OA办公自动化系统作用

摘 要

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化知识以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。

关键词： 办公自动化 秘书工作 文字管理 档案管理 信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in

traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development. To this end, we

introduce the "office automation" concept, and applied to the work being secretary to Secretary

of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues

at work, so as to continuously improve work efficiency. This article introduces the secretarial

工程技术　计算机光盘软件与应用　Ｃｏｍｐｕｔｅｒ　ＣＤ　Ｓｏｆｔｗａｒｅ　ａｎｄ　Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎｓ　２０１２年第１７期　

图３办公自动化流程　办公自动化系统的主要功能模块如下：　’（１）协同工作：主要负责工作流程的制定，协同事项　及协同管理等事项。其中包括了个人设置、公文起草、催　办信息等。　（２）公文管理：主要负责公文的管理，包括起草、传　递、审批等工作事项。　（３）电子邮件：主要负责邮件的管理，包括收发邮件、　保存草稿等操作事项。　（４）工作交流：主要负责开放信息平台及交流平台的　管理，包括平台的内容修改、留言功能等事项。　３．２在企业中的应用　以中航一集团中的金航ＯＡ系统为例，该ＯＡ系统集　成了个人办公、机关信息、个人邮件、事务处理、公文办　理、公用信息以及系统管理等功能。因为该ＯＡ系统的应　用，中航一集团实现了现代化的办公管理，体现了其先进　性：创造了集成化的电子办公环境；拥有了集公文处理、　发布、共享的工作平台；处理过程及监督具有了工作流的　性质；提供的与ＭＩＳ的接口方便了两部门间的信息交流和　查询。同时，还有屯兰矿无纸化办公ＯＡ系统等等　３－３办公自动化应用中注意的问题　（１）ＯＡ系统的应用与传统的办公模式有很大差别，　在应用时没有切实可行的办法。　（２）为了迎合使用者，ＯＡ系统的部分核心功能常常　被裁剪，使得ＯＡ系统的整体性受到破坏。　（３）ＯＡ在应用中具有局限性，无法完全突破传统办　公模式的局限。协同工作仅仅是停留在浅层次。各部门各　自为政，协同工作难以开展。　（４）部分单位实施ＯＡ系统仅仅是搞形象工程，没有　切实使用。　３．４对办公自动化应用的一些建议　针对办公自动化应用中的问题，可以通过以下办法进　行解决或缓解。　（１）ＯＡ系统的选型应具有针对性，即以企业业务实　际需求为对象，选择与企业业务相适应的ＯＡ系统。　（２）企业高层领导带动实施，切实ＯＡ系统在企业办　公中的应用，并辅以一定的行政措施，加快推广速度，加　快各部门之间的协同工作进度，切实感受ＯＡ系统带来的　效益。　４结束语　办公自动化的实施，为企业的办公流程更规范，提高　了企业的工作效率，同时也为企业的管理制度的切实落实　提供了助力。　参考文献：　【１］陈春香．论企业办公自动化Ⅱ】．现代企业文　化．２００９（１　６）．　［２］刘晓余，杨浩．浅析ＯＡ系统在企业信息管理中的应　用与实现．电子商￣，２００６（１）．　［作者简介］方铭（１９７６一），男，壮族，广西南宁，广　西运德集团，南宁市民族大道１８６号，助理工程师，本科　工学学士，计算机科学与技术。　（上接第１６页）　ＶＰＮ是一种架构在公用通信基础设施上的专用数据　通信网络，利用网络层安全协议（尤其是ＩＰＳｅｃ）和建立　在ＰＫＩ上的加密与签名技术来获得机密性保护。基于ＰＫＩ　技术的ＩＰＳｅｃ协议现在已经成为架构ＶＰＮ的基础，它可以　为路由器之间、防火墙之间或者路由器和防火墙之间提供　经过加密和认证的通信【３］。虽然它的实现会复杂一些，但　其安全性比其他协议都完善得多。　３．４电子商务　电子商务的建设最重要的就是解决电子商务应用的　安全问题。就是要解决信息存储、传输的安全；提高防护、　检测、响应恢复和抗攻击能力；保证保密性、鉴别性、完整　性、可用性和可控性【４Ｊ。其核心是保证系统数据的安全和系　统的可用性。ＰＫＩ的核心环节ＣＡ就是电子交易中信赖的基　础。主要负责产生、分配并管理所有参与网上交易的实体所　需的身份认证数字证书，使网上交易用户屙性的客观真实性　与证书的真实性一致。为网上交易各方的信息安全提供有效　的、可靠的保护机制。这些机制提供机密性、身份验证特性　（使交易的每一方都可以确认其它各方的身份）、不可否认性　（交易的各方不可否认它们的参与）。它的建立对开放网络上　的电子商务的开展具有非常重要的意义。　４结语　随着互联网的发展，基于网络环境下数据加密／签名的　应用将越来越广泛，ＰＫＩ作为技术基础可以很好地实现通　行于网络的统一标准的身份认证，其中既包含有线网络，　也涵盖了无线通信领域。因此我们可以预见，ＰＩＧ的应用　前景将无比广阔。　参考文献：　【１］１陈晓纪，李大明，柴旭光．ＰＫＩ技术在安全电子商务系　统中的应用研究卟邢台职业技术学院学报’２Ｏ１０，３．　［２］窦军伟．ＰＫＩ技术发展与应用初探Ｕ］．电脑知识与技　术，２０１０，１０．　【３】张蓉，杨磊，程慧．ＰⅪ技术及其发展应用田．大众科　技，２０１０，２．　［４］田文强，穆瑞辉．电子商务系统中基于ＰＫＩ技术的角　色访问控制模型卟新乡教育学院学报，２００９，４．　［作者简介］李远英（１９８０．），女，贵州凯里人，贵州　电子信息职业技术学院，讲师，研究方向：计算机硬件技　术和数据库技术。　一

OA办公系统是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。但由于不同厂商的OA办公系统功能侧重点也不一样，所以OA办公系统的类型也可以分为以下几种类型。

事务型OA系统、管理型OA系统、决策型OA系统

事务型OA系统

事务型OA系统处理办公部门中大量的事务性工作，事务性工作的工作量大，重复性高。使用办公自动化系统来处理可以使办公人员从这些工作中解脱出来。事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等。

管理型OA系统

管理型OA系统对信息的流通进行控制和管理，做好对信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判断和反馈，从而使信息资源的利用获得良好的效益。管理型为中间层，它包含事务型、管理型系统是支持各种办公事务处理的办公系统，并支持管理控制与管理信息系统相结合的优势。

决策型OA系统

决策型OA系统是办公自动化系统，它具备有决策或辅助决策功能，在对大量信息进行分析的基础上，为决策这提供解决方案的依据。决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

随着时代的发展，OA办公系统的要求也越来越高，OA办公系统也从一个功能单独的软件逐渐变成一个功能模块集合的平台！

功能全面的OA办公系统，首选FE企业运营管理平台！

FE企业运营管理平台是一款集成ERP+CRM+SCM+PLM等多款办公软件的OA办公系统，以建立高效协同的工作方式，实现公司日常办公、办事、沟通、协作、资源共享、高效事务处理机制的企业运用管理平台，并支持跨地域、跨公司、跨单位进行协同工作。

而且，FE企业运营管理平台还能通过增减功能模块，让购买系统的价格进行调整，来满足不同企业的办公需求！

OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

OA发展的阶段

工具阶段：－纸张信息数字化，纯文字、表格处理、存储、查询，工具阶段

MIS阶段：－数字信息采集汇总，流程、表单管理，局域共享，C/S结构为主流

网络协同工作时代－互联网环境，对信息全方位、多角度共享及协同要求，基于智能、门户、管理及业务一体化整合，B/S结构为主流。

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。