进馆档案数字化规程共34页

机关档案数字化规程1.数字化范围1.1纸质档案纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。

1.1.1文书档案1.1.1.1文书档案数字化范围包括永久和长期保存的重要的非密级文件正本。

1.1.1.2文书档案非数字化范围1.1.1.2.1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。

1.1.1.2.2上级机关颁发的不易公开的文件材料。

1.1.1.2.3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议记录。

1.1.1.2.4本机关或本机关汇总的统计报表。

1.1.1.2.5本机关形成的财务决算报表。

1.1.1.2.6人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、来访形成的记录。

1.1.1.2.7本机关党员、干部、职工名册。

1.1.1.2.8涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料。

1.1.1.2.9本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。

1.1.1.2.10本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

1.1.1.2.11下级机关报送的不易公开的文件材料。

各单位出国材料，包括外办的审批材料人大议案干部任免文件后附的履历表审计报告设立公司请示的附件1.1.2专门档案本机关形成的，可以对社会提供利用的、利用率较高的专门档案应数字化。

1.2照片档案1.2.1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的照片。

1.2.2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的照片。

1.2.3本机关历届领导人的照片。

1.2.4本机关主办或承办的重大活动的照片。

1.2.5本机关重要外事工作形成的照片。

1.2.6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成的照片。

1.3录音录像档案1.3.1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的录音、录像带。

1.3.2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的录音、录像带。

档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取1. 按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2. 出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3. 接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还1. 同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。

2. 将档案按出库时的排列顺序排列。

3. 监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

档案数字化流程1.档案的接收接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案的批号，页次，本数）。

做好档案接收单的备份。

2.档案的整理根据客户的要求对档案进行整理，档案需要进行拆除装订，拆除装订时一定要保护档案不受损害，保证档案原件的完整性。

拆除完的档案要进行页码编号，使用数字在档案的右下角进行编号，一定要做到不漏编。

字迹要清晰。

对于己经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应的处理。

如果有错误的要及时的和客户沟通怎么处理。

做好档案交接登记表。

要祥细的记录档案整理后的每份文件的起始页号和页数。

整理好的档案要按照档案号放置。

整理好的档案要及时的流给下一个环节。

出现问题要及时的和客户沟通。

3.档案的录入根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。

档案的录入主要分为两部分，一是录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等）。

二是建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。

建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。

录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。

4.档案的扫描认真对好交接登记表，依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号，然后导入目录数据库中的著录的数据。

并且核对系统中的案卷信息是否与原件一致，如果发现差错，要在著录系统中更改，没有错误可进行扫描。

核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。

根据档案选择合适的扫描仪，同时要根据客户的要求看什么样的档案需要扫描，能够区分扫描件和非扫描件。

档案数字化流程规范随着科技的不断进步和数字化的浪潮兴起，传统的纸质档案已经逐渐被数字档案所取代。

数字档案具有存储空间小、检索方便、共享性强等优势，因此越来越多的机构和组织纷纷将档案进行数字化处理。

为了确保档案数字化的顺利进行，并保证数字档案的质量和安全性，我们需要制定一套档案数字化的流程规范。

一、档案准备阶段1. 档案筛选：根据档案的价值和重要性，对原始档案进行筛选，确保仅将有必要数字化的档案纳入流程之中。

2. 档案整理：对筛选出的档案进行整理和分类，确保数字化前的档案有序、完整，便于后续操作。

二、档案数字化阶段1. 扫描准备：确认扫描设备的设置和参数，保证扫描的清晰度和准确性。

同时，进行设备校验，确保设备的正常运行。

2. 扫描操作：进行档案的扫描操作，确保每页档案都被完整且准确地扫描并保存。

3. 扫描质检：对扫描过程中可能出现的问题，如图像模糊、漏页等进行检查和修复，以保证数字档案的质量。

4. 文档格式转换：将扫描得到的图像文档转换为可编辑的格式（如PDF、Word等），以便随时进行检索和编辑。

三、档案索引与存储阶段1. 档案索引：确定档案的关键信息和索引内容，如文件名称、编号、日期等，以便后续的搜索和检索。

2. 元数据添加：为档案添加必要的元数据，如文件大小、创建时间、修改时间等，以便管理和控制档案的使用。

3. 存储管理：将数字档案存储到合适的存储介质中，如硬盘、服务器、云平台等，确保档案的安全性和可靠性。

四、档案传输与共享阶段1. 档案传输：根据需要，选择合适的传输方式，如局域网、互联网等，将数字档案传输给需要的相关人员。

2. 权限控制：确定档案访问的权限和权限控制策略，确保档案的安全性和隐私保护。

3. 共享与合作：允许授权用户对档案进行在线浏览、下载和编辑操作，实现档案的共享和协作。

五、档案保护与备份阶段1. 档案安全：采取安全措施，如加密、防病毒等手段，保护数字档案的安全性，防止信息泄露和损坏。

档案数字化技术规范1 适用范围为统一集团公司纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求，推动档案现代化和数字档案馆的建设，特制定本规范。

本规范适用于各单位档案的数字化处理及数字化成果的管理。

2 总则2.1 基本原则2.1.1 同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。

2.1.2 采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。

2.1.3 采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。

2.1.4 确保档案实体与数字化成果间的有机联系。

2.2 过程管理要求2.2.1制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。

2.2.2档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

2.2.3建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。

2.2.4档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

2.3 数据挂接2.3.1档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。

通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。

2.3.2认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

2.4 数据验收2.4.1 图像、音频、视频数据验收以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。

图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。

图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。

档案数字化的基本流程一、档案分类整理按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。

二、档案交接分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

三、索引著录标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。

文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。

注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。

案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。

四、档案拆分档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。

再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。

五、档案的扫描原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。

扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。

扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。

在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

六、图像处理采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。

最新档案数字化规范标准档案数字化是将传统的纸质档案转换为电子形式，以便于存储、检索和利用。

随着信息化时代的到来，档案数字化已成为档案管理工作的重要组成部分。

以下是最新档案数字化规范标准的具体内容：一、档案数字化的目的与意义档案数字化旨在提高档案的保存质量，延长档案的使用寿命，同时提高档案的利用效率和安全性。

通过数字化，档案可以更易于检索、复制和传播，满足现代社会对信息资源的需求。

二、档案数字化的基本原则1. 完整性：确保数字化过程中档案内容的完整性，不得遗漏任何部分。

2. 准确性：数字化后的档案应与原始档案保持一致，无误读或错误。

3. 可读性：数字化后的档案应清晰易读，便于电子设备上的查看和打印。

4. 安全性：在数字化过程中要确保档案信息的安全，防止数据泄露或损坏。

三、档案数字化的流程1. 档案预处理：包括档案的清洁、修复、分类和排序。

2. 扫描：使用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，确保图像质量。

3. 图像处理：对扫描后的图像进行去污、去噪、矫正等处理，提高图像质量。

4. 格式转换：将图像转换为通用的电子格式，如PDF或JPEG。

5. 数据录入：将档案的元数据录入数字化管理系统。

6. 质量检查：对数字化后的档案进行质量检查，确保符合标准。

7. 存储与备份：将数字化档案存储在安全的服务器上，并进行定期备份。

四、档案数字化的技术要求1. 扫描分辨率：彩色档案推荐使用300dpi，黑白档案推荐使用600dpi。

2. 色彩管理：确保扫描过程中色彩的准确性和一致性。

3. 文件格式：推荐使用无损压缩的PDF/A格式，以保证档案的长期保存和兼容性。

4. 元数据标准：遵循国际标准，如Dublin Core或EAD，以便于档案的检索和管理。

五、档案数字化的安全管理1. 访问控制：设置用户权限，确保只有授权人员才能访问数字化档案。

2. 数据加密：对存储的档案数据进行加密处理，防止未授权访问。

3. 备份策略：制定定期备份计划，确保档案数据的安全和可恢复性。

档案数字化流程与规范 The latest revision on November 22, 2020档案数字化流程与规范一、档案接收档案接收概述：档案接收是数字化加工流程的第一步。

为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。

准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。

质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。

如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

二、档案整理档案整理概述：在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。

档案整理流程：1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。

档案数字化移交进馆的流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

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档案数字化基本工作流程一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

3、数字图像表示实物图像的整数阵列。

一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。

在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。

它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。

在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。

6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。

7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。

9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。

二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

4、过程管理1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。

2.将档案按出库时的排列顺序排列。

3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

档案数字化指南档案数字化是指利用现代科技手段，将传统纸质档案转化为电子版的过程。

随着信息技术的飞速发展，数字化已经成为大多数组织和机构管理档案的重要手段。

本文将为您提供一份档案数字化的指南，帮助您合理高效地进行档案数字化工作。

一、准备工作在开始数字化档案之前，您需要做一些准备工作，以确保数字化工作的顺利进行。

1.检查档案完整性首先，您需要检查要数字化的档案是否完整。

确保档案不缺页、不破损，并按照正确的顺序排列。

2.制定数字化计划制定数字化计划是非常重要的一步。

您需要确定数字化的范围、时间和资源预算，并制定详细的工作流程。

3.选择数字化设备选择适合您的档案数字化设备非常重要。

如扫描仪或复印机等设备，选择高分辨率、自动送纸功能的设备，以提高数字化效率。

4.备份档案在数字化档案之前，务必对原始档案进行备份，以防止意外数据丢失。

可以使用外部硬盘或云存储等方式备份档案。

二、数字化过程在进行数字化过程中，您需要遵循以下步骤，确保数字档案的准确性和完整性。

1.文件整理将要数字化的文件进行整理，确保文件的顺序和标识清晰可见。

2.扫描文件使用所选的数字化设备对档案进行扫描。

确保扫描设备设置正确，例如分辨率、文件格式等。

3.文件命名和分类扫描完文件后，根据实际需求对文件进行命名和分类。

可以根据文件内容、日期或其他标准进行分类，以便后续检索和管理。

4.文件存储将扫描得到的电子文档保存到指定的文件夹或数据库中。

建议建立完善的文件命名和存储结构，方便后续的检索和管理。

三、质量控制数字化档案质量的控制是确保数字档案准确可靠的重要环节。

以下是一些建议的质量控制步骤。

1.质量检查在数字化过程中，对每个文件进行质量检查。

确保扫描质量良好，文件清晰可读，没有缺页或重复页。

2.元数据添加为每个数字档案添加元数据信息，比如文件名称、所有者、创建日期等。

这些元数据将帮助您更好地管理和检索档案。

3.数据验证验证数字档案的准确性和完整性。

可以采用抽样检查的方式，随机抽取一些档案进行验证，确保数字档案与原始档案一致。

档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。

2.将档案按出库时的排列顺序排列。

3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

档案数字化流程与规范一、档案接收档案接收概述：档案接收是数字化加工流程的第一步。

为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。

准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。

质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。

如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

二、档案整理档案整理概述：在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。

档案整理流程：1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单元客户提供标准；2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严峻的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案周围加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情形，采用干揭法小心揭开；对于粘连严峻、无法分开的则登记，不在分开。