(行政文秘)秘书资格证书培训基础知识讲稿

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20 x 20 = 400 秘书资格证书培训基础知识讲稿(基础班)

基础班以讲基础知识为主，要求大家掌握基础知识点，学会案例分析，完成工作实务。

柴世民

第一讲 秘书资格证书考试及应用文书

的概念与制发程序

国家秘书职业资格证书是由原国家劳动和社会保障部推出，迄今已有十余年时间，现在由人力资源与社会保障部颁发。考试内容分为秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。秘书（涉外）专业的其它考试与秘书（普通）考试相同。正在上大学本科或大专的学生可以直接报考三级秘书，当参加秘书工作以后，可以报考二级秘书。

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20 x 20 = 400 下面我们介绍秘书资格鉴定的考试内容。秘书职业资格考试鉴定内容包括职业道德、理论知识、案例分析、工作实务等四方面基本内容。考试分为两部分试卷。第一部分包括职业道德（25题，25分）和理论知识（100道题，100分）。职业道德考试分两部分，一部分为职业道德基础理论与知识部分，（第一至十六题），第二部分为职业道德个人表现部分，（第十七至二十五题）；关于第一部分是单选题与多选题，考试内容基本上在国家职业资格培训教程《职业道德》教材里面。关于第二部分为职业道德个人表现部分为离散选择。例如，18，上班路上，你碰到一个生病老人时（）。 A，加快脚步走开。B，赶紧上前帮助。C，当做什么事也没有发生。Ｄ，没有什么感觉。答案是A:0,B:1,C:0,D:-0.1。所以，职业道德考题不难，认真看看教材与考题，有所重视，一般都能通过。希望大家把这两年的考题看一看案。理论知识部分满分１００分，单选题６０

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20 x 20 = 400 分，多选题４０。内容基本上在秘书基础知识部分与秘书三级秘书教材里面。基础知识占30%左右，三级秘书实务占70%左右。所以，同学们要认真看书，把能够出单选与多选的题都划出来看。另外如果要把握考试的知识点，最好把这几年的考题归一个类，就会发现不仅许多考题有重复性，考点也有重复性。这就使我们在全面复习的基础上容易抓住重点。这里最好列一个表格。案例分析即录像题有2道，总分５０分，第一题２０分，第二题３０分。录像题即情景模拟：第一题，录像反映了三级秘书工作时的情景，请仔细观察三级秘书的工作环境、工作表现和个人行为，找出其中至少10个正确点或不妥之处。（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。第二题，录像反映了三级秘书工作时的情景，请仔细观察三级秘书的工作环境、工作表现和个人行为，找出其中至少15个正确点或不妥之处。（每题连续听两遍，应至少找出15处）。工作实务也称操作

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20 x 20 = 400 题，是用来解决秘书工作存在的问题的。要求考生对卷面提出的工作任务进行书面回答。考题内容在三级秘书实务这本书里（第１题20分，第２题～第３题，每题15分，共50分），一张卷子100分。由此看出，职业道德、基础知识、三级秘书实务三本书，三级秘书实务是学习的重中之重。考卷的难易度，三份试卷的组成难度，总体上为中等：低难度试题占20%，中等难度试题占70%，高难度试题占10%。涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。

秘书考试成绩的计算：秘书(五级、四级、三级、二级)两部分都达到及格线为及格，两部分平均分及格但有一个模块成绩不及格者，其合格成绩保留一次有效，保留期内可自愿申请参加一次不及格模块所在考试段的补考。两部分都不及格需重考。

下面简单讲一下看书与听课的关系，重点与非重点的关系，基础与冲刺的关系。

关于看书与听课的关系。仅看听课课件

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20 x 20 = 400 中的知识点是不够的，应结合考卷分析考试的知识点，通过考卷分析发现，单选与多选的考点是很细的，所以在听讲以后还应多看书。

其次，关于重点与非重点的关系。从试卷归类分析，历年考试点集中的地方也是重复考试的地方，当然也是重点。但是，由于试题库抽题，试题的面一定广，所以，我们认为复习考试应该全面撒网，重点突破。因为根据经验，重复题、重点题单选多选就三十分左右。所以，还应全面看书。

第三，关于基础与冲刺的关系。考前一星期，进行冲刺，之前抓基础。冲刺的一个重要内容就是大量做题。我们会给大家配题的。

下面我们讲秘书基础知识的具体内容。

第一章 文书基础

文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。古往今来，人们通过书写和制作文书来记录信息，

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20 x 20 = 400 利用传递文书来彼此相互交流信息，利用公布文书对公众发布信息等等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。而秘书工作中运用的文书被称为应用文书，它有其特定的格式与制发程序，是为秘书工作服务的。

第一节 应用文书的概念与制发程序

一、应用文书的含义与分类（标记）

应用文书是指各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务的时候经常应用的具有一定格式的文体总称。它的任务也是记录信息、交流信息和发布信息的。但必须通过一定的格式记录信息、交流信息和发布信息才有效。所以，为了工作方便，各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理在处理事务中都用得着应用文书。我们知道，单位有事，一个一个进行通知，比写一张通知麻烦多了。中央的会议精神如果不是用通报的文种传达到各个单位是无法让下面单位或个人了解的。总不能13亿人坐在一起开个

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20 x 20 = 400 会或给13亿人一个一个口头传达吧？所以应用文书的作用是不言而喻的。因此，应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务的时候的好帮手。，人们特别是秘书必须学会拟写应用文书。

秘书应用文书主要有行政公文、事务文书、商务文书3类。

行政文书是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文的文种是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定的命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种行政公文。但是在现实生活中，行政公文文种的使用远远超过了行政机关，在商务、科技、司法等领域也广泛使用，因此，行政公文也称通用公文。

39，通用公文的格式要素可划分为：眉首、主体和（ ）

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20 x 20 = 400 A附注

B附件

C主题词

D版记

41，应当在公文中最后一个抄送机关的后面（ ）

A标句号

B标分号

C标冒号

D不标注标点符号

事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理 。本章主要阐述传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等事务文书。

商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。本章主要阐述意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同等。

我们看这么一道题：

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20 x 20 = 400 例：下面属于行政公文的是（ ）

A.通知、决定、报告、会议纪要

B.通知、决定、调查报告、会议纪要

C.通知、决议、调查报告、会议纪要

D.通知、决定、总结、会议纪要

答案：A

解析：调查报告和总结属于事务公文

“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（ ）

A、建议部分 B、情况部分 C、回顾部分 D、预测部分

二、通用公文的制发程序（何谓制发？发文办理。暂时以制作发行来理解）

通用公文是因为是官方文书，具有法律效力,因而是有着严格的制发程序的。通用公文的制发又叫发文办理。主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。我们主要介绍草拟、审核、签发、复核四部分。

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20 x 20 = 400 草拟就是拟写公文草稿。秘书草拟公文的要求是：

（1）、文稿要符合国家的法律、法规、及其他有关规定。所以，秘书基础知识第六章专门讲述秘书应掌握的法律法规。实际上，秘书还应该掌握与工作有关的政策。

（2）、草拟文稿要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）、文稿中人名、地名、数字、引文要准确。如果出了问题，就会传递错误信息。

（4）、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。

（5）、应当使用国家法定计量单位。

（6）、文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。

（7）、公文中的数字。除成文日期、部

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20 x 20 = 400 分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

以上这些都是秘书在草拟文稿的时候必须解决的问题。

审核就是对公文稿进行审查核定。文稿草拟以后，高一级秘书负责对文稿进行审核。审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。

62、文稿审核是文稿（ ）前的最后一道文字工序。

A、签发 B、复核 C、缮印 D、分发 (2008年5月单选题)

93、文稿审核中发现的（ ）可以直接修改

A、错字 B、漏字 C、不对的符号 D、不对的标点 (2008年5月多选题)

签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

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20 x 20 = 400 我们看这么一道题：

例：决定公文文稿能否生效的环节是（ ）

A.拟办 B.审核 C.签发 D.批办

答案：C

解析：签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

例如 文稿审核是文稿( )前的最后一道文字工序。

A、签发 B、复核 C、缮印

D、分发

解析：签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。

复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。（以上为第一讲讲稿）

第二讲 通用公文的格式