公文处理及归档管理办法

行政公文的文件整理方法在日常工作中，行政人员需要处理大量的文件和公文，如何有效地进行文件整理是提高工作效率的重要一环。

下面将介绍一些行政公文的文件整理方法，希望能对大家在工作中有所启发。

首先，要始终保持文件的整洁和有序。

在处理完一份文件后，及时将其归档或放回原位，避免文件堆积在办公桌上造成混乱。

可以在文件柜中设立不同类别的文件夹，将相关文件归入同一类别中，便于后续查找和管理。

其次，要建立起合理的文件分类系统。

根据文件的内容和用途，将文件进行分类存档，可以按照项目、时间、部门等因素来设置文件分类，确保文件的存放位置清晰可见，方便日后查找和使用。

同时，为每个文件夹或文件建立明确的标签，标注文件的名称、日期和重要性等信息，让整个文件系统更加清晰明了。

另外，要及时清理和处理不需要的文件。

定期审查文件存档，将已经完成的任务或过期的文件予以清理和归档，避免无用文件占用存储空间和影响工作效率。

可以将不需要长期保存的文件转为电子文件形式，以便节约空间和便于管理。

此外，合理利用办公软件进行文件整理也是一个不错的选择。

许多办公软件都具有文件整理和分类功能，可以帮助用户更快速地对文件进行整理和管理。

可以利用软件的搜索功能快速查找需要的文件，实现高效处理和利用工作文件。

最后，要建立起良好的文件管理习惯。

包括及时归档文件、定期整理文件、保持文件整洁和合理分类等。

通过培养良好的文件管理习惯，可以提高效率，减少工作中的混乱和疏漏，使工作更有序、更高效。

总的来说，行政公文的文件整理方法是一个综合性的工作，需要从分类、整理、清理、利用等多个方面加以考虑和处理。

只有建立起科学、规范的文件管理体系，并加以切实执行，才能提高工作效率，减少工作中的烦恼和困扰。

希望以上方法能帮助大家更好地处理行政公文文件，提高工作效率和精确度。

公文归档管理制度第一章总则第一条为规范公文管理工作，提高行政效率，保障信息安全，提高信息利用率，加强对公文管理的监督和管理，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位内各级领导机关、各部门、各单位及其工作人员在行使公文管理职责中的活动。

第二章公文的定义和分类第三条公文是国家机关、团体组织、企事业单位及其工作人员在工作中为了处理工作事务而起草、出具用以传达决策、监督、管理和协调意见的文件。

第四条公文分为文件、函件和电子文电。

第五条公文根据重要性和责任性分为重要文件、一般文件等。

第三章公文的起草、审核及签发第六条公文的起草应当按照规定格式和文体要求进行，确保文字通畅、条理清晰、表述规范，不得有歪曲事实、违背科学的内容。

第七条公文的审核应当按照规定程序进行，确保合法合规，内容真实可靠，不得有违法行为、违背规定、造成恶劣影响的情况。

第八条公文的签发应当由具有相应职权的人员进行，确保公文的法律效力和权威性，不得冒用他人名义、超越职权范围的情况发生。

第四章公文的分发、传阅和办理第九条公文的分发应当按照规定的渠道和程序进行，确保及时到达指定收件人，不得私自篡改、延误、遗漏。

第十条公文的传阅应当按照规定的权限和范围进行，确保传达信息的准确、权威和及时性，不得泄露机密、损害个人利益、扰乱工作秩序。

第十一条公文的办理应当按照规定流程和标准进行，确保任务的完成和问题的解决，不得违背规定、背离要求、造成不良后果。

第五章公文的归档管理第十二条归档管理是指对公文材料的分类整理、清点装订、数字化存储和保管管理工作。

第十三条归档管理应当按照规定的标准和要求进行，确保归档的实效性和便捷性，不得有错漏、混乱、灭失。

第十四条归档管理应当定期清点，确保存档材料的完整性和真实性，不得有删改、丢失、倒卖公文材料等违法行为。

第十五条归档管理应当对存档材料进行数字化处理，确保资料的安全和长期保存，不得有损毁、泄露、篡改的情况。

附件公文处理管理办法第一章总则第一条为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。

第三条本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。

第四条本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。

各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。

文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。

单位内设临时机构一般不对外发文。

第七条非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。

特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。

第二章公文种类第八条各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。

第九条正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。

3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

行政公文的归档和销毁程序随着社会的进步和发展，行政公文在日常工作中扮演着重要的角色。

为了确保行政公文的管理和保存，归档和销毁程序成为了必不可少的一环。

本文将详细介绍行政公文的归档和销毁程序，并提供一些实用的方法和建议。

一、归档程序1. 完善的文件分类：行政公文应按照文件类型进行分类，如会议纪要、通知公告、报告材料等。

每个文件应贴有标签，并注明文件编号、日期等信息，以方便日后查找和管理。

2. 文件整理与装订：归档前，应对文件进行整理，确保纸张完整无缺。

可以使用文件夹或文件柜进行装订和分类，或者采用电子文档管理系统进行存储，以提高效率和便捷性。

3. 编制归档清单：在归档过程中，应编制详细的归档清单，包括文档名称、编号、存放位置、保管责任人等信息。

清单应保存在明显的位置，以便随时查看和更新。

4. 存储环境的选择：为了确保行政公文的安全和保存完整性，应选择适当的存储环境，防潮、防火、防尘等设施都应妥善配置。

同时，对于重要文件可以选择进行电子存储和备份，以备不时之需。

二、销毁程序1. 定期审查：行政公文在一定时间后需要进行审查，及时发现和处理过期、无效的文档。

可以设立定期检查的时间节点，将过期文件进行记录并通知相关部门进行处理。

2. 合法的销毁方式：对于不再需要保留的文件，应采取合法的销毁方式，如文件碎纸机、焚烧等。

在销毁前，最好有相关的销毁证明和记录，以确保文件的彻底销毁。

3. 注意信息安全：在销毁过程中，应注意保护文件中的重要信息，防止泄露和滥用。

对于涉及个人隐私或商业机密等文件，应采取相应的保密措施，如切割机、密封袋等。

4. 彻底清除痕迹：销毁完文件后，还需要对废纸或废物进行彻底清除，确保不留任何痕迹。

可以委托专业机构进行处理，以确保销毁的完全性和隐私的保护。

三、附加建议1. 建立良好的档案管理制度：行政机关应制定并严格执行档案管理制度，规范各项流程和操作。

包括文件的收集、整理、归档、销毁等环节，都需要明确的操作规范和责任人。

公文处理及归档管理办法公文处理及归档管理办法为了规范公文管理工作，提高工作效率，减少因管理不规范而产生的风险和矛盾，制定本办法。

本办法适用于各部门工作中的公文处理和归档管理。

一、公文处理1、公文的定义公文指用于政府部门、企事业单位等机构内部或组织间沟通联系的文字、图表、文件、照片等文书资料。

2、公文的种类公文种类繁多，按照性质不同主要分为通知、通报、公告、请示、报告、派遣令等。

按照处理方式不同主要包括纸质公文、电子公文、签报公文等。

3、公文处理程序公文的处理程序主要包括拟办、审批、签发、印制、分送、收文、阅读批示等。

（1）拟办：由公文的起草人负责撰写初稿。

（2）审批：由上级主管部门审核并批准公文。

（3）签发：公文审核完毕后进行签字或盖章处理。

（4）印制：印制公文正本和副本，保存档案备查。

（5）分送：将公文按照不同的接收方分发。

（6）收文：接收方在阅读公文后应及时进行批示，并将批示结果传递给下一步处理人。

（7）阅读批示：必须认真阅读公文内容，每个环节的批示反映了该环节对公文的处理认识和态度。

4、公文处理要求（1）保密性原则：严格保密机密公文的处理及传送。

（2）及时性原则：按照规定时间限制完成处理手续。

（3）现实性原则：公文处理要符合实际情况和实际需要。

（4）规范性原则：公文处理符合规范要求。

5、手机公文流转应用应用手机公文流转app，将公文处理过程数字化。

在手机公文流转中，可以快速实现公文流转，更加方便快捷。

同时也可以审核、签批、批注、转发、传阅等一系列操作。

数字化流转可以有效提升公文处理效率。

二、归档管理1、归档管理的定义归档管理是指将已经处理完毕的公文及时进行分类、编号、整理、保存以备查阅、检索、利用、销毁的工作。

2、归档管理的原则（1）合法性原则：归档资料必须是依法合规的文件资料。

（2）完整性原则：尽可能保存完整的资料，应避免因删除重要资料而导致信息不完整。

（3）保密性原则：保证归档资料的信息安全，对涉密的资料应在保密条件下存储和处理。

公文的归档存档和销毁规范
公文是组织机构重要的沟通工具，对于保留机构重要信息、维护机构声誉、规范组织运作等方面起到非常重要的作用。

公文的归档存档和销毁规范也是非常关键的环节，合理有效的管理可以保证公文安全保存、便于查阅和节约空间、保障机构信息安全，下面将详细介绍公文的归档存档和销毁规范。

首先，归档存档阶段是公文管理过程中不可或缺的环节。

归档存档是指将处理完的公文按文件种类、文件号、发文日期等标准整理并放置于指定位置保存。

归档存档的规范要求包括：根据公文的性质和重要性确定保管期限，重要公文可以永久保存；建立清晰明确的文件目录结构，方便查找和管理；对不同保密级别的公文进行相应的管理措施，确保信息安全；并定期进行归档检查和整理，确保文件的完整性和安全性。

其次，销毁规范也是公文管理中必不可少的环节。

销毁是指依据规定的销毁期限和程序将已到期的公文进行安全处理的过程。

销毁规范要求包括：根据文件的保管期限和文件种类确定销毁期限，确保及时销毁已过期的公文；严格按照规定的销毁程序和方法进行销毁，如撕毁、粉碎或烧毁等方式；在销毁过程中保证公文信息的完整性和机密性，防止信息泄露；并建立销毁记录，包括销毁文件清单和销毁证明，确保销毁工作的透明和规范。

最后，公文的归档存档和销毁规范是保障机构信息安全和保护机构利益的重要措施。

遵守规范的归档存档和销毁程序，可以有效管理公文，保障信息的完整性和安全性，提高工作效率，降低管理风险。

因此，组织机构应该建立健全公文管理制度，加强人员培训和监督，确保归档存档和销毁规范得到有效执行，提升机构管理水平和效能。

国家行政机关公文处理办法(国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行)第一章总则第一条为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第七条各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第八条各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有：(一)命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复适用于答复下级机关请示事项。

公文归档和管理
第一条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其他有关规定，及时整理、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。

第三条传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

利用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置。

绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。

第四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。

单位撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文移交、清退。

第六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和
有关公文处理部门主管领导批准后，可以定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不遗漏。

公文管理办法一、总则为了提高公文处理的效率和质量，实现公文管理的规范化、制度化和科学化，特制定本办法。

本办法适用于本单位内各类公文的收发、登记、传阅、归档、保管等工作。

二、公文种类（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（二）公文的排版格式应符合国家相关标准，包括字体、字号、行距、页边距等。

（三）公文的用纸应采用国际标准 A4 型纸。

四、公文的拟制（一）公文拟制应当做到：内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（二）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

公文管理办法第一章总则第一条为使项目公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，全面提高公文质量和办文效率，结合项目公司实际，制定本办法。

第二条项目公司办公室是公文处理的管理部门，负责管理项目公司公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作，各部门要指定专职或者兼职人员负责公文处理工作。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全，严格执行国家保密法律、法规和省有关保密规定。

第二章常用公文种类及其适用范围第五条项目公司常用公文种类及其适用范围：（一）决定适用于项目公司对重要事项或重大行动做出的安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销公司各部门不适当的决定事项。

包括表彰决定和关于重大行动或重要事项的决定。

（二）通告适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项。

（三）通知适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求各部门办理和有关部门需要周知或要共同执行的事项；任免和聘用干部。

通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。

（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

报告可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

（六）请示适用于向上级单位请求批示、批准。

可分为请求指示的，请求批示、解决问题的和请求批转的三种。

（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，对重要事项提出贯彻执行的具体要求，以及回复公司股东、相关合作单位征求对办法、问题的看法。

（八）函适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准或答复一般审批事项。

（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

公司会议纪要主要分三种：《公司执行董事决定》，用于记载执行董事决定事项，以及需以会议纪要形式加以明确或落实的事项；《公司总经理办公会会议纪要》，用于记载公司经营班子会议议定事项，以及需以会议纪要形式加以明确或落实的事项；《公司专项工作会议纪要》，用于记载公司领导研究分管业务的专门工作事项。