数据库商函的制作特点(ppt 62页)

商务信函的写作原则及写作特点（准确）一前言二写作原则三写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等四商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）五结论与体会商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1．正确性（correctness）毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其它特点的基础。

舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。

只有正确了，才可能去谈完整性（completeness ），清晰性（clarity ），简明性（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用正确的格式等等。

更有研究者（张彦，李师君2005：171）指出，商务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同表达习惯与方式都要有精确的把握。

2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。

如果有所欠缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问题。

3．清晰性（clarity）商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切的单词放在一起；（4）使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和Theydelivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清晰明了，不会引起误解。

商务信函的写作特点商务信函是商业界中常见的书信形式，用于进行商业交流和沟通。

其写作特点可以总结为以下几个方面：2.清晰简洁：商务信函应该具备简洁明了的特点，内容要点清晰明确，语言简洁明了，不要出现冗长和啰嗦的表达。

使用简短的句子和段落来传达信息，避免使用复杂的句式和过多的修饰词语。

3.明确目的：商务信函应该明确表达自己的目的和要求。

信函的开头应该直接点明写信的目的，例如说明该信函是用于提供信息、请求帮助、寻求合作、确认约定等。

接下来的段落则可以详细描述相关细节和要求。

4.专业语气：商务信函应该保持一种专业的语气，避免使用主观性和情感化的词汇。

使用正面和积极的语气表达想法和请求，句子结构应该明确和坚定。

5.礼貌和尊重：商务信函的写作应该体现出礼貌和尊重的态度。

在信函的开头和结束部分可以使用一些礼貌用语，例如“尊敬的先生/女士”、“您真诚的”、“敬启”等。

此外，其他部分也应尽量避免使用冷漠和不礼貌的表达方式。

6.格式规范：商务信函的格式应该符合一定的规范。

信函的开头应包含发信人的姓名、职务、公司名称和联络方式。

接下来是日期和收信人的姓名、职务、公司名称和联络方式。

正文部分可以根据需要分为多个段落，每个段落表达一个主要观点或请求。

信函的结尾应包含表达感谢的措辞和发信人的姓名。

7.正确的语法和拼写：商务信函应该遵循正确的语法和拼写规则，以确保信息的准确性和专业性。

应仔细检查信函中的拼写错误和语法错误，并在需要时进行校正和修改。

8.及时回复：商务信函的及时回复是非常重要的，尤其是在商业交流和合作中。

及时回复可以体现出对对方的重视和尊重，同时也可以避免延误商业机会和交流。

因此，在回复商务信函时，应尽量在合理的时间范围内进行回复。

总之，商务信函的写作特点包括正式、规范、清晰简洁、明确目的、专业语气、礼貌尊重、格式规范、正确的语法和拼写以及及时回复。

这些特点可以帮助写信人在商业中有效地交流和沟通，建立良好的商务关系。

邮政数据库商函介绍邮政数据库商函被称为“带着瞄准器的广告媒体”，是以精准的名址数据为核心通过寄发信函，帮助商家将商品（服务）信息直接传递给目标客户，具有针对性强、保密性好、效果持久、成本低廉等特点，是商家拓展市场的一种有效方式。

（一）数据库商函特点数据库商函能够提供个性化的内容，能够呈现短信、电邮所不能呈现的层次丰富的内容，直接带来视觉，听觉，嗅觉，触觉，甚至味觉的体验；针对性强，可根据产品或服务的特性，“自由”选择目标受众、确定投放范围和投放数量。

（二）服务概述客户可以利用邮政海量的数据资源和全覆盖的投递网络进行直邮，邮寄相关的广场信息、宣传资料、优惠信息等材料给目标或者潜在客户。

（三）服务目的以精准投递的方式提高宣传的针对性，并因为数据库商函源于书信给客户亲切感，用客户易于接受的方式进行宣传更易获得客户的认同感。

（四）费用计算：印制成本：按实际印制规格计算单件邮寄成本：业务计费单位资费标准（元）本埠资费外埠资费信函首重100克内，每重20克0.8 1.2（不足20克按20克计算）续重101-2000克每重100克1.22（不足100克按100克计算）印刷品首重100克0.40.7（不足100克按100克计算）续重101-5000克每重100克0.20.4（不足100克按100克计算）5001克至28000克以每5000克为一计费单位实行累加计费（五）全程描述：1．筛选发函对象：（1）商家自己提供目标对象信息（自己拥有或购买）（2）邮政提供有效的目标对象信息2．起草、设计广告信函内容信封：一个别致、醒目的信封，更能吸引顾客打开信函。

使用何种样式的信封没有固定的方式，取决于邮寄活动的目的和成本。

广告内容：可以包括——一封信函、可回函的邮简、明信片、表格、商品目录和小册子、价目表、促销品等；具体内容以新品推介、优惠促销为主，同时搭载实用性较强的健康小常识、生活指南等既能使单一的商业广告变的更有人情味、更易于接受、也能便于携带和收藏。

商务信函的写作特点
商务信函是商务活动中常用的一种沟通工具，其写作特点如下：
1. 正式性：商务信函要求正式、规范，使用正式的信函格式和语言。

信件的开头通常称呼收信人的姓名及职务，结尾使用礼貌语言表达诚挚的谢意或祝愿等。

2. 明确性：商务信函要求清晰、简洁，措辞准确，表达明确的意思。

避免使用模糊、含糊不清的词语，提供明确的信息和要求。

3. 具体性：商务信函要求具有具体的内容和信息。

对于交流中的活动、时间、地点等应提供详细的说明，确保双方对事务有清晰的认识。

4. 专业性：商务信函需要根据不同的业务场景，使用相关行业或领域的专业术语，表达出对行业及业务的了解，以提升信函的效果和专业性。

5. 诚信性：商务信函要求真实、诚实，遵守承诺和合同，严格按照事实进行陈述。

信函的内容和承诺需要可信和可靠，让收信人对发信人和交易有信心。

综上所述，商务信函的特点是正式、明确、具体、专业和诚信。

通过合理运用这些特点，可以提高信函的效果，并促进商务活动的顺利进行。

函的概念、特点、结构、内容、写法一、函的概念公函是无隶属关系的机关之间相互征询意见、询问和回答问题，或者请求有关主管部门批准的公文。

书信作为公文中唯一的平行语言，有着广泛的应用。

在行文方向上，既可以是平行机关之间的行文，也可以是无隶属关系的机关之间的行文，包括上级机关或下级机关。

在适用内容上，既可用于非隶属机关之间相互征询意见、询问问题、回答问题，也可用于向有关主管部门请示批准、向上级机关请示具体事项。

也可用于上级机关答复下级机关的询问或请示批准，上级机关督促下级机关做好相关事宜，如用信函要求下级机关上报报表、资料、统计等。

此外，上级机关有时会使用信函对原始文件进行细微的补充或更正。

但是，这种情况很少见。

二、函的特点（一）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

(2)灵活性。

表现在两个方面:一是文笔关系灵活。

信函是平行公文，但除了平行书写外还可以向上或向下书写，没有像其他语言那样对特殊的书写关系有严格的限制。

第二，形式灵活。

除高级国家机关的主函必须按照公文的格式和书写要求书写外，其他一般信函比较灵活，可以按照公文的格式和书写要求办理。

你可以有首页，也可以没有首页，也不用编文号，甚至不用编标题。

（二）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

(3)另外，从内容和用途上，还可以分为联系函、通知函、提醒函、邀请函、请求回复函、转递函、提醒函、提交函等。

数据库商函一、含义：是以名址数据为核心的精准媒介。

它通过对邮政海量数据的分析、挖掘，筛选出针对性强的名址数据，通过信函形式向目标客户传递信息，实现一对一的沟通。

二、主要形式：（1）信函形式（2）邮简形式（3）封片卡形式（4）印刷品形式三、能给客户带来的利益：（1）开拓市场、发展新顾客－使没用过产品（服务）的消费者开始使用产品(服务) （2）顾客升级－让使用产品（服务）的消费者使用更多产品（服务）（3）何持顾客忠诚度－使消费者不转移到竞争对手那里为客户服务的具体方式有：（1）进行直接销售（2）深化促销活动（3）实施会员服务（4）传递公司信息（5）收集市场情报（6）联络顾客情感（7）公益活动推广（8）服务企业形象（9）参与整合营销四、优势：（1）针对性强：广告主可以根据产品、客户的特性，在数据库中自由选择目标受众、确定投放范围和投放数量。

（2）个性化强：个性化的信息传递给需要的目标受众，使目标受众有与销售者“亲密接触”的感觉。

（3）保密性好：广告信息不容易被竞争对手发现，目标受众不会受到其它广告的影响，提高阅读率。

（4）形式灵活：内容、尺寸和形式都由广告主决定，设计更贴近产品，更能吸引目标受众的眼球。

（5）作用时间长：设计、印刷精美的商业信函，通常会被保留一段时间或者收藏，广告宣传效果持久。

（6）回复率高：商业信函的个性化、可选择性、灵活性和不受其它竞争广告影响的特点，使得回复拆封率、回复率都比其它媒体高。

（7）效果易于测定：目标受众数量、回复信函数量全部掌握，广告主对整个广告活动的效果一清二楚，便于为开展科学的营销战役做准备。

五、一条龙服务：1．方案策划2.提供名址3.数据服务4.策划、设计、制作5、邮寄6、数据库建立与维护宣传内容可以是优惠券、打折卡、产品目录册、宣传手册、邀请函、调查函、会刊等，帮助客户实现新品推广、促销、销售机会获取、销售等目标。

五、如何去营销营销八步走：1.寻找客户，谁会发数据库商函？了解客户的过去、现在、将来；2.确定我们能帮客户做些什么；3.上门营销，营销员上门营销时必备客户可用的名址数据资料、相关产品（行业）特色信封与彩色样张内页以及相关行业成功案例；4.编制具体的策划方案（目的是帮客户维护顾客关系、拓展市场、树立形象、提升影响等）；5.具体的数据库商函创意与设计6.编制具体的执行计划7.跟进反馈情况，与客户沟通8.营销总结编制策划方案要清楚：1.为什么寄?为了卖商品？促销？联络会员？。

商务信函的写作特点商务信函是商务活动中常见的交流方式。

它是商业关系中不可或缺的一部分，使人们能够在商业交易中进行沟通和协商，是一种重要的商业沟通工具。

商务信函的写作特点有以下几点：一、精炼简洁商务信函是商务活动中的正式文件，因此应该注意精炼简洁。

要写清楚明确的内容，不能太快地自相矛盾、表述不清，同时也不能重复表述。

在表达中应该尽量避免使用长句，精炼的语言显得专业和可靠。

二、正式规范商务信函是商务活动中的正式文件，必须注重正式规范。

在撰写信函时，应该注意文书格式、称呼等正式规范，这是表现出专业性和正式性的必要条件之一。

写作时应注意其大小写字体、段落落款等细节问题。

三、准确明了商务信函是一种正式文书，需要准确、清晰和明了。

在信中应该突出重点，用简单明了的语言表达自己的意思。

尽量不要使用难以理解的术语和行业专用词汇，以免造成误解。

四、恰当礼貌商务信函是正式文件，应该充分体现出恰当的礼貌。

在企业的交流活动中，恰当的礼貌可以增加人际关系的和谐度，缩短业务合作周期。

在正式书信中要注意表达出尊重对方的语气和态度。

五、重视细节商务信函虽然只是一种书面语言，但是依然需要注意细节问题。

例如信封格式、日期问题、正式称呼和末尾问候等都是需要认真考虑的问题。

每封信的每一个细节都需要重视，这样才能提高认真态度。

六、注重实效商务信函的核心是能够达到实效。

商务信函需要达到的目的是解决商务问题，因此在写作过程中需要注重实际作用，不能过于抽象。

要通过明确的具体内容，明确的结构、合理、全面的内容，使收信人容易理解。

商务信函是商业交流中必要的手段之一，只有细心谨慎地对待商务信函，才能促进商业关系，增进合作意向。

谨慎的写作方法和慎重的态度，让商务信函成为一种重要的工具，帮助我们取得商务合作中的成功。

商业信函特点及写作的注意事项商业信函特点及写作的本卷须知【经理人职场-讯】在行销学中，商业信函直邮行销法应用的比较多。

那么商业信函直邮行销法的优势表达在那些方面，商务信函的特点优势什么，本卷须知又是怎样的呢业务优势商务函电商务信函的写作需要注意以下几点标准：(1)准确。

商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

(2)简洁。

在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

(3)具体。

信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

(4)礼貌。

要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

(5)体谅。

要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。

这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

商务信函写作的本卷须知2.切忌主客不分或模糊。

例子:decidingtorecindtheearlieretimate,ourreportwaupdatedtoinclude $40,000fornewequipment.应改为decidingtorecindourearlieretimate,wehaveupdatedourreporttoinclud e$40,000fornewequipment.(we决定呀,不是report.)3.结构对称,令人容易理解。

例子:theownerquetionedtheoccupantleaeintentionandthefactthatthecon tracthadbeenalteredwithinkmarking.应改为:theownerquetionedtheoccupantleaeintentionandinkalterationofth econtract.4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。