文书工作

《岗位培训教程》

第一编文书工作

一、填空

1、公务文书是由法定的机关与组织在公务活动中形成和使用的凭证性信息记录

2、公文的法定作者指的是依法成立并能以自己名义行事权利和旅行义务的机关、组织及领导人。

3、公文的现实执行效用，是其区别于档案的重要标志。

4、公文的法律约束作用，决定了他是人们进行工作和社会活动的准绳。

5、公文在其转化为档案后，仍具有凭证价值。

6、行政文件指的是国家行政机关处理日常工作使用的文件。

7、对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求，应使用的文中是指示。

8、对重要问题提出简洁和处理办法，应用意见文种。

9、正文是公文最后重要的组成部分。

10、公文的受文机关包括主送机关和抄送机关。

11、受双重领导与管理的机关向上行文时，可以主送两个机关。

12、成文日期是公文的生效或形成标志。

13、不同文字所形成的相同文本具有同等效用。

14、文书工作的特点表现为政治性、时效性、程序性和技术性。

15、文书工作是机关工作的纽带，有可为档案工作打好基础。

16、机关文档一体化管理是档案工作发展的必然趋势。

17、文书处理工作集中形式一般适用于中、小型机关。

18、政府各部门一般不得向下一级政府行文。

19、收文登记主要有流水登记和分类登记两种。

20、中小机关的公文催办工作一般由办公室文秘人员承担。

二、单项选择

1、公文根据行文关系划分，有（B）

A收文、发文、内部文件 B上行文、平行文、下行文

C 法规文件、行政文件、党的文件 D公布文件、机密文件、内部文件

2、国家机关公布性文件通常有（ B ）

A通知、通报 B公告、通告 C命令、批复

3、报告是一种（ B）文件。

A请示性 B陈述性 C表彰性 D指示性

4、条例适用于对某一方面工作作（ A ）规定。

A全面、系统的 B较具体的 C具体的

5、回答平行或不相隶属机关询问的问题时，宜使用（ B ）

A批复 B函 C意见 D指示

6、公文的（C）是转化为档案保存的重要条件。

A法规作用 B教育作用 C凭证和依据作用

7、公文标题是对公文的（A）的概括。

A内容 B制发机关 C性质 D要求

8、（C）是公文最重要的组成部分。

A标题 B发文字号 C正文 D发文机关

9、电报以（B）日期为准。

A 签发 B发出 C印发 D批准

10、（B）是机关制发公文的依据。

A草稿 B定稿 C修改稿 D征求意见稿

11、公文的权威性，首先体现在公文的作者是（A）

A法定的 B领导指定的 C政府确定的

12、（B）是文书工作最明显的特征。

A制度化 B程序化 C科学化

13、机关文书工作由机关秘书长或（ A）负责统一领导。

A办公厅(室)主任 B业务部门负责人 C相关领导 D档案部门负责人

14、各级（A）应对同级机关的文书整理归档工作进行指导和监督。

A档案行政管理部门 B办公厅（室） C文秘部门

15、文书处理最基本的要求是（C）。

A准确 B安全 C及时

16、（B ）部门是机关机密信息的总汇。

A档案 B文书 C业务

17、文书工作机构通常附设于机关（A）部门

A办公 B业务 C档案

18、中、小型机关文书处理工作适宜采用（A）形式。

A集中 B分散 C 集中与分散相结合

19、行文规则是指各机关行文时需要共同遵守的（C）

A任务和要求 B措施和规章 C制度和规范

20、工位内容涉及其他部门的职权范围时，部门之间未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，（B）应责令纠正或撤销。

A政府办公厅 B上级机关 C上级领导

三、多选

1、公文的法定作者包括（ABC）

A、机关及其领导人

B、团体及其领导人

C、企事业单位及其领导人

2、上行文种包括（BD）

A、通知

B、报告

C、函

D、请示

E、办法

3、规定性文件（BD）

A 指示

B 条例

C 意见

D 办法

4、无论（ABC），写作都要求简洁明快，准确无误。

A上行文 B平行文 C下行文

5公文标题一般由责任者、（B）和（D）组成。

A收文机关 B主题 C公文日期 D 文种

6、公文除（AE）外，一般要求一文一事，以便于处理

A综合性计划 B指示性文件 C规定性文件 D法规性文件 E综合性报告

7、转发通知主要用于转发（DE）

A下一级机关来文 B直属部门来文 C同级机关来文 D上级机关来文 E不相隶属机关来文

8、业务主管机关回答平行或不相隶属机关询问的问题时，宜用（CD）

A批复 B通报 C答复 D复函

9、公文的副本又叫（AE）

A复本 B暂行本 C草案本 D试行本 E抄本

10、荣文高是指未正式印发前的文书材料，包括（AE）

A草稿 B正本 C副本 D试行本 E定稿

11、文书处理应坚持（ACE）原则

A实事求是 B严肃 C精简 D安全 E 高效

12、（ACD）是文书处理的基本要求。

A及时 B保密 C准确 D安全 E精简

13、（ABE）可以联合行文

A同级政府各部门 B上级政府部门与下一级政府部门 C上下级机关 D上级业务主管部门与下级业务主管部门 E同级政府与

同级党委

14收文登记常见形式有（ACD）

A簿册式登记 B卡片式登记 C联单式登记 D电脑登录

15、收文拟办工作一般由（ABD）负责进行

A机关秘书长 B办公室主任 C秘书 D业务部门负责 E文书处理人员 F机关领导人

16、收文处理程序的具体工作环节有（ABD）

A签收 B登记 C草拟 D拟办 E用印

17、发文审核的重点是审核（ABD）

A是否确需行文 B是否符合行文规则 C密级是否合理 D公文格式是否正确 E发文字号是否有误；

四、判断

1、机关每份文件都有其特定效用，因而也都可以作为档案保存起来。×

2、向社会各方面公布应当遵守或周知的事项，应使用“公告”这一文种。×

3、“请示”与“报告”在行文中可以混同使用，因为他们都是上行文。×

4、机密文件是指在机关与组织内部阅读与使用的文件。×

5、公文标题一律不用标点符号。×

6、文件内容不论是否可以夹带请示事项。×

7、撰写工作报告可以夹带请示事项。×

8、党的机关也可以使用“命令（令）”这一文种。×

9、“通报”写作中，其典型事例可以虚构。×

10、公文处理应坚持高效的原则。√

11、文书处理工作的安全要求是指在公文处理活动中确保文件物质载体的安全。×

12、机关行文在特殊情况下可以越级行文。√

13、行文应党政分开。√

14、政府各部门可视需要自行向下一级政府行文。×

15、收文登记只需登记机关之间正式来往文件即可。×

16、机关在履行职能需要时，可随意公布、翻印公文。×

17、机关销毁公文，经文书人员造册登记后即可进行销毁。×

18文书工作必须实行集中统一管理。√

五、简答

1、公务文书有哪些特点？

答：1、有法定的作者制发2、具有法定的权威性和现行效用；3、具有规范的体式并需要经过特定的处理程序

2、公文文书有什么作用？

答：1、法律的约束作用；2、领导和指导作用3、公务联系作用4、宣传教育作用5、凭证和依据作用

3、目前党政机关常用的公文种类有哪些？

答：目前党政机关常用的公文种类有：命令（令）、决议、决定、指示、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、条例、规定、办法、意见、函、会议纪要、

4、文件结构有哪些构成部分？

答：文件结构有哪些构成部分有：标题、发文字号、正文、发文机关、收文机关、公文日期、盖印和签署、附件等。

5、公文的稿件有哪些？

答:公文稿本含文稿和文本两层意思。文稿：指未正式印发前的文书材料，包括草稿和定稿。

文本：指在公文正式发出来的各种物质形态，如正本、副本、暂行本和试行本、草案本、修订本、各种文字文本。

6、撰写公文的基本要求是什么？

答：（1）观点争取，符合党和国家的方针、政策及法律、法规；（2）切合实际，准确无误；

（3）文字简明，条例清楚，篇幅简短；（4）体式规范，书写材料优良；

7、撰写公文的步骤和方法是什么？

答：第一步明确发文的主题和目的；第二步收集有关材料，进行调查研究；

第三步你写提纲，安排结构；第四步紧扣主题，起草正文；第五步反复检查，认真修改

8、文书工作的基本任务是什么？

答：文书工作的基本任务是：遵循文书工作的规律，运用科学、系统的方法，及时、准确、安全地制发、传递、办理和保管公文，正确、有效地发挥公文作用，为推进机关工作，实现机关职能服务，为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务。

9、文书工作的具体任务是什么？

答：文书工作的具体任务是：公文撰制：包括公文的拟稿、审核、签发、缮印、用印等

公文处理：包括公文签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办以及公文的传递等。

公文管理：包括公文的清退、借阅、销毁、印章管理、保密维护等。

公文管理归档：根据《档案法》和其他有关规定，对应归档公文及时进行整理、编目，并在规定时间内向机关档案部门移交。

10、文书工作的作用有哪些？

答：(1)它是机关工作的纽带；(2)它是机关领导工作的助手；(3)它是保守党和国家机密的重要环节；(4)它可为档案工作打好基础。

11、什么是行文规则

答：行文规则：指公文在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则，是国家有关部门专门制定的旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定，是各级机关公文往来运行所必须遵循的统一规则。

12、机关行文主要有哪几种行文方式？

答：机关的行文方式是根据行文关系、行文方向以及公文性质、效力范围等因素而确定的公文发布、传递的方式。主要有：逐级行文、多级行文、公布发布、越级行文

13、公文管理主要有哪些制度？

答：公文管理制度指的是为了是哪里实现公文效用，有效运行公文程序而制定的各项规则、办法等。主要包括：保密制度、阅文制度、公布翻印制度、用印制度、清退制度、归档制度、销毁制度等

六、论述

1、论述公务文书的特点

答：（1）有法定的作者制发

法定作者指依法成立并能以自己的名义行使权力和履行义务的机关、组织及其领导人。

机关、团体、企业、事业单位等，都是根据法律、条例、章程、决定等建立而合法存在的；

各级机关的领导人是经过法定机关委任或经过选举程序后报请领导机关批准的；

公文就是由这些特定的法定作者根据自己的职能和权限制发的；

（2）具有法定的权威性和现行效用；

这是公文在性质和作用上的特点；

每份公文都是它的制发机关根据自己的职权为传达一定的意图或解决一定的问题而制发的，都有他的特定的效用，又叫现实执行效用。这是公文最本质的属性，也是区别于档案的重要标志。

（3）具有规范的体式并需要经过特定的处理程序

这是公文在形式和形成过程上的特点。

由于公文具有显示效用，为维护公文的严肃性，保证它的效用和方便文书处理工作，国家统一规定了文件名称（文中）和体式（结构和格式）以及文书处理的程序和制度。

2、公文形成过程中有哪些稿本？各种稿本的联系与区别何在？

公文稿本含文稿和文本两层意思。

文稿：指未正式印发前的文书材料，包括草稿和定稿。

文本：指在公文正式发出来的各种物质形态，如正本、副本、暂行本和试行本、草案本、修订本、各种文字文本。

(1)草稿：初步形成的，作为修改，讨论和审批之用的原始稿件。只能反应撰写和修改过程，并不具备现行效用。一般公文只有一次草稿，重要公文形成的若干次草稿叫初稿、二稿、三稿等。

经过修后的公文叫修改稿。

供讨论的草稿叫讨论稿。

征求意见用的叫征求意见稿。

报上级领导审查批准的叫送审稿、报批稿。

(2)定稿：又称原稿。对草稿进行修改讨论或者审阅后，由会议通过或领导人签发的稿件。

定稿是机关制发公文的依据，应与正式公文一并保存。

(3)、正本：是机关根据公文的定稿印制或缮写的正式公文，具有机关发文的标准格式。代表制发机关的法定权威，具有现行效用。是收文机关进行工作的依据。

(4)、副本：又叫复本、抄本。是正本的复制本或同事印制的复份。内容上与正本一致，作用是供参考、传阅、备查；特殊情况下，同样能发挥正本的作用。

(5)、暂行本、试行本：主要用于条例、规章、办法等法规性公文，是法规性公文正本的一种特殊形式，在暂时推行或试验推行期间具有法定效用。

(6)、草案本：

公文草案本有两种情况：①虽然那拟成，但未经有关机关审议通过和批准公布的公文。这类草案一经审议通过就是正式公文。这类公文不具有现实执行作用，相当于公文文稿中的草案。

②国家机关正式发布的公文，他虽然标有草案字样，但具有现实执行作用，多见于公布施行的一些法规性公文。与公文的试行本和暂行本相似。在试行期间，带白哦制发机关的法定权威并具有正式公文的各种作用。

(7)、修订本：指对已经发布生肖的规范类文件，经实践检验重新修改补充后再发布的文本。自修订本发布之日起实施，原文本即行失效。

(8)、各种文字文本

同一公文使用不同民族或不同国家的文字印刷，形成公文的民族文字文本和外文文本。

民族文字文本用于少数民族使用；

外文文本用于对外交往活动中使用。不同文字形成的相同文本具有同等效用。

3、论述公文写作的基本要求。

(1)、观点争取，符合党和国家的方针、政策及法律、法规；

公文的内容要符合并准确的传达和体现党和国家的方针、政策和法律、法规，和党中央保持一致，还要合乎上级机关的有关规定。(2)切合实际，准确无误；

补习坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，一球从实际出发，调查研究，事实就是，主义反映新情况，总结新经验，有针对性的提出解决问题，指导工作的意见和措施，观点鲜明地答复和处理问题，同事要准确严谨，人名、地名、数字、事实、引文等准确无误。

(3)、文字简明，条例清楚，篇幅简短；

撰写公文必须做到文字精炼，条理清楚，合乎语法，用词准确，标点正确，力求篇幅剪短。

(4)、体式规范，书写材料优良；

补习遵循规定的体式，时期结构完整，标记明确，对内容重要，需要长远保存的公文，必须选用质地较好，牢固耐久的书写材料。

4、文书工作为什么具有政治性。

政治性：公文的性质和作用，决定了文书工作是一项政治性、就要性很强的工作；

首选公文的作者是法定的，具有权威性，内容记载和表达的是法定作者的意图，具有很强的政治性。而且文书工作维护的是统治阶级的根本利益和法定作者的具体利益，因此它是一项政治性强的工作。

其次，绝大多数公文都有特定的读者对象，一部分更涉及党和国家的机密，不行以有效的保护手段将其限定于一定的读者群和特定的时空内，是具有一定保密性的工作。

5、为什么说文书工作在参与政务、管理事务方面起着重要作用？

文书工作在机关工作中占有重要的地位，它在参与政务和管理实务方面起着重要的作用；

(1)、它是机关工作的纽带

健全的文书工作，可以保证机关从外部获取必要的工作信息，并使本机关处理政务、管理实务的信息及时准确的对外发布于传送。

通过公文的传递，吧上级机关的方正政策和工作意图贯彻下去，把下级记挂的情况和问题反映上来；

通过公文的周转，以及各部门的协调，配合，机关上下左右连城一个整体，共同实现自身职能。

(2)、它是机关领导工作的助手

严密、科学的文书工作，有助于公文得到及时、准确的处理，及时为领导提供有效、准确的信息，有助于领导深入基层调查研究，了解真实情况，用具体切实的领导代替形式化的领导，增强决策的科学性、准确性。

(3)、它是保守党和国家机密的重要环节

党和国家的机密大多方应在各种公文之中，文书部门更是机关机密信息的总汇，有了健全的文书工作制度，才能更好的杜绝各种失密、泄密因素，以便给国家带来危害或损失，有效的保证党和国家机密的安全。

(4)、它可为档案工作打好基础。

公文是档案的前身，档案室公文的归宿。规范、科学的文书工作，保证了公文质量，改善了档案来源，为档案工作打下了良好的基础。机关文档一体化管理成为发展的必然趋势，机关文书工作于档案工作奖逐步融为一体。

6、文书处理如何才能做到及时、准确、安全？

(1)、及时要求处理有极强的时间观念，注重公文的时效。因此处理公文必须做到不积压、不拖延、不失控、把握好公文运转的方向和流量，明确公文处理的各类缓急时限要求，避免公文旅行和推诿扯皮。

(2)、准确即要求公文处理不出差错。是公文处理的基本前提，公文处理准确性要求，主要表现在：1内容和格式上要切合实际、符合规范，准确无误； 2 处理程序和手续上按章办事，遵守统一的公文处理制度，做到井然有序和周密安全，不发生紊乱、错漏(3)、安全：即要求公文处理活动中确保公文物质载体和内容的安全。物质载体安全就是保护好公文，注意防止和消除认为造成的不安全因素，施工文不受损，内容安全，就是要求在公文处理活动中，严格执行有关保密规定，确保公文处理活动涉及的党和国家的机密被限定一定时期和一定秩序范围，使之不失密、不泄密。还要注意采取技术防范，检查手段、加强对制作和存储秘密公文设备的检查和管理。

7、文书工作集中统一管理的具体内容是什么？

文书工作是群体活动，需要协调和配合，必须加强领导，按照一定的规范和要求，实行集中统一管理。

管理的具体内容：

全国党政军系统的文书工作分别有中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅统一指导。

各机关文书工作由机关秘书长或办公厅（室）主任负责统一领导，公文由文秘部门统一收发，分班、传递、用印、整理、归档和销毁。机关内各部门的文书机构及其工作人员，通过总的办公秘书部门进行统一管理和指导。

同一组织系统内的上级机关的办公厅（室），负责对下级机关的文书工作进行业务指导。

各级档案行政管理部门，对同级各机关的公文整理、归档工作进行指导和监督。

机关内的档案工作机构对本机关的公文整理归档工作进行指导和监督。

8、如何遵守行文要求与规范？

（一）确有必要，方可行文

不是公务活动的事项不能行文，不是确需行文的公务活动也不应行文。

行文应贯彻文书处理工作中的“精简”原则，严格控制发文数量和范围。

可发可不发的，不发

与上级方针政策、法律法规相抵触的，不发

上级已有明文规定，本级只需要照抄照转的，不发

内容空洞，无具体措施，不解决实际问题的，不发

凡应联合行文的，不单独发

部门之间意见分歧，未协商一致的，不发

可以口头请示，汇报、协商或开会等形式解决问题的，不发

在报刊上公布、开会布置过的，不发

不应抄送和可抄送可不抄送的，一律不抄送。

（二）行文应党政分开

党委机关与行政机关应严格根据各自隶属关系和职权范围行文。

属于党务工作的，以党委机关名义行文，属于行政业务工作的，以行政机关名义行文

互不发领导性、指挥性公文，也不发呈请性公文

但党政机关可以联合发文，也可以采用抄送形式使对方了解有关情况。

（三）不越级行文

只有以下特殊情况，下级机关可以向上越级：

1、发生特殊紧急情况。如战争、突发事件及严重自然灾害等

2、经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；

3、上级机关交办的，并指定越级上报的问题；

4、与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；

5、检举揭发直接上级机关；

上级越级下行文：事关紧要，不越级行文可能误时误事和向非直接下属询查、交办事项的情况；

（四）不越权行文

按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不得各自向下行文。（五）精良直接对口行文，减少中间环节。

政府各部门根据职权可以互相行文和向县一级政府的相关业务部门行文，属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文。

须经政府审批的事项，经政府同意，也可由部门行文，文种注明经政府同意

（六）涉及路线、方针、政策和其他部门职权范围的事项，应联合行文。

1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；

2、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；

3、政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

4、联合行文即可向上联合行文，也可向下联合行文。

5、联合行文应当明确主办部门，且要注意公文格式中有关事项的处理：

A主办机关排列顺序：

①行政机关联合行文，主办机关排列在前

②行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列

B发文字号的使用：

①行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；

②行政机关与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号

③也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文只好。

C、联合发文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依此会签，一般不使用复印件会签。

D、行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。向下行文，发文机关都应该加盖印章。

6、联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。

（七）分清主送和抄送

请示和要求答复的事项，只写一个主送机关，需要同时抄送的其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下一级机关；

联合行文，应将共同的上级机关或各自相对应的下级机关列为主送机关。

受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关；

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必须时应当抄送其另一上级机关

向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。、

（八）选择正确的文种

请示应当一文一事；

报告不得夹带请示事项

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告；

不相隶属机关或部门之间一律以“函”行文。

非法律、法规规定可使用“命令（令）”的机关，一律不得使用。

（九）政府各部门一般不得向下一级政府行事。

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。

特殊情况确需向下一级政府行文的，应当报经本级政府批准，并在文种注明经政府同意。

（十）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门下达的事项，与相应的其他机关进行工作联系，确需行文，只能以函的形式行文。