文件归档登记表
第页共页质量记录编号：YCHF—RZ03
归档人：年月日审批人：年月日
序号归档文件表格 编号 建设 单位 城建档案馆 （室） 施工 单位 工程准备阶段及竣工验收文件（建设单位负责收集、整理、归档） 一立项文件 1 项目建议书无表★★ 2 项目建议书审批意见及前期工作通知书无表★★ 3 可行性研究报告及附件无表★★ 4 可行性研究报审批意见无表★★ 5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话无表★★ 6 专家建议文件无表★★ 7 调查资料及项目评估研究材料无表★★二建设用地、征地、拆迁文件 1 选址申请及选址规划意见通知书无表★★ 2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书无表★★ 3 拆迁安置意见、协议、方案等无表★★ 4 建设用地规划许可证及其附件无表★★ 5 建设用地文件无表★★ 6 国有土地使用证无表★★三勘察、测绘、设计文件 1 工程地质勘察报告无表★★ 2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查无表★★ 3 建设用地钉桩通知单（书）无表★★ 4 地形测量和用地测量成果报告无表★★ 5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书无表★★ 6 初步设计图纸和说明无表★ 7 技术设计图纸和说明无表★ 8 审定设计方案通知及审查意见无表★★ 9 有关行政主管部门（建设、人防、环保、消防、交通、园林、 市政等单位）批准文件或取得的有关协议 无表★★ 10 施工图及其说明无表★ 11 设计计算书无表★ 12 有关部门对施工设计文件的审批意见无表★★四招投标文件 1 勘察、设计招投标文件无表★ 2 勘察、设计承包合同无表★★ 3 施工招投标文件无表★ 4 施工承包合同无表★★ 5 工程监理招投标文件无表★
序号归档文件表格 编号 建设 单位 城建档案馆 （室） 施工 单位 工程准备阶段及竣工验收文件（建设单位负责收集、整理、归档） 6 监理委托合同无表★★ 7 主要材料及设备采购招投标文件无表★ 8 主要材料及设备采购合同无表★ 五开工审批文件★ 1 建设项目列入年度计划的申报文件无表★★ 2 建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表无表★★ 3 规划审批申报表及报的文件和图纸无表★ 4 建设工程规划许可证及其附件无表★★ 5 建设工程开工审查表无表★★ 6 建设工程施工许可证无表★★ 7 投资许可证、审计证明、缴纳城市建设配套费等证明无表★★ 8 工程质量监督手续无表★★ 六财务文件 1 工程投资估算材料无表★ 2 工程概算材料无表★ 3 施工图预算材料无表★ 4 施工预算无表★ 5 工程结算材料无表★★★七建设、施工、监理机构及负责人 1 单位工程参建单位有关责任人员名单质量责任1 ★★ 2 建设单位工程项目负责人质量责任书质量责任2 ★★ 3 建设单位工程项目专业负责人质量责任书质量责任3 ★★ 4 监理单位总监理工程师质量责任书质量责任4 ★★ 5 监理单位总监理工程师代表质量责任书质量责任5 ★★ 6 监理单位（）专业监理工程师质量责任书质量责任6 ★★ 7 施工单位项目经理质量责任书质量责任7 ★★★ 8 施工单位项目技术负责人质量责任书质量责任8 ★★★ 9 施工单位项目施工管理负责人质量责任书质量责任9 ★★★ 10 设计单位项目负责人质量责任书质量责任10 ★★ 11 设计单位项目（）专业负责人质量责任书质量责任11 ★★ 12 勘察单位项目负责人质量责任书质量责任12 ★★ 13 工程有关人员质量责任书（通用）质量责任13 ★★ 八竣工验收文件 1建设工程竣工验收文件无表★★★
设计文件归档一览表 设计阶段主要工作内容备注1 备注2 备注3 概念方案1，设计任务书1,2,3项通过 电子文件或 复印件归 档，4~9项根 据工程具体 情况进行归 档。 1,2,3项需 要归院档2，建设用地批准书、规划要点 3，用地红线图（地形图） 4，用地实测图 5，区域控制性详细规划 6，开发可行性报告与市场调查 7，工程地质勘察报告 8，工程场地地震安评报告 9，用地范围周边市政系统情况（包括给 水系统、排水系统、供电、电信、电视 等） 10，效果图10~13项通 过电子文件 进行归档。 11,12项需 要归院档11，投标文本 12，cad图纸 13，SU模型 报批方案1，效果图1~4项通过 电子文件进 行归档 2,3项需要 归院档 2，报批文本 3，cad图纸 4，SU模型 5，设计验证表及院审意见5~6项通过 复印件归档 6，消防设计自审小组审核意见书 初设阶段1，方案批文（规划，消防，园林，人防 等） 1需要盖鲜 章的文件， 2~7,11 项通 过电子文件 归档，8~10 通过复印件 归档。 1~11项需 要归院档2，初设说明 3，各专业初设图纸 4，概算书 5，建筑节能模型和计算书 6，结构模型和计算书 7，地勘报告（初勘或详勘） 8，设计验证表及院审意见 9，消防设计自审小组审核意见书 10，节能设计自审小组审核意见书 11，初设审查意见及回复 施工图阶 段1，初设批文（建委，消防，园林，人防 等） 1需要盖鲜 章的文件， 2~4,9~12项 通过电子文 1~10项需 要归院档2，各专业施工图图纸 3，建筑节能模型和计算书
4，结构模型和计算书 件归档，5~8项通过复印件归档。 5，地勘报告（详勘） 6，设计验证表 7，消防设计自审小组审核意见书 8，节能设计自审小组审核意见书 9，施工图审查意见及回复 10，施工交底记录及回复 11，设计变更单 12，往来信函 注：1，发出的信函采用所内统一格式，并按1,2,3.……顺序编排并存档。 2，各专业设计人员的设计变更单，在发给甲方同时，电子版需要发给执行项目负责人存档，打印文件留一份给李黎存档；电子档文件名格式：“项目名称+专业+变更单编号”，例如“紫金城C 地块7#楼建筑变更05”；执行项目负责人按周归档变更单电子文件。 3，所有存档文件由李黎根据项目进度，定期向执行项目负责人收集。 4，需要归院档的文件均需要纸质文件。
建设工程准备阶段及竣工验收文件 归档一览表 （建设单位负责收集、整理、归档） 一、立项文件 1、项目建议书 2、项目建议书审批意见及前期工作通知书 3、可行性研究报告及附件 4、可行性研究报告审批意见 5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话 6、专家建议文件 7、调查资料及项目评估研究材料 二、建设用地、征地、拆迁文件 1、选地申请及选址规划意见通知书 2、用地申请报告及区级以上人民政府城乡建设用地批准书 3、拆迁安置意见、协议、方案等 4、建设用地规划许可证及规划设计红线图 5、划拨建设用地文件 6、国有土地使用证 三、勘察、测绘、设计文件 1、工程地质勘察报告 2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
3、建设用地钉桩通知单（书） 4、地形测量和用地测量成果报告 5、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 6、审定设计方案通知书及审查意见 7、有关行政主管部门（建设、人防、环保、消防、防雷、交通、园林、市政等单位）批准文件或取得的有关协议 8、有关部门对施工图设计文件的审批意见 四、招投标文件 1、勘察、设计承包合同 2、施工承包合同（含分包单位） 3、监理委托合同 五、开工审批文件 1、建设项目列入年计划的申报文件 2、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 3、建设工程规划许可证及其附件 4、建设工程施工许可证 5、投资许可证或投资备案证 6、审计证明、缴纳城市建设配套费等证明 7、工程质量监督手续 六、财务文件 1、工程结算材料 七、建设、施工监理机构及负责人
1、单位工程参建单位有关责任人员名单 2、建设单位工程项目负责人质量责任书 3、建设单位工程项目专业负责人质量责任书 4、监理单位总监理工程师质量责任书 5、监理单位总监理工程师代表质量责任书 6、监理单位（）专业监理工程师质量责任书 7、施工单位(含分包单位)项目经理质量责任书 8、施工单位(含分包单位)项目技术负责人质量责任书 9、施工单位(含分包单位)项目施工管理负责人质量责任书 10、设计单位项目负责人质量责任书 11、设计单位项目（）专业负责人质量责任书 12、勘察单位项目负责人质量责任书 13、五方项目负责人法人授权书、质量终身责任承诺书 八、竣工验收文件 1、工程竣工验收通知书 2、建设工程竣工验收意见书 3、勘察文件质量检查报告 4、设计文件及设计变更质量检查报告 5、单位（子单位）工程施工质量竣工检查报告 6、单位（子单位）工程质量竣工评价报告 7、施工单位提供的建设单位已按合同约定支付工程款的有关证明
建设工程文件归档内容一览表 序号 归档文件表格编号 保存单位 建设 单位 城建档案 馆（室） 施工 单位工程准备阶段及竣工验收文件（建设单位负责收集、整理、归档） 一立项文件 1 项目建议书无表★★ 2 项目建议书审批意见及前期工作通知书无表★★ 3 可行性研究报告及附件无表★★ 4 可行性研究报告审批意见无表★★ 5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话无表★★ 6 专家建议文件无表★★ 7 调查资料及项目评估研究材料无表★★二建设用地、征地、拆迁文件 1 选址申请及选址规划意见通知书无表★★ 2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡 建设用地批准书 无表★★ 3 拆迁安置意见、协议、方案等无表★★ 4 建设用地规划许可证及其附件无表★★ 5 建设用地文件无表★★ 6 国有土地使用证无表★★三勘察、测绘、设计文件 1 工程地质勘察报告无表★★ 2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查无表★★ 3 建设用地钉桩通知单（书）无表★★ 4 地形测量和用地测量成果报告无表★★ 5 申报的规划设计条件和规划设计条件通 知书 无表★★ 6 初步设计图纸和说明无表★ 7 技术设计图纸和说明无表★ 8 审定设计方案通知书及审查意见无表★★ 9 有关行政主管部门（建设、人防、环保、 消防、交通、园林、市政等单位）批准文 件或取得的有关协议 无表★★ 10 施工图及其说明无表★ 11 设计计算书无表★
建设工程文件归档内容一览表 序号 归档文件表格编号 保存单位 建设 单位 城建档案 馆（室） 施工 单位工程准备阶段及竣工验收文件（建设单位负责收集、整理、归档） 12 有关部门对施工图设计文件的审批意见无表★★四招投标文件 1 勘察、设计招投标文件无表★ 2 勘察、设计承包合同无表★★ 3 施工招投标文件无表★ 4 施工承包合同无表★★ 5 工程监理招投标文件无表★ 6 监理委托合同无表★★ 7 主要材料及设备采购招投标文件无表★ 8 主要材料及设备采购合同无表★ 五开工审批文件 1 建设项目列入年度计划的申报文件无表★★ 2 建设项目列入年度计划的批复文件或年 度计划项目表 无表★★ 3 规划审批申报表及报送的文件和图纸无表★ 4 建设工程规划许可证及其附件无表★★ 5 建设工程开工审查表无表★★ 6 建设工程施工许可证无表★★ 7 投资许可证、审计证明、缴纳城市建设配 套费等证明 无表★★ 8 工程质量监督手续无表★★六财务文件 1 工程投资估算材料无表★ 2 工程设计概算材料无表★ 3 施工图预算材料无表★ 4 施工预算无表★ 5 工程结算材料无表★★七建设、施工、监理机构及负责人 1 单位工程参建单位有关责任人员名单质量责任1 ★★
归档文件目录（样表） 各单位及有关幼儿园整理档案:省市3个文件、目录中本单位档案材料及其他有关材料 归档文件目录 A1-B6:儿童资助 件页备责任者文号题名日期号数注 鲁教财【2011】山东省教1 关于实施学前教育资助政策的通知 20111123 1-5 育厅 96号 鲁教财【2011】关于印发《山东省学前教育政府助学金管理暂山东省教2 20111207 6-14 育厅 102号行办法实施学前教育资助政策的通知东教财【2011】东营市教3 关于实施学前教育资助政策的通知 20111214 15-19 育局 55号 4 区实幼学前教育资助资金申请表 5 区实幼学前教育资助汇总(发放)表 6 区实幼学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 7 区实幼学前教育接受资助儿童统计表(附3) 8 区实幼学前教育资助发放明细 9 区实幼学前教育资助发放照片 10 胜利学前教育资助资金申请表 11 胜利学前教育资助汇总(发放)表 12 胜利学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 13 胜利学前教育接受资助儿童统计表(附3) 14 胜利学前教育资助发放明细
15 胜利学前教育资助发放照片 16 黄河学前教育资助汇总(发放)表 17 黄河学前教育资助发放明细 归档文件目录 A1-B6:儿童资助 件页备责任者文号题名日期号数注 1 黄河学前教育资助资金申请表 2 黄河学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 3 黄河学前教育接受资助儿童统计表(附3) 4 黄河学前教育资助发放照片 5 归档文件目录 A1-B6:儿童资助 件页备责任者文号题名日期号数注 1 文汇学前教育资助资金申请表 2 文汇学前教育资助汇总(发放)表 3 文汇学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 4 文汇学前教育接受资助儿童统计表(附3) 5 文汇学前教育资助发放明细 6 文汇学前教育资助发放照片 7 胜园学前教育资助资金申请表 8 胜园学前教育资助汇总(发放)表 9 胜园学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 10 胜园学前教育接受资助儿童统计表(附3) 11 胜园学前教育资助发放明细 12 胜园学前教育资助发放照片 13 牛庄镇学前教育资助资金申请表 14 牛庄 镇学前教育资助汇总(发放)表 15 牛庄镇学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 16 牛庄镇学前教育接受资助儿童统计表(附3) 17 牛庄镇学前教育资助发放明细 18 牛庄镇学前教育资助发放照片 19 六户镇学前教育资助资金申请表 20 六户镇学前教育资助汇总(发放)表 21 六户镇学前教育接受资助儿童汇总表(附2) 22 六户镇学前教育接受资助儿童统计表(附3) 23 六户镇学前教育资助发放明细 24 六户镇学前教育资助发放照片 归档文件目录
1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata 指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3. 1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部 统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施， 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描 述上保持一致。 (6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累 (1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件； 无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件； 计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (2)收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施， 保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性， 以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产 生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一 同收集。 收集、积累方法
一、立项文件 1、项目建议书 2、可行性研究报告 3、立项有关的会议纪要 4、专家建议文件 5、项目评估报告（调查资料及项目评估研究材料） 二、建设用地、征地、拆迁文件 1、选址意见书 2、建设用地批准书 3、拆迁安置文件（拆迁安置意见、协议、方案等） 4、建设用地规划许可证 5、划拨建设用地文件（市政府用地批文、红线图等） 6、国有土地使用证 三、勘察、测绘、设计文件 1、工程地质勘察报告 2、工程测绘文件（建设用地钉桩通知书、地形测量和拨地测量成果报告等） 3、工程设计文件{审定设计方案通知书及审查意见；有关行政主管部门（人防、环保、消防、 交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议；施工图审查报告、批准书等文件} 四、招投标文件 1、勘察合同 2、设计合同 3、项目报建表 4、施工招投标文件 5、中标通知书 6、工程施工合同、协议书 7、监理委托合同 五、开工审批文件 1、项目年度计划文件（建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件 或年度计划项目表等） 2、建设工程规划许可证 3、建设工程施工许可证 4、开工证明（投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明） 5、工程质量监督申报表 6、开工备案表 六、项目管理机构文件 1、建设单位项目管理机构文件 2、监理单位项目管理机构文件 3、施工单位项目管理机构文件
一、监理规划 1、监理规划 2、监理实施细则 3、监理控制计划（监理部总控制计划等） 二、监理月报 1、监理月报（监理有关质量问题等月报） 三、监理会议纪要 1、监理会议纪要（监理有关质量问题等会议纪要） 2、工地例会 四、进度控制 1、工程开/复工审批表 2、工程暂停令 五、质量控制 1、施工组织设计报审表 2、施工材料质量控制文件（工程材料/构配件/设备报审表等资料） 3、施工试验质量控制文件 4、测量核验文件（测量放线报验申请表等资料） 5、工程质量检验控制文件（工程报验申请表，分部工程、单位工程等验收资料） 6、质量事故处理记录（不合格项目通知，质量事故报告及处理意见） 六、造价控制 1、工程款报审与支付（工程款支付申请表，工程款支付证书等） 2、设计变更、洽商费用报审与签认（附工程变更单等） 3、竣工决算审核意见书 七、分包资质 1、分包单位资质材料 2、供货单位资质材料 3、试验等单位资质材料 八、监理通知 1、监理工程师通知单 2、监理工程师通知回复单 九、施工合同管理 1、工程延期报告及审批 2、费用索赔报告及审批 3、合同争议、违约报告及处理意见 4、合同变更材料 十、其它监理文件 1、监理日记 2、监理工作联系单 3、来往函件 十一、监理工作总结 1、专题总结 2、月报总结 3、工程竣工总结 4、工程质量评估报告
文件归档目录范本 一、电子表格的使用 1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。 2、在计算机中录入时不能加空格和回车。 3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。 4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。 5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。 二、归档文件目录填写说明 《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 ——件号：填写室编件号。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。不得重复，不得编附号。 ——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。填写时要注意三个问题： (1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。领导讲话填写领导姓名。 (2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。 (3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以
考证并填写，并加“[ ]”。 ——文号：文件的发文字号。文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。“情况反映第×××期”、“工作动态第×××期”、“会议纪要第×××期”等内容填在“文号”栏内都是不符合要求的。 ——题名：题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题： ⑴．当文件只有一个题名时，填写应照实抄录； ⑵．当有的文件还有副题名（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明）或并列题名（并列题名即以其他语言文字书写的题名）时，如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录； ⑶．当文件没有题名，或题名含义不清，不能提示或不能全面提示文件内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。 ⑷．当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。 ⑸．正件与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西，而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录，外加“（）”号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”（附：市民公约）。 ——日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。有的文件材料有年无准确月日的，如2007年一份材料可填写为20070000。未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕。 ——页数：每一件归档文件的页数。页数是每件文件的总页数。归档文件整理
重庆建设工程文件归档内容一览表 工程准备阶段及竣工验收文件（建设单位负责收集、整理、归档） 一、立项文件项目建议书 1.项目建议书审批意见及前期工作通知书 2.可行性研究报告及附件 3.可行性研究报告审批意见 4.关于立项有关的会议纪要、领导讲话 5.专家建议文件 6.调查资料及项目评估研究材料 二、建设用地、征地、拆迁文件 1.选址申请及选址规划意见通知书 2.用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 3.拆迁安置意见、协议、方案等 4.建设用地规划许可证及其附件 5.建设用地文件 6.国有土地使用证 三、勘察、测绘、设计文件 1.工程地质勘察报告 2.水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 3.建设用地钉桩通知单（书） 4.地形测量和用地测量成果报告 5.申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 6.初步设计图纸和说明 7.技术设计图纸和说明 8.审定设计方案通知书及审查意见 9.有关行政主管部门（建设、人防、环保、消防、交通、园林、市政等单位）批准文件或 取得的有关协议 10.施工图及其说明 11.设计计算书 12.有关部门对施工图设计文件审批意见 四、招投标文件 1.勘察、设计招投标文件 2.勘察、设计承包合同 3.施工招投标文件 4.施工承包合同 5.工程监理招投标文件 6.监理委托合同 7.主要材料及设备采购招投标文件 8.主要材料及设备采购合同 五、开工审批文件 1.建设项目列入年度计划的申报文件 2.建设项目入年度计划的批复文件或年度计划项目表
3.规划审批申报表及报送的文件和图纸 4.建设工程规划许可证及其附件 5.建设工程开工审查表 6.建设工程施工许可证 7.投资许可证、审批证明、缴纳城市建设配套费等证明 8.工程质量监督手续 六、财务文件 1.工程投资估算材料 2.工程设计概算材料 3.施工图预算材料 4.施工预算 5.工程结算材料 七、建设、施工、监理机构及负责人 1.单位工程参建单位有关责任人员名单 2.建设单位工程项目负责人质量责任书 3.建设单位工程项目专业负责人质量责任书 4.监理单位总监理工程师质量责任书 5.监理单位总监理工程师代表质量责任书 6.监理单位（）专业监理工程师质量责任书 7.施工单位项目经理质量责任书 8.施工单位项目技术负责人质量责任书 9.施工单位项目施工管理负责人质量责任书 10.设计单位项目负责人质量责任书 11.设计单位项目（）专业负责人质量责任书 12.勘察单位项目负责人质量责任书 13.工程有关人员质量责任书（通用） 八、竣工验收文件 1.建设工程竣工验收文件 2.规划部门出具的认可文件或准许使用文件 3.公安消防部门出具的认可文件或准许使用文件 4.环保部门出具的认可文件或准许使用文件 5.建设工程档案验收意见书 6.法律、规章等规定必须提供的其它文件（防雷、高切坡、航道、港监等） 附件1：工程竣工验收通知书 附件2：建设工程竣工验收意见书 附件3：勘察文件质量检查报告 附件4：设计文件及设计变更质量检查报告 附件5：单位（子单位）工程施工质量竣工检查报告 附件6：单位（子单位）工程质量竣工评价报告 附件7：单位（子单位）工程质量竣工验收记录 附件8：施工现场质量管理检查记录 附件9：单位（子单位）工程质量控制资料核查记录 附件1：单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录附件11：单位（子单位）工程观感质量检查记录