机关常用事务文书举例

机关常用事务文书举例

一、讲话稿

1、讲话稿也称“发言稿”，是在某种特殊场合要讲话前所拟定的书面稿子。

2、用途：讲话稿的使用范围很广，多用于各种大小会议、广播录音、电视录像等口头表达；也可以登报印发成“书面发言”。其作用是节省时间，集中、有效地围绕议题把话讲好，不至于走题或把话讲错。

讲话稿一般应由讲话人自己写。只有在特殊情况下，可经过授意由别人代写。讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分。详稿准备较充分，只消拿到会议上去念就行了；略稿是个提纲、要点，在发言时要再作发挥；腹稿，仅仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，到时即席发言，然后根据别人的记录整理成书面的东西。

文章是给人看的，讲话则是给人听的。看起来顺眼的文章，听起来不一定顺耳；看起来清楚明白的句子，说给人听，别人不一定听得懂。因此，写讲话稿，就是要抓住讲话的通俗化和口语化两个特点。

讲话要通俗，就是要适合人听觉的需要，适合听众的接受水平，容易叫别人理解和接受。

讲话要口语化，就是写的稿子，别人看起来顺眼，听起来顺耳。它的语言简短精练，形象、生动、具体，别人不仅听得明，而且印象深，记得牢。

3、讲话稿的种类：

按照会议内容的不同可把讲话稿分为工作会议类讲话稿，庆祝、纪念会议类讲话稿，表彰会议类讲话稿。

4、讲话稿的格式：一般由标题和正文两部分组成。

（1）标题。讲话稿的标题一般分为两种：①讲话人的姓名、职务、事由和文种构成，如《×××省长在全省教育工作会议上的讲话》；②由一个主标题和副标题组成。主标题一般用来概括讲话的主旨或主要内容，副标题则与第一种的构成形式相同。如，《进一步学习和发扬鲁迅精神—在鲁迅诞生110周年纪念大会上的讲话》。

（2）正文。讲话稿的正文包括开头、主体和结尾三部分。

①开头部分。首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们”、“各位专家学者”等，要求庄重、严肃、得体；然后用极简洁的文字把要讲的内容概述一下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点；接着转入正文讲话。

②主体部分。根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。

③结尾部分。结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等等。

【例文】：

胡锦涛在上海合作组织阿斯塔纳峰会上的讲话

尊敬的纳扎尔巴耶夫总统，各位同事：

首先，我谨对纳扎尔巴耶夫总统和哈萨克斯坦政府为本次峰会所作的周到安排表示衷心的感谢，对蒙古、巴基斯坦、伊朗、印度领导人参加峰会表示热烈的欢迎。

上海合作组织成立４年来，一直秉承互信、互利、平等、协商、尊重多样文明、谋求共同发展的“上海精神”，始终致力于维护本地区的和平稳定、促进各成员国的互利合作和共同发展，在地区安全合作、经济合作中发挥着越来越重要的影响，在世界上树立了和平、合作、开放、进步的良好形象，展现出强大的生命力和美好的发展前景。

当前，上海合作组织的发展进入了一个重要时期。新形势、新任务、新挑战，迫切需要各成员国不断增进互信、加强团结、深化合作。我们应该共同努力，尽快把本组织的合作潜力转化为现实成果，妥善应对国际和地区形势复杂变化带来的挑战。

回顾过去，上海合作组织的发展成就，是各成员国加强团结协作、共同应对国际风云变幻取得的。展望未来，上海合作组织要战胜前进道路上的困难和挑战、不断取得新的成果，仍然要靠团结协作。只要我们各成员国加强协调、密切合作，上海合作组织这艘航船就一定能够乘风破浪、一往无前。

上海合作组织的前途，最终取决于我们能否把共识化为行动、把蓝图变成现实。只要我们把抓落实作为今后工作的中心环节，坚持不懈地做实事、求实效，深化和拓展务实合作，扎实推进各项既定目标的实现，上海合作组织就一定能够根深叶茂，生机盎然，不断结出累累硕果。

当前，我们应该着重做好以下工作：第一，全力加强安全合作。没有稳定，一切发展都无从谈起。“三股势力”对各成员国和整个地区构成严重的现实威胁。要坚持不懈地推动落实签署的有关打击“三股势力”的文件和协议，开展有效的情报交流，加紧研究建立突发事件应急机制；第二，扎实推动经济合作尽快取得实际成果。我们要加强协调，加大投入，有步骤有重点地执行多边经贸合作纲要及其落实措施计划，尽快建立银行联合体，积极探索多边和双边相补充、政府和企业相结合的合作模式，推动上海合作组织同国际金融机构建立联系、开展合作，为深化经济合作创造有利条件。中方高度重视落实在塔什干峰会上宣布提供的９亿美元优惠出口买方信贷，已决定在贷款利率、贷款时限、担保条件方面采取更加优惠的措施，使这笔贷款尽早用于各方关心的合作项目，确保有关成员国从中受益；第三，深入开展人文合作。我们要采取有效措施，开展和深化在文化、救灾、教育、旅游、新闻等领域的合作。要加强在人力资源能力建设方面的合作，中方将为此拨出专项资金，在３年内为其他成员国培训１５００名不同领域的管理和专业人才。

各位同事！继2004年塔什干峰会吸收蒙古为上海合作组织观察员后，本次峰会又给予巴基斯坦、伊朗、印度观察员地位。这进一步向国际社会表明了上海合作组织的开放原则和参与国际及地区事务的合作姿态。相信上海合作组织同有关国家的合作，将对国际及地区事务产生重要影响。

各位同事！中亚地区以其独特的战略位置和独特的历史文化，在国际舞台上扮演着日益重要的角色。中亚地区近期发生的一些事情，引起了国际社会广泛关注。我们认为，中亚国家是本国及中亚地区事务的主人。中亚各国人民有权独立自主地选择符合各自国情的发展道路，有智慧有能力办好本国和中亚地区的事情。我们主张，中亚地区应该成为互利合作的舞台，各有关方面都应该以建设性的合作态度处理彼此关系。我们希望，中亚地区各种形式的双边和多边合作不断深化和发展，以利于共同应对挑战、促进地区发展、维护地区稳定、实现普遍繁荣。总之，我相信，中亚必将成为和平、稳定、繁荣的地区，上海合作组织能够为实现这一目标做出重要贡献。

各位同事！今年是世界反法西斯战争胜利６０周年。抚今追昔，我们倍感和平来之不易。面向未来，我们更加关注实现世界持久和平。实现世界持久和平，需要世界各国共同努力。中国将始终高举和平、发展、合作的旗帜，始终不渝地奉行独立自主的和平外交政策，坚定不移地走和平发展的道路，同各国人民一道不断推进人类和平与发展的崇高事业。上海合作组织，是实现我们各方利益的重要途径。中方将一如既往地同各方一道努力，求团结、促合作、谋发展，使上海合作组织给各成员国人民带来更多福祉，在维护世界和平、促进共同发展中发挥更大作用。刚才，纳扎尔巴耶夫总统宣布下届上海合作组织峰会将在中国举行。我代表中国政府，感谢各成员国领导人对中方的信任。我们将全力以赴做好各项准备工作。我们欢迎各成员国和观察员国的领导人届时前往中国与会。

谢谢！

二、简报 1、简报是党政机关、人民团体、企事业单位内部用于汇报工作，反映问题、沟通情况、指导工作，交流经验、传递信息的一种简短的有一定新闻性质的文书材料。

2、简报的作用：

（1）便于领导机关掌握情况、指导工作按照实际情况来决定工作方针。领导机关通过简报掌握各种情况和问题，并通过本级的简报，通报上面情况，传达有关指示，介绍典型经验，起到上通下联、推动工作的作用。

（2）向上汇报工作，争取指导帮助。基层、下级机关编写简报的目的之一是向上级机关汇报工作、反映情况、提供信息，使上级机关了解他的工作情况、存在的问题、创造的经验、涌现的典型，以便根据实际情况采取措施，有问题的给予帮助解决，有经验、典型的，给予表彰推广。

（3）促进单位之间的交流。简报除了上送下发外，还可送发兄弟单位和相关单位。通过简报单位之间可以交换情况、互通信息、交流经验、取长补短。

3、简报的分类：

（1）综合简报：这是反映本部门、本系统各方面工作情况和问题的简报，也称情况简报。它报导的内容主要是本部门、本系统管辖范围内发生的重大问题、事件及其处理；工作中的重要情况；两个文明建设中出现的新人、新事、新气象、新动态；工作中的新经验、新办法等。以便发现典型、经验及时推广，发现问题及时引起方方面面的注意及时得到解决。这种简报一般是连续不断地编发，或定期或不定期，以指导、推动本部门、本系统的工作。

（2）专题简报：这是将某项专门工作的动态、进展、经验、问题等向上级部门汇报，或向有关部门通情况，或下发所属基层单位借以推动工作。这种简报报导的事件集中，都是围绕某一项专门工作或中心工作来编写的。

（3）会议简报：这是专门报送、交流有关重要会议内容、筹备和进展情况，反映与会者意见和建议的简报。如全国人民代表大会、全国政协会议、中央各种重要会议、地方上的“两代会”、各种重要的专门会议都要编发会议简报。会议简报分为综合简报和进程简报两种。前者是整个会议编一期简报，在会议后期发送，后者是编发多期简报。一般重大的、时间较长的会议都发进程简报，即每个小阶段编发一期，有时天天编发，以供与会者阅读、互通情报、交流思想经验，把会开好。

（4）动态简报：包括情况动态和思想动态，这类简报的时效性、机密性较强，要求迅速编发，发送范围有一定限制，在某一个时期、某一阶段要保密。

4、简报的特点：

（1）内容专业性强。公开的报纸，一般是综合性的，内容广泛，各方面的新闻都有。简报有所不同，它一般由有关单位、部门主办，专业性十分明显。如《人口普查简报》《计划生育简报》、《水利工程简报》、《招生简报》等等，分别由主办单位组织专人撰写，传递该项工作的各种信息，包括情况、经验、问题和对策等，一般性的东西少说，无关的东西不说，专业性的东西多说。这样，对一般读者来说，能使他们了解工作的进展情况，增强责任感。对领导机关来说，接到这样的简报，掌握了情况，有问题就有办法处置了。

（2）篇幅特别简短。简报姓“简”。简，是它区别于其它报刊的最显著的特点。一期简报甚至只登一篇文章，几段信息，或一期几篇文章，总共一两千字，长的也不过三五千字，读者可以用很短的时间把它读完，适应现代快节奏工作的需要。简报的语言必须简明精炼。

（3）限于内部交流。一般报纸面向全社会，内容是公开的。简报则不同，它一般在编报机关管辖范围内各单位之间交流，不宜甚至不能公开传播，特别是涉外机关和专政机关主办的简报更是如此。有的简报，往往是专给某一级领导人看的，有一定的保密要求，不能任意扩大阅读范围。

5、简报的格式：简报的种类尽管很多，但其结构却不无共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。

简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。

（1）简报名称。印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号宜大，尽可能用套红印刷。

（2）期号。位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期 号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。