附件1：档号章样式
归档章大小：长35mm+15mm，宽10mmX2 附件2：案卷盒封面和脊背样式
附件3：国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表
机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。
4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。 8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描
12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法
粤档发[2003]49号 关于印发《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》的通知 省直各单位： 《广东省文件材料归档方法改革方案》自2000年推广实施以来，得到了各级档案部门、档案人员的大力支持和欢迎，运用单份文件归档整理方法的单位越来越多。经过几年业务工作实践的不断完善和补充，形成了较为成熟的操作流程、质量控制措施与标准。实践证明，合理的工作流程，适当的控制措施，对保证归档文件的质量及提高归档工作效率有着非常重要的作用。省档案局监督指导处在总结各单位实践经验并广泛征求意见的基础上，制定了《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》。现予印发，请结合本单位实际，在业务工作中认真组织执行，以提高单份文件归档整理工作的效率及规范化程度。． 二ΟΟ三年十二月二十九日 主题词：文件整理流程标准通知 二ΟΟ三年十二月二十九日印发广东省档案局办公室 《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明一、适用范围：；流程（一）适用于各部门年终移交由档案室
统一整理归档的单位。流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前， 并经本单位领导签必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题：、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于1 文件材料归档范围、保管期限的规定；、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 2 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定； 、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划4 分准确； 5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的6 书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。． 单份文件归档整理方法操作简图（流程一） 齐全完收集应归档单份文件归档整理方法操作简图（流程二依照归档范处理完毕的文归档判编制检准确客准确客确定期确定期不空号、不漏只编没有页码的部分类方法科学、机构（问题或年 录入的内容尽可有关的信息录入专电脑著不空号、不漏只编没有页码的部码用不锈钢钉或线单清晰、端正，件号不重、在每一“件”的上方空白订盖档号章装便于保管
机关事业单位文书档案的整理与数字化文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。 4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。
8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描 12、图像处理 13、图像质检 14、着录 15、着录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。
19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8
第一章竣工档案分类编号办法 一、编号原则 （一）为了统一公路工程竣工档案分类办法，实现公路工程竣工档案检索现代化，现依据?公路工程竣工验收办法?制定本办法。 （二）本办法包括了工程项目基本建设各个阶段形成的各类档案，并考虑到今后的发展需要和保持基本类目的稳定。 （三）公路工程科技文件材料分为六级类目。一至四级类目的代号固定不变，五、六级为基本类目。 档案形式举例： GL5·1·RD·RZ·1·2—×× “GL”:一级类目(公路) “5”:二级类目(公路工程) “1”:三级类目(道路) “RD·RZ”:四级类目单项工程代号,单项工程不同代号不同) “1”:五级类目(综合类) “2”:六级类目(工程总结) “××”:案卷流水号,流水号可以从“1”开始编写。 二、档案章 档号章的位置在每个文件首页的右上角。 档号章格式尺寸如下图，档号章内的档号可以刻制在四级类目，五、六级类目和顺序号可以用钢笔填写。
例： 三、基本类目（一）综合文件 1、竣工验收文件 2、工程总结 3、征地拆迁资料 4、上级批准文件及有关指示 5、建设项目承发包合同及协议文件 6、工程交接表 7、竣工文件缩图 （二）竣工决算 （三）竣工图表 （四）设计、施工文件 1、技术、设计文件 2、施工文件 3、进度控制文件 4、投资控制文件 5、施工原始记录
四、五和六级类目代号（见附件）附件 五和六级类目代号
续上表
第二章竣工档案案卷构成及质量要求 一、术语 （一）案卷：有互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。 （二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。 （三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。 （四）档号：有分类号和案卷号组成。 二、组卷要求 （一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的系统联系，并便于档案利用和管理。 （二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。 （三）案卷内文件材料的制作和书写材料，必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水，禁止使用蓝黑墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。 （四）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间互相有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。 三、卷内文件的排列 （一）管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在本办法有关章节中。 （二）、设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。
收集档案归档整理流程图 收集应归档的文件材料齐全完整 归档判断判断文件是否归档依照归档范围，慎决 确定期限确定归档文件的保管期限 定文件去留 准确客观 分类 编制页码 装订 排序 盖档号章 电脑著录 装盒排架 打印目录 编制检索 工具 按部门分类方法科学、适用， 保持相对稳定只编没有页码的部分不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“件”便于保管利用 装订 顺序相对固定 按期限—机构—时间三个 层次排列 在每一“件”的上方空白 清晰、端正，件号不处盖档号章 重、准确 有关的的信息录入专用的 录入的内容尽可能详档案管理软件 细、准确 按件号顺序装盒、上架不同保管期限，不同机构 归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺 序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的目录项目要填写完整
档案管理规定 一、档案管理 ( 一) 凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表， 都必须及时归档，确保完整无缺。 ( 二) 文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 ( 三) 档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司 制发的应归档的文件材料。 二、文书档案管理 ( 一）归档范围 1、行政综合类 : 包括重要的会议材料; 制定的内部法规性、政策性文 件; 组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料 ; 发展规划、工作总结汇报 ; 政府机关颁发的重要文件。 2、组织人事教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。 3、会计统计类 : 年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明， 各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 4、质量管理类 : 质量管理方面的制度。 5、技术类 : 产品及生产方面技术文档。 6、销售纪事类 : 公司大规模的销售活动纪事。 （二）文书的档案立卷 1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。