公司文件解密管理制度

公司文件管理制度

制度名称 公司文件管理制度 受控状态

编 号

第1章 总则

第1条 目的

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。

第2条 内容

文件管理内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文以及本公司上报下发的各种文件、资料。

第3条 文件管理要求

按照党政分工的原则，全公司各类文件分别由党委办公室和公司行政部管理。

第4条 适用范围

本制度适用于公司所有员工。

第2章 文件的管理

第5条 文件的签收

1.凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交行政部机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第6条 文件的编号保管

1.行政部机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交行政部办理正常手续。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料，应及时分别送交行政部机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第7条 文件的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由行政部主任或副主任根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导或分管领导亲自阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由行政部机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

公司文件管理制度 文件编号：A-DCC-001 编制日期：2011-7-28

版本：A 修改状态：00

1.0 目的

为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。

2.0 适用范围

2.1 外来文件（上级公司及同级单位来文）；

2.2 公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；

2.3 文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；

2.4 受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。

3.0 职责

3.1 公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录清单》；

3.2 总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、销毁、归档等工作由各起草部门负责；

3.3 采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；

3.4 各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定；

3.5 总经理或授权部门负责人批准发布；

3.6 各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；

3.7 填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。

4.0

定义

4.1 公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；

4.2 管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的；

4.3 作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；

4.4 表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息；

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公司文件管理规定

为加强文件的可操作性，使文件管理工作规范化、制度化，有效的促进工作开展，特制定本规定。

一、办公室是公司文件的归口管理部门。公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的文件管理工作，并对文件的要求事项切实执行。

二、本制度所称的公司文件既包括来自政府部门的行政公文，也包括公司自有文件。

其中来自政府部门行政公文主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、答复、会议纪要等。

公司自有文件主要包括：公司规章制度、公司各种执照、注册资料、认证资料、操作规程、经营管理合同和业务合同、根据上级文件精神制订的公司文件、在公司日常运行和经营过程中发布的通知、通报和决定、计划总结、会议纪要等及其他有关公司事项的文件。

三、公司所运行的文件格式应依照《国家行政机关公文格式》（ GB/T

9704-1999）（见附件一）予以规范。

四、文件办理：

（一）收文办理

收文办理指办公室对收到文件的处理过程，包括签收、登记、审

1、收文人员收到文件后，应当在对方“文件发放登记表”签字

2 （1）、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收，如发现错投应当及时退回，不得转投。

（2）、收到需要保密的文件后，必须在办公室存放并专人保管；

（3）、

2、文件签收无误后，收文人员应当在《来文登记表》（见附件2）上进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、收文日期、来文单位、

3、对各部门自行制定，需要上报公司办理并拟正式运行发生效力的文件，办公室应当对其合法性、规

来文出现以下情况的，办公室应予退回：

（1）、不应当由本部门制定、办理的；

（2）、与有关规章、制度相抵触的；

（3）、文种使用不当，违反行文规则的。

4、公司领导对呈请批示的文件应当作出明确的批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人

公司人事档案及技术档案管理制度

总则： 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一. 文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）

4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）

5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）

6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门： 行政部）

7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）

8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）

13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）