人事文员工作流程
一、入离职的办理
1、入职
（1）、工人入职
A、资料的准备：确认体检合格的体检单、厂长及招聘人员签字确认的《员工信息登记表》、身
份证复印件一份、特殊岗位证书（如：保安证、锅炉证、电工证、特种作业操作证等）、一
寸照片三张。
B、填写相关表格：《员工信息登记-面试评估表》一份、员工劳动合同两份、保密协议一份、员
工手册确认表，要求住宿人员填写员工食宿说明一份。
C、资料的存档：普通工作的资料按顺序存放，将《员工信息登记-面试评估表》放第一页，体
检报告及身份证复印件放第二，劳动合同及保密协议第三，其他证件放最后；整理放入文
件袋入仓库文件柜存档；
D、表格填好后，开临时厂牌、IC卡、住宿通知单及工人入职指引，之后去招聘专员（程葳）
处培训、拍照（用于做正式工牌用）。IC卡于次日中午前去一楼前台拿，临时厂牌可根据数
量通知换取的时间、（一般期限为两个星期），最后上传人员信息至ERP内，并上传至设备。
E、要求：表格填写内容与例表一一对应，特别注意：紧急联系人一定得写、合同期限为3年。
F、以下岗位需要其他相关证件：电工（电工证）、保安（退伍证最好有）、叉车司机（特种岗位
操作证）、钳工（钳工证最好有）。
G、职能部门不能直接在系统里录入，打开人事档案管理——右击——从人力资源库直接导入—
—再把资料补充完整。职能部门及配送部、行政部、设备部、品管部内非职员的员工要录指
纹。
（2）、职员入职
A、资料的准备：确认体检合格的体检单、部门经理及招聘人员签字确认的员工信息登记和面
试评估表、性格测试题及其它考试资料、身份证复印件、毕业证书及学位证书复印件、专科及
专科以上学历证书及网上验证证书的打印件（由招聘专员提供）、离职证明。财务部、行政部
司机需要深户担保，由招聘专员提供背景调查相关文件存档。
B、填写相关表格：《员工信息登记-面试评估表》一份、员工劳动合同两份、保密协议一份、
员工手册确认表。
C、职员的档案及资料：将《员工信息登记-面试评估表》放第一页，体检报告及身份证复印件
放第二，劳动合同及保密协议第三，其他证件放最后；把相关资料整理完毕之后交给招聘
专员（程葳）处。
D、其他：表格填好后人事文员需把相关信息录入ERP，开临时厂牌、IC卡、采集指纹及职员
入职指引；到招聘专员（程葳）处培训、拍照（用于做正式工牌用）。IC卡于次日中午前去
一楼前台拿，临时厂牌可根据数量通知换取的时间（一般期限为两个星期）。上传人员信息
至设备。之后由招聘专员带领熟悉公司的各个部门、食堂、办公楼等的地理位置。
E、要求：表格填写内容与例表一一对应，特别注意：紧急联系人一定得写、合同期限为3年。
F、以下岗位需提供经济担保：财务、司机。具体操作如下：至入职日期起一周内，由担保人
到公司亲自填写《经济担保书》相关内容，且将房地产证的原件复印件或者户口本原件复
印件、身份证复印件附在担保书一起。
G、职员不能直接在系统里录入，打开人事档案管理——右击——从人力资源库直接导入——再
把资料补充完整。
（3）、IC卡的办理
A、制卡
当工人领取IC卡后去食堂吃饭需要在食堂左手边先读取。开卡步骤：
①、将一张注销的新卡放在IC卡机上注册，并上传人员信息，写好编码和姓名交给一楼前
台。由一楼前台对IC卡进行充值。
②、当新一年开始时，我们会将卡号重新编过，按上面的方法，那么从2012年1月1日起
第一张卡编号为：0120120001，从此往后编号。
B、当卡制好后需将人员资料分别输入到考勤系统及就餐系统里。
①、考勤系统的输入
打开考勤系统，进入人力资源管理→人事档案管理→点击第五个黄色页面键或F7添加人员
资料→填写相关资料（登记号码将鼠标放在上面会出动出来、点击”+”添加岗位信息）→在
指纹或登记一栏点击“▼”连接“前台发卡机”→连接设备→将准备好的卡在刷卡机上刷过
保存即可。
资料的上传：考勤系统管理→上传人员资料到设备→如上传工人资料点击“大门新考勤机”，
如上传职员资料点击“大堂1、2号机”→连接设备→上传人员信息到设备→高级筛选→输
入相关资料查找即可。
②、就餐系统的输入
打开就餐系统：用户名:SUPER 密码：KEVIN ，点击人事资料→基本人事资料→增加并填写
相关内容(注：终端为：99，一定得输入) →点击生成有效表格。退回终端管理→点击就餐
终端管理→点击文件下载，再点下需的文件下载即可，资料下载完成后即可。（注：每次就
餐资料的更改都需文件下载，否则新输入的资料无效）
C、IC卡丢失
当IC卡或厂牌丢失时，应填写《IC卡损坏/丢失需扣款人员名单》填写相关内容后，进行
处理。
①、重新制卡，将原卡号修改01------，修改为11-------，前面两位数发生变化，后八位数不
变。制卡程序同上。
②、考勤系统里卡号的修改，即打开人事资料的个人资料，将新作好卡在机器上刷过，当
新的卡号生成后保存，再在考勤系统管理里将人员下载，打开”从设备下载人员信息”
→连接机器后点击“查看设备上的用户”→当所有人员资料出来后输入姓名点击删除
→然后上传人员信息到设备上，方法同上。
③、冻结就餐系统资料，进入就餐系统后，先点击个人资料→点击修改将原终端号删除即
可。再将新的卡号及人员资料重新输入系统里，并下载人员资料（方法同上）。
D、IC卡损坏
IC卡损坏有两种情况：第一、卡完好但打不了，此时无需扣款。第二、卡断裂，此时需填
写《IC卡损坏/丢失需扣款人员名单》扣款。具体操作如下：
①、重新制卡，但原卡号不变，重新用原来的卡号。方法同上。
②、考勤系统里需将卡号进行修改，方法同上。
③、就餐系统里无需修改。
（4）、银行卡办理（现在已取消集体办理银行卡）
办入职时，职员和员工都需提交中国银行的储蓄卡复印件（含个人签名），每月月末将银行表
格及电子档交给财务。
2、离职
（1）、工人离职
A、试用工人填写《劳动合同中止/终止申请报告》签名盖指纹后并给车间主管及厂长和人力资源
主管签字同意后，交到行政部。三天后再填写《离职交接表》、《员工工资结算签收单》、《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》。正式工人填写《劳动合同中止/终止申请报告》签名盖指纹后并给车间主管及厂长和人力资源主管签字同意后，交到行政部。一个月后再填写《离职交接表》、《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》。
B、填写《离职交接表》的要求
工人负责以下部门签字确认：本月出勤及所在部门（各工厂厂长签字）。
人事文员负责以下部门签字确认：牟总签字、辅料仓库（一楼前台签字）、保安队（李昌庆签字）、财务部（谌锐签字）、行政人事部（社保——三楼前台、IC卡工牌——一楼前台签字），要求员工本人签名盖指纹并写上“本人对以上所有事情已交接完毕”（试用期现结工资的工人需要加一句：本人确认在职期间各项应得收入、薪资及经济补偿金已全部领取），表格中其他不需要签字的
地方划线表示不签。
C、各厂厂长在《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》上签字，员工本人签
字。
D、各厂统计在《员工工资结算签收单》单上填写及核算当月考勤及工时并核算出金额,并在单上签
字。
E、表格填写完成后需收回厂牌及IC卡，退回的交接单上写补IC卡费20元，没有IC卡的不补。
工作一周内离职，不退不补且扣除卡内消费的金额；一周~转正前离职，不退不补；转正后离职补
卡内数额。
F、急辞的与法务部协商处理，并即时办理交接手续，若工作未交接完成导致公司损失的，需向公
司赔偿；自离的不予结算工资；被辞退的手续与急辞相同。
G 、工资结算
将员工已办理好的《离职交接表》、《员工工资结算签收单》、《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》交人事文员，由人事文员统一上报财务部结算，于次月车间工资一起发放（试用期工人现结工资除外）。
（2）、职员离职
A、填写《劳动合同中止/终止申请报告》并经部门经理签字同意后，交到行政部一个月后再填写
《离职交接表》。
B、填写《离职交接表》的要求
职员负责以下部门签字确认：本月出勤及所在部门经理签字、分管领导签字
人事文员负责以下部门签字确认：辅料仓库（一楼前台签字）、保安队（李昌庆签字）、财务部（谌锐签字）、工程技术部（胡海龙或李兆林签字）、信息工程部（杨宇航签字）、行政部（社保
——三楼前台、IC卡厂牌——一楼前台签字）；要求员工本人签名盖指纹并写上“本人对以上所有
事情已交接完毕”，表格中其他不需要签字的地方划线表示不签。
C、表格填写完成后需收回厂牌及IC卡，退回的交接单上写补IC卡费20元，没有IC卡的不补。
工作一周内离职，不退不补且扣除卡内消费的金额；工作一周、转正后离职，皆不退不补。
（3）、信息的删除
当有人员离职时需将人员资料从考勤系统、考勤机、就餐系统里删除，方法同上。
二、转正
计件工人的转正不需要填写相关表格，职能部门工人及职员转正均需要在ERP系统填写《转正审批表》及工作总结、工作业绩，并且有相关转正考试合格后方可转正（试题及考试由程葳负责）。
三、内部调动
工人转岗：
前往三楼前台填写《人员内部调动表》，并由原部门经理及现部门经理签字确认。
职员转岗：
（1）主动转岗即参加内部招聘合格并获得审批后，在ERP系统中申报；
（2）被动转岗有上级领导通知直接在系统中申报，最终审批完成后变更人事档案信息。
四、生日礼品发放
每个月中旬把当月生日名单导出来，打电话给蛋糕店订相应数量蛋糕，并与珍姐沟通其他小礼品的细节。发放蛋糕当天上午发邮件给全公司通知，下午3点-3点半开始，和李昌庆一起用电瓶车将礼品送至各个车间以及职员，车间人员的让厂长全部接收并在表格上签名，职员的发放到个人并让其在表格上签名。
五、话费明细
（1）座机明细
每月初打电话或者发邮件催电信客户经理包伟锋（133********@https://www.doczj.com/doc/e316243272.html,'）发送上个月的电信电子账单，在2013年公司费用座机明细表里填入所有相关号码对应月份的话费金额，没有对应的号码在最后面加入。有更改的要及时更新号码对应的人员姓名（关于号码有不明白的地方问杨宇航8881）。
（2）手机明细
每月20号之前移动客户经理马小姐（'135********@https://www.doczj.com/doc/e316243272.html,）会发送上个月话费电子账单'，按照2013年公司手机费用明细表格把对应的话费金额填入，备注中有说明的：例如（超出88套餐才扣款），用话费金额减去88得出来的数字填入。及时更新号码对应人员名单。
副本所有手机卡表格的密码是2008215，其中新一栏是各个手机卡的密码，注意及时更新相关信息。
新入职的业务员需要填写工作联系单，然后给其一个公司号码，并做好相关记录。
离职的业务员需要把公司卡回收，并确保卡里不欠费，卡号还未月结的，等月结把话费明细提交给财务在其工资里扣除。
手机短号办理，登陆移动网址
https://www.doczj.com/doc/e316243272.html,/szjtyw/?RequestUrl=https://www.doczj.com/doc/e316243272.html,/szjtyw/Contact/Add.aspx
集团用户名为陈典手机号码136********，然后输入她手机上接收到的短信验证码，在添加成员中输入需要办理短号的手机号码，短号号码为6+手机号后几位，不超过6位数，一般为五元本地套餐，填写完相关信息点击添加用户，显示成功后该用户会在几天内收到短信验证。开通成功的手机需在ERP里的薪资管理底下的补贴标准设置里新增通讯补贴，生效时间为开通当月，补贴金额为10元。
六、考勤
每月月底把下个月考勤排班做好，在考勤基础数据底下的工作日历里新增月份，有节假日的在法定假及休息日设置里新增，然后考勤排班，不同部门不同班次，参考以前做的月份（杨沫菲调至上海公司不排班）。其中林桂莲、杜兵、罗甫国、蒋小青、廖金秋、高忠海、李世根、刘会纳、王志勇、张江林、蔡庄巍、冯波、胡艳华、统一在缺勤登记里新增为出公差。注意新入职的职员要记得给他们排上当月剩余班次。
每月3号之前把上个月的考勤结果按部门导出明细，提醒考勤有异常的同事补卡，把做好的考勤结果全部提交上去，并提醒领导审批，15个考勤部门审批全部通过就算完成。
每月1号提交上月份缺勤登记人员给一楼前台，作为充值饭卡扣费依据。
每月1号导出26个经理的原始打卡记录发邮件给高小姐，其中黄洁莉和钟嘉庆的打卡记录和上月份的手机话费金额发送邮件给香港公司'anita@https://www.doczj.com/doc/e316243272.html,'。