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贰、采购管理制度
贰、采购管理制度
目录
页次
一、采购计划P01–1
二、询比议价作业P02–1
三、合约采购订约作业P03–1
四、订购作业P04–1
五、国外订购作业P05–1
六、订购变更作业P06–1
七、进口作业P07–1
八、到货追踪作业P08–1
九、验收作业P09–1
十、数量验收不符作业P10–1
十一、质量验收不符作业P11–1 十二、索赔作业P12–1 十三、应付帐款作业P13–1 十四、非仓储管理物品之请购作业P14–1 十五、非仓储管理物品之订购作业P15–1 十六、非仓储管理物品之验收作业P16–1
流程图
流程图流程图名称页次P01 询比议价作业P02－2 P02 合约采购订约作业P03－3 P03 订价作业P04－2 P04 国外订购作业P05－2 P05 订购变更作业P06－2 P06 进口作业(一) P07－2 P06-1 进口作业(二) P07－3 P07 到货追踪作业P08－2 P08 验收作业P09－2 P09 数量验收不符作业P10－2 P10 质量验收不符作业P11－2 P10-1 质量验收不符作业-- 特采P11－3 P11 索赔作业P12－2 P12 应付帐款作业P13－2 P13 非仓储管理物品请购作业P14－2 P14 非仓储管理物品订购作业P15－2 P15 非仓储管理物品验收作业P16－2
附表
附表附表名称页次P01 原材料采购预计明细表P01－3 P02 询比议价呈核表P02－3 P03 订购单P04－3 P04 进货日报表P08－3 P05 验收单P09－3 P06 进料检验日报表P09－4 P07 验退通知单P11－4 P08 特采认证单P11－5 P09 索赔通知单P12－3 P10 请购单(非仓储管理物品专用) P14－3 P11 订购单(非仓储管理物品专用) P15－3 P12 验收单(非仓储管理物品专用) P16－3
一、采购计划
一、采购计划P01
1.作业程序适用于配合公司销售计划、生产计划及库存政策拟定材料、商品之采购计
划作业。
2.本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下：
(一)采购单位
(二)仓储单位
3.采购单位对于各项材料、商品，应依其重要性不同，设定标准及前置期间，以决定其
订购时期，并提供仓储单位作为存量控制及提出请购时间之依据。
4.所谓前置期间系指从开始请购材料、商品到验收、备料、发料所需的时间，包括：
(一)处理订购单时间。
(二)供货商制造准备期间。
(三)运送交货时间。
(四)进料检验、收料、备料、发料的时间。
5.为使材料、商品供应顺利，并降低库存量，配合库存政策对不同材料、商品类别实施
不同的采购计划，其区分如下：
(一)A类：每年耗用量大且值巨之主要原料，如CHIP，DRAM，PCB
( 1 ) 采购单位配合年度营运预算之编制，依销售计划、生产计划、对所需材料，做通盘规划，调查各种材料，商品未来市埸供需情形、市场行情、预计用量
变动、前置期间等因素拟定『原物料采购预计明细表』(附表P01)，注明日期
、编号、安全存量、计划进厂量、用量及预计单价、金额，经单位主管签核后
，据以编制年度预算。
P01-1
( 2 ) 采购单位对于主要原料之供应，应于平时即寻访市场上可供应本公司需求之供货商，且为确保供货来源的稳定，应依据采购计划对每项主要原料至少取
得三家以上之供货商资料，以作为与供货商订定长期供应合约或订购之参考。
( 3 ) 为因应未来市场状况之影响，对主要原料之采购，采购单位得衡量现货，期货市场价格变化、经济动向、汇率要动等因素，规划最佳之采购数量及进货
时机。
(二)B类：包括包装材料及被动配件等
( 1 )根据销售状况，以批次采购尽量降低库存为原则。
( 2 )得视存货性质，依实际接单状况采购。
(三)C类：一般消耗性物料
( 1 )依存货性质以定量采购或需要时再行采购方式处理。
( 2 )得视需要依合约采购订约作业与供货商签订长期供应合约于需用时，随时订货。
(四)商品：
( 1 )购进商品以零库存为原则，以批次采购为之，按每次客户订单之数量为采购数量。
( 2 )对来源不易，前置期间长及考虑经济采购量等因素之商品，则同A类原料管理，惟应注意其周转性，预防形成呆滞。
P01-2
二、询、比、议价作业
二、询、比、议价作业P02
1.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之询、比、议价作业。
2.本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下：
(一)采购单位
(二)财务单位
(三)会计单位
3.采购单位人员收到『请购单』第一联后，如为合约采购，则依订购作业程序办理订购，如非合约采购，则依请购品名、规格、寻找供货商询价并建立『协力厂商基本数据表』，并依下列不同情况，以径行采购或透过书面比、议价方式办理订购事宜，兹叙述如下：合乎下列条件者由采购单位人员径行采购，勿须先行办理书面比议价。
(一)采购金额未达比议价额度者。
(二)采购金额虽超过比议价额度，但采购项目非首次采购，且价格未变动及前次之『询
比议价呈核表』未逾有效期间者。
除合乎上述条件者外，采购单位人员须透过书面化比议价作业办理订购。
4.采购单位人员办理询比议价时应选择三家以上供货商进行比议价工作．并填写『询比议价呈核表』(附表P02)注明日期、品名规格、用途、最近进货日期、厂商、单价、数量、请购单号码、数量、日期、比议价厂商、单价、交货期、付款条件?并就拟购对象之选择加以分析及建议。
5.『询比议价呈核表』一式二联，依核决权限送呈签核，并加注有效日期，选定供货商后，分送如下：
第一联：连同『请购单』由采购单位据以办理订购事宜后，依编号顺序存盘备查。
第二联：送会计单位依编号顺序存盘备查。
P02－1
三、合约采购订约作业
三、合约采购订约作业P03
1.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之合约订立作业。
2.本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下：
(一)采购单位
(二)测试单位
(三)品管单位
(四)会计单位
(五)行政单位
(六)财务单位
3.本作业程序中之大宗采购、项目性订购．其意义如下：
(一)大宗采购：系该项材料每年耗用量大且值巨，为产品之主要原料，如CHIP、DRAM
(二)专案性订购：系依市场行情及国外总代理权或总经销权争取或为开发主要原料之
货源，项目申请属之。
4.采购经办人员应调阅『协力厂商基本资料表』了解过去采购及询价记录，并选出三家适合之
供货商询价(若合格之供货商少于( 含)三家．则应全选)。
5.采购单位若向新厂询价，应同时请该厂商提供样品，并由厂商提供规格书或承认书一
式三份，经单位主管签核，连同样品交由测试单位测试。
6.测试单位完成测试后，将测试结果填入『承认书』经由单位主管签核后，分送如下：
第一份：送采购单位列为比价之对象。
第二份：连同『样品』送品管单位作为进料验收之依据。
第三份：测试单位依填单日期顺序存盘备查。
P03-1
7.采购单位收到『承认书』后，根据测试结果于『询出议价呈核表』上签注意见经单位主
管签核后应依规定会财务单位主管就资金状况及各供货商付款件签注意见，再依核决权限送呈签核，选定供应厂商。
8.采购单位签订合约时应会同行政单位与供货商订定合约书正本二份，依财务管理印鉴
管理作业办理用印后，影印二份分送如下:
(一)合约书正本二份，一份送供货商留存，一份送行政单位存盘备查。
(二)合约书复印件一份，连同『询比议价呈核表』第二联送会计单位，作为付款核对之
依据，另『询比议价呈核表』第二联则依编号顺序存盘备查。
(三)合约书复印件一份连同『询比议价呈核表』第一联『承认书』单依编号顺序存盘并
据以登入供货商档案及办理采购事宜。
P03－2
四、订购作业
四、订购作业P04
1 .本作业程序适用于采购材料、商品时之订购作业。
2 .本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下：
(－)采购单位
(二)会计单位
3 .采购单位根据『请购单』第一联『询比议价呈核表』第一联，长期供应合约或项目核准之买卖契约，填写『订购单』(附表P03)，注明订购日期、『请购单』及『询比议价呈核表』编号、付款条件、厂商名称、联络人、电话或传真号码、送货地址、材料编号、规格说明、数量、单价、金额，连同『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联，依核决权限送呈签核。
4 .『订购单』一式四联经核准后，『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联，由采购单位存盘备查，如为国外采购则依国外订购作业办理订购事宜，如为国内采购，即将『订购单』分送如下：
第一联：送会计单位
第二联：依邮寄、快递、传真、电话等方式请供货商确认。
第三联：送仓储单位依编号顺序存盘并作为验收核对之依据。
第四联：由采购单位依编号顺序存盘，并据以跟催供货商如期交货，其后续作业详见『到货追纵作业』。
5 .会计单位收到『订购单』第一联后，应与『请购单』第二联核对，并将有关订购资料输入计算机后，依编号顺序存盘备查。
P04－1
五、国外订购作业
五、国外订购作业P05
1 .本作业程序适用于采购材料和商品时之国外订购作业。
2 .本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下：
(一)采购单位
(二)会计单位
3 .采购单位依订购作业填写『订购单』一式四联，依核决权限送呈签核后，将『订购单』分送如下：
第一联：送会计单位依顺序存盘备查。
第二联：送国外采购单位，据以依邮寄、快递、传真、电报、电话等方式发出订购承诺电子国外厂商。
第三联：送仓储单位作为验收核对之依据并依编号顺序存盘。
第四联：由采购单位依编号顺序存盘，据以利于到货追踪作业。
4 .国外采购单位收到国外厂商之拟制发票( PRO-FORMA INVOICE)，应先与『订购单』核对后，订购单第二联存档备查，再依据国外厂商之拟制发票办理进口作业。
P05－1
六、订购变更作业