当前位置:文档之家› 公司后勤采购管理手册

公司后勤采购管理手册

公司后勤采购管理手册
公司后勤采购管理手册

采购管理——采购手册

第一章

采购手册的编订目的为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理,便于最适当时间,在可能范围内以最低价格,向最适当的供应商,购买品质最佳,数量最恰当的原料,辅料,商品或服务,特制订本手册.

第二章

采购的定义企业根据需求提出采购计划,审核计划,选好供应商,经过商务谈判确定价格,交货及相关条件,最终签订合同并按要求收货付款的过程.

第三章

适用范围

1.原料:是指直接使用于生产之原材料,是构成产品最主要的成分.通常,原料是在产品的制造成本中,所占比例最高的项目.

2.辅料:在产品的制造过程中,除了原材料之外所耗用的材料均属之.(1)油漆:(2)胶粘剂(3)包装:纸箱,热收缩膜,PE缠绕膜,PE珍珠棉,防潮膜,机用打包带,透明胶带,钢卷带,打包扣,托盘

3.燃料:煤

4.其它:(1)砂带(2)刀具

第四章

采购政策

一.采购政策

1.本公司物料供应采用集中采购制度.

2.本公司物料采购计划系根据物料需求计划而拟订.

3.本公司对储备物料采用预购备用方式采购,对非储备物料采用现用现购方式采购.

4.本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务.

5.本公司采购得经由供应商或制造商以询价,比价,议价方式办理.

6.每一购案之供应商或制造商,除因采购金额微小或因事实上不可能外,应以指定两

家或两家以上询价为原则.7.本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理.是否以订约为宜,及订约有效期限之长短,应以与本公司最有利之因素考虑.8.本公司对物料采购应加强计划与预算之功能,以增进效率,降低成本.9.本公司对物料采购应实施市场调查工作,建立有关资料,作为选择供应商之依据.10.本公司对物料采购工作之进行,应实施独立之追踪制度,以增进工作效能.11.本公司对物料采购过程应保持完整之记录,以供充分参考运用.二.采购政策之评估与修订采购政策之评估作业,应先依据公司现行的采购政策,对各采购项目的供应来源展开研究,并列出其优,缺点;其次再以"采购项目"为主,针对每一个项目的采购政策,予以检讨修正,进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点.在检讨修正采购政策时,同时应以业种别,厂商别及零件别为基准,进行检讨其影响购入成本的变动因素,例如:目前及日后的经济动向市场变化等因素,加以思考分析,才决定是独家采购,还是多家分散采购或一般性订购方式,以使购买政策具有高度弹性.在评估采购政策时,可使用下列检核项目,进行检讨:1.采购政策是否具有可配合市场,经济动向或其交易内容变异之弹性?2.中,长期或年度的采购执行方式是否明确?3.在执行订货前,是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点?

4.交易形态能否适切的运用,以降低采购成本?

5.改变订货量对于采购成本会有影响吗?

6.是否对供应商进行评鉴?

7.是否依供应商评鉴结果进行订货?

8.是否积极的辅导或培育协力厂?

9.对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上?

第五章采购制度

采购制度

采购制度系指企业对采购工作之管理.依据企业的规模,地理条件,产品种类等采取中央集权方式的"集中制",或是地方分权方式的"分散制",或是兼分权与集权

的混合方式的"混合制".一.集中制将采购工作集中一个部门办理,做到极点时,总公司各部门,分公司及各工厂均无采购权责.(一)优点1.集中采购可使数量增加,提高对卖方的谈判力量,较易获得价格折让与良好服务.2.只有一个采购部门,因此采购方针与作业规则,比较容易统一实施.3.采购功能集中,减少人力浪费;便利人才培养与训练;推行分工专业性,使采购作业成本降低,效率提升.4.建立各部门共同物料的标准规格,可以简化种类,互通有无,亦可节省检验工作时间.5.可以统筹规划供需数量,避免各自为政,产生过多存货,各部门过剩物资,亦可相互转用.(二)缺点1.采购流程过长,延误时效;零星,地域性及紧急采购状况难以适应.2.非共同性物料集中采购,并无数量折扣利益.3.采购与使用单位分离,采购绩效较差.例如规格确认,物品转运等费事耗时.(三)使用状况1.企业产销规模不大,采购量值小,全公司只要一个采购单位来办理,即可充分满足各部门对物品或劳务的需求.2.企业各部门及工厂集中一处,采购工作并无因地制宜之必要.或部门与需用部门虽非同处一地,但因距离亦非遥远,通信工具相当便捷,采购工作集中由一单位办理,尚不至于影响需求时效.3.企业虽有数个生产机构,但是产品种类大同小异,集中采购可以达到"以量制价"的效果.二.分散制将采购工作分散给各需用部门分别办理.此一种制度通常使用于企业规模较大,工厂分散与较广区域的企业.此类企业,若采用集中制,则容易产生采购上的迟延,且不易应付紧急需要,而购用部门的联系相当困难,采购作业与单据流程显得漫长复杂.除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工厂,在生产设备,贮藏设备,社区的经济责任等,具有独特的差异性时,亦以采用分散制较为适宜.三.混合制兼取集中,分散制优点而成.凡属共同性物料,采购金额较大者,或进口品等,均集中由总公司采购部办理;小额,因地制宜,临时性的采购,则授权分公司或各厂执行.

第六章采购授权

采购授权

为了圆满执行工作并达到目标,采购部门应有下列四种决策权:1.供应商之选择.2.交易价格及条件之决定.3.采购规范之确认.4.与潜在供应商之接触联系.再就采购部门而言,为实施分层负责,提高工作效率,通常会实施下列两种授权措施:内部授权采购主管秉承上级主管或公司制度,在一定金额内有决定采购之权.超过此一权限,仍需呈请上级主管核定.外部授权除了采用混合式采购制度之外部授权状况外,尚有对于执行专案计划人员之授权(不受公司原有采购制度之约束)或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当,之授权.金额较大之外部授权,采购部门应保留查核之权,以免发生流弊.

第七章作业流程

作业流程

凡企业规模愈大,采购金额偏高者,对程序的设计愈为重视.兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点,列述如下:1.先后顺序及时效控制即应注意其流畅性与一致性,并考虑作业流程所需要时限.譬如,避免同一主管对同一采购案件,做数次的签核;避免同一采购案件,在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购案件会签部门太多,影响作业时效.2.关键点之设置即为便于控制,使各项在处理中的采购作业,在各阶段均能追踪管制.3.划分权责或任务即各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核办法.譬如,请购,采购,验收,付款等权责均予区分.4.作业过程中发生摩擦,重复与混乱即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则.5.繁简或被重视的程度,应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应即凡涉及数量较大,价值较高,或易发生舞弊之作业,应有较严密之处理监督.反之,则可略予放宽,以求提高工作效率.6.程序应合时宜即应注意

程序的及时改进.早期设计的处理程序或流程,经过若干时日后,应加以检讨,不断改进,以因应组织的变更,或作业上的实际需要.由上述采购作业流程设计应注意的各项要点,可以了解采购流程对采购作业的影响及重要性.采购作业基本步骤如下:1.需求即在采购之前,应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定等?2.需求说明即确认需求之后,对需求的细节如品质,包装,售后服务,运输及检验方式等,均须加以明确说明,以便来源选择及价格谈判等作业,能顺利进行.3.选择可能的供应来源即就需求说明,从原有供应厂商中,选择实绩良好厂商,通知其报价.4.合宜价格的决定即决定可能的供应商后,进行价格的谈判.5.订单安排即于价格谈妥后,应办理订货签约手续.合约或订单,均属具有法律效力的书面文件,对买卖双方的要求,权利及义务,须予列明.6.订单追踪与稽核即签约订货之后,为求销售厂商之如期,如质,如量交货,应依据合约规定,督促厂商按规定交运,并予严格验收入库.7.核对发票厂商交货验收合格后,随即开具发票,要求付清货款时,对于发票的内容是否正确,应先经采购部门核对,财务部门才能办理付款.8.不符与退货处理即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者,应依据合约规定退货.并立即办理重购,予以结案.9.结案即凡验收合格付款,或验收不合格退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有无缺失,绩效好坏等,签报高阶层管理或权责部门核阅批示.10.纪录与档案维护即凡经结案批示后之采购,应列入档案登记编号分类,予以保管,以备参阅或事后发生问题之查考.(档案都有一定保管期限之规定).

采购表单采购部门之隶属采购部门之建立采购部门之职责

供应部工作职责

1.审查请购单之内容,包括是否有采购之必要及请购单之规格与数量等是否恰当.

2.与技术,品管等部门人员共同参与合格厂商之选择.

3.执行采购功能,包括

询价,比价,议价及订购.4.交货之稽催与协调.5.物料之退货与索赔.6.物料之开发及价格调查.7.采购计划与预算之编订.8.供应厂商之管理.9.采购制度,流程,表单等之设计与改善.二.供应部部长工作职责 1.拟订采购部门工作方针与目标.2.负责主要原料之采购.3.编制采购计划与预算.4.签核合约与订购单.5.采购制度建立与改善.6.撰写部门月报.7.主持采购人员教育训练.8.建立与供货商的良好关系.9.督导采购部门全部业务及人员考核.10.主持或参与采购相关业务的会议,并做好部门间的协调工作.

三.部门人员相关工作职责 1.协助部长工作.2.请购单,验收单之登记.3.订购单与合约之缮记.4.交货记录及稽催.5.访客之安排与接待.6.采购费用之申请与报支.7.供应厂商之考核.8.电脑作业与档案管理.四.原料采购主管工作职责 1.经办生产原料采购.2.查访厂商.3.与供应厂商谈判价格,付款方式,交货日期等.4.确定交货日期.5.一般索赔案件办理,处理退货事宜.6.监督和协调原材料供应厂商的质量执行.7.收集价格情报,调查市场行情.五.辅料采购主管工作职责 1.经办生产辅料采购.2.查访厂商.3.与供应厂商谈判价格,付款方式,交货日期等.4.确定交货日期.5.一般索赔案件办理,处理退货事宜.6.监督和协调辅料供应厂商的质量执行.7.收集价格情报及替代品资料.

第十二章

采购人员之选用

一.才能方面(一)成本意识与价值分析能力采购支出系构成销货成本的主要部分,因此采购人员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可"大而化之".其次,必须具有"成本效益"观念,所谓"一分钱一分货",不可花冤枉钱,买品质太好或不堪使用之物品.随时将投入"成本"与产出(使用状况--时效,损耗率,维修次数等)加以比较.此外,对报价单的内容,应有分析的技巧,不可以"总价"比较,必须在相同

的基础上,逐项(包括原料,人工,制造费,税金,利润,交货时间,付款条件等)加以剖析评断.(二)预测能力在动态经济环境下,物品的采购价格与供应数量经常调整变动.采购人员应能依据各种产销资料,研判货源是否充裕;与供应商的接触,从其"惜售"的态度,亦能揣摩物品可能供应日绌;从物品原料价格的涨跌,亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少.总之,采购人员必扩充视闻,具备"察言观色"的能力,对物品将来供应的趋势能预谋对策.(三)表达能力采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通,必须能正确,清晰表达所欲采购的各种条件,例如规格,数量,价格,交货期限,付款方式等,避免语意含混,滋生误解.特别是忙碌的采购工作,必须使采购人员具备"长话短说,意简言赅"的表达能力,以免浪费时间."说之以理,动之以情"来争取优惠的采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技巧.(四)专业知识采购人员对其经办的产品,若能了解原料来源,组合过程,基本功能,品质,用途,成本等,将有助与供应商的沟通,并避免"敌暗我明"吃亏上当.有了专业知识,更能主动开发新来源或替代品,有助于降低采购成本.二.品德方面(一)临财不苟得采购人员所处理的"订购单"与"钞票"并无太大差异,因此难免被"惟利是图"的供

应商所包围.无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包),采购人员必须维持"平常心","不动心",否则以牺牲公司权益,图利他人或自己,终将误人误己."重利忘义"之徒,实难胜任采购职责.(二)敬业精神"缺货或断料"实为采购人员最大之耻辱.固然造成料品短缺之原因甚多,若采购人员不能抱持"舍我其谁"的态度,负责调度所需之货品或物料,则公司之损失,必将可观.(三)虚心与耐心采购人员虽然较占上风,但对供应商之态度,必须公平互惠,甚至不耻下问,虚心求教,不可趾高气扬,傲慢无礼.与供应商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与复杂,采购人员更需有忍耐,等待的修养,才能"欲擒故纵",气定神闲进行工作.居于劣势

时,亦能忍让求全,不愠不火,克尽事功.第十三章采购计划与预算

采购计划与预算是属于生产计划中的一部分,也是企业年度计划与目标的一部分.通常,业务部门的行销计划(即销货收入预算)为年度营业计划之起点,然后生产计划才随之订定.而生产计划系包括采购预算(直接原料成本),直接人工预算及制造费用预算.由此可见,采购预算乃是采购部门为配合年度的销售预测或生产数量,所对需求的原料,辅料,零件等之数量及成本做详实的计划,以利整个企业目标之达成.亦即,采购计划与预算虽是整个企业预算的核心,尚若单独编订,不但缺乏使用的实用的价值,也失去其他部门的配合.所以,采购预算之编制,必须依循企业预算制度为之,而有其一定的流程与步骤.一.采购计划(一)编订采购数量计划的目的企业之经营始自购入原料,物料后,经加工制成或经组合装配成为产品,再透过销售过程获取利润.其中如何获取足够数量的原料,物料,即是采购数量计划的重点所在.因此,数量计划乃是为维持正常的产销活动,在某一特定的期间内,应在何时购入何种材料多少的估计作业.此项数量计划应达到下列的目的:1.预估材料需用数量与时间,防止供应中断,影响产销活动.

2.避免材料储存过多,积压资金,占用堆积的空间.

3.配合公司生产计划与资金调度.

4.使采购部门事先准备,选择有利时机购入材料.

5.确立材料耗用标准,以便管制用料成本.(二)采购量之决定过程1.生产计划由销售预测,加上人为的判断,即可拟订销售计划或目标.此一销售计划,系表明各种产品在不同时间的预期销售数量;而生产计划即依据销售数量,加上预期的期末存货减去期初存货来拟订.2.用料清表生产计划只列示产品的数量,并无法直接知道某一产品需用哪些物料,以及数量多少,因此必须借助用料清表.本表是由研究发展或产品设计部门所拟订的,内容列是各种产品由哪些材料所制造或组合而成.根据此表可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量.用料清表所列的耗用量,即通称的标准用

量,与实际用量相互比较,作为用料管制的依据.3.存量管制卡若产品有存货,则生产数量不一定要等于销售数量.同理,若材料有库存数量,则材料采购数量也不一定要等与根据用料清表所计算的材料需用量.因此,必须建立物料的存量管制卡,以表明某一物料目前的库存状况;再依数量,然后才开具请购单,进行采购活动.兹将采购数量之决定过程,归纳为如图所示:二.采购预算为了使预算对实际的资金调度具有意义,采购预算应以现金基础编制,而非采用传统上的应计基础;也就是说,采购预算应以付款的金额来编订,而不以采购的金额来编订.三.采购计划与预算之影响因素影响采购计划与预算的准确性的要素,有下列各项:(一)年度行销计划除非市场出现供不应求的状况,否则企业年度的经营计划多以行销计划为起点;

而行销计划之拟订,又受到销售预测之影响.销售预测的决定因素,包括外界的不可控制因素,如国内,外经济发展情况(GNP,失业率,物价,利率等),人口成长,政治体制,文化及社会环境,技术发展,竞争者状况等;以及内部可控制因素,如财务状况,技术水准,厂房设备,原料零件供应情况,人力资源及公司声誉等.(二)年度生产计划一般而言,生产计划根源于行销计划,行销计划过于乐观,将使产量变成存货,造成企业的财务负担;反之,过度保守的行销计划,将使产量不足以供应顾客所需,丧失了创造利润的机会.因此,生产计划常因行销人员对市场的需求量估算失当,造成生产计划朝令夕改,也使得采购计划与预算必须经常调整修正,物料供需长久处于失衡状况.(三)用料清表特别在高科技行业,产品工程变更层出不穷,致使用料清表难做即时之反映与修订.以至根据产量所计算出来的物料需求数量,与实际的使用量或规格不尽相符,造成采购数量过于不及,物料规格过时或不易购得.因此,采购计划之准确性,有赖维持最新,最正确的用料清表.(四)存量管制卡由于应购数量必须扣除库存数量,因此,存量管制卡之记载是否正确,将是

影响采购计划准确性的因素之一.这包括料账不一致,以及物料存量是否全为良品.若账上数量与仓库架台上的数量不符;或存量中并非全数皆为规格正确之物料;这将使仓库的数量低于实际上的可取用数量,故采购计划中的应购数量将会偏低.(五)物料标准成本之设定在编订采购预算时,对将来拟购物料之价格预测不易,故多以标准成本替代之.若此标准成本之设定,缺乏过去的采购资料为依据,亦无工程人员严密精确地计算其原料,人工及制造费用等组合或生产之总成本,则其正确性不无疑问.因此,标准成本与实际购入价格的差额,即是采购预算准确性的评估指标.(六)生产效率生产效率的高低,将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差.产品的生产效率降低,会导致原物料的单位耗用量提高,而使采购计划中的数量不够生产所

需.过低的产出率,亦会导致经常进行修改作业,而使得零组件之损耗超出正常需用量.所以,当生产效率有降低趋势时,采购计划必须将此额外的耗用率算计进去,才不会发生原物料的短缺现象.(七)价格预期在编订采购预算时,常对物料价格涨跌幅度,市场景气之荣枯,乃至汇率变动等多加预测,甚至列为调整预算之因素.不过,因为个人主观之判定与事实的演变常有差距,亦可能会造成采购预算的偏差.由于影响采购计划与预算的因素颇多,故采购计划与预算拟订之后,必须与产销部门保持经常的联系,并针对现实的状况做必要的调整与修订,才能达成维持正常产销活动的目标,并协助财务部门妥善规划资金的来源.

第十四章

采购方式

一.合约采购原辅材料之采购,供应部应事先选定厂家,议定供应价格及交易条件,办理合约采购,以确保料源,简称采购作业.二.一般采购供应部依"请购单"逐案办理询价,议价作业.

第十五章一.询价

询价报价成本分析

欲有效地执行采购作业流程中之询价工作,则其首要之途乃在寻求合格的供应商.因为合格的供应商,才能提供适当的品质,充分的数量,准时交货,合理的价格以及热忱的服务,所以如何选择适合的供应商,是采购工作最重要的任务之一.(一)供应商之评选如何选定最适当的供应商,是许多企业与机构的采购部门最重要的职责之一.一般而言,供应商的家数愈多,选择最适当供应商的机会就愈大.因此,如何扩大寻找供应商的来源,便是采购人员相当重要的课题.寻找供应商,可由下列各种途径来进行:1.利用现有的资料

在管理比较上轨道的公司,多会建立合格厂商的档案或名册,因此采购人员不必舍近求远,应该就现有的厂商去甄选,分析和了解他们是否符合要求--适当的品质,准时交货,合理的价格及必需的服务等.2.透过同业介绍所谓"同行是冤家"是指业务人员之间,因为彼此间竞争顾客,尔虞我诈;反之,同行的采购人员之间倒是"亲家",因为彼此可以联合采购或互通有无.采购人员若能广结善缘,同业必乐与提供供应商的参考名单,因为"于己无害,于人有利",何乐不为.3.阅读专业刊物采购人员可从各种专业性的杂志或刊物,获悉许多产品的供应商,也可以从"采购指南","工商名录","黄页"--电话分类广告等,获得供应商的基本资料.4.协会采购人员可以洽询拟购产品的同业协会,提供会员厂商名录,此外也可洽询采购专业顾问公司,特别是来源稀少或取得不易之物品,例如精密的零件或管制性的仪器.5.参加产品展示会采购人员应参加有关行业的产品展示会,亲自收集适合的供应商资料,甚至当面洽谈.最后,值得一提的是,供应商的寻找不应局限于本地,也应该利用外地的供应来源.二.供应商之评选程序(一)成立评选小组供应商之评选,第一步应该是成立调查小组,对合格厂商的各项资格或条件进行分析及

审议.小组的成员可包括采购部门,工程部门,生产部门,品质保证部门,财务部门等.(二)决定评审的项目由于供应商之间的条件,可能互有轩轾,因此,必须有客观的评分项目,作为选拔合格厂商之依据.评审项目通常包括:1.一般经营情况(1)公司成立的历史.(2)负责人的资历.(3)登记资本额.(4)员工人数.(5)主要客户.(6)财务状况.(7)营业证照.2.供应能力(1)生产设备是否新颖.(2)生产能力是否已充分利用.(3)厂房空间是否足够.(4)工厂地点是否邻近买方.3.技术能力(1)技术是自行开发或依赖外界.(2)有无与国际知名机构技术合作.(3)现有产品或试制样品之技术评估.(4)技术人员人数及教育程度.4.管理制度之绩效(1)生产作业是否顺畅合理,产出效率如何?(2)物料管制流程是否以电脑化,生产计划是否经常改变.(3)采购制度是否能确实掌握材料来源及进度.(4)会计制度是否对成本计算提供良好的基础.5.品质能力(1)品质管制制度之推行是否落实,是否可靠?(2)有无品质管制手册.(3)是否订有品质保证的作业方案.(4)有无政府机构的评鉴等级.(三)设定评审项目之权数即针对每个评审项目,权衡彼此的重要性,分别给予不同的权数.(四)合格厂商之分类分级合格厂商分类系按各厂之专业予以归类,分级系将各类的合格厂商按其能力划分等级.分类的目的,避免厂商包办各种采购条件,预防外行人做内行事;分级的目的,防止厂商大小通吃,是配合采购的需求,选择适当的厂商.通常,采购人员最不欢迎"什么都能交(物品)"的厂商.因为他们通常并非专业厂商,只是到处承揽业务的"掮客",对货品的性质并不十分熟谙,且多在拿到订单后,才寻找来源.一旦交货有问题或品质出错,经常缺乏能力解决,且极力规避责任.换言之,在高度分工专业化的时代,每一个供应商应有其"定位"--最专精的产品或服务,因此,供应商的分类及分级,可以避免"鱼目混珠",达到寻求最适当来源之目的.合格厂商之分类分级表(略)

三.询价的方式询价通常可分为下列两种方式:1.口头询价由采购人员以电话或

当面向供应商说明采购案件的品名,规格,单位,数量,交货期限,交货地点,付款及报价期限等资料.口头询价的方式相当便捷,可以免除以书面方式询价所需耗费的邮寄时间;不过,询价的物品应以双方经常交易,且规格简单,标准化者为宜.2.书面询价鉴于口头询价可能发生语言沟通上的错误,且口说无凭,若将来发生报价或交货

规格上的差异,不但浪费时间,也容易引起交易纠纷.因此,对于规格复杂且不属于标准化的产品,应采用书面询价为宜.但为了节省双方通信时间,目前许多公司皆使用传真机或电脑将询价单送发给供应商,不但详实而且快速.询价单的参考格式如下:四.报价(一)报价的基础一般而言,供应商的报价可根据三种基础来推行:1.成本加成法指供应商的报价是以其提供物品或劳务所必须投入的成本总额(包括材料成本,器具损耗,人员费用,运销费用,管理费用以及税金等),加计预期的利润成数而订定.此一定价方式,即俗称的"将本就利".但是卖方削价求售时,它的订价可能只吸收一部分成本而非全部成本.2.市价法指价格系以供需双方的关系而订定.当卖方市场价格趋高时,供应商可能获取暴利,只要一个愿,打一个愿挨,交易仍然顺利成立;反之,买方市场货品滞销时,供应商也会血本无归.由于供需情况变化无常,价格往往脱离成本基础,暴起暴落.(二)报价的种类供应商的报价依付款方式不同,可分为下列几种:1.到厂价与出厂价①到厂价系指供应商的报价,负责将物品送达买方的工厂或指定地点,其间所发生的各项费用概由卖方承担.②出厂价系指卖方的报价不包括运送责任,即由买方雇用运输工具,前往卖方的制造厂提货.此种情形通常出现在买方拥有运输工具或卖方加计的运费偏高时,或当卖方市场时,供应商不再提供免费的运送服务.2.现金价与期票价①现金价

以现金之方式支付货款.②期票价买方以延期付款的方式来采购物品.通常卖方

会加计延迟付款期间的利息于售价中.3.现货价与合约价①现货价指每次交易时,由供需双方重新议定价格,若有签定买卖合约,亦以完成交易后即告终止.在众多的采购项目中,采用现货交易的方式最频繁;买卖双方按交易当时行情进行,不必承担预立契约或价格可能发生巨幅波动的风险或困扰.②合约价指买卖双方按照事先议定的价格进行交易,此一合约价格涵盖的期间依契约而定,短者几个月,长者一两年.由于价格议定在先,经常造成与时价或现货价的差异,使买卖时发生利害冲突.因此,合约价必须有客观的计算公式或定期修订,才能维持公平,长久的买卖关系.4.定价与实价①定价指物品标示之价格.若商场的习惯是不二价,自然牌价(定价)就是实际出售的价格,但有些商场仍然流行"讨价还价"的习惯,例如某些老式的商场或一般的艺品店等,常使不知道内情的外地人吃亏上当.当然,使用牌价在某些行业却有正常的理由.当买方叫货时,卖方则以调整折扣率来反应时价,亦无需提供新的报价单给买方.所以牌价只是名目价格,而非真实价格.②实价是指买方实际上所支付的代价.特别是卖方为了达到促销的目的,经常会提供各种优惠的条件给买方,例如数量折扣,免息延期付款,免费运送与安装等,这些优待都会使买方真实的总成本降低.(三)报价的方式一般而言,供应商在接获采购部门的询价后,应在买方约定的期限内提出报价.

若以报价的方式而言,可分为:1.口头报价此即由供应商以电话或当面向采购人员说明报价内容,报价之物品则以买卖双方常交易,规格简单且不易产生错误者为宜.此种报价方式系基于双方的互信,"言出必行",可以节省书面报价所必须的书写或邮寄时间.2.书面报价供应商以自备的报价单或采购部门的投标单或报价单,将价格,交货日期,付款方式,交货地点等必要资料填入后,寄给采购部门;但金额较大时,有些公司规定报价单必须以密封方式,寄给稽核或财务单位,以便将来公共拆封比价.报价单的表格形式见询价单.

五.成本分析(一)成本分析之工作内容成本分析系指就供应商所提报的成本估计,逐项作审查及评估,以求证成本的合理性与适当性.通常,成本估计中应包括下列的项目:1.工程或制造的方法.2.所需的特殊工具,设备.3.直接及间接材料成本.4.直接及间接人工成本.5.制造费用或外包费用.6.管销费用及税捐,利润.换言之,成本分析也就是查证前述各项资料的虚实,这包含了两项工作:1.会计查核工作:必要时,可查核供应商的帐簿和记录,以验证所提供的成本资料的真实性.2.技术分析:系指对供应商的成本资料,就技术观点所作出的评估,包括制造技术,品质保证,工厂布置,生产效率及材料损耗等,此时采购部门需要技术人员的协助.(二)成本分析之运用采购人员要求进行成本分析,通常以下列情形最为常见: 1.底价制定困难.2.无法确定供应商的报价是否合理.3.采购金额巨大,成本分析有助于将来的议价工作.4.运用制式的成本分析表,可以提高议价的效率.至于,采购人员如何增进自己从事成本分析的能力的呢?下列是可以加强的途径:1.利用自己的工作经验.2.和厂商学习(了解他们的制程)3.建立简单的制度如成本计算公式等.

4.养成分析成本,比价和议价的观念.(三)成本分析表六.价格分析就采购人员而言,低价与成本分析表只是提供了将来议价的参考价值,也就是获得一个合理的价格之依据,它解决"量"的问题.至于"质"的问题,也就是各供应商报价单的内容,采购人员必须先加以分析,审查,比较,才能达到公平竞争的基础,即所谓"拿苹果比苹果".(一)价格分析的效益事先发现报价内容有无错误,避免造成将来交货的纷争.确保供应商所附带的任何条件,均为买方可以接受者.将不同的报价基础加以统一,以利将来的议价及比价工作,而不会发生"拿苹果和橘子比"的错误.(二)培养采购人员成本分析能力,避免按照"总价"来谈判价格的缺失.价格分析是一种参考资料,采购人员和厂商谈价一定尽力,不给厂商暴利,但也不给它们亏本,

以合理的利润,相辅相成.采购主管可以拿分析资料来查核采购人员订购的价格是否合理.

采购管理与供应链管理

采购管理与供应链 管理 1

第1章采购与货源决策 1.1 案例分析预备知识 1.1.1货源决策 企业所需要的原材料或零部件是自制还是外购即是企业的货源决策。 1.1.2货源决策影响因素 (1)企业发展战略 货源决策应该与企业的整体发展战略相适应; (2)现有产品研发能力和工艺水平 货源决策需要考虑企业现有产品研发能力和工艺水平,如果企业技术水平、研发能力和工艺条件达不到要求,则需要考虑外购。 (3)企业质量体系 货源决策的制定要确保企业的质量体系能满足自治产品中相应的要求。 2

(4)供应市场情况、企业监控供应商能力及环境不确定性 如果供应市场竞争激烈、企业监控供应商能力强及环境不确定性低,则企业倾向于采购。 (5)成本因素 企业进行货源决策时要对自制和外购的成本构成进行权衡。 1.1.3采购/自制选择原因及其优势、劣势 1. 自制的原因 (1)需求量少且少有供应商供应该产品(生产过程的特殊件); (2)质量要求高/特别、要求特别加工,供应商难以满足; (3)内部供应有保障; (4)保护专利或专有技术 (5)自制成本低; (6)为确保公司自有设备稳定运行的一些产品; (7)避免对单一供应商的依赖; (8)竞争、政治、社会或环境等因素迫使企业选择自治。 2. 自制的优势与劣势 *自制优势: (1)自制能够提高企业对其运营的控制能力; (2)自制能够使企业监控到全部采购流程,如果企业能够达到 3

规模经济所要求的产出量,还能够为企业节约成本; (3)自制还有助于企业形成核心竞争力。 *自制劣势: (1)自制需要高额的投资,在产品生命周期不断缩短的情况下,这种高额投资就会有很高的风险,同时也会降低企业战略的柔性; (2)如果企业决定自制,就不能得到潜在供应商的优质产品和服务。 3. 采购原因 (1)企业缺乏管理或技术经验,无法自制产品或自行提供所需服务; (2)固定供应商有足够的信誉,使最终用户更容易接受由其组装而成的产品; (3)长期维护非核心能力的非经济性。 4.采购优势与劣势 *采购优势: (1)采购不但能够使企业战略具有高度的柔性,而且使企业易于接受现代化的产品和生产流程; 4

后勤采购管理制度

后勤采购管理制度

后勤采购管理制度 为保证公司物料用品供应及时、正常,规范采购用品程序,特制定本制度。 第一条本公司采购物资用品包括: 1.公司固定资产及低值易耗品; 2.办公用品、电脑耗材等用品用具; 3.其它如宿舍生活用品及食材采购另行规定。 第二条采购程序: (一)、分公司所在地采购 1.每月26日各部门上报下月办公用品、电脑耗材、工具用品《物资采购月计划表》到行政部采购员处; 2.采购员预算下月采购金额,根据物资库存和各部门上交的《物资采购计划表》于行政部经理; 3.行政部经理根据各部门采购计划进行审核,报分公司总经理签字批准。 4.分公司总经理审批签字后交财务部,财务部预算、预支采购金额; 5.行政部经理按计划安排实施采购。 6.采购员根据轻重缓急完成当月之采购计划。 (二)、总部行政部采购

7.每月26日各部门上报下月需总部行政部采购的生活用品、办公用品、工具用品《物资采购月计划表》到分公司行政部采购员处; 8.分公司采购员根据物资库存和各部门上交的《物资采购计划表》于行政部经理; 9.分公司行政部经理根据各部门库存物资进行审核,报分公司总经理签字批准。 10.分公司总经理审批签字后交财务部预算审核; 11.总部行政部审批。 12.总部行政部采购员根据轻重缓急完成当月之采购计划。 部门提交采购计划(分)行政经理OA申请 MD审批(根据分权手册)总部行政经理审批(根据分权手册)分管行政副总审批(根据分权手册) 第三条临时应急采购 1.应急采购,必须具备如下条件: ①部门经理核实无误,经MD签字批准; ②确认物品(材料或工具)属应急必须品,经检查维修,仍不能正 常工作。 2.采购流程: ①应急采购部门填写《OA申请购单》交部门经理核实; ②部门经理核实无误,交行政经理审核后报总经理签字批 准;

采购管理制度—供应商管理表格

供应商管理流程图

1.总则 1.1.制定目的 为规范供应商开发流程,使之有章可循,特制定本规章。 1.2.适用范围 本公司新供应商之开发工作,除另有规定外,悉依本规章执行。 1.3.权责单位 1.3.1.采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。 1.3.2.总经理、采购经理负责本规章制定、修改、废止之核准。 2供应商开发程序 2.1供应商开发权责 2.1.1.采购部负责供应商开发主导工作。 2.1.2.品部负责供应商样品的确认。 2.1.3.采购部组成供应商调查小组,负责供应商的调查评核。 2.2.供应商资讯来源及新供应商资讯来源一般有下列方式: 2.2.1.各种采购指南。 2.2.2.新闻传播媒体,如电视、广播、报纸等。 2.2.3.各种产品发表会。 2.2.4.各类产品展示(销)会。 2.2.5.行业协会。 2.2.6.行业或政府之统计调查报告或刊物。 2.2.7.同行或供应商介绍。 2.2.8.公开征询。 2.2.9.供应商主动联络。 2.2.10其他途径。 2.3.供应商问卷调查 2.3.1.问卷设计由采购部主导,出品部等单位协助,设计应注意的事项有: 2.3.1.1.依本公司需要设计内容及格式。 2.3.1.2.应尽可能掌握、了解供应商的资讯。 2.3.1.3.易于填写。 2.3.1.4.通俗易懂。 2.3.1.5.便于整理。 2.3.2.《供应商基本情况表》。已有或新增供应商填列,该表包括下列内容: 2.3.2.1.公司名称、法定代表人、联系人、地址、电话、传真、E-mail、网址。 2.3.2.2.公司概况,如实收资本、印业执照及信息、年营业额、银行讯息。 2.3.2.3.公司信用、工商信息、主要供应商品状况。 2.3.2.4.人力资源状况。 2.3.2.5.主要产品及原材料。 2.3.2.6.主要客户。 2.3.2.7.其他必要事项。

公司采购管理制度

公司采购管理制度 一、目的 规范采购操作步骤和方法,确保采购的质量和采购要求的适用性,符合公司整体的日常管理规定要求。 二、适用范围 本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产(不含公司长期代理产品)等采购的控制。 三、定义 1.供应商:是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。 2.合格供应商:是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。 3.购物申请单:是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据,此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。 4.供应商选择考察表:是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格,一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表,填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。 5.供应商考核表:是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格,根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6.终止供应商的报告:是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告,此报告由相关权责部门向采购中心提出,由采购主管填写逐级上报审批。 7.抽货检验标准:此标准是对采购物品进行检验的参照标准,由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。 8.货物检验报告:是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。 四、采购管理制度 1.严洁自律,严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请; 2.严格遵守采购规范流程,按流程办事; 3.能及时按质按量地采购到所需物品; 4.严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量; 5.加强采购的事前管理,建立完善的设备价格信息档案,以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量; 6.科学、客观、认真地进行收货质量检查; 7.处理好与供应商的关系,帮助供应商解决一定的问题; 8.认真分析采购工作,改进流程、规范和采购标准,提出有助改进公司和供应商服务水平的建议; 9.做好采购相关文档的存档、备份工作;

百卓优采采购管理软件(个人版)用户使用手册

百卓优采采购管理软件(个人版)用户使用手册 目录 PART I基础业务 (3) 一、系统设置 (3) 1.系统设置 (3) 2.数据备份 (3) 3.数据恢复 (4) 4.消息更新设置 (4) 二、基础资料设置 (5) 1.下拉选项管理 (5) 2.请购人管理 (6) 3.公司信息管理 (7) 三、帮助介绍 (7) 四、在线客服 (8) 五、首页主要功能 (9) 1.消息中心 (9) 2.采购业务流程 (9) 六、物品管理 (10) 1.物品信息管理 (10) 2.物品类目管理 (12) 七、供应商管理 (14) 1.供应商信息管理 (14) 2.供应商分组管理 (16) 八、合约管理 (18) 1.合约信息管理 (18) 2.合约单据流转 (20) 1

PART II采购业务 (22) 九、请购管理 (20) 1.请购单信息管理 (20) 2.请购单流转 (22) 3.请购单页面具体功能 (22) 十、询报价管理 (23) 1.询价单信息管理 (23) 2.询价单流转 (25) 3.询价单页面具体功能 (25) 4.报价单信息管理 (27) 5.报价单流转 (29) 6.报价单页面具体功能 (29) 十一、订购管理 (30) 1.订购单信息管理 (30) 2.订购单流转 (33) 3.订购单页面具体功能 (34) 十二、收退货管理 (35) 1.收货单信息管理 (35) 2.收货单流转 (37) 3.收货单页面具体功能 (37) 4.退货单信息管理 (38) 5.退货单页面具体功能 (40) 十三、库存管理 (41) 1.采购入库单信息管理 (41) 2.采购入库单页面具体功能 (43) 3.出库单信息管理 (44) 4.出库单页面具体功能 (46) 5.库存信息 (47) 十四、报表中心 (48) 1.报表中心首页 (48) 2.报表介绍 (49) 2

后勤采购工作计划2020模板

后勤采购工作计划2020模板 计划对工作既有指导作用,又有推动作用,搞好工作计划,是建立正常的工作秩序,提高工作效率的重要手段。那么后勤采购工作计划该怎样写呢?下面就是小编给大家带来的后勤采购工作计划2020模板,希望大家喜欢! 后勤采购工作计划2020模板(一) 为了迎来崭新的2020,为了做好2020年的后勤工作,特制定了2019年的个人 工作计划: 一、指导思想 2019年继续以“学习实践报告科学发展观”为指针,树立全面、协调、高效、可持 续的科学发展观,坚持以“后勤保障,物尽其用,杜绝浪费,教学所需,文明高效”的 服务原则,以“后勤不后,服务为本并育人,开拓创新,勤俭节约”为宗旨,“坚持后勤 服务一切,一切工作后勤在先”,强化后勤服务育人意识,营造环境育人的特点,突出 后勤精细化管理,为实现公司的各项工作目标提供良好的后勤保障。 二、主要工作 1、物资购置 (1)用量较大的卫生工具实行招标采购,本着同样产品比价格,同样价格比质量的 原则; (2)对办公用品早预算,本着节约的原则在足额购进,确保不无所需; (3)物资的采购继续实行部门申请、根据权限审批、总务办理的制度。 2、加强固定资产的管理 (1)对现有资产进行清点检修,保证公司工作的顺利进行; (2)加强各部门领用办公物品登记工作;由领用人经理签字后方可领取; (3)个人借用的工具要造册登记,使用者要爱护,应妥善管理好所使用设备,采取 责任包干制,损坏或遗失要查清原因,有责任须照价赔偿。 3、财务管理 (1)进一步完善财务管理制度,严格后勤财务收支审批手续,节约开支,精打细算。 (2)后勤购买的所有物品须开具正式发票,经校长审核同意后方可报销,并由仓库 管理人员登记造册,入库保管,完善管理机制。 4、加强采购监督管理

供应链及采购管理

实验七供应链系统初始设置采购管理 注意: 1.在启用任何系统前,可先完成基础信息,基础档案设置,包括:(1)存货分类;(2)计量单位设置;(3)存货档案。 2.引入工薪系统完成后的帐套。 3.系统启用先后顺序:采购、销售——库存、存货——总账——应收、应付。 (一)启用采购系统和销售系统 (1) 以帐套主管“cw01”登录企业门户 (2) 基础信息——基本信息——系统启用 采购系统下: (1)设置基础信息:基础信息——基础档案——存货档案(注意:必须采购和销售同时启用之后才能设置) (2)采购期初数据录入 货到票未到(暂估入库): 企业门户——供应链——采购管理——业务——入库——入库单——期初采购入库单——增加——保存。 (3) 采购管理系统期初记账

企业门户——供应链——采购管理——设置——采购期初记账——记账——确定。 销售系统下: (实验七在此系统暂无操作。) (二)启用库存系统和存货系统 (1) 以帐套主管“cw01”重注册,时间:2011.10.01 (2) 基础信息——基本信息——系统启用 存货系统下: (1)设置基础科目 业务——供应链——存货核算——初始设置——科目设置 (1) 科目设置——存货科目——输入仓库编码、存货编码、存货科目编码 (2) 科目设置——对方科目(如图) 第一部分,收发类别 第二部分,对方科目 (2)存货系统期初数据 供应链——存货核算——初始设置——期初数据——期初余额;选择仓库,如材料库——增加——输入;选择仓库,成品库——增加——输入。 (3)存货系统期初记账 单击记账。对所有仓库记账。 库存系统下: (1)库存期初数据录入 业务——供应链——库存管理——初始设置——期初结存——修改——取数——保存——审核 注意:1,要先选择仓库,如材料库,再修改,取数,保存,审核。2,库存期初数据取自存

公司后勤采购管理程序

后勤物资采购与使用管理程序 1.0目的 为了规范后勤物资的采购与使用管理,使物资采购达到公开、公正、物美价廉,使用管理达到规范、可控、定量、节约的目的,特制订本程序。 2.0适用范围 办公用品、基建设施维修、销售部叉车燃油与维修等 3.0工作程序 3.1办公用品的采购与管理 3.1.1公司后勤需用的办公用品由办公室负责采购,生产厂需用的办公用品由生产厂负责采购。 3.1.2对于某些办公用品为公用,易于集中采购的如复印纸、一些通用印刷表格等,由生产厂提出申请,办公室负责采购,所需费用由生产厂承担。 3.1.3办公用品的采购要做到货比三家,选择质量好、价格优、服务好的单位进行采购,由办公室管理员填写采购审批单,经办公室主任签字、主管副总批准后进行采购。 3.1.4采购的办公用品需办理入库手续,由管理员填写入库单,经办公室主任签字入账,结算报账时由管理员持发票附审批单、入库单经审批后办理。 3.1.5各单位需领用的公用办公用品需填写出库单经主管副总(或执行董事)批准、办公室主任签字同意后交办公室管理人员进行领取。 3.1.6对于生产厂复印资料或图纸由于比较常用,故由生产厂指定某些人员进行复印,复印时所需纸张由生产厂自备。 3.1.7办公室管理员要建立办公用品台账,对于办公用品的采购入库、出库等及时进行登记,确保账物相符。 3.2基建设施日常维修

3.2.1后勤公共基建设施的日常维修由办公室负责管理,各生产厂的基建设施日常维护、维修由各生产厂负责。 3.2.2后勤公共基建设施的日常维修需更换配件时,可到生产厂领取,由办公室管理人员开具出库单经办公室主任签字、主管副总批准后到生产厂领取。如需外购,由管理员填写采购审批单,经办公室主任签字、主管副总批准后进行采购。 3.2.3采购的基建设施配件需办理入库和出库手续,由管理员填写出入库单,经办公室主任签字入账和退账,结算报账时由管理员持发票附审批单、入库单经审批后办理。 3.2.4基建设施维修需要使用生产厂人工时,由办公室管理员根据工时确定工时费,填写使用零工审批单,经办公室主任签字、主管副总批准后交生产厂排工,月底由生产厂汇总零工单交财务部进行核算。 3.2.5办公室管理员要建立基建设施维修台账,对于配件的采购入库、出库等及时进行登记,确保账物相符。 3.3销售部叉车使用燃油与维修 3.3.1销售部叉车使用燃油与维修由销售部负责管理。 3.3.2销售部叉车用油由机械加工厂代购,由销售部开具出库单经部门经理签字、主管副总批准后到机械加工厂领取,月底由机械加工厂汇总报财务部进行核算。 3.3.3销售部叉车由销售部负责维护、保养、维修,维修所需配件可到生产厂领取,由管理员开具出库单经部门经理签字、主管副总批准后到生产厂领取。如需外购,由管理员填写采购审批单,经销售部经理签字、主管副总批准后进行采购。 3.3.4采购的叉车配件需办理入库和出库手续,由管理员填写出入库单,经部门经理签字入账和退账,结算报账时由管理员持发票附审批单、入库单经审批后办理。 3.4其它物料的采购与使用管理参照以上工作程序执行。

后勤采购管理规定

后勤采购管理规定 This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020

分发编号: 后勤采购管理办法单位:财务管理委员会

目录

第1章总则 目的 为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理,规范采购行为,保证采购质量,提高采购效率,制定本办法。 适用范围 本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。 后勤物资及服务采购分类 办公类:办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。 宣传印制类:横幅、公司定制品(印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等)、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历、营销促销品等。 劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等 公共设施类:水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等

招待类:水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等 技术检测类:容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等 生产维护类:生产机器零配件、五金工具等 食堂物资:锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等 保险类:社会保险、意外伤害险、财险。 不相容职务 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。 采购合同的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责。 采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任,以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。 付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离,避免因付款方式不恰当、执行有偏差,导致企业资金损失或信用受损。 第2章后勤采购组织 后勤采购工作小组 后勤采购工作小组机构 公司设立后勤采购工作小组,由各部门各派一人组成,组长由总经理任命。后勤采购工作小组不设专职,所有组员均为兼职。 后勤采购工作小组职责

ERP系统供应链操作手册-采购管理

UFS/QP/2-D2/QR/15 最终客户操作手册(模板) 兰州金川新材料科技股份公司供应链项目用户操作手册 ——采购管理 文档作者:王兴振 建立日期: 2010-9-7 修改日期: 2010-9-9 文控编号: UF_NC_LZCLGS_GYL_08

目录 1.系统登陆说明 (3) 1.1客户端系统进入 (3) 1.11客户端控件安装 (3) 1.集采操作使用说明 (5) 2.1物资需求申请 (5) 2.2需求汇总平衡.................................................................................................................................. (6) 2.3请购 (8) 2.4采购订单 (9) 2.5采购入库 (12) 2.6采购发票 (14) 2.7应付款单审核 (18) 2.8主付款单 (20) 2.9单据核销 (24) 2.10凭证生成 (26) 3.自采操作使用说明 (26) 3.1物资需求申请 (26) 3.2需求汇总平衡 (28) 3.3请购 (29) 3.4采购订单 (30) 3.5采购入库 (33) 3.6采购发票 (36) 3.7应付款单审核 (40) 3.8主付款单 (42) 3.9单据核销 (45) 3.10凭证生成 (46)

1.系统登陆说明 1.1客户端系统进入 在运行UFIDA用友软件NC管理软件5.01 时,建议使用IE6.0以上版本的浏览器。第一次登陆服务器时系统会自动安装"NCClient.exe",IE的相关设置要求:IE的安全设置为"自定义级别",启用下载和运行ActiveX。安装完JRE后,用户可以将下载ActiveX 安全设置为禁用。如下图1: 图1 1.11客户端控件安装 UFIDA用友软件NC管理软件5.02提供基于java技术的客户端应用。运行客户端后系统自动连接服务器。 在IE中输入应用服务器地址为: 确认安装JAVA控件 安装完毕后如下图

物资管理手册(完整版)

物资管理手册 序言 公司自2008年创建至今,秉承“技术,服务,文化立店”企业核心价值观,不懈追求“客户满意度和员工满意度” 的企业使命,公司一直稳步发展,致力于为消费者量身打造创造更加健康美好的生活方式为企业的发展战略目标,从而打造最具竞争力的世纪阳光物资支持体系。古人云“兵马未动,粮草先行”,物资部是公司正常运营的后勤补给站,也是公司控制运营成本的源头。只有做到“物美价廉,及时准确,保障有力”,才能有效提升世纪阳光在同行业的核心竞争力。物资部作为企业的重要组成部分,为了使本部门各项工作流程规范化,制度化,能再有序可循的情况下,使本部门的各项工作协调统一,并加强物资部与其他各门店各部门的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本手册。本部门所有人员及其他部门相关人员均以此为依据开展各项工作。

物资手册目录 一、物资管理规章制度 (3) 二、物资部在管理公司中的关系--------------------------- 10 三、门店管理人员物资职责分配--------------------------- 11 四、仓库物资分类规划---------------------------------- 13 五、物资管理5s原则 ----------------------------------- 14 六、门店物品管理流程---------------------------------- 15 七、附件:各类表单------------------------------------ 19

亠、物资管理规章制度物资管理分类制度: 1、物资出入库管理制度 2、物资验收制度 3、物资审批制度 4、物资采购制度 5、物资报损制度 6、物资调拨制度 7、物资安全保管制度

供应链管理手册文档

目录06 一、目的、范围、引用标准和术语、定义 1、目的 2、范围 3、引用标准 4、术语和定义 07 二、供应链管理体系 1、供应链结构示意图 2、供应链质量管理示意图 3、供应链管理体系总要求 4、文件和记录要求 5、相关文件和体系 08 三、供应商管理职责 1、供应商管理的职责 09四、供应商管理总要求 1、供应商要求 2、采购与供应要求 3、关键点控制 10 五、供应商评选 1、供应商调查 2、供应商评估 3、供应商考查

4、供应商评定 5、供应商评定原则 11 六、供应过程管理 1、验收 2、验收标准 3、供应活动不符合处理 4、供应活动不符合溯源与抱怨 12 七、供应商评价 1、供应商质量档案 2、供应商综合评价 3、供应商关系管理 13八、其他 1、附件 2、案例 一、目的、范围、引用标准和术语、定义 1、目的 执行供应链管理,提高企业竞争力;获取柔性及渗透性的市场;获得高用户服务水平;通过降低库存、提升企业制成能力提高企业运作效率,达到成本和服务之间的有效平衡,实现企业价值的最大化 2、范围 处在X公司供应链的物料提供、技术支持与服务提供、仓储与物流的供应商 3、引用标准

A、ISO 9001:2000 B、HACCP 荷兰RVA 3rd C、相关法律法规 D、供应链管理、价值链分析 4、术语和定义 以下术语和定义适用本手册 A、供应链是执行采购原材料,将它们转换为中间产品和成品,并且将成品销售到用户的功能网链,供应链不仅是一条联接供应商到用户的物料链,而且是一条增值链,物料在供应链上因加工、运输等过程而增加其价值 B、供应链管理即这条功能网链的管理,使其符合要求 C、供应商管理即处在X公司供应链和潜在供应商的管理,使其符合要求 D、物料提供供应商是指X公司指定的原材料、辅料提供商,如原料油、食品添加剂等 E、技术支持与服务提供供应商是指X公司指定的大型设备、重大施工项目的技术支持与服务的提供商,如新厂建设、认证与咨询服务、配套设施与后勤服务等 F、仓储与物流供应商是指X公司指定的仓库和物流承包或合作商,如外租仓库,专业物流公司等 二、供应链管理体系 1、供应链结构示意图 2、供应链质量管理示意图 3、供应链管理体系总要求

采购管理操作手册

采购管理操作手册

目录 一、进入系统 (3) 一、采购总体流程 (5) 二、采购请购单下达 (5) 四、采购订单下达 (9) 五、采购发票录入 (14)

一、进入系统 1.如图1 所示,单击Windows 窗口左下角“开始”,在弹出的菜单中点击“所有程序”选择“用友U8+13.0”,单击“企业应用平台”,或桌面图标 图1 2.如下图,进入用友软件登陆界面,在第一次登陆时则需要选择服务端的服务器地址或者 名称。【服务器地址:192.168.0.248】 3.输入操作员帐号以及密码。如要修改密码,则选择“改密码”选择钮。

4.选择帐套,单击“确定”进入系统。

一、 采购总体流程 采购总体业务流程(流程编号:Naec-CG01) 采购部 库房部门品质部门 财务部门对应U8程序 机要室 采购订单 采购到货单 来料报检单 来料检验单 是否合格 不良品处理单采购入库单采购入库记账采购发票 应付凭证应付制单 请购单 采购订单检验单 报检单 采购到货单采购拒收单 采购入库单 采购发票 不良品处理单 开始 采购请购单 否 采购拒收 是 结束 说明:流程中涉及到的质检业务会在质量管理操作手册中进行表述。 二、 请购单 采购请购单下达 1) 采购请购单下达 适用业务:当各部门人员有采购需求时,在系统中填制采购请购单,提交审核。

功能路径:“供应链”-“采购管理”-“请购”-“请购单” 功能界面及操作步骤: 2)界面功能说明 本界面提供新增、修改、审核、弃审、删除、输出、打印等基本功能。 3)增加:打开界面后,单击“增加”按钮进行添加,如下图。填写请购部门、商品、数量、需 求日期等内容,最后进行保存通知相关领导审核,如下:

供应链管理采购流程与战略

供应链管理采购流程与战略 培训对象:制造业、分销业、物流业、国际贸易企业中高级管理人员;从事供应链管理、生产管理、计划管理、采购管理、物料管理、物流管理、客户服务、分销运营等相关从业人员。 详询扣扣玖叁零陆壹柒肆捌壹 课程背景: 在当今全球化竞争的商业环境中,有远见的企业早已将采购提升到企业战略高度; 详解采购引领企业获取产品服务的相关流程,及流程中建立各个层面的沟通与协作,以促使企业内外流程的协同与高效; 不同的采购战略必定会导致不同的供应链规划,企业供应链规划有相当大部分实际上是围绕采购条件来实现; 国际采购与本地化战略﹑电子采购战略﹑无库存采购战略等等,都会影响到供应链的布局。企业的自制与外购战略﹑集中与分散采购战略等同样会直接左右供应链的效能。 课程特点: 革新的科学理念:学习内容与美国供应链管理协会全球最新供应链管理理念同步; 改善SCM视角:来自台湾、美国、大陆的强大师资阵容、结合讲师自身的成功经验,融合美欧港台等国家先进企业供应链管理模式,提供清晰的供应链管理思路和改善视角; 以世界先进企业实践案例为标杆,提供具体供应链管理实践技巧和方法; 课程内容: 采购环境分析 采购流程管理 1.采购流程管理与运营准则 2.采购计划与预算控制 3.采购流程优化的技术与方法 4.案例解析:全球热交换公司、圣安医院等 采购与供应组织管理 1.采购组织架构设置、角色定位 2.采购人员管理 供应链资源管理与采购战略 1.公司战略与供应链资源配置 2.采购管理与企业竞争定位 3.采购定位分析 4购买与分包决策 供应链环境下的供应商管理 1.供应链环境下的双赢伙伴关系 2.供应商的分类与选择 3.供应商的评价与考核 4.供应商开发和认证管理 5.供应商早期参与新产品研发 6.采购质量管理和供应商质量控制 7.供应商交期分析 采购绩效评估

后勤采购管理办法

分发编号:后勤采购管理办法 单位:财务管理委员会 发布/修订日期:2011.03.01

目录 第1章总则 (1) 第2章后勤采购组织 (2) 第3章采购备用金管理 (3) 第4章采购实施 (3) 第5章财务控制 (15) 第6章附则 (15) 附件:后勤采购业务审批权限列表 (16)

第1章总则 1.1目的 为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理,规范采购行为,保证采购质量,提高采购效率,制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。 1.3 后勤物资及服务采购分类 1.3.1 办公类:办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。 1.3.2 宣传印制类:横幅、公司定制品(印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等)、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历、营销促销品等。 1.3.3 劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等 1.3.4 公共设施类:水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等 1.3.5 招待类:水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等 1.3.6 技术检测类:容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等 1.3.7 生产维护类:生产机器零配件、五金工具等 1.3.8 食堂物资:锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等 1.3.9 保险类:社会保险、意外伤害险、财险。 1.3.10 能源类:水、电、煤、气、生产用油等 1.4 不相容职务 1.4.1 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。 1.4.2 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。

采购部-采购管理手册

采购部-采购管理手册 目录 第一部分采购管理制度 (2) 第二部分采购付款流程 (9) 第三部分物料需求管理制度 (12) 第四部分低值易耗品管理流程 (14) 第五部分供应商管理制度 (16)

第一部分采购管理制度 第一条目的 为了使本公司的采购管理有章可循,围绕采购准时达成、采购成本下降、供应来料品质管理和供应商管理开发的目标开展工作,达到采购适时、适价、适质、适量,确保生产和销售需要,特制定本管理细则。第二条采购人员守则 1、适用范围:全体采购人员必须遵守诚信、诚实做人的道德规范,实行廉洁问题一票否决,不接受 供方任何形式的商业贿赂。 2、严守公司的商业秘密,不向任何单位和个人泄露公司的技术、经营以及一切有可能对公司的利益 造成侵害的信息和机密。 3、具备良好的团队合作精神,善于沟通、协调公司部门之间和部门内部的各项工作。 4、规范执行采购作业流程,有效防范公司采购运作的风险; 5、提高业务素质和与供应商谈判的技巧,使采购过程管理体现价值和效益,努力实现公司利益最大 化目标。 6、倡导尽心尽责做事的工作作风,以选择和培育交期、品质、价格、服务、创新、管理能符合本公司发展需求的供应商为己任。 7、自觉服从工作纪律的约束和考核管理,对过错、过失造成公司的经济损失和名誉损害承担责任。第三条采购作业策略 1、根据各项采购物料的不同,划分请购部门。 1.1生产使用物料由采购部按订单需求实施采购。 1.2生产设施、设备及基建物料由公司统筹请购。 1.3耗材类物料由使用部门提出需求,定期由采购部门请购 2、根据采购材料品质要求、用量大小、采购频率、竞争态势、性价比及货款结算期限长短等因素,

采购与供应链管理-教学大纲

《采购与供应链管理》课程教学大纲 课程编号:0403023 课程总学时/学分:48/2.5(其中理论38学时,实验10学时) 课程类别:学科基础与专业必修课 一、教学目的和任务 采购与供应链管理是一门专门研究供应链下采购管理的基本理论、运作流程和管理规范的学科,是一门实践性比较强的应用学科。通过对本课程的学习,使学生具备采购相应知识,并具有独立采购运作能力,达到本专业学生应具备的能力要求,培养学生分析问题与解决问题的能力、采购岗位职业能力、职业道德素养及可持续发展能力。通过课程教学,使学生基本掌握采购作业的流程,采购管理的组织,供应商管理,采购的招标与投标,采购价格与谈判,采购绩效评估、供应链下的采购发展等知识和实际应用,以便学生将来在实际中可以以理论指导采购实务。 二、教学基本要求 通过教学,要求学生了解供应链的含义、结构模型,供应链中采购管理的价值,供应链下采购模式的发展;掌握采购管理的基础理论,采购作业流程,采购谈判,供应商管理和采购绩效评估等内容,使学生对采购的组织管理、操作过程和技巧、绩效评估等有系统的认识。教学重点主要包括:供应链中采购管理的价值,采购流程体系,采购管理的目标与组织,供应商管理,采购的招标与投标,采购价格和谈判,采购的绩效评价,采购模式的发展。本课程主要先修课程有经济学、管理学、物流配送中心规划与运作管理、市场营销学、运筹学等。 课程主要采取讲授法、实验法和讨论法相结合的教学方法,通过简明、生动的口头语言向学生传授知识、发展学生智力,通过叙述、描绘、解释、推论来传递信息、传授知识、阐明概念,引导学生分析和认识问题,并注意培养学生的学科思维。同时通过讨论课和实验课,加深对采购有关知识的理解,提高学生学习的独立性,加深对采购实务的理解和方法的运用。教材选择本着实用性、前瞻性、可操作性俱备的原则。 三、教学内容及学时分配 第一章供应链中采购管理的价值(4学时)

后勤类物资采购管理办法

后勤类物资采购管理办法 (2017.11) 一.实施目的: 为进一步规分公司后勤类物资的采购流程,明确采购围、职责和采购方式,加强对采购活动的监督和管理,特制订本办法。 二.适用围: 本办法适用于公司的日常物质采购工作。 三.采购原则: 采购应该遵循公开、公平、公正、择优和效益原则,保证质量、价廉物美,减少中间环节,降低成本,维护公司利益。 四.采购物资围 1.行政后勤物资类:固定资产、低值易耗品、办公劳保用品、信息设备、办公区改造装修、汽车 及其配件、厨房用品、食堂米油菜蔬等。 2.服务类:租赁服务、车辆维修、办公设备维保、安保等服务。 3.企划类:宣传策划物料、宣传印刷品、效果图制作等服务。 五.采购实施部门: 综合管理部为采购责任部门,并实现控管理。 六.采购程序: 采购遵循“申请”---“审核”---“审批”---“采购实施”的顺序原则,在未得到审批同意的物资申请不得先行采购。 1.申请: 1)使用人向综合管理部提出需求申请,也可由资产专管员根据日常储备需求提申请。

2)常规办公用品采购:综合管理部资产专管员每月25日将下月所需物资填写《月度采购计划 表》,经部门负责人审核,报分管领导审批后,由采购负责人集中采购。 3)非常规办公用品采购:单价为1000元以下的为小额物资,单价超过1000元的为大额物资。 总额1000元以下小额临时采购物资:申购人填写《采购申请表》,经申购部门负责人同意,向综合管理部提出需求申请,综合管理部负责人审核后,由采购负责人及时采购,同时向分管领导报备。 总额1000元-10000元大额物资采购:申购人填写《大额物资采购申请表》,经申购部门负责人同意,向综合管理部提出需求申请,综合管理部负责人审核,综合管理部分管领导审批后,由采购负责人及时采购。 总额10000元以上大额物资采购,必须经总经理审批同意。 4)2000元及以上的固定资产采购,必须经总经理同意,报总公司审批。 5)食堂每日菜蔬采购,不用填写采购申请单;大米、油及厨房调配料等由食堂管理员提早填 写采购申请表,经部门负责人审核后,由采购负责人及时采购。 七. 采购实施: 1.对于日常办公用品、饮用水、植物租摆、劳保消耗用品、办公设备维保服务以及耗材、电脑及 配件等的采购,首先选用总公司指定的供应商,其次由综合管理部通过年度三方询价比价方式确定相对固定的供应商(保留比价会议记录并报送总经理办公会备案),定期采购。 2.食堂采购,由综合管理部确定 5-8家优质供应商(含菜场),报总经理办公会备案,采购时需 有2人及以上的经办人并在采购清单上签字确认;食堂采购根据每人每日餐标25元定额采购,采购人需每周做食堂采购报表及就餐报表报分管领导,采购报表由采购人、食堂管理人、部门负责人签字确认;食堂费用一月一报,随附采购清单及就餐人数报表。 八.采购合同的签订 1.万元以上的批量或者大额后勤物资采购的,除“史泰博”采购外,经营管理部应参与合同洽谈、 签订过程。 2.综合管理部应对整个洽谈过程做好洽谈记录,参加洽谈人员应签字确认。

超市供应商管理手册

供应商得管理 商业道德,且对本超市无益得供应商。(c)尽量减少中间环节得不合理加价,以降低进货成本。(d)争取最好得商业交易条件。(e)将营业额与利润额最大化。 供应商管理可分为:(一)新供应商进场,(二)旧供应商清场,(三)旧供应商年度合同,(四)旧供应商年度评估,(五)年度供应商表彰大会。现分述如下: 新供应商进场: 引进新供应商对超市有一些明显得好处:(a)对老供应商有压力,俗语说:“有竞争才有进步”。她们会对超市提供更好得交易条件,以保住其生意;(b)新供应商得引进可为超市增加较多得营业外收入,如果一家“1万元”,一年引进“300家”新供应商,就会为超市增加“300万元”得其她收入;(c)新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构得不足,可让超市得品种更齐全;(d)最重要得就是,新供应商得供货及交易条件通常会比老供应商更好,也能提供某些市场上“热销”得产品,为超市带来大量得利益。

“公告栏”得信息举例如下: 新供应商朋友们: 假若您们得产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上得优势,北京华联综合超市采购部谒诚欢迎您们前来洽谈。 您们可以经由采购部得网址“、xxx、”了解与北京华联交易得程序。 您们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。 在您们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台得一周之内,采购部将正式函覆就是否需要进一步约定时间洽谈。 谢谢您们得合作,欢迎光临! “新供应商进场程序”如附件。 采购部收到由接待柜台转来得“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后,应设立一个登记本,登记“日期、供应商名称、及资料名称”,然后交给“采购总监”。“采购总监”研究后,作批示,并交给相关得“采购经理”。“采购经理”做详细得调查后,与“采购主管”研究后,最后呈报“采购总监”,由“采购总监”作最后决定就是否进一步洽商,并正式函覆供应商有关超市采购部得决定。正式得函覆文件举例如下: 尊敬得公司: 感谢贵公司200 年月日所提供得资料,经采购部研究后,我公司得决定如下: 请尽快与我公司采购主管先生/小姐联系,电话为转分机。贵公司得产品在以下几方面没有优势,恕难合作。 □价格□质量□包装 □品种□售前服务□售后服务 我公司因以下原因暂时无法进一步联系。 1、。 2、。 3、。 4、。 5、。 贵公司若不同意本函得决定,还可以书面形式向我公司总经理申诉。 xxx超市有限公司 采购部敬启 200 年月日 以上函件发出后,采购部应通知接待柜台销案,否则接待柜台应负责追踪,如果超过十天采购部仍未发函,接待柜台应通知“总办主任”,由“总办主任”调查原因,最终应在十四天之内函覆,以示对新供应商得尊重,并维护xxx超市得信誉。 若采购总监决定进一步与新供应商联系后,采购主管应主动联系新供应商。经过几回合得洽谈,并初步筛选商品后,应填报“新供应商审批申请书”(如附件)给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。 采购经理与采购总监对于采购主管所推荐得供应商,应约谈其最高业务负责人,除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”得正确性外,最后把双方合作得利益充分沟通,并试探对方得虚实,毕竟两家公司得合作(如同男女得联姻)应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权,经审批同意进场后,按正常进场程序,向财务部缴交“进场赞助费”后,由采购主管正式建档,并下订单进货。 旧供应商清场: 有些供应商言行不一致,表现欠佳,呈现一些问题,例如:产品没有优势、促销也不积极、产品质量不

采购管理用户使用手册(doc 11页)

采购管理用户操作手册 目录 1 文档内容简介 本操作手册主要是SAP 采购计划下达所涉及的系统操作。主要包括:-采购计划; -采购订单; -直供件 -已打印采购订单; -结算单 -结算单打印

2 版本控制 版本号作者附注 1.0 李芊毅2011-06-15 1 系统操作说明 1.1采购计划 操作部门/人员物流部/计划员 供应商/计划员 1.1.2系统操作步骤 1)打击进入采购计划(图1.1) 图1.1 需填写字段:

字段名状态输入值说明工厂名称必填根据实际情况填写 完成状态必填全部/满足交货/不满足交货 计划开始时间必填根据实际情况填写 计划结束时间必填根据实际情况填写 2)根据实际情况填写不能满足计划的数量(图1.2) 图1.2 字段名状态输入值说明可完成数量选填根据实际情况填写 1.1采购订单 操作部门/人员物流部/采购员 供应商/采购员 1.1.2系统操作步骤 1)点击进入采购订单(图2.1)

图2.1 字段名状态输入值说明订单生成开始日期必填根据实际情况填写采购订单生成时间订单生成结束日期必填根据实际情况填写采购订单生成时间交货开始日期必填根据实际情况填写订单项目交货时间交货结束日期必填根据实际情况填写订单项目交货时间交货状态选填根据实际情况填写全部/未完成/已完成 2)根据实际情况填写送货数量、在途信息并勾选打印项,生成送货单(图2.2) 图2.2 3)生成送货单(图2.3)

图2.3 1.1送货单查询 1.1.1系统路径 操作部门/人员供应商/采购员 1.1.2系统操作步骤 1.点击进入采购订单(图3.1) 图3.1 字段名状态输入值说明打印起始时间必填根据实际情况填写 打印截止时间必填根据实际情况填写 2.点击订单号查询(图 3.2)

相关主题
文本预览
相关文档 最新文档