公文改错常见错误

公文改错常见错误

一、版头使用中得常见错误

公文首页红色分隔线以上得部分称为版头,注意发文机关标志、发文字号与

签发人。

1、发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（下

行文），也可以使用发文机关全称或者规范化简称（上行文）、

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为3 5 mm,推荐使用小标宋体

字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排

列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为

准上下居中排布。

2、发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。顺序就是：机关代字+年份+

发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号

“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数 字后加“号”字。

上行文得发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

3、签发人

由“签发人”三字加全角冒号与签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文

机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷

体字。

版头使用中得常见错误

1、版头混用。将下行文版头用于上行文;使用“XX文件”式样得版头用于向上

级报告、请示工作、任免干部或批复等;使用不带“文件”字样得版头用于发布党得

方针、政策，重要工作部署或批转下级得重要报告、请示。

2、使用非标准版头、使用设计或印刷不标准得版头。常见得就是:格式不对、

尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

3、使用没有版头得白纸印发文件

发文字号中得常见错误 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布、年份、发文顺序号用阿拉伯数

字标注;年份应标全称，用六角括号”。〃括入;发文顺序号不加“第”字，不编

虚位（即1不编为0 1），在阿拉伯数字后加”号〃字。

1、年号不全。如:将“ 1 9 9 7”省略为“97”。

2、括弧不对。 《国家机关公文格式》规定发文年度用六角括弧“。

〃括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“口 ”、方头括弧“【】”。

3、位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将义校字［199 7 ］义号错为［1997］义校字义号。

4、序号累赘。 发文顺序号中多加了“0”变成“0义”、

5、一文多字号。 联合发文时并用了几个单位得发文字号。

6、一字号多文、用同一发文字号制作两份不同得文件。

7、跳号。 没有按自然数得顺序依次排列，中间出现跳号现象。

二、主体部分常见错误

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上得部分称 为主体。

（一）公文标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发

文机。

公文标题中得常见错误

1、缺少发文机关或通过决议、决定得会议名称。“决议”、“决定”等文种得标 题不能省略发文机关或通过决议、决定得会议名称。如:“第八届全国人民代表大 会第五次会议关于批准设立重庆直辖市得决定”不能简写为“关于批准设立重庆 直辖市得决定”。

2、用发文字号代替文件名称、如:“关于XX字〔1 9 97〕x号文得批复”，这类

标题得事由，除极少数熟悉标题中所述文件得内容得人外，其她人就是不能明白

得、

3、文字累赘。如：《xxxx人民政府关于认真贯彻落实x政发［xxxx］xx号 文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收得情况得

报告》，发文机关可省略,所引文件得发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春 耕播种情况得报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复得现象，如 《关于贯彻xxxx通知得通知得通知》，应为《关于贯彻xxxx通知得通知》；又如 《关于请求解决xxxx得请示》，应为《关于解决xxxx得请示》，后面有请示，前面 用请求就就是多余得、

4、滥用标点符号、除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号、常见

非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈XXX决定〉得通知》、《关于 批转〈XXXX报告〉得通知》、《关于＜XXXX请示＞得批复》，标题中加书名号就 是错得。

5、缺少文种、如《XX市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地得 报告》，误把被转发部门得“报告”当作本公文得文种，应在其后补上“通知”这一文 种。另外，在公布事项、工作要点得公文中也常缺少文种，如：《XX大学一九九X年

重点抓得八件实事》就缺少“决定”这一文种。

6、发文机关简称不规范。如《XX市计委二00乂年工作计划》，“计委”容易引 起歧义，如果就是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果就是“计划生育委员会” 应简称为“计生委”。

7、文种使用错误，将公告与通告、请示与报告、请示与函混用。

错误2、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如：

“关于印发《华东师范大学公章管理办法》得通知”、上文题目中得书名号、引

号都就是多余得,应该去掉。

（二）主送机关中得常见错误

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格,最后一个机关

名称后标全角冒号。

1、缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有得文种

如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2、主送机关表述不规范、未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军 队、有关部门得顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“XX市人民政府” 分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号得原则办理;随意使用统称，如“市内各单

位”。

3、多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需 同时送其她机关,应当用抄送得形式,但不得同时抄送下级机关。

4、主送个人。公文不得主送领导者个人。

5、越级主送。一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时,应当抄送被越

过得机关。

（三）正文中得常见错误 正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字,

回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1。”“（1）”标注;一般第一层 用黑体字、第二层用楷体字、第三层与第四层用仿宋体字标注。

1、错别字。主要表现:⑴因粗心大意，将“宏观”错成“客观”,“拨款”错成“拔款”，“突 击”错成“突出”……⑵因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”,"渎职”错成“赎职”,“严厉” 错成“严励”……

2、标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号 混用，书名号与引号混用……

3、数字使用不规范。公文中得数字，除部分结构层次序数与词、词组、惯用

语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素得数字必须用汉字书写，其余得应当

使用阿拉伯数字。

应该用阿拉伯数字得用了汉字，如“2 0世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”;

应该用汉字得用了阿拉伯数字，如“党得十四大”错成“党得1 4大”。

日期应当写明具体得年、月、日，年份一概用全数，不得省略。避免使用时间

代词,如今年年初、

4、随意简称如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路 公司”简称为“高速公司”。

5、引文标注错误。未按所引用公文得发文时间、标题得发文字号得顺序引 用、如“您校x校字［1997］第x号文件（关于XXX得请示）收悉。”

引用公文应当先引标题（标题用书名号，不用双引号）,后引发文字号，发文字号 标注在括号之内。如《关于拨款修建XX办公大楼得批复》（X府［20 11］X号）

6、随意使用字体字号、正确得就是使用3号仿宋体。

7、随意设定字距行距 正确得字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为

24点距。

8、公文中得人名、地名、时间、数字、引文必须准确、具体。公文里所提 到得人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务,一个学校可能会有两个王校长,不 用全名会引起不必要得麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后〃得排列顺序在我

国就是约定俗成得,校长与书记同时出现时应把书记排在前面、

“我单位〃应为“XX单位〃

9、项目不宜使用代号。 （四）附件

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号与附 件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号 （如“附件：1。 XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件标识中常见得错误

1、有附件不标注

2、附件名未标全称

3、标注不规范“附件”二字顶格标注（正确得就是顶格空二字）;只标了一个“附”

字（正确得就是标“附件”二字）;附件未全部标注;附件标题末用了标点符号。

4、内容不适在印发、转发、批转公文得通知中，错将所印发、转发、批转 得公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知与所印发、转发、批转件就是 共同组成一件公文得，且已在标题中说明，无需作附件标注。

（五）发文机关署名、成文日期与印章

发文机关标识中得错误

1、未标发文机关名称，用印章代替

2、发文机关未用全称或规范化简称

3、位置不当常见得错误就是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般就 是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成 文日期标识协调（成文日期得最后一个字比正文缩两个字）。

在下列两种情况下发文机关标识可越过中线:一就是发文机关全称字数多，从

中线向右写,一行写不下时；二就是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

成文日期标识中得常见错误

成文日期中得数字必须用阿拉伯数字，将年、月、日标全,年份应标全称，月、

日不编虚位（即1不编为01）、

1、将拟稿日期作为成文日期

2、将打印日期作为成文日期

3、汉字与阿拉伯数字乱用 在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数

字书写，如:“200 5年3月20日”、 4、标识不全 只署月日不署年份，如:“三月二十日”，只署月日不署年份。正式

公文成文时期必须将年月日标示完整。

5、位置不当或与落款不协调、成文日期一般右空四字编排、总得原则就是， 成文日期得标识就是与发文机关标识协调,以保持文面得美观。

机关印章使用中得常见错误

1、当用不用 干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。

2、不当用却用了印制得有特定版头得一般普发性文件也用了印。

3、位置不当 用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

印章端正、居中下压发文机关署名与成文日期。

4、模糊不清 未及时清洗印章，使印记模糊不清。

主题词标识中得常见错误

1、不标引主题词

2、将标题简单切后分当主题词标引主题词得主要作用就是反映公文得类 别、主题与表现形式，为检索查询提供方便,由范围（类别词）+内容（类属词）+文种

（文件形式）组成，其中得类别词反映公文内容所涉及得范围与应归属得类别，标题 中一般不会出现;标题得主要作用就是概括公文得性质与要求，由发文机关+事由 +文种组成,其中得发文机关一般不宜作为主题词标引、因此，标引主题词时不能 简单地切分标题,而应根据公文内容进行分析，弄清公文得类别、主题与表现形式 后,再按主题词标引得规范进行标引。

3、任意生造主题词

4、乱用标点符号两个主题词之间应该用一个空格符分开，错在主题词间使用 了顿号或逗号

。四、版记

。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上得部分称为版记。