外来文件管理程序
目的:
明确外来文件的收集渠道、管理方法,编号原则,确保文件收集的充分性、有效性、和完整性。使公司的运作符合可口可乐总部、国家法律法规、ISO 标准等的要求。
范围:
1.可口可乐公司总部要求;
2.公司必须遵守的质量、环保、职业健康与安全、实验室运作和管理的
国家相关法律法规和标准;
3.设备和仪器的使用说明书或参考资料;
4.其他需要参考的专业资料或支持性文件。
定义:
BSS:Business Support Solution Department (资讯管理系统部)
职责:
1.外来文件接收人员:
1.1.按照确定的范围获取外来文件并定期评估其有效性;
1.2.将外来文件的最新要求传达至相关部门、人员。
2.BSS:
2.1确保系统内电子文件的安全性;
2.2维护及优化“外来文件清单”数据库及“权限申请系统”。
3.适用部门负责:
3.1执行外来文件;
3.2确保公司运作符合外部要求。
4.供参考部门负责:
相关运作参考外来文件
5.纸文件持有人负责:
按照文件管理的基本要求使用和保存受控文件。
6.外来文件管理员(法规):
6.1保留《外来文件适用性评审记录》;
6.2更新外来文件清单信息;
6.3负责外来文件的发放、回收和销毁;
6.4建立并保持外来文件的目录及追溯系统。
7可口可乐总部文件管理员负责:
7.1更新外来文件清单中可口可乐公司文件;
7.2通知相关部门和人员进行文件评审。
程序:
1.外来文件的分类:
1.1可口可乐总部文件
1.2法律法规(其中包含:国家标准、行业标准、地方标准等)
1.3设备/仪器技术资料
1.4其它要求(药典等)
2.文件的适用类型:
法律法规分为适用和供参考两种。
3.外来文件获取及评审:
3.1法规的接收:
3.1.1环境保护/职业健康与安全管理者代表、质量管理者代表、
品控经理、生产经理、工程经理按照QM-003-PR《遵守政
府法规标准操作程序》的要求和渠道定期分别获得各自
负责区域的国家法律法规、ISO标准并进行评估,填写
DM-019-FM《外来文件适用性评审记录》,放到Lotus Note
指定位置。
3.1.2获得的并已评审的外来文件交外来文件管理员受控。
3.2生产设备/实验室仪器技术资料的接收:
由设备/仪器使用部门的指定人员负责新购设备/仪器使用说明
书及技术资料的接收,并交外来文件管理员,在其完成文件受控
工作程序后,负责设备/仪器使用说明书及技术资料的保管工作。
如设备/仪器在故障排除和维护保养过程中必须参考资料中的技
术数据,该技术资料应加以管理确保其可获得性和可追溯性。
3.3可口可乐总部文件获取:
品保经理下载可口可乐总部文件,负责放到外来文件数据库可口
可乐文件目录下,供相关人员阅读。文件经相关人员评审后,确
定对公司运作的影响,相应修改运作文件。
3.4其它类文件的接收:
其它类文件的接收由责任部门填写DM-019-FM《外来文件适用性
评审记录》,并放到Lotus Note指定位置。
3.5法律法规定期评审:
3.5.1法律法规应至少每年进行一次有效性/适用性评审。对受
控的已评审为“适用”类的法律法规、标准进行评审。
受控的设备/仪器说明书(技术资料)无须进行年度评审,
此类文件日常管理具体操作详见本文件6.2。由外来文件
管理员于每年年底发出年度有效性/适用性评审通知,并
根据评审结果更新“外来文件清单“数据库。
3.5.2有效性/适用性评审内容包括:
3.5.2.1文件版本的有效性;
3.5.2.2文件是否适用;
3.5.2.3公司实际运作对外来文件要求的符合性确认。
3.6外来文件接收人员应随时将版本更新的相关信息及时通知外来
文件管理员。
4.登记和发布:
4.1外来文件管理员依据DM-019-FM《外来文件适用性评审记录》
及原文件对文件进行编号。编号原则如下:
4.2可口可乐文件管理员更新Lotus Notes“外来文件清单”数
据库中的可口可乐总部文件。
4.3文件管理员将更新后的外来文件信息向适用/参考部门发出邮件
通知。
5.发放和存档:
5.1受控外来纸文件必须有受控标识,标识中应包括:文件编号/或
控号、收件人等信息;
5.2由外来文件接收人员的部门经理、环境保护/职业健康与安全管
理者代表、质量管理者代表确定受控纸文件的发放对象,填写
DM-003-FM《受控文件/外来文件批准发放名单》。
5.3外来文件管理员依据批准的DM-003-FM《受控文件/外来文件批
准发放名单》发放受控纸文件,记录于DM-006-FM《外来文件发
放/回收/销毁记录》。同时保存DM-003-FM《受控文件/外来文件
批准发放名单》和DM-006-FM《外来文件发放/回收/销毁记录》;
5.4外来文件的失效版本应根据需要予以保留,失效文件应有明显的
的失效标识。
6.文件取消:
6.1法律法规、标准、其它要求:不再适用或参考时由文件接收人员
或各部门经理指定人员申请取消,填写DM-012-FM销毁/取消报
告,由责任部门经理、环境保护/职业健康与安全管理者代表或
质量管理者代表审批。外来文件管理员依据获批准的DM-012-FM
销毁/取消报告,更新DM-007-FM外来文件清单,同时保留
DM-012-FM销毁/取消报告。
6.2设备/仪器说明书(技术资料):设备/仪器不再使用、已获批准
报废的,由责任部门经理或其指定人申请取消,填写DM-012-FM
销毁/取消报告,部门经理审批。外来文件文件管理员依据获批
准的DM-012-FM销毁/取消报告,更新“外来文件清单”数据库,
在设备/仪器说明书(技术资料)的失效版本上加盖“作废”章,
保存于原文件持有人处,同时保留DM-012-FM销毁/取消报告。
7.访问权限控制:
7.1外来纸文件通过DM-003-FM《受控文件/外来文件批准发放名单》
确定获得范围;外来文件管理员在“外来文件清单”数据库中标
明文件持有人。
7.2外来电子文件:外来文件管理员依据相关人员提供的DM-019-FM
《外来文件适用性评审记录》,在“外来文件清单”数据库中设
置阅读范围;除申请阅读限制,通常情况下默认为全体员工只读。
7.3BSS负责LOTUS NOTES中“外来文件清单”数据库的技术支持和
维护,相关操作参考见FN-014-PR《电脑系统维护标准操作程
序》。
8.文件的追溯系统:
文件管理员通过Lotus Notes中的“外来文件清单”数据库建立并保持全公司的外来文件目录及追溯系统。“外来文件清单”数据库包括以
下基本信息:
?外来文件名称、编号、实施日期?纸文件持有人
?文件存放位置
?每位持有人所持外来文件明细
?适用/参考部门
?适用类型(适用和供参考)
?外来文件清单(一览表)。