中国建筑第四工程局有限公司华东公司建设工程项目档案
分类管理办法
总则
建设工程文件的重要性
1）是建设工程交付验收的依据；
2）是工程维修、扩建、改造、更新和使用的重要依据材料；
3）是工程预决算的重要依据。
4）是建设工程申报科技示范工程、优质工程必不可缺少的材料；
5）是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据；
6）是建设工程质量终身制的重要组成部分。
建设工程文件管理存在的问题
1）历史欠账多，很多已经竣工使用的工程项目的工程文件严重缺失，无档可查；
2）施工文件编制严重滞后于工程进度。工程现场的文件管理职责缺失，“工程文件现场形成”的意识淡薄，建设工程数据存在造假现象；
3）地下管线工程文件编制管理问题突出；
4）竣工后建设工程文件归档管理不到位；
5）纸质建设工程文件增量大、存放环境受限；对建设电子文件保管跟不上信息技术的发展，未采用现代管理方法和技术。
制定依据
《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），结合《关于做好股份公司名义承接及四局名义承接工程资料归档工作的通知》（建四办字[2016]4号）管理办法。
适用范围
本办法适用于华东分公司直属各项目部、分公司各项目部工程施工文件的归档整理和工程施工档案的验收。
述语
2. 1 建设工程项目
经批准按照一个总体实际进行施工经济上统一实行核算行政上具有独立组织形式实行统一管理的工程基本建设单位。它有一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
2. 2 单位工程
具有独立设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程并构成建设工程项目的组成部分。
2. 3 分部工程
单位工程中可以独立组织施工的工程。
2. 4 施工文件
施工单位在工程施工过程中形成的文件。
2. 5 竣工图
工程竣工验收后真实地反映建设工程项目施工结果的图样。
建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、
图表、声像等各种形式的历史记录也可简称工程档案。
2. 7 案卷
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2. 8 组卷
按照一定原则和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。
2. 9 归档
文件形成单位完成其工作任务后将形成的文件整理组卷后按规定移交
档案管理机构。
档案要求
工程施工档案要求
1）工程施工文件应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集和整理。
2）归档文件必须真实有效、完整齐全。
3）归档文件均应为签署、盖章齐全的原件。当出现复印件时，应加盖复印件提供单位的公章，注明复印日期，并有经手人签字。利用计算机打印的文件必须采用手工签名的方式。
4）归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁。不得用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水等易褪色的书写材料书写、绘制。
5）归档的文件均应为签署、盖章齐全的原件。当出现复印件时，应加盖复印件提供单位的公章，注明复印日期，并有经手人签字。
6）工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mm×210mm），均采用70g以上白色书写纸制作。图纸宜采用国家标准图幅。
7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8）所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章（50mm×80mm）。竣工图章应使用不易褪色的红印泥。
9）利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
10）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
归档的范围、审查和移交时限
1）与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的纸质资料、声像资料等各种载体的文件，均应收集齐全，整理组卷后归档，具体要求应符合各地方档案管理相关规定。
2）需归档的工程资料，由项目部总工程师组织自检，自检合格后，报公司审查，公司审查通过双方办理移交手续进行移交给公司档案室。
3）经甲方审查合格的竣工资料，项目部应按合同约定及时向建设单位移交，办理移交手续。
4）如受建设单位的委托(应有委托书)组织编制工程档案资料和竣工图的项目经理部，应按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆，并办理移交手续。
5）多单位合作的项目，主办单位一般应保存全套文件，协办单位应保存与所承担任务相关的正本文件，涉及多个单位责任的文件，应各保存一份原件。
6）归档时间：应于工程竣工验收后（以单位（子单位）工程质量竣工验收日期为准）6个月内向档案部门移交归档。
工程资料的填写和组卷
1）资料负责人根据自己所负责的范围，以档案馆、质监站、甲方、监理、公司等要求为依据确定每一项资料填写要求、由谁负责填写，由谁负责收集、归档。
2）资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。
3）工程资料应随工程进度及时收集、整理，项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。
4）项目部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。
5）资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。
6）资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。对检查合格的资料，做好编目、外观整理、组卷等工作。
7）项目部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改，并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。
8）公司、分公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。
9）竣工验收阶段工程资料管理。资料随施工同步，工程竣工验收通过在6个月内提交质检资料和档案资料，甲方单位资料按合同时间提交。
10）工程项目档案通常组卷管理，按照单位工程-专业-分部-分项进行组卷。竣工图可按单位工程、专业组卷。
11）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定。
工程项目类
工程项目类档案按项目管理，采用按大类分属类的排列方法，即同一个项目的档案在二级类目内按顺序编号排列。
档号基本结构由全宗号、类目号、项目号、案卷号（顺序号）组成。
档号示例：全宗号-类目号-项目号-案卷号-顺序号
0001-E001
项目竣工后将资料移交公司做好移交书，移交书后面附上资料移交清单。移交书和移交单的右上角注明项目编号。最后3位数有公司填写。
例：华东公司项目编号：0410-E1-×××
注：案卷号和顺序号项目上根据实际内容按顺序编写，分公司项目编号由分公司科技部编写。
管理职责和要求
公司、分公司档案管理员职责
1）负责本单位工程资料管理和实施细则，建立健全本单位工程资料管理体系，设立资料管理岗位，根据项目大小、工程承包模式确定资料人选配备专(兼)职人员从事工程资料的日常管理工作。
2）负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。（检查内容详见附表）
3）负责组织本单位的工程资料管理交流和培训，推广先进的建筑工程资料管理经验。
4）负责对竣工工程资料进行审核，按期向总公司档案室移交所属单位项目工程竣工资料。
项目部岗位职责
测量员负责对施工现场工程定位测量、沉降观测、垂直度及楼层放线资料制作和报验，经监理签字盖章完毕交资料室存档。
施工员负责对检验批资料、生产例会会议纪要记录、隐蔽单、浇灌令（模板轴线复核）技术复核单、淋、蓄水试验、泼水试验记录、楼地面管道渗水记录、分户验收等资料制作和报验，在施工工序完成后经监理单位验收合格同意下道工序，将资料报监理处签字盖章，完善后交资料室存档。
材料员职责供货商确定后材料科把供货单位一套完整资质提交资料员，由资料员报监理单位审核确认，新进场的材料和分包进场的材料由材料科负责提供合格证、质保书、厂家检测报告如需要送检的材料要第一时间填写取样单报送取样员进行取样送检。
4）技术员负责对工程施工方案、工程概况、开工报告、地基验槽、施工质量管理检查记录、图纸会审、技术核定单、设计变更单资料制作、汇总并报审签字、完善后交资料室存档。
5）资料员负责项目部收发文、工程资料的催促、指导、收集、审核、整理、归档、保管工作，并采取有效措施，保证工程资料的安全并组织工程竣工资料的组卷、移交工作。
6）项目经理建立健全项目部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司建设工程资料管理办法，明确各类资料主要负责人，并与相关人员进行交底，项目部人员如有调动或离职应安排好交接工作，应将该人员手中工程资料移交他人接管，办理交接手续后方可离开，不得将工程资料带走、丢失或据为己有。如未移交或带走、丢失项目经理将作为第一责任人进行处罚或降级。
公司对项目部资料要求
1）项目部开工一个月内要提供一套完整、真实、有效并盖有审图章的蓝图交公司存档。
2）项目技术负责人按月将项目上设计变更单、技术核定单、图纸会审纪要收集、整理、汇总（汇总表要按归档要求将内容、编号、条款、被修改相关图号填写到相关汇总表中）将纸制版原件和扫描件每月1-5日将上个月的一同移交给公司存档。
3）每个月项目部要对来往函件（甲方来涵、监理来函、分包来函、致甲方函、致分包函及会议纪要）整理、汇总装订成册将纸制版原件和扫描件移交给公司。（每月1-5日将上个月的移交给公司）
4）工程资料按分部基础分部、主体分部、屋面分部、给排水分部、电气分部、通风与空调分部、节能分部、装修分部、智能分部、电梯分部节点完成时间收集、审核、整理、装订成册并一同将扫描件移交给公司。
5）项目部项目经理、生产经理每个月1-5日将上一个月各自的施工日记原件提交给公司存档。
项目部应定期或不定期对项目上所有资料（包括分包资料）进行检查和收集。对检查不合格收集过程中提交不及时的分包和项目部管理人员项目经理应采取相应处罚措施。
7）工程竣工验收前，项目部必须按当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作，为工程竣工验收提供必要条件。
8）实行工程总承包的项目部，应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料，统一管理。
9）工程竣工验收通过后，项目经理部应及时收集各项验收记录的原件，经整理、汇总后形成完整的竣工资料。
10）分公司应组织项目部配备资料管理人员，成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。
11）工程开工一周内，项目部依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业、公司关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计划》管理计划内容要有：工程资料管理的内容、编制依据、工程总体概况（旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容）工程资料清单(包括资料类别、组成内容、原件份数)、工程资料管理、工程资料填报、整理职责分工、管理制度，包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。
12）施工过程中不得将资料原件随便借出或交与其它单位或部门，过程中需要监理签字盖章的过程资料报出后要及时跟踪收回以免丢失。
13）竣工组卷及对外移交要求，组卷按照地方和国家规范要求组卷。
14）移交过程中双方核查确认无误后方可签字盖章办理移交清单和移交手续，未办理移交手续禁止将资料交于他方。
15）对与项目经理部签订施工合同的分包单位，项目经理部宜在分包项目施工前与其签订资料管理协议，依据"谁施工，谁负责"的原则对分包单位施工资料的编制、报审、移交等提出具体要求。
核心资料（扫描件）
承包项目的中标通知书、总承包合同、项目结算清单、归档施工项目的开工（施工）许可证、竣工验收单（包括：分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录、单位工程竣工验收备案表、工程质量评估书、竣工图。工程各类获奖荣誉（原件）及电子扫描件。工程外观实体照片、全貌照片等。这些资料均在工程竣工后将纸制版原件和扫描件一起提供给公司存档。
奖罚管理办法
公司、分公司每个月对项目部资料进行检查，公司、分公司10个项目以内的取前两名和后两名项目奖罚，分公司10个项目以外的取前3名和后3名项目作为奖罚，考核检查评分后3名（倒数3名）项目给予通报批评和相关经济处罚，倒数第1名项目：处罚3000元，项目经理占处罚50%，持术负责人占处罚30%，资料员和直接责任人占处罚20%；倒数第2名项目：处罚
2000元，项目经理占处罚50%，技术负责人占处罚的30%，资料员和直接责任人占处罚20%；倒数第3名：项目处罚1000元，项目经理占处罚50%，技术负责人处罚30%，资料员和直接责任人处罚20%。对于情况严重连续3个月考核检查不合格的项目、重要资料丢失、多次催促未报送公司资料的项目项目经理、技术负责人，资料员和直接责任人降级或开除。在检查过程中对于排列前3名的项目给予表扬和奖励，第1名项目奖励3000元，项目经理占奖励50%，技术负责人占奖励30%，资料员及相关责任人占奖励20%；第2名项目奖励2000元，项目经理占奖励的50%元，技术负责人奖励30%，资料员和直接责任人占奖励的20%，第3名项目奖励1000元：项目经理占奖励的50%，技术负责人占奖励的30%，资料员和直接责任人占奖励20%。如果所有项目在检查中都取得90分以上不作为处罚，取的95分项目给予加奖。（如果有关人员对本月奖罚有质疑觉得不合理，在资料报审过程中并非自己所造成的滞后、未报等原因。可以向公司主管部门反应。（例如：1、资料员多次催促相关人员提交资料该人员都未提供，向项目经理汇报，项目经理不过问，这样的情况下公司直接对项目经理和直接责任人进行处罚，资料员不作处罚对象。2、相关人员将资料提交给资料员因资料员报审不及时、工作不认真等事宜造成的将对资料员进行处罚相关人员不作处罚。3、在资料制作过程中检验批资料、隐蔽单、浇灌令（模板轴线）技术复核单过程资料制作报验，淋、蓄水试验、泼水试验记录、楼地面管道渗水记录、分户验收等资料制作和报验过程中项目经理安排资料员做未让施工员做最后造成资料未做、滞后、报审不及时处罚对象项目经理和施工员，资料员不作处罚对象。）
附则
执行
本办法于2017年8月1日起执行。
解释
本办法由中国建筑第四工程局有限公司华东公司负责解释。
附件
（1）中建四局工程项目资料归档交底书；
（2）中建四局工程项目档案归档移交书；
（3）建筑工程文件归档范围。
（4）工程技术资料考核评分表。
附件1：
交底编号：中建四局〔2015〕1号中建四局工程项目资料归档交底书
投资（施工）单位：（填写资料移交责任单位名称）
附件2
移交书
项目名称：编号：0410-E1-
1 目的 对技术文件资料保持完整性、正确性和统一性实施有效控制，确保各有关场所使用的技术文件资料是有效版本。 2范围 适用于质量体系有关技术文件资料的控制。 3职责 3．1研究所负责技术文件资料的编写、更改、管理、复制、发放、回收处理。3．2 其他相关部门及各生产厂，负责各自技术文件资料的管理。 4管理内容 4．1技术文件资料管理通则 4．1．1技术文件资料可以是多种媒体形式包括图纸、工艺文件、技术标准、电子文档等，是公司的法定文件之一，属公司机密，全公司员工都有义务妥善保管。未经许可，个人不得私自对保密的技术资料进行拷贝、复印、描图、晒图，不得私自带离公司。如果采取非法手段获取不属于其工作范围之内的公司保密技术资料，并将其泄露，给公司造成重大损失的，公司将依据我国有关法律条款追究其法律责任。4．1．2技术文件资料是指导生产、检验生产的唯一依据，技术文件资料的修改权属公司研究所，并由授权人实施，其他任何个人只有建议权。 4．1．3技术文件资料管理的范围包括：产品图样及设计文件、技术协议、技术合同、企业标准和外来图样、标准等。
4．1．4 各部门使用的有效版本技术文件资料，应有相关记录，并按本管理制度实施管理。所有生产和管理使用的技术文件资料符合规定的有效的，任何部门和个人不得以任何理由违规擅自复印图纸工艺，更不可以正式用于生产和管理。 4．1．5 各类技术文件资料在发布前按程序规定的授权应审批其适用性。 4．1．6 各类技术文件资料按归口部门确定的发放范围和定额进行发放。 4．2 研究所负责组织技术文件资料编制、更改及实施控制管理 4．2．1各类技术文件资料的更改必须符合规定程序,在技术文件资料或相应附件上应标明更改内容，并做好记录。符合Q/CG 107-2002《产品图样及设计文件更改办法》和Q/CG542-2002《工艺文件更改办法》的要求。 4．2．2为确保各个场所使用的文件均为有效版本，其标识按以下规定： a)、发放的技术文件资料应盖有研究所确认有效版本印章，各使用部门应在其使用的技术文件上盖有部门印章； b)、技术文件资料均以新版本替代老版本，同时回收老版本，在新版本未颁布之前，老版本仍然为有效版本。 c)、根据《CG.QP.04.01文件控制程序》质量体系程序文件的规定，原则上在每年的一季度内安排一次对图纸、工艺技术文件的定期评审确认，确认时由研究所统一发放确认通知及年度确认章，由各技术文件使用单位执行。对符合4.2.2 a）和b）条款规定、盖有研究所确认有效版本印章和盖有使用部门印章标识的有效版本的图纸、工艺技术文件资料，由生产厂（处室）技术资料管理人员盖上由研究所发放的本年度确认章，作为当年度对图纸、工艺技术文件的定期评审确认。 4．2．3文件的更改应注意技术的接口。例如：设计图样更改，涉及其他零部件及工艺文件、采购文件、检验文件等时，相应文件同时更改，以保证文件的统一性。4．3技术文件资料的生产管理
工程资料管理规定 第一章总则 第一条工程资料是工程施工的记录与总结，是工程验收、使用、维护的重要依据。为确保工程资料的真实完整性，根据北京市地方标准《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）（以下简称规程）、北京市城建档案馆及上级有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本规定。 第二条本公司在北京地区从事的市政基础设施工程的资料管理应遵照本规定执行。外埠工程、业主及监理有特殊要求的工程，除应符合本规定外，还应满足相应要求。 第二章资料管理体系与职责 第三条在总工程师的领导下，公司技术质量部负责工程资料编制的综合管理工作，对我公司承担施工的市政基础设施工程施工、竣工资料实施指导、检查、监督、审核及移交工作。 第四条各项目经理部（分公司）的项目经理、项目总工为工程资料的第一责任人，资料员、质量员、试验员、材料员、测量员、工程技术人员为相关责任人。 各项目经理部（分公司）必须设1名专职资料员，并经培训取得上岗证。其职责是： 1、负责施工组织设计中资料目标设计的编写工作。 2、在施工过程中，随工程进度按资料目标设计内容督促相关专业人员及时提供有关技术资料，经核实后按类别妥善保管，发现问题，责成相关人员及时修正。 3、工程竣工后，汇同资料管理相关责任人负责竣工资料的整理、组卷、报公司技术质量部验收及向相关方移交工作。 第五条实行总承包（或设指挥部）的工程项目完工后，由总承包（指挥部）负责组织、汇集、组卷和移交工作。 第六条市场营销部门及有关单位与业主签订施工合同时，应对工程资料的编制责任、编制份数、移交期限做出明确规定。 第七条为保持技术资料的完整和工作的连续性，未报经劳人部与技术质量部协商同意，各单位不得随意变更资料员的工作，确需调出时，应在项目总工的主持下办理书面移交手续。
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
文件审核管理办法 一、总则 为更好的提升我公司文件质量，规范文件格式，加强文件的可操作性，使文件审核过程规范化、制度化，有效的促进工作开展，严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失，特制定本办法。 二、适用范围 （一）文件适用范围 本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司（以下统称为“公司”）所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。 1、业务文件 业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应 向委托方提交的一切技术成果，其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。 2、行政文件 行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所 起草的文件，其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关
部门的相关文件、人员劳动合同等文件。 3、其他文件 其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件 以外的文件。 （二）人员适用范围 本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。 三、审核流程 项目的基本审核流程按审核级别划分如下： 1、总经理 2、副总经理 3、部门经理 4、部门主管 5、起草人/责任人 （一）业务文件 审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登 记表（附件二），终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。 （二）行政文件 1、合同类文件 具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件，文本起草人审核完毕后，
报上级分管领导处，涉及款项较大的，需上报总经理处审核。填写文件审核登记表（附件二），审核无误后申请盖章并执行。 2、申报类文件 具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申 报等文件，文本起草人审核无误后，上报分管副总经理处审 核，填写文件审核登记表（附件二），终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。 3、公司管理性文件 具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件，起草人审核无误后，上报总经理处审核，填写文件审核登记 表（附件二），审核通过后申请盖章并执行。 （三）其他文件 具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各 类证明等材料，文件起草人审核无误后，上报分管领导处审 核，审核通过后申请盖章并执行。 四、审核标准 审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以 下几点： 1、所有文件中不得出现错别字，语句不通，标点误用 的情况，技术信息数据等必须准确无误。
建筑工程施工资料管理制度 第一章总则 第一条为规范建筑工程施工资料的管理，保证及时、准确、真实、完整地收集和保存施工资料档案，持续提高公司基础技术管理工作水平，根据国家有关法律法规和现行国家、行业标准规定，结合公司实际，特制定本制度。 第二条公司所属建筑工程项目，其施工资料的管理，必须遵守本制度。其他专业工程项目的施工资料管理参照本制度执行。 第二章管理职责 第三条合同管理部门负责在签订的《建设工程施工合同》中明确建筑工程施工资料的套（份）数、费用、移交时间，并负责指导、协助和检查招投标及合同文件资料的收集、归档与移交。 第四条技术中心负责指导、协助和检查建筑工程施工资料形成过程中的填写、编制、收集、整理和组卷；负责对施工资料档案进行预验收，并统一指导和监督归档的施工资料的移交。 第五条办公室负责指导、检查和接收竣工工程的建筑工程施工资料的移交、归档，并负责施工资料档案保管、借阅与利用。 第六条工程管理部/总承包项目管理部负责指导、协助和检查联营/直营建筑工程施工进度、物资、质量验收及施工管理资料形成过程中的填写、编制、收集、整理和组卷。 第七条造价管理部负责指导、协助和检查建筑工程施工造价资料形成过程中的填写、编制、收集、整理和组卷。 第八条各区域公司和分公司负责指导、协助和检查所辖地区建筑工程施工资料的填写、编制、收集、整理和组卷，并指导和监督归档的施工资料的移交。 第九条建设工程项目部必须严格按照法律法规及当地有关文件和本制 度规定负责建筑工程施工资料的填写、编制、收集、整理、组卷、归档与移交。 第三章施工资料分类 第十条建筑工程施工资料分为工程准备阶段文件、施工阶段文件、竣工图和工程竣工文件。
公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；
3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；
公司文件资料管理制度1 公司文件管理制度 1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制
度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 6.文件格式：
工程资料管理制度 一、对文件的管理 １、收到建设局等政府有关部门发放的文件后，工程部资料员做好《文件收文登记表》，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好《文件发文记录》。 ２、对发放到施工单位、监理单位的通知等，须保留一份在工程部，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》。 ３、对施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的，经办人应及时呈有关领导批阅处理回复。 ４、所有文件，须经资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》。 二、对施工图纸、设计变更通知的管理 １、设计院发放到本公司工程部的施工图纸、设计变更等要做好《图纸（设计变更）收文登记表》。 ２、在收到设计院发放的图纸（设计变更）后，应及时把图纸（设计变更）及时放发到施工单位（或监理单位），并做好《图纸（设计变更）发文登记表》，但须保留一份在工程部存档。 三、对合同等管理 １、对于施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等，原件留在公司存档，工程部保存一份复印件并注明原件的去处。 ２、如须借出施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等原件，须经工程部经理同意方可外借。 四、施工技术资料的管理 １、要求施工单位在每栋楼的基础、主体、竣工验收前把施工技术资料交监理部审查后，工程部复审验收通过后方可提交县监督站申请验收。 ２、对于图纸会审、开工令，基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告，质量保修书等需要我公司签字、盖章的，在领导签字、盖章后保留一份在工程部并进行归档。 ３、在竣工验收后，督促施工单位提交两套竣工资料，一套交当地建设行政主管部门备案，一套留本公司工程部存档。对于备案资料应及时办理，备案后把通过备案的《备案表》留一份工程部存档。 4、工程部定期（每月一次）对工程资料管理进行检查发现问题及时督促施工、监理单位
文件与资料控制管理制度咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段 合同编号：XNXA/NCSK/CXJG/SG2 项目部文件管理制度 湖北大禹水利水电建设有限责任公司 咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段项目部 2016年12月16日
文件与资料控制管理制度 项目部文件管理制度 1 目的 为了进一步贯彻落实“安全第一，预防为主，综合治理”的安全生产方针，我项目部明确各项制度文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求，确保安全生产活动中，所有活动场所和相关人员都能使用有效版本的文件和资料，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国和档案法》等安全生产法律法规，结合公司实际，特制定本项目部制度。 2 适用范围： 本制度适用项目部对作业文件、法规和其他要求、管理方案、安全及有关资料的控制和管理。 3 职责 3.1 项目部安全科负责安全生产标准化文件管理方面文件资料的控制与管理。 3.2 项目部资料员负责各类文件的控制与管理。 3.3 安全生产标准化体系内项目部各个科室负责编写与本岗位本专业相关的的管理作业文件,负责接收和管理各类文件和资料，编制填写本科室《有效文件清单》。 4 控制程序 4.1 文件分类 4.1.1 内部文件 (1) 安全生产标准化文件:包括管理文件和制度或程序文件 (2) 管理作业文件: 包括管理性作业文件（公司内部规章制度等）、施工作业文件（作业指导书、施工组织设计、安全措施、操作规程等）、管理方案及现行法规和其他要求等。 4.1.2 外部文件 (1)获取的法律法规、规程规范和其他要求。 (2)上级单位与安全生产标准化相关的文件。 (3)认证机构往来文件。 4.1.3 电子文件所有文件的电子版本，或直接获取的电子文件。 4.2 文件的控制与管理
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给 公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
工程资料管理制度汇编1 工程资料管理制度 1目的 1.1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。 1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。 2工程资料的归档范围 2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要求。 3工程文件材料的质量要求 3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。 3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。
3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。 3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4工程施工过程中的资料检查： 工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。 必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。 5工程资料的接收： 5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。 5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。 5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发
文件、资料、档案管理制度 一、上级来文件的管理 （一）上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来文机关、日期=复往何人、何单位登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。 （二）文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。 二、本厂文件管理 （一）技术文件 1、文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。 2、按规定发往有关科室，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。 3、技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借外传。 （二）行政文件 1、行政文件的制定（包括通知、办法、条例等）应结合本厂实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容编号。 2、文件打印由办公室领导同意，寄发前，要交主管厂领导审阅。 3、文件应填写登记，由办公室入档保管。 4、外单位如需要借阅或查询，须经主管领导同意，办理相应手续，并及时催回。 三、文件归档管理规定 （一）文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等
（二）归档文件的要求 1、归档文件必须完整，清晰。 2、归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。 （三）文件、资料的保管单位统一由厂办公室设专人负责。 （四）文件、资料的归档范围 1、技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术引进，技术改造，科技情报等。 2、产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表，计划管理，统计分析等文件。 3、产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程，牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质量管理，标准计理等文件。 4、借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。 5、行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。 6、文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时间统一编号，分目录保管
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
建筑公司建筑工程资料管理办法 1、基本总则 1.1为加强建筑公司工程技术资料的归档整理工作，统一工程档案的归档标准，建立完整、准确的工程档案，制定本办法。 1.2本办法适用于建筑公司权属所有项目部。 1.3本办法中有关技术资料的归档整理工作如与项目部所属建设、监理、质监站等要求有冲突，以所属建设、监理、质监站要求执行。 2、基本规定 2.1 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，施工单位应履行下列职责： 2.1.1 在工程开工前与建设单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等进行明确，至少留出一套完整资料在建筑公司工程部归档； 2.1.2 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； 2.1.3 对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后，向建设单位（当地城建档案馆）移交一套符合规定的工程资料，取得工程档案验收认可文件后，方可移交至建筑公司。 2.2 建设工程项目实行专业分包的，资料员应汇总各专业分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位（城建档案馆）移交，验
收认可后，资料员应将分包单位工程文件整理、立卷后移交至建筑公司。 3、归档要求（移交建筑公司） 3.1 工程文件的归档范围 3.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 3.1.2工程开工前期资料如：工程中标通知书、工程承包合同、施工许可证、规划许可证、报监手续等。 3.1.3工程竣工技术资料（按地方要求执行）。 3.1.4工程获奖的奖杯、牌、文件资料等。 3.2 归档文件的质量要求 3.2.1 归档的工程文件尽量为原件，有个别资料实在是无法获得原件的，复印件也可，如试验报告、原材合格证等。 3.2.2 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 3.2.3 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。
9、 文档资料管理制度及实施措施 （一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料 管理制度。 （二）管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文 件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发 现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程 部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否 为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改 版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一 部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪
几张，哪一部分）作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。
×××× 项目公司资料专用章管理办法
第一章总则 第一条为加强对项目公司资料专用章的管理，防范印章使用、管理风险，根据总公司有关规定，结合××××（以下简称事业部）实际情况，制定本办法。 第二条本办法中所称印章是项目公司使用的资料专用章。 第二章资料专用章管理部门及其职责 第三条事业部综合管理办公室为各项目公司资料专用章管理的主管部门，其管理主要职责是： （一）拟订资料专用印章管理办法，经事业部批准后组织实施； （二）负责对各项目公司资料专用章使用部门和印章管理人员的用印情况进行监督和检查； （四）负责对项目公司资料专用章管理人员进行备案管理； （五）负责对使用资料专用章的用印文件进行类别划分与调整； （六）负责印章管理的其它有关事项。 第四条项目公司人事行政部负责本单位的资料专用章管理工作，其印章管理主要职责是： （一）资料专用章由项目公司人事行政部指定专人保管，设第一保管人和第二保管人。保管人指定后项目公司需上报事业部办公室。
（二）正常情况下资料专用章由第一保管人保管，第一保管人外出时，移交给第二保管人使用和保管，并办理移交手续。 （三）任何情况下不得擅自将资料专用章交给保管人之外的任何人使用和保管。 （四）资料专用章保管人离开办公室或下班时，必须将印章锁好，节假日期间必须由印章保管人将印章封存。 第三章印章的刻制、启用及销毁 第五条项目公司刻制资料专用章需报经事业部审批后才能刻制，OA审批流程如下： 项目公司人事行政部——项目公司总经理——事业部项目管理部——事业部办公室——事业部副总经理——事业部总经理——事业部分管副总裁 第六条OA审批中除对申请事由做说明外，还需附带资料专用章样式和印章上文字内容供领导审核。 第七条资料专用章的启用 项目公司资料专用章在OA审批刻制审批通过后，项目公司即可刻制并随之启用。 第八条项目公司资料专用章的销毁 项目公司资料专用章的销毁需经过事业部批准，OA审批流程与刻制审批相同。 在销毁审批批准后，项目公司需将拟销毁资料专用章交事业部综
目录
1．总则 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 档案资料管理 2．2归档文件的质量规定 书写规定 A）书写字迹工整，图样清晰。 B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。 C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。 3 工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 工程文件接收 各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。 工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。
9、文档资料管理制度及实施措施 （一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。 （二）管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件
袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进
行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。