OA系统使用管理办法
第一章总则
第一条为了提高公司工作效率，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本办法。
第二条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以网络智能办公系统为管理平台，覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
第二章组织职责
第三条 OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：
1.公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：
（1）负责制定OA系统规章制度。
（2）负责OA系统核心工作流程设计、修改。
（3）负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。
（4）负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。
（5）负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。
（6）负责按照公司的实际需求开发OA系统的潜在功能并做好开发升级计划。
（7）负责OA系统的数据备份。
（8）负责OA系统使用人员的培训和技术指导工作。
（9）负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行。
（10）负责系统用户注册、注销等管理。
2.其他部门主要职责为：
（1）负责指定部门OA管理员，参与维护本部门工作流程的流转、知识文档文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护。
（2）本部门OA系统使用人员的权限发生变更时，及时把变更情况提供给办公室申请调整。
（3）负责根据本部门工作需要，提出优化需求。
（4）在OA使用过程中，如本部门员工在使用OA系统中发现问题，及时汇总和提交到办公室。
第三章系统使用范围
第四条 OA系统使用范围（包含但不限于）如下：
1.审批流程的使用。
（1）员工出差申请审批。
（2）员工加班申请审批。
（3）员工非正常打卡登记。
（4）员工请假申请审批等。
2.发布新闻、通知、公告。
3.会议管理模块使用。
（1）会议室使用管理。
（2）会议安排通知等。
第四章系统使用规范
第五条 OA系统为公司内部办公系统，禁止非公司员工登陆或使用本系统。
第六条公司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，密码不能设置得过于简单，至少6位，要求由不同类型的字符组成，如字母加数字，应定期更改并保守密码，以防他人进入系统数据库获取信息，恶意增删资料。
第七条所有员工上班时必须打开OA系统，下班后方可关闭。公司OA系统所有用户必须保证流程的正常流转和信息的及时传送。
第八条多人共用一台计算机，需及时注销或退出OA 系统，以免他人介入工作环境。
第九条未经审批不得在OA平台上流转公司有密级标识的文件、技术资料、档案等。员工不得随意让无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。
第十条员工不得发送与工作无关的信息，不得利用系统发布国家法律法规及公司禁止的相关信息。
第十一条新用户使用OA系统后应及时更新自己的用户信息，方便其他用户联系。
第十二条各部门经办人应主动使用已有的工作流程处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。
第五章 OA系统维护
第十三条办公室指定一名OA系统管理员负责执行OA 系统管理，办公室部门领导进行检查监督。
第十四条规范OA权限分配，OA权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。
第十五条所有部门权限需归经公司总裁办公会批准后确立，系统管理员负责具体权限设置工作。
第十六条个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员负责具体权限设置工作。
第十七条系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。
第十八条系统管理员应做好OA服务器中各部门及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。
第十九条 OA系统后台相关数据，系统管理员需定期与不定期及时备份，系统管理员应主动维护好OA系统服务器的安全。
第二十条系统使用过程中如遇问题，可要求系统管理员进行讲解，或专门组织进行系统使用方面的集中培训。
第六章其它要求
第二十一条系统管理员应积极推动手机OA的使用，为员工使用手机OA创造条件，并提供帮助。
第二十二条在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将建议提交到OA平台，经过审批后送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA系统中。
第二十三条发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通、传递。
第七章附则
第二十四条为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。
第二十五条 OA审批流程的流转和审批权限严格按照公司相关制度执行，如相关制度修改，OA审批流程也应作相应修改。
第二十六条本管理办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。
第二十七条本管理办法由办公室负责解释、补充，自下发之日起执行。