材料设备采购及管理办法
1.目的
加强公司材料设备采购及管理工作，降低损耗、节约成本、提高效率、有序开展各项生产经营活动。
2.主题内容与适用范围
2.1 本办法规定了公司材料设备管理的机构与职责、材料计划的编制方法及原则、材料的采购申请、材料的采购作业、帐务结算等。
2.2 本办法适用于公司的各个相关作业单位及部门。
3.材料设备部全面负责公司材料设备的采购和管理，主要职责是：
3.1 协助合约造价部、财务管理部制定各个项目的投标报价作业；在各项目的投标前合同造价部提供投标项目相关事项（工程名称、地点、项目量、工程完成时间、需求材料名称、材料品牌等）的清单；材料设备部再根据清单提供所需材料初步的报价作为投标的价格依据。
3.2 协助编制《材料需求计划》，并协助合同造价部、财务管理部对计划的周密性、合理性、经济性、适用性进行审查。
3.3 负责实施经公司批准的《材料需求计划》实施采购作业。
3.4 对公司及各施工项目的材料、设备“收、发、存”工作进行不定期检查，对不符合规定的现象和行为进行纠正，并及时向公司主管经理汇报。
3.5 采集、分析、应用与本公司生产经营活动相关的材料信息，最大限度地降低生产成本和采购成本。
3.6 负责公司采购作业的管理，供应商的开发、整合与关系管理。
3.7 完成上级交办的其它临时性工作任务。
4.材料需求计划的编制
4.1总计划：
4.1.1工程管理部应结合项目总施工进度，协助合同造成价部按该工程项目的预算并结合投标报价的物料清单，编制该项目主要材料总的需求计划，填写《材料需求计划表》（见附件6），并注明需求的各个节点时间，经工程管理部经理、合同造价部经理、财务管理部经理、材料设备部经理、公司有关领导及董事长审签后，形成该项目工程总的《材料需求计划》，
作为该项目材料采购的计划与控制依据。
4.1.2 形成项目工程总的《材料需求计划》后，递交材料设备部、财务管理部，由材料设备部根据相关的时间、质量等要求进行采购作业的前期准备工作，并形成该项目总的采购计划，并报公司审批。
4.2分计划：各项目应依据本项目总《材料需求计划》和工程施工进度的实际需要，每月（或周、或阶段）填写《材料申购单》（见附件），经报材料设备部作为物资采购和付款的依据。
4.3 公司在公司例会上，通过会议的形式沟通协调各工程项目的进度、物料需求情况及物料的采购情况。
5.材料设备的申购
5.1 各个中标项目所需的材料在《工程合同》签订后2个工作日内由相关单位将《工程合同》复印件送交材料设备部，材料设备部再根据《合同》内规定的材料品种、规格型号、质量要求等进行下一步采购作业前期的工作（开发供应商、询价、议价、签约）。
5.2 各开工在建项目应结合用料预算、项目进度，填写《材料申购单》（分计划）并由部门经理审签后，递送材料设备部实施采购作业；《材料申购单》同时也作为材料采购付款（报销）的依据（凭证）之一。
5.2.1 《材料申购单》的提交时间：大宗材料需提前10--20天提出《材料申购单》；零星材料及供应商已在正常供货的常规材料需提前2个工作日拟出《材料申购单》递送材料设备部。
5.2.2 《材料申购单》的递送方法：由请购经办人员以书面的形式并经相关主管审核签字后递交材设部或现场材料员；或以电邮、传真方式发送到材料设备部并电话确认是否收到。
5.2.3 《材料申购单》的内容：材料品牌、品名、规格、数量、材质、需求日期、项目名称及注意事项等内容必须完整，如附有图纸的内容则要求图标明确、数据标识准确。
5.2.4 各开工在建工程在《材料申购单》上由于没有标明“材料品名、规格、数量、材质、需求日期、项目名称”等，由此引起的材料不到位或材料不符合要求，则由该项目主管负责人承担由此引起的经济责任；同时，材料设备部有权拒绝接受该《材料申购单》。
5.2.5 紧急请购时，请购部门须填写《紧急物料申请单》并由部门经理审签；再递交材料设备部实施采购作业。
6.材料设备的采购
6.1询价、比价、定价作业
6.1.1 材料采购的询价作业
1）采购经办人员根据各项目的《投标需求材料清单》，向现有供应商发《产品询价单》（附件1）确认价格；
2）确认价格时须要求供应商注明：供货周期、付款方式、运输方式、是否含税、供应商联系电话及联系人等必要信息；
3）要求在指定时间内完成询价作业，询价作业财务管理部应同时进行。
6.1.2 新产品或开发新的供应商，应根据《需求材料清单》尽快收集5家以上相关信息，并向其发出询价函，确认相关产品的价格；并完成供应商报价档案的收集整理工作。
6.1.3 收到供应商的价格回复后，及时做材料询价比价表，对比相同材料的询价结果，进一步分析差异并约谈供应商以便获得准确的价格信息。
6.1.4完成询价并约谈供应后，将定价结果填表报部门经理审核，并与财务管理部的询价结果进行对比分析。
6.1.5 财务管理部在收到材料设备部的询价表后应及时进行价格分析工作，须在1个工作日内回复材料设备部。
6.1.6 材料设备的定价：
1）定价由材料设备部、财务管理部合议进行定价，再报公司有关领导及董事长审批；
2）定价原则：论质论价原则，结合质量、垫资力度、供货及时等相同条件采取最低价格的原则。
6.1.7 材料设备的询价、比价、定价作业在接到相关《清单》后3个工作日内必须完成，特殊情况在1个工作日内必须完成（本条作为材设、财务绩效考核的指标之一）。
6.2 供应商调查
6.2.1询价进行过程中或完成后，材料设备部应组织相关人员对供应工厂或店铺进行实地考查，并收集供方《营业执照》、《组织机构代码证》、《税务登记证》、填写《供方调查表》等相关证照建立供应商档案，并录入《供应商目录》。
6.2.2实地考查供应商后，会同工程管理部对符合要求的供应商，要求提供小批量产品试样或封样（以此作为批量供货的验收依据），填写《供方样品评价表》，并由工程管理部相关人签字确认。
6.2.3材料设备部考查后对供应商实行评估，对能满足我司要求的供应商列为准合格供
应商，并进行初次合作。
6.3 采购作业
6.3.1 材料设备部根据各项目提出的《材料申购单》依据〈〈供应商目录〉〉分门别类拟出《材料采购单》，经部门经理审批后再分别由材料设备部的各采购经办人员实施采购作业，对常用的、量大的实施定点采购作业。
6.3.2 采购材料实行月结的《材料采购单》，定价后、采购经理审核后以传真的方式传真给供应商，如数量符合送货条件的则供应其直接送到指定工地或仓库，如数量不符合送货条件的产品，则采用集中采购的方式统一安排采购经办人员实施。
6.3.3 小批量、现金采购的物料（采购额在5000元内），依据有效《材料申购单》，按公司借款流程填写《请款单》报材料设备部经理、公司有关领导审核实施，并在1个工作日内完成，材料设备部应做好相关材料的台帐记录工作。
6.3.4 工地上需要的小批量材料由驻现场材料员依据《材料申购单》就近采购，但在采购前需对所采购的材料品名、价格、供应商等必须报材料设备部经理批准后方能实施；否则不予结算或报销，并在1日内完成（本条作为材料采购员绩效考核指标之一）。
6.3.5采购金额大于5000元小于等100000元的，则须进行三家以上询价比价后选择最优一家，报采购部经理、财务经理审核、公司有关领导、董事长批准后签订《材料采购单》或《购销合同》。
6.3.6采购金额大于100000元的则需实行招标采购，对需要实行招标采购的材料按《招标管理办法》。
6.6对于紧急采购的物料，只限于小金额物料，由用料单位（班组）填写紧急申购单，由其主管（项目经理）签字后送材料设备部经理签字实施采购作业，并须注明紧急采购原因；材料设备部再根据实际情况实施采购作业，并在指定时间内完成。
6.7所有采购合同的签订严格按照公司的合同审签流程执行，采购合同签订后，各经办人员须对本人经办的合同或采购单跟踪到底，在合同履行期间不间断跟踪合同约定内容，如有变化应及时上报部门经理。
6.8 各种材料的《检验报告》、《合格证》须要求供应商送货时随货同行，谁跟单谁负责。
6.9 各种材料的“入、出、退库”严格按照《库房管理办法》执行。
7.结算报销
7.1由现金采购的物料，由采购经办人员凭有效的《材料申购单》、《送货单》（或收据）、
《发票》、《入库单》按公司的财务报销管理办法并在规定的时限内结案；报销时以上单据不齐不予报销。
7.1.1《材料申购单》须为工程管理部相关负责人的签字原件。
7.1.2《送货单》（或收据）为供应商盖章签字原件。
7.1.3 《入库单》须由库管员签字原件，工地上如没有库管员的情况下则由施工班组长与驻现场经理（主管）共同签名有效。
7.2实行月结的物料，在每月25日至30日（或31日）由财务管理部与供应商完成对帐工作，对帐时须要求供方提供当月《对帐清单》并附上《采购单》（合同）、《送货单》签字联、《入库单》回单，结算时须叫供方提供相应额度的《发票》；与供应商对帐时经办材料员应充分协助财务管理部，并在对帐结束后将结果汇总报送采购部经理。
7.3 对于签订合同的大宗物料结算，由经办材料员跟据合同约定内容、工地入库单或工地收方签字确认书、质保书等文件实施对帐后提出付款计划再按公司的付款流程办理付款。
7.4 对本办法未列情况参照公司《财务报销制度》执行。
8.采购台帐的建立
8.1采购部对所有项目的《材料申购单》实行分项目、分月份进行登录，并及时跟踪实施情况，如有异常及时汇报给相关负责人。
8.2采购部对所有发生的订单、合同实行集中管理，并对其分项目、分月份进行登录，每月28—30日对每个项目的采购材料进行汇总分析。
产品询价单
致：
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供方调查表
编号：
供方样品评价表
编号：
材料申购单
提单人: 工程管理部经理：