科技档案的管理与发展
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科技档案的管理与发展
——以武汉市市政设计院档案管理发展为例（武汉市政工程设计研究院有限责任公司刘旖羽）
工作4年以来，结合自己所学的专业，对城建科技档案的管理有一些小结与思考，以下是我结合理论与实际所做出的一些总结，希望能为我公司综合档案室紧跟时代发展、适应当前大趋势做出一些贡献。
一、科技档案管理的发展趋势
随着我国市场经济的发展，企业管理逐步向现代化、标准化、规范化的管理方式转变，档案工作重点也逐步由“先文后档”时期向档案管理前端控制转移。
档案管理信息的数字化、信息传递的网络化、管理工作的精细化、利用服务需求的扩大化，使得档案工作必须从以实体档案管理为主逐步向以电子文件管理为主的方式转变。
目前企业电子档案管理面临着的形势与挑战为：数量急剧增长，地位不断提高，情况比较复杂，挑战日益严峻，并且国家开始出台相关政策进行推动。
但是电子文件也有着信息易被远程控制与改动、信息易于消失、必须利用相应设备才能读取等先天性致命弱点，并且在电子环境中，传统的以载体保护、载体控制为中心的方法失效。
因此我们必须要将电子文件与传统文件的管理相结合，确保档案的安全性。
二、我们公司档案管理的现状
总的说来，我们公司综合档案室的工作是规范而有序的。
每一位工作人员都具备认真、敬业、负责的工作态度，这些都是作为档案工作人员所必须具备且非常珍贵的品质，也是整个档案部门规范化与专业化的重要前提。
但是在整个科技档案管理的大发展趋势下，我们现在的状况则显得较为落后，与先进的企业档案管理方式存在着许多的差距和问题，如分类建档的依据不够规范、设计人员提交的电子图版本与纸质档案不一致、理正图档系统利用时的局限
性、借阅管理未规范化与电子化、二次归档文件不便于管理、档案的密级设置不科学、库房管理功能缺失等。
下面我将分析存在的一些具体问题，从我们档案室与信息中心两个方面来提供一些解决问题的办法和建议。
三、综合档案室的主要任务
1．开始对实物档案进行数字化加工
由于我们公司的工程量呈现日益增多的趋势，需要归档的图纸也越来越多，在这样的情况下，有限的库房资源已经快要容纳不下这么多的纸质档案，因此对实物历史档案资料的数字化加工处理工作是我们档案室需要立刻开展的一项工作。
关于这个问题，我征求过人民大学两位档案数字化方面的教授的意见，他们认为以我们公司目前的现状，如需全面开展档案数字化的工作，需要收集市场信息，了解哪些厂商提供纸质档案数字化服务，尤其是哪些公司在图纸数字化上有经验；向同行咨询，到已经开展相关工作的单位调研学习，掌握容易产生的问题，预防在前；要求有意向的厂商提供数字化方案，将方案拿给有经验的人（同行、档案局等）看，咨询意见。
在接下来的时间里，我将开始对这方面的相关事宜进行调研学习，并逐步开展我们公司档案数字化的工作。
2．建立专业、规范的分类建档标准
我们现有分类建档中存在的一些问题，没有一个严格的标准。
而准确分类是做好工程归档系统性和准确性的重要前提，有了准确的档案分类，才能在档案组卷后方便对号入座，有明晰的检索入口，便于以后用户检索和利用。
若分类不妥，也将导致档案缺乏系统性和逻辑性。
因此我们工程档案的建立和管理必须有一套完整的、科学的、客观的分类标准作为依据，加强标准化建设，使整个档案系统规范化、专业化。
在这个前提下，我们档案人员还应加强学习：学习书本知识、参加讲座和报告会，获得相关理论知识；深入到科研和设计人员中向他们学习有关知识，了解各工程项目的设计过程中的专业知识；深入施工现场具体查看工程施工过程，建立档案人员对工程的感性认识，否则不知其“方圆”，只能停留于概念分类；走访其他单位，学习他们的分类情况，吸取他们的经验，使自己少走弯路。
此外，我们公司的工程涵盖了道路、桥梁、给排水、建筑等。
要把这些错综复杂的系统、具有千万细节的庞大工程做到归档，繁而不乱，不漏不缺，档案的分类应反复征求各方面专家、各分总体（总体）及项目负责人的意见，最终形成具体分类。
实现人人参与，规范归档。
3. 归档登记电子化
目前归档的登记现状需要设计人员填写三份表格，用于查询统计以及作为催归文字档的一句。
可是设计人员的时间宝贵，工程的名字也都很长，这样登记起来浪费了不少时间和精力，查找起来也并不方便。
建议实现电子化登记：在图档系统中添加一个登记的功能或是直接将登记的电子表格传给设计人员，实现登记电子化，归档完毕后在系统或表格中填上底图分类及存放位置。
这样一来既节约了纸张和设计人员的时间，也方便了日后的检索。
4．将借阅管理规范化与电子化
目前我们档案室在档案借阅管理这一方面没有规范记录及电子化，借阅的现状是由档案盒中的卡片来记录借阅情况。
这样便无法统计各种电子档案的利用率，无法统计工作人员的工作量，也无法及时快速确认某实物档案的实时状态。
倘若能保证电子档案与纸质档案的一致性，那么这个问题便能直接在理正图档系统中解决。
如果短期内无法解决这个问题的话，我们也需要想办法将实物档案借阅情况规范化及电子化。
这样既能不浪费时间在寻找已被借出的档案上，也能方便档案人员催还相关的重要档案，避免发生设计人员借的时间过长忘记归还导致档案遗失的后果。
我们可以根据档案的重要程度给每个档案设定一个归还期限，以提高档案的利用率。
还可给每一位借阅人员设定一个诚信度值，逾期不归者采取扣分制度，最后采取相应的惩罚。
此外，催归档或是催还档案等皆可定期以通知的形式发布在信息平台上，起督促与监督的作用。
5．实现档案、情报、图书一体化管理
目前我们图书阅览室与档案室的工作基本是分开进行的，交集并不多。
其实档案、情报、图书是我们设计院的基础技术支撑，其管理日趋融合，实现档案、情报、图书一体化管理，建立一体化平台，整合信息资源，实现系统之
间信息交换，可以延伸档案服务范畴，拓展科技文献情报工作，有利于科技信息资源的有效整合，有利于提升综合开发的服务功能。
科技情报工作是把握专业领域最前沿技术信息的有效途径，将综合档案室的职能涵盖科技文献信息的管理与服务，在做好档案、图书、情报等工作基础上，调研引进国内知名文献数据库，为设计人员提供更多的科技文献数据资源。
同时，技术标准是设计的依据，确保技术标准应用的有效性和适用性，直接关系到设计工程的质量和安全，要积极关注专业技术人员的设计动态，及时跟踪收集适用的各专业电子规程、规范、标准、有效图集、专业图书、手册等电子版本，并在局域网提供标准规范数据库，方便设计人员学习、参考和下载应用。
四、目标及展望
档案的数字化建设是一个长期而且持续的过程，需要遵循“边建设、边服务”的原则。
我们离档案数字化还有很长的路要走，不能急着吃成个大胖子，因此我认为我们需要定下阶段性的目标，分步完成。
具体说来，我为我们公司档案管理的发展分别制定了一、三、五年计划：
一年计划：在未来的一年内实现传统档案资源的专业化、规范化；检索与利用手段信息化、电子化，为用户提供有效的、简便快捷的查询利用手段。
三年计划：在未来的三年里，实现公司内部档案存储与利用的信息化与初步数字化；
五年计划：在未来的五年里，实现档案管理的数字化，并在数字档案系统中增强统计和分析功能，使数字档案系统真正成为档案管理人员的帮手。
另外以发掘史料、公布档案、提供利用、推进研究为宗旨，以为领导决策参考、为学术研究服务、为社会公众服务为开发方向，做好我们公司档案的编研工作。
