市语委成员单位，各县（区）教育局，市直各学校：
近年来，我市语委办在对一些机关和学校进行检查当中，发现公文的标点符号使用上存在一些问题，集中体现在以下三个方面，希望各单位认真对照检查，发现问题予以纠正。
一、发文字号
发文字号中年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括起，如〔2006〕。注意六角括号不是数学公式的中括号，如[2006]，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（ ）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的括号相区别。另外，二者形状也略有不同。
六角括号“〔 〕”可从插入菜单的“特殊符号”项的“标点符号”处选出键入。
二、成文日期
成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字、英文字母与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定“零”要写成“〇”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“〇”比较协调。表示“零”的数字，要区别汉字“〇”与阿拉伯数字“0”，不可相混使用。如“二〇〇六年”不能写成“二00六年”，也不能写成大写英文字母“二oo六”年。
成文日期可从插入菜单的“日期和时间”处键入。
三、标题序码
第一级标题序码用：一、二、三、……大写数字后用顿号“、”，不能写成：一.二.三. ……
第二级标题序码用：（一）（二）（三）……括号不能加顿号“、”，不能写成：（一）、（二）、（三）、……
第三级标题序码用：1.2.3. ……阿拉伯数字后用圆点“.”，不能用顿号“、”，不能写成1、2、3……
键入标点“.”时要注意切换全角。
第四级标题序码用：⑴ ⑵ ⑶……
不能写成（1）、（2）、（3）、……
序码“⑴ ⑵ ⑶”从插入菜单的“特殊符号”项的“数字序号”处选出键入。
第五级标题序码用：① ② ③……
不能写成①、②、③……
序码“①②③”从插入菜单的“特殊符号”项的“数字序号”处选出键入。
希望各单位、各部门重视语言文字规范化工作，不断提高语言文字应用水平。
二〇〇九年五月十三日