廖倩文
（上海大学图书情报档案系，上海，200444）
电子文件单套制管理问题的策略研究
［摘要］文章在分析催生电子文件单套制管理思想出现原因的基础上，对推进
和实现电子文件单套制管理需要攻坚的难题进行了研究，并提出破解问题的基本对
策：修订《档案法》，为电子文件单套制管理正名；推进单套制试点工作，探索有效的单
套制管理模式；开发稳定的电子档案管理系统，建立电子档案保管链。
［关键词］电子文件单套制管理策略归档管理
［分类号］G276
Strategy Research on the Management of Single Set System
of Electronic Document
Liao qianwen
（Department of Library,Information and Archives of Shanghai University,Shanghai,200444）
Abstract:On the basis of analyzing the causes of the idea of single-pack management of
electronic documents,this paper studies the difficult problems of advancing and realizing the single-
pack management of electronic documents,and puts forward the basic countermeasures to solve the
problem:electronic file single set management name;to promote a single set of pilot work to explore
an effective single-set management model;the development of a stable electronic file management
system,the establishment of electronic file storage chain.
Keywords:Electronic Document;Single Set System;Management Strategy;ArchivingManagement
随着信息技术在社会生活中的普遍应用，电子文件和电子档案已成为信息记录和传递的主流方式，也成为国家政务档案资源的重要组成部分。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出要在有条件的部门开展电子文件和电子档案单套制管理试点的要求。时代的发展、社会需求的变化，双套制的弊端日益凸显，使得有关电子文件归档和电子档案管理新模式的研究问题成为了时下关注的热点。下面笔者将对电子文件单套制归档管理存在的问题和破解的策略一一进行阐述。
1电子文件单套制概述
1.1电子文件单套制的内涵
为了更好地理解“单套制”的
内涵，我们可以将“双套制”和“单
套制”以及“单套制”和“单轨制”两
对概念进行比较。“双套制”是指同
一份文件同时采取纸质和电子两
种形式进行归档保存。“单套制”是
相对“双套制”而言，指电子设备生
成的档案仅以电子方式保存，它颠
覆性地改变了传统纸质文件收集
整理和归档的方式，将电子文件管
理嵌入文件形成、运转、管理、利用
的源头和生命周期之中，是“无纸
化”办公条件下电子文件在线归档
和电子档案管理的一种创新模
式。“单轨制”是指不再生成纸质档
案，它是“单套制”实现的前提，“单
套制”体现的是文件的一种归档保
存的状态，而“单轨制”强调的是文
件的运行处理阶段，这个阶段涵盖
了“单套制”归档保存的阶段，是比
“单套制”更加全面、高级、深入的
管理形式。
1.2电子文件单套制管理思想
出现的原因
随着信息技术的发展，电子文
件双套制归档管理的方法已经不
合时宜。十几年前，我国受信息技
术较为落后和信息产业标准不完
善等方面的限制，信息化进程缓
慢，学界对电子文件长期保存问题
普遍持不乐观、不信任态度。为解
决电子文件以电子形式存储的安
全问题，双套制归档管理模式应运
而生。在当时的社会背景下，电子
文件双套制归档的思路是科学合
理的，它实现了电子文件与纸质文
件的优势互补。一方面，纸质文件
真实准确地记录和反映了文件在
草拟、修改、传递、签发等过程中的
真实面貌，特别是保留了文件中上
级领导的批示和批注手稿，弥补了
电子文件因易变性和系统依赖性
等问题对电子文件真实性和完整
性造成的威胁，如电子文件在传
递、利用中的信息失真、病毒感染
等。另一方面，电子文件的共享性
使得电子文件在查询利用和整合
共享方面有着纸质文件无法企及
的优势。与此同时，双套制也面临
着无法解决对不能制成纸质或缩
微胶片的电子文件的长期安全保
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