档案人员岗位培训基础知识
第一章档案与档案工作概述
第一节档案概要
一、档案的概念
（一）档案的概念
《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。
二、档案的特点
（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。
（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。
三、档案的种类
在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科
技档案和专门档案。
(一)文书档案
文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
(二)科技档案
科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。
(三)专门档案
专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。
四、档案的基本作用
档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的基本作用可概括为两个基本方面，凭证作用和参考作用。
1．档案是历史的真凭实证
档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲
笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信。还有些文件材料，如合同、契约等，制发的目的就是备忘，其凭证作用更明显。
2．档案是第一手的参考材料
可供人们学习、参考的材料是很多的，如档案、图书和报刊资料等，但档案这种前人知识的载体，更直接、更原始地记录了前人的经验、教训，因而是第一手的参考材料。
第二节档案工作概要
一、档案事业的构成
(一)机关档案室工作
1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。它深刻地阐明了机关档案室工作的性质和地位。
(二)档案馆工作
1983年4月26日国家档案局颁发的《档案馆工作通则》指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。”档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。2000年召开的全国档案馆工作会议进一步要求：“把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。”2009年召开的全国档案馆工作会议又提出：“努力把各级国家档案馆建设成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。”
我国档案馆主要分两大类，即综合性档案馆和专门性档案馆。
1.综合性档案馆
我国设置的中央级综合性档案馆包括：中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。北京市所
设置的综合性档案馆包括北京市档案馆和东城区、西城区等18个区县档案馆。
2．专门性档案馆
我国专门性的、部门性的档案馆，包括中央一级和地方一级。它们分别收藏某一方面的、某一专业的、某种载体形式的档案和相关资料。目前我国已建立的专门性或部门性档案馆有：中国照片档案馆、测绘档案馆和气象档案馆等。城市建设档案馆是比较重要的地方专门性档案馆，它是专门收藏城建档案及有关资料的科技文化事业单位。
(三)档案行政管理工作
档案行政管理工作是以国家各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准则，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。全国档案行政管理工作的最高机关是国家档案局。北京市档案局为市政府负责本市档案工作的主管部门，履行全市档案事业行政管理职能。具有执法主体资格，在履行全市档案行政执法职能的过程中，接受市人民代表大会常务委员会的法律监督，接受市政府法制部门的业务指导。
(四)档案教育工作
档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。我国的档案教育工作较为发达，主要分院校教育和在职教育两个方面。
(五)档案科学研究工作
依靠科研教育振兴档案事业是发展档案事业的基本战略之一，档案科学研究工作受到高度重视。档案科学研究工作包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作等。
(六)档案宣传工作
档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。
(七)档案外事交往工作
与国际档案界的交往与合作，是国家档案事务中的重要部分，是发展我国档案事业的外部条件。新中国成立后，特别是改革开放以来，我国档案界的国际交往与合作日趋活跃。北京市档案界也广泛地参与到这项工作中来，走出去，请进来，学习和借鉴外国管理与开发档案的先进经验，宣传和展示北京与整个国家改革开放所取得的巨大成就。
二、档案业务工作的内容
按照我国档案界的习惯，档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，简称“六个环节”。
(一)档案收集工作
档案的前身——文件，是由机关内各组织机构和个人分散形成的，而机关和社会利用档案，则要求一定的集中，为了更广泛地发挥档案的作用，就需挑选文件集中保存，这便是档案的收集工作。机关文件归档和各单位档案向档案馆移交都属于档案收集工作。
(二)档案整理工作
收集起来的档案来源广泛，数量很大，内容复杂，有的还可能是零散文件。为了改变这种相对零乱的状况，便于保管和利用，就必须对档案进行分门别类，使之有规可循，这便是档案的整理工作。
(三)档案鉴定工作
随着时间的推移和社会实践的发展，档案数量日益增多，而有些档案则逐渐失去了保存价值。为了减轻库房负担，降低档案管理成本，方便有价值档案的管理和检索，就需要对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精，这便是档案的鉴定工作。文件归档环节中的确定保管期限也属档案鉴定工作范畴。
(四)档案保管工作
由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。为了尽可能地延长档案的寿命，就需要对其采取保护措施，进行妥善管理，这便是档案的保管工作。
(五)档案统计工作
档案数量多，成分复杂，为了科学地进行收集、整理、鉴定、保管和有效地提供利用，档案管理部门和档案行政管理部门都要掌握档案和档案工作的基本情况，这就要对有关状况进行数据的登记、统计和分析研究，这便是档案的统计工作。
(六)档案利用工作
党和国家以及社会机构、组织、单位建立档案工作的最终目的是发挥档案的作用。为此，档案室、档案馆除大量的基础工作外，还要通过各种方式和手段提供利用档案和有关资料。直接满足社会各方面档案利用者需求的工作，便是档案的利用工作。
三、档案工作性质
（一）档案工作是一项管理性的工作
国务院早在1956年《关于加强国家档案工作的决定》中就规定：“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关和科学研究工作的利用。”因此，所谓档案工作，确切地说就是档案管理工作。
（二）档案工作是一项服务性的工作
档案工作对于其他工作来说，属于服务性工作。通过管理和提供档案资料为各项工作服务，则是档案工作区别于其他服务性工作的特点之一。服务性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和发展的主要因素。
（三）档案工作是一项政治性的工作
因为档案工作为一定的政治服务，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，所以说档案工作是一项政治性的工作。
（四）档案工作是一项科学性的工作
档案工作是科学研究的先决条件之一，无论是自然科学研究，还是社会科学研究，都必须掌握丰富的第一手材料，档案部门收藏的各种档案原始、系统地记录了人类同社会、同大自然抗争的知识经验，能最大限度地
满足科学工作者的需要。档案工作本身也具有学术性。
（五）档案工作是一项文化性的工作
档案室和档案馆保存的档案都是国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。
四、档案工作的基本原则
（一）档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则
1．国家全部档案由各级档案机构分别集中保存
各机关内党、政、工、团等组织和机构的档案，均由机关档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存；各机关档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管；一切档案非依规定和批准手续，不得转移、分散或销毁。
2．全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导
所谓统一，就是在全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。具体说，就是全国档案工作事务由国家档案局掌管。所谓分级负责，就是地方各级档案行政管理机关，按照全国统一的规定和要求，结合本地区的具体情况，在本地区党委的领导、人民代表大会常务委员会和政府的监督下，制定规划，健全制度，具体指导、监督和检查本地区的档案工作。所谓分专业负责，就是中央和地方专业主管机关档案部门，按照全国档案工作的统一规定，在国家和地方档案行政机关的指导下，根据本专业、本系统的特点，负责本系统包括下属单位档案工作的管理。
3．实行党、政档案统一管理
党、政档案统一管理，是我国档案工作的特点之一。一个机关内共产党、行政、工会和共青团等组织的档案统一集中在一个机构保管；需要长远保存的党、政档案，统一集中于各级档案馆。
（二）维护档案的完整与安全，是档案管理的基本要求
维护档案完整，一方面，从数量上要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。
维护档案安全，一方面，从物质上要保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，要保证档案政治上的安全，即档案不丢失、不被盗、不泄密。
（三）便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的
便于社会各方面的利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、服务于这个总目标。因此，便于社会各方面的利用，是检验档案工作的主要标准。
五、档案工作的几个专门术语
(一)国家档案全宗
国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。如图所示：
中华人民共和国成立以后档案
国家档案全宗中华人民共和国成立以前档案革命历史档案
旧政权档案
中华人民共和国成立后的档案，是指1949年10月1日以后，在我国形成的全部归国家所有的档案；革命历史档案，是指1949年10月1日之前，由中国共产党所领导的军队、政权、企事业单位、社团等组织及个人形成的全部归国家所有的档案；旧政权档案，是指1949年10月1日之前，除了革命历史档案之外的全部归国家所有的档案。建立国家档案全宗概念的实质是强调国家要对归国家所有的全部档案进行宏观管理和控制。
(二)全宗
全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个公司所形成的全部档
案可包括党群管理、行政管理、财务管理和产品、基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。一位科学家、文学家、教育家及其他知名人士，在其一生活动中形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。
因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，所以是一个不可分割的有机整体，不能分散。
(三)立档单位
立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。
确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件是：
第一、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；
第二、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；
第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。但是，三个条件不是并列的，其中以第一个条件最为主要。为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。
第二章公文管理
第一节公文的概念、分类、文种和稿本
一、公文的概念
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行政职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。我们在日常工作中接触到的通知、请示、批复、决定、
决议等都是公文。
二、公文的分类
常见的公文分类方法主要有以下几种：
(一)从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。
通用公文是指各级党政机关、企事业单位和社会团体等在工作活动中普遍使用的文件。如通知、通报、请示、批复等。
专用公文是相对于通用文件而言的，是指在一定业务范围内由专门的机关、组织等因特殊需要而专门制定和使用的文件。如司法机关形成的起诉书、判决书等，外交机关形成的国书、照会、备忘录等。
(二)从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种。
上行文是指下级机关向上级领导或指导机关报送的公文。即自下而上的行文。如北京市财政局向北京市人民政府或国家财政部报送的公文都属于上行文。
平行文是指在同一组织系统中同级机关之间或在非同一组织系统中不相隶属机关之间使用、运行的公文。如国务院各部委、各局之间，市政府所属各局之间使用、运行的公文。再如某中学与卫生局，虽然两个单位的级别可能不同，但两者之间没有领导与被领导或指导与被指导的关系，行文仍属于平行文。
下行文是指上级机关向所属的被领导或被指导的下级机关发送的公文，即自上而下的行文。如市税务局给各区县税务局下发的公文。国家档案局给各省、市档案局下发的公文。
(三)从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。
公布公文指内容不涉及秘密，可以对外公开发布的公文，主要有对外公开公文和限国内公开公文两种。
内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关内部使用的公文。
机密公文指内容涉及国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害的公文。根据其内容涉及国家秘密的程度，以及泄露后将给国家带来的损害程度，机密公文可分为绝密、机密、秘密三种。
(四)在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种。
发文是指由本机关制成并向外机关发送的公文。
收文是指本机关收到的，由外机关制发的公文。
内部公文是指由本机关制成，并且只在本机关内部使用的公文。
三、常用公文文种
文种，又称公文名称或公文种类，是国家以法规性文件规定的公文的名称。对于公文文种，要根据国家有关规定，按照本机关的职权范围、法定地位以及机关之间的行文关系，正确选择，不得滥用。
依据国务院2000年8月20日发布、2001年1月1日起正式施行的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)的规定，行政机关的公文种类主要有十三类：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
四、公文的稿本
公文稿本是指公文文稿和文本的统称。文稿，指公文起草过程中的历次稿子，如草稿、定稿等。文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。在公文处理、保管和归档中，对各种稿本要加以区别对待。
公文稿本主要有以下几种：
（一）草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。草稿从内容到形式都比较粗糙，其作用在于供讨论、征求意见、修改审批之用。形式有讨论稿、征求意见稿、送审稿、草案等。草稿因未获审批通过，不是正式公文，不具备正式公文的效用，一般不向外发出。除重要法规性公文及重大事
项公文的历次草稿需要归档保存外，一般公文草稿不需要归档保存，待定稿产生后即可销毁。
（二）定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完成稿。定稿反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，是日后对文稿内容查考的最直接、最原始的凭证，能产生正式法定效用。同时，定稿上留有负责人的签发标记和会议通过(批准)的标记，可以说定稿的权威性和保存价值丝毫不亚于正本。任何公文在制发过程中必须形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必须归档保存。书写公文定稿，要使用标准格式的发文稿纸。
（三）正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。正本代表发文机关或部门的法定权威性和正式意图，是收文者办理公务、解决问题的依据，具备各种生效标志，具有查考价值和现行执行效用。发文机关应当归档保存公文正本。凡属收文机关归档范围的公文正本，收文机关也应归档保存。
（四）存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。存本不对外发出，不作为开展工作的依据。由发文机关留存，作用限于存档备考。
（五）副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。其内容与形式完全与正本一致，供备查、知照、传阅使用。
第二节公文处理和整理工作
一、公文处理工作的基本原则
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
二、公文处理工作的基本要求
(一)公文处理工作必须加强集中统一管理
公文是机关工作的重要办事工具，公文处理工作具有很强的政治性、机密性和现实效用性，直接关系到实现机关职能和提高机关办事效率。因此必须对公文实行集中统一管理，不能任其自流。具体而言，集中统一管理
主要有统一领导、统一制度、统一管理、统一归档等含义。
(二)公文处理工作必须准确、周密
准确、周密是根据公文处理工作的原则，对公文处理工作提出的质量要求。在机关工作中，无论是拟制、发出文件，或制定、宣传和贯彻有关方针政策，或组织、计划和安排具体工作，或汇报情况、请示和答复问题等，都要求做到准确、周密，确保质量，避免差错。
(三)公文处理工作必须及时、迅速
在处理公文时，要明确规定公文的办理时限，分清轻重缓急，保证紧急、重要的公文优先办理。要改进工作作风，简化公文处理程序，缩短公文运转周期，加快传递和办理速度。要学会利用现代化技术手段，提高公文处理工作的效率。
(四)公文处理工作必须安全、可靠，确保国家机密
在公文处理工作中，必须保护好公文，注意公文的安全，选择防火、防盗、防潮，防虫蛀鼠咬、防霉变的保管条件，使公文不受损坏，延长寿命。同时要严格遵守有关制度，防止公文遗失。对涉及党和国家机密的公文，在公文处理中要认真遵守《中华人民共和国保密法》的规定，正确划分公文的密级，执行保密制度，确保党和国家的机密。
(五)精简公文，反对官僚主义和文牍主义
为提高工作效率，避免行文混乱，解脱“文山”的负担，在公文处理工作中必须精简一切可有可无的公文，将公文制发、运转处理的数量严格控制在合理范围内。
三、公文整理的含义
公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
对公文整理的含义，可以从以下方面理解：
(一)必须是办理完毕的公文才能进行整理
(二)必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理
只有对现实活动和历史研究具有查考、使用价值的公文，才具有保存价值，才有必要进行整理。
(三)整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系
对公文进行整理时，必须遵循公文形成规律，保持它们之间的联系，以便于查找和利用。
四、公文整理遵循的原则
公文整理遵循的原则是：遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
对公文整理原则，可以通过以下几个方面做进一步理解：
(一)遵循公文形成规律
各项职能活动总是存在着各方面的联系，所以在各项职能活动中形成的公文之间，必然有一定的规律，而公文整理必须遵循这些规律。
(二)保持公文之间的有机联系
公文之间的有机联系主要表现在公文的来源、内容、时间、形式等方面。对公文进行整理时，要注意保持公文之间的有机联系，既要反映出机关职能活动的历史面貌，也要符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供线索。
(三)区分不同价值
应区分归档范围内不同公文的价值，划定不同保管期限。对于保存价值大、保管期限长的公文，要重点整理和保管；对保存价值小、保管期限短的公文，要区别对待；对无保存价值、不须归档的公文，要进行销毁。
(四)便于保管和利用
便于保管和利用是公文整理归档的最终目的，也是衡量整理工作质量的重要标准。在整理过程中，要将“便于保管和利用”作为重要因素考虑。
第三节公文归档
公文归档是指一个立档单位的文书处理部门或承办部门，将处理完毕的公文按照一定的原则进行整理后，定期移交给档案部门集中保存的工作。归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷质量要求。
一、公文的归档范围
归档范围，即归档公文整理的范围。并不是所有公文都需要归档，要对之正确分析、区别对待。根据2006年12月18日国家档案局公布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、公文的归档时间
归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。
办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交；
对于某些专业文件、特殊载体的档案或驻地分散在外的部门形成的文件，可另行规定切合实际的归档时间。
三、公文的归档要求
归档要求，主要是指归档案卷在质量上必须符合以下要求：
(一)应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。
(二)归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。
(三)归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签字手续。
第三章文书档案管理
文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
第一节文书档案收集工作的内容和要求
一、文书档案收集工作的内容和重要性
（一）收集工作的内容
文书档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。
对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。归档制度一经确立，档案部门和各有关部门应严格按照规定，有计划分步骤地开展具体的接收和归档工作。
（二）文书档案收集工作的重要性
档案的收集工作是档案业务工作的基础，文书档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点：
1.文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础
文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门产生的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。
2.文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量
收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。
二、文书档案收集工作的要求
（一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求
保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作始终的基本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点。
归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。因此，在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。
（二）归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能
各个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。
为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。
（三）档案部门要加强收集工作的调查和指导
为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况。准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。
第二节文书档案的整理和鉴定工作的内容与原则
一、文书档案整理工作的内容与原则
（一）文书档案整理工作的内容
文书档案整理工作的内容可以概括为文书档案的系统化和基本编目两部分。系统化是指对彼此间存在某种关系的案卷，按照一定的方法组合在一起，构成完整的、具有有机联系的整体，具体包括档案的分类、案卷的排列和档号的编制。基本编目主要是编制案卷目录，以反映和介绍每一卷档案的内容、状况和特征。
（二）文书档案整理工作的原则
文书档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
1．充分利用原有的整理基础
在正常的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。对于已经整理过的档案，档案部门不必打乱重整。一般情况下，只要不是零散文件或原有基础十分不好的案卷，都应尽量保持原有的整理体系。对于某些不合理处，可以做必要的加工补救，这样既可以节约人力物力，减轻对档案的损毁，又可以保证整理工作的质量和效率。
2．保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。档案文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。
（1）文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的，形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案，必须保持文件在来源方面固有的联系。从全部整理工作来说，文件在来源方面的联系是首要的。
（2）文件在时间方面的联系。形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴，这使文件之间具有一定的时间联系。整理档案时，必须保持档案在时间上的密切联系。
（3）文件在内容方面的联系。文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的，文件形成者特定的活动，使文件之间在内容上具有密切联系。
（4）文件在形式方面的联系，指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间和内容性质，构成了文件之间一定的联系。因此，在某些情况下，档案整理也必须保持文件形式方面的联系。
3．便于保管和利用
这是文书档案整理工作的基本出发点和最终要求。通常，“保持文件材料之间的历史联系”和“便于保管和利用”两者是一致的，即如果按照档案文件之间的历史联系进行整理，就能便于归档文件的保管和利用。
二、文书档案鉴定工作的内容与原则
（一）文书档案鉴定工作的内容
文书档案鉴定工作的内容是鉴别和判定文书档案的价值，挑选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。
（二）文书档案鉴定工作的原则
文书档案鉴定工作的原则是从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。
档案管理培训心得体会参考 201*年8月10日，教育局组织了对各单位的档案管理培训。一下午的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的.方向，它促使我 不断地思索，不断地进步。 下面我谈谈自己的认识、收获和体会。 一、规范化、科学化的档案管理，是学校必须做好的一项基础性工作。 当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资本更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为学校教学、教研、师生评价、学籍管理及各项等活动的真实记录和一项基础性工作，在学校管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。 二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性。 培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，我深知参加档案 培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。 档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。 感谢您的阅读，祝您生活愉快。
第一章档案P1-23 一、单项选择题 1、档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 P3 2、兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。（单、 多）P6 3、因为大多数兵马俑身上无文字，只能算是文物，不能当作档案。P9 4、国家档案全宗，又称国家全部档案。这是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。P9 5、档案作用的范围逐渐扩展，一般而言，时间和作用范围成正比。P19 6、档案在形成之初的相当一段时间内，主要是对形成者本身有用，是为形成单位工作和生产活动提 供查考利用。（判+单）P19 7、档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。（判+单）P20 8、档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期会不断发生变化，档案作用的侧重点也随 之转移。（判+单）P21 二、多项选择题 1、档案一般来自几个方面：一是机关团体、部队、企业和事业单位等，二是个人、家庭。P3 2、文件转化为档案一般需要具备三个条件：①必须是办理完毕的文件；②必须是对日后具有一定查 考和保存价值的文件；③必须是按照一定规律集中保存起来的文件。P4-5 3、档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。P6 4、从我国档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等， 现代有胶片、磁带、磁盘等。P6 5、档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。P6 6、档案分类方法有以下几种：四个（按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体 划分）（多）P9-12 ①按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案；（多）P10 革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期内。（单）P10 ②按内容性质划分——文书档案、科技档案、各种专门档案；（多）P11 专门档案也称“专业档案”，如“人事档案”（单）P11 ③按形成领域划分——私人档案和公务档案；（多）P11 人们在私人生活中形成的、为个人所有的档案也可向有关档案馆寄存或出售。（单）P11 公务档案必须按照国家规定，无条件地向国家档案馆移交。（单）P12 ④按载体划分——纸制档案和非纸制档案，其中，非纸质档案又可以分为甲骨档案、金石档案、
培训材料 保密基本知识 一、日常工作中的保密 （一）涉密文件的处理和档案资料的保密 涉密文件的处理包括对涉密文件拟写、印制、传递、携带、承办、使用、移交和销毁等各个环节。档案资料的保密是指对载有秘密内容的文件报纸、期刊、教材、图表、照片（含底片）、以及各类资料汇编、工作手册的保密管理。 1、涉密文件的拟写与印制。秘密资料的拟制，应在符合保密要求的场所进行。承办人起草文件时，应提出发送范围、定何密级、保密期限等意见，报签发领导一并核定。文件的草稿应按正文的密级管理。承办人拟制完毕以后，应将文件的定稿由保密人员分发、保存。秘密文件的复印、打印、铅印等，须经有批准权限的领导批准后，在公司内部或指定的地方场所进行，并严格控制份数。文件印制过程中的校对稿和废页，要及时彻底销毁。 2、涉密文件的传递。发送文件、报纸、刊物等要由专门人员统一分发。发往外地的秘密文件资料，要经有保密措施的渠道传递，不得经普通部门邮寄，传递时要有专人专车直送。 3、涉密文件的承办与使用。承办人在收发秘密文件时
要及时做好登记。借阅文件时要有领导的批准，并按规定办理借阅手续，无关人员不得阅知。组织传阅的秘密文件要及时崔退，不得失去控制。 4、涉密文件的移交。一切秘密文件资料使用后，均须存放在档案室。确需业务部门自己保管的秘密文件资料，应放在有安全保障的保密柜内。绝密件应专门保管。交接保密文件资料时，双方人员要当面点清，在移交文据上共同签字盖章，必要时由领导派人监交。调动工作、离职人员必须把承办、保存的秘密文件资料和工作记录本全部清退给档案室（保密员），不得私自转交他人，交接不清不办理离职手续。 5、档案资料的管理。档案资料是指具有查考使用价值、经过立案归档集中保管起来的各种文件资料。在档案资料中有相当一部分涉及秘密，有的甚至是核心秘密。因此，必须严格档案资料的保密管理。查阅档案资料，必须按借阅档案的要求，写明使用目的、内容和方法，经领导同意由档案室按有关规定办理。借阅的档案材料，不得转借他人。 6、废旧资料的销毁。废旧资料，是指按规定不需要归档的文件资料和已经超过保密期限、无存档价值的档案资料，以及办公所用的废旧报纸等文字资料。由于在这些资料中也有一些公司的秘密，所以对这些资料的销毁，也必须要按规定进行。销毁应选择安全保密的场地进行，由两人以上监销。严禁将秘密文件资料当废纸出售。
档案培训学习总结
档案培训学习总结 【篇一：档案管理培训学习总结】 档案管理培训学习总结 通过一周的学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，档案和档案工作是社会进步的产物。通过学习，我还了解到档案管理中如何对各类档案进行收集、分类、归档、利用等管理程序，全面了解档案管理工作的重要性，档案管理人员应该具备的职业素养，以及新学习的归档方法与传统方式归档方法的异同与优缺点。目前工作中还有许多问题，但这些正是我以后努力的方向。它使我不断的进步，不断的思索。这次培训我们主要学习了以下几方面的知识： 1、档案管理的概述 档案管理是对国家和社会有保管价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它需要原始性和真实性，为以后作为参考利用，使所有档案的内容作为一个原始凭证的依据。 2、各类资料的归档管理规范 主要学习了文件材料。科技文件材料、招投标书文件材料、声像文件材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需要注意的问题等一系列程序。 业的一项重要保障 档案管理工作作为信息化的组成部分，档案作为一种信息资源，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要责任。通过学习，我知道了档案管理员的职责，即为负责档案的接收、整理、保管、借阅工作；负责库藏档案检查工作，并做好记
下面我谈谈自己的认识、收获和体会。 一、规范化、科学化的档案管理，是学校必须做好的一项基础性工作。 当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资本更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为学校教学、教研、师生评价、学籍管理及各项等活动的真实记录和一项基础性工作，在学校管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。 二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性。 培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，我深知参加档案 培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。 档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。 【篇三：档案管理培训心得体会】 档案管理培训心得体会 通过学习，让我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，档案违法行为的概念、特征、种类等，如何对各类档案进行收集、整理、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档
档案人员岗位培训基础知识 第一章档案与档案工作概述 第一节档案概要 一、档案的概念 （一）档案的概念 《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。 二、档案的特点 （一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。 （二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。 （三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。 三、档案的种类 在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。 （一）文书档案
文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。 （二）科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。 （三）专门档案 专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。 四、档案的基本作用档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的基本作用可概括为两个基本方面，凭证作用和参考作用。 1 ．档案是历史的真凭实证 档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信。还有些文件材料，如合同、契约等，制发的目的就是备忘，其凭证作用更明显。 2 ．档案是第一手的参考材料 可供人们学习、参考的材料是很多的，如档案、图书和报刊资料等，但档案这种前人知识的载体，更直接、更原始地记录了前人的经验、教训，因而是第一手的参考材料。 第二节档案工作概要
河南省漯周界高速公路有限责任公司 归档文件整理方法 第一、归档文件整理工作 归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。各机关档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后,才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考,从现行文件运转过程转入档案管理阶段。 一、归档文件 能活动中形成的,办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件整理 归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程. 三、归档文件整理原则 归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。 四、归档文件整理方法 目前,推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法. 文件级整理方法,就是将归档文件以“件"为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件的定义:件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份(单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。
３、正文和附件为一件。 ４、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等. ６、转发与被转发件为一件. ７、正文与文件处理单为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 ９、会议文件.一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。 10、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 第二 、 文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤.一般情况下,文件级整理大致需要十二道程序,即收集文件、划分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。 收集文件， 中的文件材料，加以清交、聚集的工作。 .完整，直接影响着整理工作的开展，所以收集工作的法律依据
档案管理专业基础知识 档案管理专业基础知识一: 一、立档单位 形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 二、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919
年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 三、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过
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一、目的 为适应教育培训工作科学化、制度化、规范化要求，进一步加强培训档案的管理，及时掌握各类培训班型的开展情况和各类人员的受训情况，特制订本办法。 二、适用范围 本办法适用于****各类培训班（含各类会议、竞赛等）档案的管理。 三、档案内容 主要包括纸质档案和电子档案。 （一）纸质档案 1.档案手册 由封面、目录和内容组成。其中内容依次为： 培训通知、日程安排、学员名单（姓名、性别、年龄、单位、岗位、职务、联系电话等信息）、班级组织、教师授课情况登记表（姓名、讲授课程名称、课时数、职称、职务、单位）、教材使用情况（教材名称、主编、出版社）、学员成绩单、结业证书发放名册、调查或测评汇总表、专题报告、培训总结等。 2.教学档案（原件） （1）培训班通知； （2）学员“两个带来”、培训体会等； （3）学员手册； （4）考试试卷样卷1份和学员试卷； （5）自编教材、讲义、教学参考书等各1本； （6）课时费酬金表复印件；
（7）学员登记表或结业鉴定表； （8）教学情况调查表、测评表等； （9）退学手续、请假单、考勤表原件及汇总表； （10）其它与培训管理相关的材料等。 （二）电子档案 主要包括档案手册、学员手册、考试试卷、相关教学文件（教学计划、教学大纲、培训班管理制度等）和“两个带来”、培训体会、照片、课件等教学资料，以及其他相关的材料。 四、培训档案的管理 1.档案的收集和整理 培训档案应按本办法规定的档案清单内容，由班主任负责收集、整理和组建，并于培训结束一周内，将纸质档案和电子档案报教务科档案管理员存档，并履行档案移交手续。 会议和对口培训等参照上述清单，档案内容视具体情况而定。 其中，档案手册由班主任组建为word文档，经由教务科审核后由班主任印制成册，再交教务科管理员保存。 2.培训档案的保管 （1）培训档案由教务科设定专人负责管理。 （2）档案保存按年度分类保管。 （3）档案管理员根据档案移交内容，及时、认真做好档案验收、归类、登记、入柜工作，以及培训班（培训班名称、培训班类别、办班时间、人数）和师资情况登记（专兼职教师姓名、职称、职务、工作单位、培训班名称、讲授课程名称、课时数）工作。
档案管理专业基础知识二 一、档案工作的基本原则 为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。 这一原则的基本思想包括三个方面： 第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理，即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲，就是： 1、各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。 2、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。
3、全国档案工作统一于党的领导。 第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命;另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。 第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。 二、档案室的性质 档案室是管理本单位形成的档案，并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作，具有自己的特殊性质。 1、档案室工作是史料性工作，是维护单位历史真实面貌的重要工作。
中山市2018年档案人员岗位培训班考试试题 一、单项选择题(40题，每题1分,共40分。) 1．（）情况应入编大事记。 A．企业破产、解散、清产核资 B．企业周末登山活动 C．企业部门例会2．会议简介产生于（）。 A．会议期间 B．会议结束以后 C．会议召开之前 3．按照我国《档案法》和有关法规的规定，我国现存档案可分为（）。 A．内部档案和外部档案 B．公开档案和不公开档案 C．已开放档案和未开放档案 4．《中华人民共和国档案法》颁布于1987年，并于（）修正。 A．1995年 B．2016年 C．1999年 5．科研档案是指（）。 A．在自然科学技术研究活动中形成的科技档案 B．在科研课题研究活动中形成的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录C．具有保存价值的归档的科研课题文件 6．按子项分类组卷主要适用于（）。 A．基本建设工程科技文件材料 B．科研课题科技文件材料 C．水文与气象观测科技文件材料 7．科技档案案卷封面可采用（）的形式。 A．计算机打印或手工填写 B．案卷外封面（卷盒）和案卷内封面（软卷皮） C．装订或不装订 8．科技档案案卷是（）。 A．以文字材料为主的案卷需要装订 B．所有案卷都要装订
C．采用装订或不装订两种形式 9．《广东省档案条例》规定公民（）可以建立档案馆。 A．家庭 B．个人 C．家族 10．档案库房的温度一般应控制在（）之间。 A. 14℃— 24℃ B. 40% — 60% C. 45 — 60 D. 45% — 60% 11．下列哪种气体不会对档案造成破坏? （） A．二氧化硫 B．二氧化氮 C．氧气 D．氯气 12．档案库房的湿度一般应控制在（）之间。 A. 14℃— 24℃ B. 40% — 60% C. 45 — 60 D. 45% — 60% 13．村（社区）的档案安全得不到保证的，可由（）。 A．省档案馆代管 B．市档案馆代管 C．上一级档案馆代管 14．（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A．TIFF B．CEB C．PDF D．JPEG 15．打印机、网卡等设备连接到计算机后须安装（）才能运行。 A．杀毒软件 B．驱动程序 C．办公软件 D．播放软件 16．电子文件的（）对电子文件归档的完整性带来了挑战。 A．非直读行 B．游动性 C．信息的复杂性 D．易操作性 17．电子文件归档、接收过程产生的（）元数据须一并归档保存。 A．记录型 B．环境型 C．管控型 18．归档电子文件在销毁前必须经过（）的环节。 A．备份 B．杀毒 C．鉴定 D．迁移 19．描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用，办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息称为（）。 A．业务实体 B．流转过程信息 C．背景信息 D．元数据 20．数字信息可以很方便地从一个载体向一个或若干个载体复制或移动，且内容信息不发生任何变化，这是电子文件的（）。
单选题 1.所谓直接记述和反映，揭示了科技档案与科技资料的特征区别。 2.从性质上看，科技文件是现行科技生产活动中按一定程序和要求形成的原始记录；科技档案是科技生产活动的历史记录。 3.科技文件是指导现行科技生产活动的依据。 4.从外单位搜集来的科技资料一旦为本单位采用，成为科技生产活动的历史记录，可以转化为本单位的科技档案。 5.科技档案与文书档案的区别主要是形成领域与内容性质的不同。 6.科技档案的现实性是指科技档案应与所反映的科技对象的现实保持一致。 7.科技档案种类的多样性，是指科技档案的类别的多样性。 8.基本建设档案指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基建项目在规划、设计、施工、使用和维修活动中形成的科技档案。 9.产品档案的成套性是按型号成套。 10.科技档案工作是以管理性为中心的一项服务性、机要性的工作。（单、是非） 11.科技档案工作的宏观管理体制按专业实行统一管理。 12.按专业统一管理，符合科技档案专业性的特点。13.从我国整个科技档案工作的角度看，基层档案机构又是国家档案事业的基层业务机构。 14.文化性是科技档案馆的基本属性。（单、是非） 15.石化总厂档案馆属于企事业档案馆。 16.科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。 17.结构编号法按所反映对象结构的从属关系和有机联系进行编号的方法，有代表性的是隶属编号法和工程编号法。 18.产品-部件-分部件-零件的编号方法称为隶属编号法 19.工程编号法主要适用于工程项目设计文件的编号。 20.工程编号由三部分组成：工程代号、结构组成部分代号、顺序号。 21.工程编号法的表示方法为：工程代号-结构组成部分代字代号-顺序号 22.分类编号法指以预先编制的分类方案为依据。 23.科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。 24.实践中使用“积累袋”的做法是一种行之有效的方法。
02档案业务基本知识
第二部分档案业务基本知识 一、单项选择题 1.档案管理最基本的要求是（ A ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级管理 2.档案工作的根本目的是（ B ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级管理 3.我国档案工作的组织原则是（ C ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导、分级管理 D、统一领导、统一管理 4.介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构是（ C ）。 A、档案室 B、办公室 C、文件中心 D、文件寄存中心 5.归档的文件一般（ A ），重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 A、一式一份 B、一式两份 C、一式三份 D、一式四份 6.档案整理过程中，可作为档案分类依据的是（ D ）。 A、分类标准 B、保管期限表 C、归档范围 D、分类方案 7.保持文件之间的有机联系，首要的是保持文件在（ A ）的联系。 A、来源上 B、时间上 C、内容上 D、形式上 8.下列不属于档案检索工具的是（ D ）。 A、目录 B、索引 C、指南 D、专题概要 9.（ A ）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。 A、案卷目录 B、分类目录 C、主题目录 D、专题目录 10.档案著录标引的结果是形成（ D ）。 A、指南 B、目录 C、索引 D、条目 11.（ B ）应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 A、档案部门 B、档案鉴定委员会 C、保密部门 D、文件形成部门 12.销毁档案时必须指派（ A ）以上监销。 A、两人 B 、三人 C、四人 D、多人 2
档案员培训的学习心得体会Learning experience of archivist training 编订：JinTai College
档案员培训的学习心得体会 小泰温馨提示：心得体会是指一种读书、实践后所写的感受性文字。语言类读书心得同数学札记相近；体会是指将学习的东西运用到实践中去，通过实践反思学习内容并记录下来的文字，近似于经验总结。本文档根据心得体会内容要求和针对主题是读书学习群体的特点展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整及打印。 5月27日至29日，参加市档案局组织了对企事业单位的档案员培训。3天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我又更深入地了解了档案服务能力建设的目标与途径，以及如何对各类档案进行征集、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，通过这次培训促使我不断地思索，不断地进步。以下是我学习的重点体会： 一、分级管理是企业必须做好的一项基础性工作 此次培训班内容丰富，主要内容有：《国家档案局第10号令》企业文件材料归档范围和档案保管期限规定。《国家档
案局第30号令》档案管理违法违纪行为处分规定。《企业信息化档案室建设基本要求和发展趋势》，《信息化背景下的企业档案信息化理论》《档案征集意识的培养》，《档案编研工作》，《企业档案管理规范》，《企业档案利用工作》，cad 电子版资料的存储和声像档案管理标准。培训期间，理论与实际相结合，观摩了档案局不同档案资料，为企业档案起到管理示范作用。 二、对档案征集认识的认知 导向明确，覆盖面广、时间无限可以提升档案管理者的档案行为能力，推定档案资源开发利用。档案工作伴随历史发展，没有终结，认识也在不断发展和提高。档案工作者履行“为党管档、为国守史”“为企业服务”的责任需要长期薪火传承。 为什么培养档案征集意识，这可以说着检验档案工作者能力的重要依据;衡量档案工作的重要依据。 怎样培养档案征集意识，档案的属性，是原始性，原始记录，注重原本、原件、原稿、孤本。从传统载体来讲，可以回想起当时用铅笔的的情景，从现在载体来看，可以看出社
第一章档案管理基本知识 第一节名词解释 1、什么是档案？ 答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 答：管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、什么是档案整理？ 答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过
程。 8、什么是档案实体分类？ 答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 9、什么是档号？ 答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 10、什么是文件？ 答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种
档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 16、什么是专题指南？ 答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 17、什么是检索工具？ 答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 18、什么是索引？ 答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。 19、什么是编目？ 答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 20、什么是案卷目录？ 答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 21、什么是全引目录？ 答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。 22、什么是分类目录？ 答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
2017年度锦州市档案人员网上培训试卷 （满分：100分） 一、填空（共40分，每空2分） 1、档案业务管理工作的具体业务内容包括档案的收集、整理、（）、保管、（）、检索、（）与利用。 2、国家8号令对机关文书档案的保管期限划分为永久、（）、（）年。 3、档案职业道德是指档案人员在从事档案工作活动中应当遵守的（）。 4、档案整理工作的内容包括：（）、全宗内档案分类、（）、（）等。 5、国家档案局于1987年正式颁布了《档案库房技术管理暂行规定》，文件对我国各类档案库房的温湿度作了明确的规定：一般档案库（包含照片库房、缩微母片库房）温度控制范围：（），相对湿度：（）。 6、根据《档案法》及实施办法要求，机关档案室要（）向档案馆移交档案。 7、归档文件整理总的要求是：遵循文件材料的（），保持文件之间的（），区别不同价值，便于保管和利用。 8、科技档案工作的性质有（）、管理性、（）、（）。 9、科技档案是国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值
的，应当归保存的（）。 10、档案信息化建设是以（）为依托，以（）为核心，以档案法规、制度为保障，围绕档案工作开展现代化管理的综合过程。 二、单项选择题（共16分，每题2分） 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1、根据国家有关规定，销毁档案应执行（） A、统计制度 B、验收制度 C、登记制度 D、监销制度 2、组织全宗构成的最基本条件是（） A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外 行文 B、设有会计单位或经济核算单位 C、可以编造预算或财务计划 D、设有管理人事的机构或人员 3、档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作 方案等文件应当归入（）。 A、全宗汇集 B、全宗卷 C、全宗名册 D、档案汇集 4、会计档案是各种社会主体在（）中形成的具 有保存价值的会计文件材料。 A、会计核算活动 B、帐务活动 C、财会工作 D、专业技术活动 5、承担科技文件材料整理工作的部门是（）。 A、档案管理部门 B、专业技术部门 C、档案人员 D、行政管理部门 6、为了确保档案库房安全，库房与四周建筑物应有一定 防火间距，防火间距一般不小于（）
关于档案管理培训的主 要内容 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
档案管理 概述 一、档案的作用：利用价值、凭证价值、查考价值 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、档案的分类 1、文书档案：各单位在党团组织管理、行政管理、工会管理等社会活动中形成的档案通常为文书档案，具有管理性和政治性等特点。 2、科技档案：如基建档案、科研档案、设备档案等 3、专门档案：如会计档案、审计档案、诉讼档案等 1、立卷形式：
1）集中立卷：单位档案室人员对全部应归档文件集中立卷，适用于工作人员较少、不设立内部机构或归档文件量少的单位。 2）分散立卷：单位内部各部门兼职档案人员分别对本部门承办的文件精选立卷，适用于内设机构明确、归档文件量较多的单位。（提倡）3）集中与分散结合立卷：业务性强的由承办部门立卷，其他文件由档案人员集中立卷。 2、立卷主要步骤(九步) ?选择应归档文件 ?将归档文件组合成卷（五分法） ?排列卷内文件 ?编制卷内文件页号 ?编制卷内文件目录 ?填写卷内备考表 ?拟写案卷题名 ?填写案卷封面 ?装订案卷 四、文书档案案卷各部分组成及排列 1、硬卷皮案卷： 案卷盒（含封面、封底）—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表（一盒为一卷） 2、软卷皮案卷：
档案法规知识基础-测试 试卷得分：80.0 1、题型：判断题分值：1 中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用各种档案。 错误 2、题型：判断题分值：1 档案违法行为的客体是复杂客体。 正确 3、题型：判断题分值：1 修改后的《档案法实施办法》第一次提出了各级国家档案馆馆藏的永久档案实行分级管理的规定。 正确 4、题型：判断题分值：1 档案行政法律关系中双方当事人的地位对等。 错误 5、题型：判断题分值：1 涉及国家机密和特殊利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。 正确 6、题型：判断题分值：1 中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。 正确 7、题型：判断题分值：1 禁止出卖属于公民所有的档案。 错误 8、题型：判断题分值：1 《中华人民共和国档案法》自1987年9月5日起施行。 错误 9、题型：判断题分值：1 档案行政规章是指由有制定权的人民政府根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规范性文件。 正确 10、题型：判断题分值：1 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对责任人员，给予撤职或者开除处分。 正确 11、题型：判断题分值：1 档案行政执法主体必须是组织，而不是个人。 正确 12、题型：判断题分值：1 档案政策对档案法规来说，具有监督性和指导性的作用。错误 13、题型：判断题分值：1 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，应当移交同级档案行政管理部门。 错误 14、题型：判断题分值：1 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》自2006年9月19日起施行。 错误 15、题型：判断题分值：1 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 正确 16、题型：多选题分值：3 档案行政法规制定的原则：_1245_______。 选项1: 依法制定的原则 选项2: 与宪法和法律相一致的原则 选项3: 适合本地区实际需要的原则 选项4: 发扬民主的原则 选项5: 坚持相对稳定的原则 答案正确 17、题型：多选题分值：3 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆__134______。 选项1: 寄存 选项2: 交换 选项3: 捐赠 选项4: 出卖 答案正确 18、题型：多选题分值：3 下列条款中属于禁止性条款的有：_245_______。 选项1: 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展规划； 选项2: 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档； 选项3: 禁止出卖属于国家所有的档案； 选项4: 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境； 选项5: 档案馆应当定期公布开放档案的目录。并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。 答案错误 19、题型：多选题分值：3 档案行政执法监督的体系主要是：1234______。 选项1: 行政执法监督 选项2: 国家权力机关监督 选项3: 司法监督 选项4: 社会监督 答案正确 20、题型：多选题分值：3 根据我国《标准化法》，标准分为：__1234__。 选项1: 国家标准 选项2: 行业标准 选项3: 地方标准 选项4: 企业标准 答案正确 21、题型：多选题分值：3 档案法规除了具有法律的基本特征外，还具有__2345__特征。 选项1: 直接性特征 选项2: 社会性特征 选项3: 综合性特征 选项4: 公益性特征 答案正确 22、题型：多选题分值：3
档案人员职称考试基础知识 第一章档案与档案工作概述 第一节档案概要 一、档案的概念 （一）档案的概念 《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。 二、档案的特点 （一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是 档案区别于图书和报刊资料的标志之一。 （二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。 （三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。 三、档案的种类 在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。
(一)文书档案 文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。 (二)科技档案 科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。 (三)专门档案 专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。 四、档案的基本作用 档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的基本作用可概括为两个基本方面，凭证作用和参考作用。