人事档案管理标准
目次
前言
本标准是根据XXXXX有限责任公司（以下简称“XXXXX公司”）标准体系工作的需要而编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准，目的是为了规范化、标准化公司人事档案管理工作，促进公司人力资源管理工作的顺利进行，从而加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。
本标准由XXXXX公司行政部提出并归口管理。
本标准起草部门：
本标准起草人：
本标准初审人：
本标准复审人：
本标准批准人：
本标准于20年月日首次发布。
人事档案管理标准
1 范围
本标准规范了XXXXX公司人事档案管理的内容和要求。
本标准适用于XXXXX公司人事档案材料的收集、利用、传递、管理等工作。
2 规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
全国人大常委会《中华人民共和国档案法》
劳力字[1992]33号《企业职工档案管理工作规定》
组通字[1996]14号《中共中央组织部关于印发（干部人事档案材料收集归档规定）的通知》
京组通[2006]4号《中共北京市委组织部关于开展干部档案审核工作的通知》Q/ZSFD-205.02-02-2011 《管理标准编写规定指引》
3 术语、定义
3.1 XXXXX公司、公司
指XXXXX有限责任公司。
3.2 人事档案
指人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。
3.3 人事档案整理
指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。
3.4 人事档案审核
指对归档材料进行全面检查，确认材料内容是否真实准确，手续是否规范完备，进而判定材料有无保存价值、是否归入人事档案的一项业务内容。
3.5 人事档案传递
指员工所在单位或主管部门发生变化后，人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位人事
档案管理部门的一项工作。
4 职责
行政部是公司人事档案管理的归口部门，具体负责公司人事档案的收集、整理、保管等日常管理工作。
5 管理内容与方法
5.1 总则
人事档案是公司行政部及其他部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，人事档案管理工作是公司组织人事工作的重要组成部分，是历史地、全面地考察了解和正确评价员工的依据。
5.2 人事档案材料收集
5.2.1 主动收集人事档案材料并归档是公司行政部、各部门、各位员工的职责和义务，是不可缺少的一道重要工作程序。任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为己有。
5.2.2 公司行政部对员工材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
5.2.3 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经相关领导和部门审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
5.2.4 归档范围
5.2.4.1 人力资源管理工作中形成的员工档案材料：
5.2.4.1.1 招收、聘用工作中形成的报考登记表、考试成绩、聘用、续聘审批表、聘用合同书及解聘、辞退材料；
5.2.4.1.2 调配、转业安置、任免、考察、考核等工作中形成的履历表（书）、简历表、履历（简历）材料、各种登记表、干部任免呈报表（包括同时上报的考察材料）、考核登记表、民主评议和组织考察综合材料、鉴定材料、自传、退（离）休审批表和军队转业干部审批表等材料；
5.2.4.1.3 办理工资、待遇等工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料；
5.2.4.1.4 政审工作中形成的调查报告、审查结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待说明及作为依据的调查证明材料；甄别及复查结论（意见、决定）、复查报告、批复及主要依据材料；更改民族、出生年月、参加工作时间、国籍的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料。
5.2.4.2 通过筹备党代会、人代会、政协会、工会、共青团、妇联等代表会议的部门或临时
机构，收集代表、委员登记表和个人政绩材料。通过有关统战部门收集民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。
5.2.4.3 通过员工受教育的院校、党校、培训部门收集学生（学员）登记表、报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业证书（原件个人保存）、学位审批材料、学历证明书、培训结业成绩、鉴定等材料。
5.2.4.4 通过评定专业技术资格部门，收集评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表。
5.2.4.5 通过公司党委组织部门收集在组织建设中形成的已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、个人总结、整党中形成的不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料。民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员和优秀党务工作者事迹及组织审批材料；认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见等材料。
5.2.4.6 通过公司共青团组织，收集团的建设中形成的入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员和优秀团的工作者事迹材料、退团材料。
5.2.2.7 通过工会等有关部门，收集在事迹表彰活动中形成的先进工作者、先进生产者的登记表、先进模范事迹材料、嘉奖通报材料。
5.2.2.8 通过纪律检查、监察、司法及有关行政部门，收集形成的处分决定、免于处分的处理记过材料、查证核实报告、上级批复、个人对处分决定的意见、本人检查、交待材料、通报批评材料、法院的判决书、复查甄别报告、决定、上级批复材料。
5.2.3.9 通过审计部门收集形成的对员工经济工作中的评价材料，有关问题的处理意见等材料。
5.2.2.10 通过有关科技部门、本人和报刊杂志收集员工的发明、科研成果及有重大影响（如获奖或在全国性的报刊上发表）的论文、著作、译著等的目录。
5.2.2.11 收集员工因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料。
5.2.3 形成档案材料的部门将归档材料送交人事档案管理人员时，双方必须办理材料交接手续。
5.3 人事档案材料鉴别
5.3.1 判断所收集材料的真伪，检查材料是否齐全完整，成套材料不缺份，单份材料不少页; 检查撰写是否符合要求，文字须是铅印、胶印、油印、计算机打印或蓝黑墨水、黑色墨水、
墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水或纯蓝色墨水以及复写纸书写;审查材料的手续是否完备。
5.3.2不属于归档材料的处理办法
5.3.2.1 有保存价值的文书资料，如任职文件、历史资料、重大会议记录等，可交文书档案部门或其它有关部门保存；
5.3.2.2 应由本人保存的材料，如奖状、毕业证书、学生证等，要及时退还本人，个别不宜退给本人的，可经行政部审查，领导批准后销毁；
5.3.2.3 归档手续不具备的材料，如应盖公章而未盖公章，应由本人签署意见而未签字的结论材料，有下级意见而无上级批复及内容不完整、字迹不清的材料，要及时退给有关部门或个人补办手续，限期15天内补办完毕后再归档；
5.3.2.4 无结论的审查材料，要退给有关部门做出审查结论后再归档；
5.3.2.5 经鉴别确需销毁的材料，应进行详细登记，报请分管领导批准后，予以销毁。
5.4 人事档案的整理
在对档案材料进行鉴别的基础上，人事档案整理工作包括分类、排序、技术加工、装订五个步骤，通过整理达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
5.4.1 人事档案的分类
将档案材料按照按材料内容、性质及材料之间的内在联系，区别类型，相对集中，进行组合排列，共分为十大类。
5.4.1.1 第一类履历材料。指员工本人历次填写的各种简历、履历、登记表等基本情况的材料。履历表须贴照片，盖公章。
5.4.1.2 第二类自传材料。指员工本人所写的有关叙述经历、家庭情况、社会关系、成长过程等自传性质的材料。
5.4.1.3 第三类考察、考核、鉴定材料，审计工作中形成的材料。干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。按材料形成的时间顺序排序。
5.4.1.4 第四类学历学位材料；职业（任职）资格考试材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料。毕业证书的原件、复印件都不能存档。如需存档，复印单位加盖公章。职称单科考试成绩不存档。
5.4.1.5 第五类审查工作中形成的材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的组织审查意见及所依据的证明材料。
5.4.1.6 第六类参加中国共产党、共青团及民主党派材料，包括批准为中共正式党员、共青
团及民主党派的有关材料。
5.4.1.7 第七类表彰奖励材料，包括指组织正式批准授予的各种荣誉奖励的决定，审批表和先进事迹材料等。
5.4.1.8 第八类执纪执法部门形成的涉及个人的材料，包括党组织给犯错误党员的各种党纪处分，行政上给予员工的行政处分。
5.4.1.9 第九类招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；任免、调动、退（离）休、军人转业（复员）安置工作中形成的材料；辞职、辞退、罢免材料；办理工资、待遇等工作中形成的材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议工作中形成的材料。
5.4.1.10 第十类其他可供参考材料。是指以上九类材料都不能包括而又有较大价值可供参考的材料，例如：健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料；办理丧事形成的材料；档案审核、报送工作中产生的反映档案情况的材料；其他材料。
5.4.2 人事档案排序
5.4.2.1 按材料形成时间的先后顺序进行排序。适用于这种方法排列材料有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。其中第四类、第九类一般按时间顺序进行排序，但在处理不同性质材料时要采用二级分类法，即先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。
第四类材料二级分类顺序为：1、学历学位材料；2、职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3、反映个人科研学术水平的材料；4、培训材料等。
第九类材料二级分类顺序为：1、任免材料；2、工资材料；3、出国、出境材料；4、参加会议的代表登记表等材料。
5.4.2.2 按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。适用于这类方法排列材料的有第五类、第六类、第八类，其中：第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，即入团志愿书、入团申请书、退团材料；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，即入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表。
5.4.2.3 每一类材料排好顺序后，要编制类号和顺序号。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为：凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面形如计算。空白纸和托裱用的衬纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。
5.4.3 人事档案目录的编制
5.4.3.1 档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观、使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水。档案目录不能粘贴涂改。
5.4.3.2 每类目录之前应注明类号和类别名称，按照类别排列顺序和人事档案目录格式，逐份逐项进行填写。
5.4.3.3 序号填写材料类号和排列顺序号。材料类号用大写的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字填写1，2，3，4，5等。
5.4.3.4 “材料名称”根据材料题目编写，要简明扼要，准确地揭示材料内容。
5.4.3.4.1 填写材料名称要突出材料的基本内容；
5.4.3.4.2 要准确揭示和高度概括出材料的性质特征；
5.4.3.4.3 简化题目要规范，必须确切反映材料的内容特点；
5.4.3.4.4 名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新命题，并在备注栏加以注明；
5.4.3.4.5 没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题要规范、确切；
5.4.3.4.6 证明材料的名称要根据材料的内容来拟定，不能笼统地写“证明材料”，要准确地揭示出证明人的姓名或单位、证明人与被证明人之间的关系、被证明人的问题等。
5.4.3.5 “材料形成时间”填写材料落款的最后时间。凡复制的材料，应填原件形成时间，不填材料复制时间，要用阿拉伯数字填全年月日。
5.4.3.6 “页数”填写材料的页数。材料的页数计算要规范统一，凡铅印页码的材料、表格，要如实填写页数，无铅印页码的材料，采用图书编页法，有文字内容的，每面有字即为一页。
5.4.3.7 “备注”填写需要说明的情况。包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。
5.4.3.8 每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。
5.4.4 人事档案材料的技术加工
5.4.4.1 档案材料载体，应使用16开规格的办公用纸。
5.4.4.2 对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保证文件原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制件应附在原件后，与原件作为一件。
5.4.4.3 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照
片不得损坏档案材料内容，不要对材料进行过度裁剪。
5.4.4.4 幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。
5.4.4.5 拆除档案材料上的订书钉、区别针、大头针等金属装订物。
5.4.4.6 每份档案材料在整理时必须保证各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
5.4.5 人事档案材料的装订
5.4.5.1 装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。
5.4.5.2 档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，留有2-2.5厘米的装订边，装订边如没有留2-2.5厘米，应加边。
5.4.5.3 人事档案厚度超过3.5厘米的，可以分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料在同一卷中。
5.5 人事档案查阅
5.5.1 因考察、任免、调动、晋级、政审、组织发展、出国、福利待遇、治丧等需要，可查阅当事人档案。
5.5.2 查阅员工档案，应填写《查阅员工档案登记表》。
5.5.3 查阅员工档案的工作人员必须是中共党员，在查阅室查阅。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。外部人员一般要求两人，应持本单位介绍信及本人工作证。
5.5.4 查阅档案时要注意爱护，保持档案整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。查阅档案时严禁吸烟。
5.5.5 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要从档案中取证的，必须经人事部门有关领导同意后，方可办理。复制的材料，不得给无关人员观看，用毕自行销毁。5.5.6 员工档案一般不外借，特殊情况需外借的，须经行政部经理批准后方可借用，时间一般不超过两周，用后及时送还。
5.6 人事档案转递
5.6.1 转递的人事档案质量要合格
5.6.1.1 转出和接收的人事档案必须做到信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范。
5.6.1.2 转出单位在转递档案前，要对档案进行严格审核，对不符合要求的档案进行认真整改,并按照要求，整理合格、装订成册，不得扣留材料或分批转出。经审核整改后符合要求的档案，报公司分管人事档案工作的领导审批。经领导批准转出的档案，要进行详细登记。
5.6.1.3 接收单位要对接收的档案进行严格审查，发现问题后及时向转出单位反馈并退回档案整改。经整改合格后，转出单位再将档案转接收单位，接收单位人事档案管理人员复查合格后才能报单位分管人事档案工作的领导审批入库。
5.6.2 人事档案转递过程要安全
5.6.2.1 转出的档案要进行严密包封，详细填写《员工档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章,通过机要交通转递或派专人递送。
5.6.2.2 档案转出后，在档案名册上注明何时转往何处，以便备查。档案转出，过期一个月未退回执，应通过有关途径询问，以防丢失。
5.6.2.3 接收单位发现档案有拆封痕迹的，要进行调查核实。
5.6.2.4 接收的档案经审核符合标准的，在档案转递单的回执上签名盖章并退回原单位。若缺少材料要在回执单上写明；对不符合要求的档案，立即退回原单位。
5.6.2.5 收到不属于本单位管理的员工档案，应立即退回转出单位。
5.6.2.6 对接收的员工档案，要认真登记、编号、入库。
5.6.2.7 严格执行档案转递制度，避免出现“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。
5.6.2.8 对违反转递制度，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。
5.6.3 新任集团公司所属企业领导人员档案报送工作
5.6.3.1 新任集团公司所属企业领导人员的人事档案由公司人事部门进行报送。
5.6.3.2 新任企业领导人员正式任职后，应将其人事档案报送集团公司人力资源部。
5.6.3.3 对所报送的档案进行严格审核后，逐项填写《新任集团管理企业领导人员档案报送单》，详细列出档案中的遗留问题。《新任集团管理企业领导人员档案报送单》经组织人事部门分管领导签批并加盖组织人事部门公章或党委公章。
5.6.3.4 新任集团管理企业领导人员档案及《新任集团管理企业领导人员档案报送单》应派专人报送。
5.6.3.5 对存在问题的档案，须在一个月内整改完毕并重新报送。
5.7 人事档案保管与保护
5.7.1 为确保人事档案的绝对安全，行政部要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库内应设置空调、去湿、灭火等设备。
5.7.2 库房的防火、防潮、防驻、防盗、防光、防高温等设施应经常检查；应经常对库房进
行清扫和通风，以保持库内的清洁和库内适宜的温、湿度温度(14～24摄氏度，相对湿度45～65％）。
5.7.3 无关人员不得进入档案库房，库内严禁吸烟，更不准明火进入库房。
5.7.4 建立人事档案的底帐登记簿（册）、查借阅登记簿（册）、转递（收、发）登记册，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
5.8 人事档案材料收集工作纪律
5.8.1 行政部应加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查，确保人事档案材料及其信息安全，确保收集归档工作有序进行。
5.8.2 行政部、公司各部门及其工作人员都有保护人事档案的义务。任何人不得以任何借口，要求档案工作人员或他人涂改、抽取、增添、伪造或销毁档案材料。
5.8.3 人事档案工作人员在收集归档工作中要严谨细致，严格把关，保守秘密，遵守以下纪律
5.8.3.1 不得将归档范围之外的材料归入档案。
5.8.3.2 不得擅自携带人事档案材料外出。
5.8.3.3 不得私自摘抄、复制人事档案材料。
5.8.3.4 不得擅自公布人事档案材料。
5.8.3.5 不得私自允许他人涂改、伪造、撤换、增添或销毁档案材料。
5.8.3.6 严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容。
5.8.4 严禁任何个人私自保存他人的档案和档案材料。
5.8.5 对违反收集归档纪律的直接责任人员和负有责任的领导人员，要给予相应的党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
5.8.6 任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。
6 检查与考核
6.1 本标准的执行情况由公司分管领导和行政部组织检查与考核。
附录A
（规范性附录）
人事档案管理工作示意图
附录B
（规范性附录）
员工档案材料分类及排列顺序一览表
备注：在填写目录时，每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。
人力资源管理 /ZSFD-203.01-10-2011
附录C
（规范性附录）
人事档案目录