供相关的证明和申请书，经过审批后方可进行借阅。

第十五条档案管理员要对借阅的档案进行登记和监管，确保档案的安全性和准确性。

第十六条对于借阅后的档案，要进行定期的跟踪和检查，确保档案的完整性和安全性。

第五章文件销毁第十七条对于需要销毁的档案，要经过审批程序，并按照相关规定进行销毁。

第十八条档案管理员要对销毁的档案进行登记和备案，确保销毁的合法性和完整性。

第十九条对于销毁后的档案，要进行彻底的处理，确保机密信息不泄露，并进行相关记录。

第一章总则第一条为了加强物业管理中心档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理中心所有档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第三条物业管理中心档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业管理中心档案实行集中统一管理，各部门、各岗位应按照规定程序报送档案。

（二）分级管理原则：物业管理中心档案分为重要档案、一般档案和秘密档案，分别按照规定进行管理。

（三）规范管理原则：物业管理中心档案管理应遵循规范化、标准化、科学化的要求，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

（四）保密原则：物业管理中心档案管理应严格执行国家保密法律法规，确保档案的保密安全。

第二章档案收集与整理第四条物业管理中心档案收集范围：（一）物业管理合同、协议、规章制度等文件材料；（二）物业管理项目验收、验收合格证明、工程图纸等资料；（三）物业管理项目变更、维修、保养等记录；（四）物业管理服务、收费、投诉、纠纷等记录；（五）物业管理中心人事、财务、会议等内部资料；（六）物业管理中心与其他单位、个人往来函件、合同等。

第五条档案整理要求：（一）档案材料应分类、编目、立卷、归档；（二）档案材料应按照时间顺序排列，确保档案的完整性和连续性；（三）档案材料应使用规范用语，确保档案内容的准确性和可读性；（四）档案材料应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件；（二）档案保管设施设备应符合国家规定标准，确保档案安全；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循真实性、合法性、合规性原则；（二）档案利用应填写档案利用登记表，明确利用目的、范围和期限；（三）档案利用应尊重档案的保密性，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

物业管理公司档案管理作业规程一、编制目的为规范物业管理公司档案管理作业，加强档案的保管、利用和管理，保证档案资料的真实、完整、准确和及时性，制定本规程。

二、适用范围适用于物业管理公司在业务经营管理中形成的各种纸质和电子档案资料，以及涉及到的所有工作人员。

三、档案管理原则1.真实性原则：档案所反映的事实和情况要真实、准确、无误地反映实际情况。

2.完整性原则：档案资料应按照时间顺序完整的记录与业务有关的各种信息和事实。

3.及时性原则：档案工作应保证资料的及时归档、整理和备份，及时反映各类信息变更、主管部门及上级有关政策、法规等的变化情况，并及时参与业务决策。

4.保密性原则：档案资料应遵守国家的有关保密法规，严格保护商业机密、个人隐私及内部机构管理相关的重要信息。

五、档案管理组织1.物业管理公司应设置档案管理部门，明确工作职责和工作流程，由专人负责管理和维护档案。

2.档案管理人员应具有档案管理和档案工作经验，并接受过档案管理、档案鉴定、档案修复、档案数字化等相关技能培训。

3.物业管理公司应按照管理需要和档案存放情况，合理设立档案库房，保证档案资料的安全、有序、易检索。

六、档案管理流程1.档案收集物业管理公司应按照档案管理要求，有序收集企业经营活动中形成的各类档案资料，包括纸质档案、电子档案和图书资料等。

2.档案登记物业管理公司应将收集的档案资料进行归档整理，并按照统一的编号、名称、类别和时间等基本信息，认真登记档案。

3.档案归档物业管理公司应根据档案类别和保管期限，将档案资料正确地归档存放在档案库房中，并进行存放位置标识和说明。

4.档案借阅物业管理公司应建立健全的档案借阅制度，确保档案资料的合理、有效使用，并严格控制档案借阅的时间、地点和权限。

5.档案销毁物业管理公司应按照国家有关档案管理要求和档案保管期限，对档案资料进行适时鉴定、审查和销毁，并制定相应的销毁计划和程序。

七、档案管理考核为保证档案管理工作的质量和效果，物业管理公司应建立档案管理考核制度，定期检查档案资料的完整性、真实性和保密性，对档案管理人员和档案管理部门进行考核和评比，鼓励工作优秀者、督促改进不足者。

一、总则为规范物业管理档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性、安全性，提高档案管理的效率，特制定本制度。

二、档案管理职责1. 物业管理公司设立档案室，由专人负责档案管理工作。

2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任。

3. 档案管理人员应具备一定的专业知识，熟悉档案管理业务。

三、档案收集与整理1. 档案收集（1）按时间顺序收集：设计规划阶段信息、施工及验收阶段信息、委托管理阶段信息、业主收楼信息、日常管理信息。

（2）按物业管理参与者收集：与开发商、设计单位、施工单位合作，全面、准确地收集工程建设产权及工程技术资料等原始资料；在业主入伙、二次装修阶段收集业主、用户资料；在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等相关资料。

2. 档案整理（1）档案管理人员对收集到的原始资料进行集中整理。

（2）剔除作废和无效的记录。

（3）按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索。

四、档案保管与利用1. 档案保管（1）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

（3）档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

2. 档案利用（1）档案利用需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

（2）因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认。

（3）档案在日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

五、档案移交与销毁1. 档案移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

（2）档案移交时，应附上档案清单，确保档案资料齐全。

2. 档案销毁（1）档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

（2）档案资料达到规定保存期限，经主管审批后，方可进行销毁。

六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行监督检查，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

档案资料管理作业规程1.0目的规范物业服务中心档案的收集、编号、分类、整理、保管及借阅工作，确保能档案规范管理。

2.0范围适用于XXXXXXXXX公司所属物业服务中、各异地分公司在管理服务过程中形成的各种档案资料的管理工作。

3.0职责3.1物业服务中心负责人负责外单位（个人）查阅档案及员工借出档案的审批。

3.2各部门主管必须配合管家兼职资料员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

3.3管家兼职资料员负责档案管理的具体工作，职责如下：3.3.1必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握管辖区域/档案材料情况。

4.3.2负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。

3.3.3负责督促各主管档案资料的移交工作。

4.3.4负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

5.3.5监督检查各部门的档案管理情况。

3.3.6必须按要求做好保密工作。

4.3.7必须做好档案设施的维护和保养工作。

4.0内容4.1档案资料的确定和分类。

物业服务中心的档案资料包括：4.1.1物业基本情况资料：包括管辖区域物业的规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2发展商售楼资料：包括售楼宣传资料、售楼合同范本、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋验收合格证及所提供的资料；4.1.3业户基本情况资料：包括业户入伙资料、装修资料、室内维修资料等；4.1.4物业服务中心基本情况资料：包括本物业服务中心的批文、营业执照、代码证、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；4.1.5质量记录：本物业服务中心各部门的日常管理服务质量记录资料；4.1.6外来资料：包括省、市、区、总公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；4.1.7图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；5. 1.8ISO质量文档；4.1.9创优资料；4.1.10其它。

4.2档案编号4.2.1为方便查阅档案资料，根据档案资料类别，将档案进行编号管理。

第一章总则第一条为加强物业管理中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我中心实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理中心内部各类档案的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业管理中心档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、责任到人的原则，确保档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的规范运作。

第二章档案收集与整理第四条档案收集范围包括：1. 物业管理中心的各类文件、报告、会议纪要、合同、协议等纸质档案；2. 电子档案，如电子邮件、公文系统、项目管理软件等产生的电子文件；3. 声像档案，如照片、录音、录像等。

第五条档案收集要求：1. 档案收集应全面、准确、及时，确保档案的完整性；2. 收集档案时，应核实档案的真实性、合法性、有效性；3. 档案收集应分类、分档、分卷，便于归档和查询。

第三章档案归档与保管第六条档案归档要求：1. 档案归档应按照档案分类、分档、分卷的原则进行；2. 归档的档案应按照档案号顺序排列，便于查询；3. 归档的档案应注明归档时间、归档人、档案来源等信息。

第七条档案保管要求：1. 档案保管应遵循“三分法”（分开存放、分类存放、分卷存放）原则；2. 保管档案应定期检查，确保档案的完好无损；3. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠，确保档案安全。

第四章档案利用与查询第八条档案利用原则：1. 档案利用应遵循合法、合理、及时、准确的原则；2. 档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露档案内容；3. 档案利用应注重档案的保存价值，不得随意销毁档案。

第九条档案查询程序：1. 查询人应填写档案查询申请表，注明查询目的、内容、时间等；2. 档案管理人员根据查询申请，查找相关档案；3. 查询人领取档案，查阅完毕后应及时归还。

第五章档案信息化管理第十条物业管理中心应积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平。

第十一条档案信息化管理包括：1. 档案数字化：将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储；2. 档案数据库建设：建立档案数据库，实现档案的集中管理、查询和利用；3. 档案网络化：利用网络技术，实现档案的远程查询和利用。

物业服务中心物业档案管理作业规范一、引言物业档案是物业管理的重要组成部分，它包含了物业管理的相关信息和记录，对于物业管理的顺利进行具有重要意义。

为了规范物业档案管理工作，提高档案管理效率和质量，制定一套完善的档案管理作业规范势在必行。

二、档案分类与整理1.分类原则：按照物业管理的不同性质及用途进行分类，如行政管理档案、财务管理档案、设备设施档案等。

2.分类标准：根据档案内容和用途进行分类，确保档案的整理和检索方便快捷。

3.整理方法：采用文件夹或文件盒进行整理，确保档案的存放有序。

4.档案标识：每个档案文件夹或文件盒上应有明确的标识，包括档案名称、编码、责任人等信息，方便进行档案的查找和管理。

三、档案保管与借阅1.档案保管：档案应存放在专门的档案柜或档案室中，避免受潮、受热等情况，确保档案的安全性和完整性。

2.档案借阅：档案借阅需要填写借阅申请表，经批准后方可借出，并且应在借阅记录中详细登记借阅人、借阅时间等信息，还档案时要及时归还，并进行复核。

四、档案销毁与归档1.档案销毁：档案的定期销毁工作应在符合国家相关法律法规的前提下进行，由专门委员会进行审批，并记录档案销毁的时间和方式。

2.档案归档：档案归档是指将已经完成的档案移交到档案库进行保管，并进行备份和整理。

归档流程应有清晰的工作规范，确保每一份档案都能被妥善保管。

五、档案管理制度与培训1.档案管理制度：物业服务中心应制定相应的档案管理制度，明确各类档案的处理流程、权限和责任。

2.档案管理培训：物业服务中心应定期对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业能力和意识，确保档案管理工作的规范性和高效性。

六、档案管理的流程与监督1.档案管理流程：物业服务中心应建立完善的档案管理流程，包括档案的收集、整理、存储、借阅、归档和销毁等环节。

每个环节都应有相应的流程和标准。

2.档案管理监督：物业服务中心应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作的质量和流程进行监督和检查，及时发现和处理问题。

物业管理公司客户服务中心档案管理制度一、总则1.1 为了加强物业管理公司客户服务中心档案管理工作，提高档案管理的规范性和效率，保障客户信息的准确性和安全性，特制定本制度。

1.2 本制度适用于物业管理公司客户服务中心的档案管理工作，包括客户档案、业务档案、合同档案、财务档案等。

1.3 客户服务中心档案管理工作由客户服务中心主任负责，并指定专人负责档案的日常管理工作。

二、档案分类与归档2.1 客户档案：包括业主个人信息、房屋信息、联系方式、服务记录等。

2.2 业务档案：包括物业管理服务合同、维修记录、投诉处理记录、社区活动记录等。

2.3 合同档案：包括物业服务合同、供应商合同、外包服务合同等。

2.4 财务档案：包括收费记录、财务报表、审计报告等。

2.5 档案的归档应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的完整性和准确性。

三、档案管理要求3.1 档案应存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和保密。

3.2 档案的保管应按照档案的性质和保存期限进行分类，确保档案的保存质量和使用效率。

3.3 档案的查阅应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。

3.4 档案的销毁应按照档案的性质和保存期限进行分类，确保档案的合法性和合规性。

四、档案查阅与使用4.1 档案的查阅应由客户服务中心主任或指定专人进行审批，确保档案的准确性和完整性。

4.2 档案的使用应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。

4.3 档案的复制应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。

五、档案管理责任5.1 客户服务中心主任负责档案管理工作的整体规划和管理。

5.2 档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制等。

5.3 所有员工都有责任遵守档案管理制度，确保档案的准确性和完整性。

六、档案管理制度实施与监督6.1 客户服务中心应定期对档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理的规范性和效率。

物业管理公司档案管理作业规程（范文）物业管理公司档案管理作业规程一、档案管理的基本原则1. 信息化原则：积极推行电子档案管理，提高档案管理的效率和质量。

2. 统一原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，保证档案管理的一致性。

3. 规范原则：严格按照法律法规和相关规定进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。

4. 安全原则：加强档案的安全保密工作，保护档案的完整性和机密性。

二、档案管理的主要内容1. 档案收集：建立档案收集制度，及时收集和整理相关档案材料。

2. 档案整理：对收集到的档案材料进行分类整理，并编制档案目录。

3. 档案登记：建立档案登记制度，每个档案都需要进行登记，包括档案编号、档案名称、存放位置等信息。

4. 档案存储：建立档案存储制度，确保档案的安全存放和定期维护。

5. 档案借阅：建立档案借阅制度，每个借阅者需要填写借阅申请，并按规定时间归还档案。

6. 档案销毁：建立档案销毁制度，对于过期或无用的档案按照规定进行销毁，以节约存储空间。

三、档案管理的具体步骤1. 档案收集和整理（1）明确收集范围：确定需要收集和管理的档案范围，包括业务档案、财务档案、人事档案等。

（2）分类整理：根据档案的性质和内容进行分类整理，设立相应的档案分类目录。

（3）建立档案编号：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。

（4）编制档案目录：根据档案编号和内容，编制档案目录，记录档案的基本信息。

2. 档案登记和存储（1）登记档案信息：在档案登记簿上记录每个档案的基本信息，包括档案编号、档案名称、存放位置等。

（2）建立档案存放区域：设置专门的档案存放区域，对档案按照分类进行存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。

（3）定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，及时处理档案损坏和遗失问题，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案借阅和销毁（1）借阅申请：借阅者需填写借阅申请，包括借阅目的、借阅期限等，经审批后方可借阅档案。

（2）档案借阅登记：在档案借阅登记簿上记录每个档案的借阅信息，包括借阅者、借阅时间等。

物业前台管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业前台管理，确保社区物业管理工作的正常运转，制定本制度。

第二条本制度适用于物业前台工作人员，包括前台接待员、前台主管等。

第三条物业前台管理应遵循“规范、高效、服务”的原则，服务于住户，保障社区安全和秩序。

第四条物业前台工作室要遵守国家有关法律法规和社区物业管理相关规定，管理人员要遵守职业道德，维护职业形象。

第五条物业前台工作人员应该具备一定的综合素质，包括良好的沟通能力、服务意识、团队合作精神和责任心。

第六条物业前台工作人员应严格遵守工作纪律，不得擅离职守或私自离开岗位，不得随意外借岗位或让他人代替工作。

第七条物业前台工作人员要维护物业管理的形象，不得穿着不整洁、言语粗鲁、态度恶劣等有损物业形象的行为。

第八条物业前台管理工作应当与其他部门密切协作，做好信息的沟通与协调，确保物业管理工作的顺利进行。

第二章岗位职责第九条物业前台接待员的主要岗位职责包括：1.负责接待社区业主、访客等，提供周到的服务和咨询。

2.负责接听和处理电话，转接相关部门或人员。

3.负责登记来访人员信息，做好来访记录工作。

4.负责对社区相关信息和资讯进行发布和公告。

5.负责协助物业主管做好日常工作。

第十条物业前台主管的主要岗位职责包括：1.负责安排前台接待员的工作任务和工作流程。

2.负责做好物业前台管理的评估和考核工作。

3.负责对前台接待员进行工作培训和业务能力提升。

4.负责协助社区其他部门做好相关工作。

第三章工作流程第十一条物业前台接待员要做好接待工作，包括以下流程：1.登记来访人员信息，包括姓名、来访事由、来访单位等。

2.引导来访人员进行登记，发放来访证件。

3.提供周到的服务，解答来访人员的问题和咨询。

4.协助转接电话，确保电话畅通。

5.做好来访记录，提供日常工作的统计分析。

第十二条物业前台主管要做好前台工作的管理与协调，包括以下流程：1.安排前台接待员的工作任务和工作流程，确保工作有序进行。

某物业服务中心档案管理规程本物业服务中心档案管理规程旨在规范物业服务中心档案管理工作，确保档案信息的安全性、完整性和可靠性，促进物业服务中心工作的开展，保障物业业主的合法权益。

以下为本规程内容：一、档案管理的基本原则1.依法依规原则。

本规程遵循国家有关法律法规和政策、行业标准规定，严格按照国家档案管理要求进行管理。

2.分类管理原则。

根据档案性质和用途，将档案材料分门别类、分级管理，区分机密、重要和一般档案，分别制定归档、借阅、销毁等操作流程。

3.保密原则。

物业服务中心档案存储应做好人员管理、机构安全、技术保密、物理防护等措施，对于涉及个人隐私和商业秘密的档案应加强保密管理。

4.保存原则。

物业服务中心对于重要、历史价值的资料，在档案保存期限内应妥善保管，确保档案的完整、清晰、可读。

5.服务原则。

物业服务中心档案管理应为物业业主提供及时、准确、完整的档案查询和服务，保证物业服务中心工作的顺畅开展。

二、基础管理工作1.档案管理员的任命和职责物业服务中心应聘请定期工作时间尽职全职档案管理员，对档案管理进行全面负责。

档案管理员应具备一定的专业知识和管理能力，严格遵守相关制度和规定，执行上级文件和规定的管理工作，并及时、准确地反馈管理情况。

2.物业服务中心档案的收集、整理和汇总物业服务中心应建立档案收集、整理和汇总工作的制度，对物业服务中心的各个业务部门、管理区域等相关方面的档案资料进行汇总，并按照科学合理的方法进行整理和分类。

档案材料应按照内部管理要求进行归档，并可随时向其他部门查询。

3.档案存储和保护物业服务中心应对档案的存储、保护、处理方式建立明确的标准，严格按照要求进行操作，建立档案资料管理的安全保护系统。

档案室应规划合理，设备设施专业，制定相应的管理制度和操作程序，如进厂制度、巡查制度、送达制度等。

4.档案借阅管理为给业主提供高效贴心的服务，物业服务中心应在档案室设置专用借阅台帮助业主查询需求，建立档案借阅制度，包括借阅范围、借阅时限、借阅手续等要求。