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“7S”现场管理在医院办公室工作中的实践

“7S”现场管理在医院办公室工作中的实践

作者:眭春芳

来源:《办公室业务(下半月)》 2018年第10期

【摘要】目的:探讨医院办公室工作中应用“7S”现场管理的效果。方法:运用7S现场管理对医院办公室区域环境进行管理,对各类文件、文档、合同及协议等资料进行整理、归类和

归档。评价医院办公室工作应用“7S”现场管理的实施成效。结果:经过“7S”现场管理,医

院办公室工作规范性、完整性和系统性得到加强,工作效率及部门形象得到提升;工作人员已

基本养成良好工作习惯,个人综合素质不同程度提高,工作主动性和计划性增强;办公室工作

环境明显改观,各类归档资料放置妥善且得到有效管理,取用方便及时。

【关键词】医院;办公室;“7S”现场管理;应用效果

医院办公室是在院长领导下负责医院各职能科室综合协调的重要部门,它从属组织决策层

并为其提供必要服务,具有参与政务、协调事物、做好服务的重要职能,日常工作核心围绕

“办文、办会、办事”,具有事务性、中枢性、机要性的特点。医院办公室工作综合性很强,

涉及临床众多科室,需沟通、协商并组织落实,因此该部门需要有规范化的管理、高效的工作

状态及良好的工作作风。“7S”管理法源于日本,即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全和

节约,主要指对人员、机器、材料、方法等生产要素进行管理评价,从而优化生产,提高效率。我院是二级甲等综合性医院,近年在医院办公室采用“7S”现场管理后,在改善现场环境、改

变工作作风、减少或消除差错方面取得明显效果,现对此进行分析探讨:

一、资料与方法

(一)一般资料。我院办公室除本部门各类文件、合同、协议、各类总结报告等资料的储

存之外,还承担其他职能部门重要归档资料的收集,是对过去工作和历史痕迹的记录,是历史

资料的传承和还原。由于未及时对各部门提交的大量基础资料进行整理归档,导致出现工作环

境杂乱无章,所需资料查找不见或记录不完整等资料管理效果不佳的状况,给归档整理工作带

来一定的难度,也给提交材料的部门之间造成工作不力的印象。2017年5月初,镇江市丹徒区

人民医院院部下发《关于开展“7S”现场管理活动的通知》(镇徒人医〔2017〕30号),在全

院开展“7S”现场管理工作,旨在培养员工良好工作习惯及团队意识,提升医院整体形象,进

一步为患者提供整洁、舒适、安全的诊疗环境。

(二)方法。1 . “ 7 S ” 现场管理实施方案。成立医院“7S”管理领导小组,负责“7S”现场管理工作的组织、筹划和检查。各分管院长负责检查各分管职能条口“7S”工作落

实情况,并定期在院行政办公会上通报。各职能部门负责督查、指导、落实本部门区域“7S”

工作任务。领导小组下设“7S”管理办公室,工作职责:负责相关行政文书工作;负责评比分

数的统计和公布;负责全程检查、执行和监督、负责“7S”检查结果的奖惩。2.“7S”现场管

理实施方法。实施流程:(1)组织开展学习活动,让办公室工作人员充分了解“7S”现场管理的理念、方法、步骤及要求等。(2)分析医院办公室管理现状,利用头脑风暴法收集并梳理问题,制作“7S”现场管理问题收集表,罗列办公室日常工作中存在的问题及不良工作习惯等。(3)根据办公室现状问题及不足,制定管理方案并有效组织实施管理。将办公室工作划分成若干责任区,明确责任人,有计划地实施“7S”经典七步骤。(4)经合理测算后,购置一定数量的透明整理箱和仓储货架。实施内容。办公室的核心工作围绕“办文、办会、办事”,“7S”

现场管理主要运用于办公室区域环境和各类资料管理中,各类文件、文档、合同或协议、工程

或设备招投标材料、员工人事档案、医疗纠纷涉及赔偿相关资料、员工医德医风相关资料等的

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