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档
案
管
理
制
度
汇
编
二〇一一年十月十日
档案库房管理制度
一、专人管理，外人不得擅入。
二、严格遵守档案安全、保密的有关规定，严防破坏和窃密。
三、认真保管档案资料，未经允许不准携带档案外出，不准将档案外借，严防遗失。
四、做好防火、防盗、防灰、防虫、防光、防潮、防霉、防高温、防高湿等“九防”工作。
五、库房内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品及食物。
六、库房内保持整洁和通风良好，定期开关空调、去湿机，并作好每日的温湿记录（库房温度应控制在14-240c<±2℃﹥，湿度应控制在45-60%<±5%>）。
七、经常检查库房内电源线路及其他安全设施，及时排除各种隐患。
八、保持库房内卫生，档案入库要作消毒处理，人员入库换鞋，穿工作服。
九、库房和档案柜钥匙妥善保管，人离落锁。
十、库房内档案定期检查，发现问题及时汇报，及时解决。
二〇一一年十月十日
一、对各门类、载体档案均由档案室集中整理，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。
二、库房管理应严格执行《档案库房技术管理暂行规定》做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。
三、坚持定期或不定期检查、统计档案，如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
四、经常保持库房、柜架整洁整齐，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，关好门窗。
五、坚持温湿度测记和调节，档案库房的温度应控制在14度至24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。
六、档案库房由专人管理，非库房工作人员未经许可不得擅入，档案交接应严格履行手续。
二〇一一年十月十日
一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。
二、档案材料收集范围：
凡是对我单位有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。
三、档案材料收集坚持定期送交制度和联系催要制度。
（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完毕的第二年，按照档案室的归档时间、归档质量的要求，归档到档案室。
（二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。
四、收集材料的要求。
（一）收集入档案的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。
（二）不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。
1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。
2.载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书
写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。
3.现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。
（三）材料必须齐全、完整。
1.各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。
2.整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。
二〇一一年十月十日
档案接收制度
一、档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。
二、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理，做好补收补立工作。
三、接收时间：文书档案应在第二年第一季度前移交接收；业务档案在办结完毕后移交接收；会计档案按有关要求移交接收。
二〇一一年十月十日
档案整理制度
一、档案的整理工作必须按照一定的原则和要求，根据其形成特点和规律进行整理。
二、根据国家档案局的档案分类原则，结合本单位实际，编制科学的档案分类方案。
三、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。
四、经过整理的档案，必须保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
五、案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。
六、案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。
二〇一一年十月十日
档案修改补充制度
一、档案的修改、补充必须是以维护历史真实面貌为前提，以维护档案的完整、准确为原则。
二、档案一般不得随意修改，如确因工作需要修改已归档的档案，必须持有经领导批准的“档案修改、补充通知单”。
三、修改内容较小时，可直接在页面“杠改”、“刮改”或者发送“变化通知单”，修改后应在修改处加盖“更改章”。
四、修改内容较多时，应另外行文，原文作废。新文列入原文目录并注明所代替的原文编号。作废的文件应注意新文的编号，根据需要另行保管。
五、对修改后的档案，入档案室前要认真检查，发现问题及时采取措施，以维护档案的安全。
二〇一一年十月十日
一、因工作需要借阅档案，须认真填写“档案借阅登记簿”，借阅密级以上档案，需经有关领导批准并履行完备手续方可查阅。
二、查阅档案一般在阅览室内，因工作需要借出档案，必须办理借阅登记手续。外单位借阅档案应持有介绍信，并经有关领导批准。
三、借阅者必须爱护档案，不准拆散、圈点、涂改、抽出、转借他人，必须注意保密和保证档案的绝对安全。
四、档案外借时间一般不超过一周，借阅者要按期归还档案。档案管理人员对借出的档案应及时催还。
五、归还档案的必须当面点清，并在登记簿上注销。发现损坏、丢失，立即追查，并立即报告办公室。
二〇一一年十月十日
