浅谈城建工程档案的管理

如何提升城建档案管理水平

摘要：目前，我国是社会主义经济迅猛发展的新时期，城市建设在不断加快，城建档案的利用率越来越高，做好档案管理工作就显得尤为重要。本文主要围绕城建档案的特点和加强城建档案管理的重要意义，提出了切实可行的操作方法，以期有效推进城建档案管理工作。

关键词：城建档案；创新意识；数字化建设

引言

城市化发展的不断深入，城市建设规模也在不断扩大，城建项目的数量也在逐渐增多，因此城市管理相关工作越来越繁琐。而对城建档案管理进行不断创新，成为城市建设过程中所必需的一步，为之后工作提供保障，能够有效优化城建档案管理质量，对城市进行合理规划具有促进作用。

1智慧城市背景下城建档案管理工作的意义

随着社会的不断进步，城市的快速发展，在城建档案管理工作中，应摒弃传统的工作思维，无论是对工作的内容还是工作的模式都要加大创新的力度。通过落实智慧城市发展的理念，积极引进新的科技方法，对发展当中存在的问题进行综合解决，以便于提升整体的工作效率和质量。应用智能化的档案存储模式，保障数据的完整性和科学性，并避免数据查找困难等问题的出现。城建档案管理工作需运用自动化和模拟化的工作模式，结合城市的发展特点，有效对工作环节进行协调安排，为城建档案管理工作奠定良好的基础。

2如何提升城建档案管理水平

2.1提高职业素养，增强学习意识

这里所说的职业素养是特指档案管理人员必须培养的职业素质，培养职业素养要切实落实到自身的工作中，发挥主观能动性，将工作推向有序、系统、计划、协调、高效、负责的状态。由于城建档案管理工作有其自身特点，要求工作人员既要掌握城建档案工作的原理方法，更要对不同的工程建设形成的档案特点、规律进行准确把握，这就需要不断加强业务指导和培训，及时掌握省、市乃至国内外档案方面的新技术、方法，拓宽知识面，提高驾驭工作的能力。

2.2创新工作方法

现如今城建档案多数为纸质档案，例如，城市勘测档案、城市规划档案等。在大数据环境下，这些档案可安排专业人员转化为数字档案并储存于相关数据库中，以便于档案能够被更便捷的查阅、分类、整理、编目，同时也可保障档案数据的安全无损性。这项工作应在短时间内完成，为信息化建设提供基础，以尽快完成传统管理与信息化管理之间的有效转换。在管理系统方面，由于城建档案涉及到的资源较多，可充分利用数字技术、网站技术、新媒体技术等，建立信息共享平台，并连接档案管理信息系统，形成更综合性的系统，以保障城建档案在区域内自由流通。最后，应强调档案馆服务功能，在信息技术帮助下满足民众对城建档案浏览与查阅的需求。信息服务工作可开发更安全、流畅、便捷的手机app，以便于用户随时查阅并了解档案馆举办的各项活动。让城建档案不再单一作为信息存储的空间，而是利用该渠道为人民提供创新服务。

浅谈城建档案的服务工作　

口何蓉　

【摘要】服务是档案工作的出发点，也是档案工作的根本目的。如何做好城建档案服务工作，本文从档案收集、档　案编研、声像档案、档案信息化管理等五个方面进行了阐述。　【关键词】城建档案服务　

城建档案是指在住房和城乡规　

划、建设管理活动中直接形成的对国　

家和社会具有保存价值的文字、图　

纸、图表、声像、电子文件、实物等　

各种形式和载体的历史记录。城建档　

案具有以下作用：第一是城市规划和　

城市发展定位的重要参考；第二是工　

程维修、改造、扩建的重要依据；第　

三是查明工程质量原因、追究工程质　

量责任、惩治工程建设领域的腐败行　为、法院依法断案、解决纠纷以及保　

险理陪等等的法律依据；第四是灾后　

恢复重建的重要依据；第五是修志编　

史的重要原始依据。服务是档案工作　

的出发点，也是档案工作的根本目　

的。做好城建档案服务工作，对促进　

城市发展和经济建设有着十分重要的　

意义。　

一、城建档案服务模式化单一　

国家档案局局长毛福民同志在全　

国档案工作服务机制创新座谈会上指　

４６　曩嚣董・２０１３－￣第７期　出“全国各级各类档案部门要从档案　

工作出发，紧紧围绕服务这个主题，　

更新服务观念、拓展服务领域，改革　

服务方式，大胆探索、全方位、多层　

次、多角度地为经济建设和社会发展　

服务，并以优质的服务动全面工作的　

开展”。在传统服务形式下，城建　

档案部门只是对主动移交进馆资料进　

行收集、整理、保管，没有更多业务　

的开展，而且提供服务的对象主要是　

建设规划部门。档案馆提供服务方式　

被动、单一，主要是咨询答复服务、　

手工查阅服务、外借复制件服务等形　

式。随着城市化进城加快，工程档案　

数量增加，利用档案者增多。仅靠简　

单的手工接收工程竣工资料也远远满　

足不了社会的需求。在信息时代，利　

用电子政务专网、局域网、实现档案　

目录检索、查询等自动化功能，提高　

信息化管理水平。增强城建档案为社　

会服务的意识。改变城建档案服务模　

应用技术　

Ｉ■　

浅谈城建档案在城市建设规划管理中的作用　

李静　

（巴彦县建设局城镇规划管理处）　

［摘　要］适应城市建设和管理的需要，城建档案的动态管理方式～一　“档案工程”应运而生．本文阐述了“档案工程”的概念、内容，分析　了“档案工程”管理与传统方式管理的主要区别，论述了“档案工程”管理在现实工作中的多方面作用。　［关键词］城建档案城市建设　管理方式　中图分类号：Ｆ２９９　文献标识码：Ａ　文章编号：１００９—９１４Ｘ（２０１０）１卜０３２２一Ｏｌ　

城建档案是城市建设各部门在城市规划建设中形成的各种资料。它不　仅全面记录和反映城市建设从规划到开发建设，同时也为城市规划、建设　

的决策提供信息资源。可见，管理好城建档案，是作好城建工作的基础。　几年来，城建档案工作在规范化、现代化管理，开发城建档案信息资源，　

服务城市建设等方面取得了显著成绩，在城市建设中发挥了越来越大的作　

用。但是，从城市发展变化中看，城建档案工作开展的还很不平衡，以　

盘锦市城建档案馆为例，由于成立时问较短，档案规范化、现代化管理　

和档案信息资源开发利用方面，还有一定的差距，加强城建档案管理，开　发档案信息，服务城市建设工作，成为城建档案工作的重中之重。　

１　“档案工程”管理方式和基本内容　“档案工程”管理方式是我们在从事城建档案多年实践过程中，通过　

不断总结而产生的一种管理方式。在城建档案管理工作中，由于我们对档　案接收的时间不同，档案分类管理的不同，在城建规划、建设、管理等　

部门利用档案时，为了一条街（路），‘一个建设小区项目全部所需档案的查　找，往往要花费很长时间，有时还满足不了利用者的需求，还有很多档　

案、很多数据不能综合利用，这是由于我们按每项工程为一个保管单位的　

管理方式所造成　而通过实现“档案工程式的管理，这种矛盾就会迎刃　

而解，档案的综合性利用效能将极大的加强，档案管理方式更加实用，反　

应的内容更加生动。　

２　“档案工程”管理与传统管理方式的区别　（１）综合管理与单一管理的区别从城市建设发展规律上看，城市是从单　

第一章 总则

第一条 为加强城建办档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我办实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于城建办内部所有档案的管理工作，包括文书档案、工程档案、照片档案、电子档案等。

第三条 档案管理工作应遵循真实性、完整性、准确性、安全性和有效性原则。

第二章 档案收集与整理

第四条 档案收集

1. 城建办各部门、各单位应按照档案管理要求，及时、准确地收集和整理档案材料。

2. 收集档案材料应确保其真实、完整、准确，不得遗漏、伪造、篡改。

3. 档案收集范围包括：工作文件、会议记录、规划方案、设计文件、施工图、竣工图、验收报告、合同、协议、往来函件等。

第五条 档案整理

1. 档案整理应按照档案类别、时间顺序、文件编号等进行分类、编目、编号。

2. 档案整理应确保档案材料的系统性和连续性，便于查阅和利用。

3. 档案整理应编制档案目录、索引等检索工具，方便用户查找。

第三章 档案保管与维护

第六条 档案保管

1. 档案应按照保管期限进行分类存放，分为永久、长期、短期三种保管期限。

2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘、防高温、防低温等条件，确保档案安全。

3. 档案保管人员应定期检查档案库房，确保档案安全。

第七条 档案维护

1. 档案维护包括档案材料的修复、复制、数字化等工作。 2. 档案修复应遵循档案材料保护原则，不得损害档案原貌。

3. 档案复制、数字化应确保档案内容完整、准确，不得出现错漏。

第四章 档案利用与查询

第八条 档案利用

1. 城建办工作人员因工作需要查阅档案，应向档案管理人员提出申请，经批准后方可查阅。

2. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。

3. 查阅档案应爱护档案材料，不得损坏、丢失。

第九条 档案查询

1. 档案查询可通过档案目录、索引等检索工具进行。