纸质档案数字化的基本流程及技术要求
一、概述
档案是人类社会实践活动的真实记录,是党和国家宝贵的历史文化财富。这些具有查考凭证作用、依据作用和参考作用的档案,是人们从事科研、生产等工作的必要条件和有力工具。档案也是各企事业单位运作各个环节的真实记录，是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。准确、系统、完整的档案是单位工作的重要参考资料，是社会的重要财富。
随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
二、基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地
提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围，并按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》对纸质档案进行数字化。根据档案幅面的大小（如A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如工程图纸采用0号图纸扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。加强对纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
三、基本流程及技术要求
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。具体流程如下：
（一）、档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修
改。（详见附件）
2、拆除装订
拆除文件中的装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害；在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案。
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱
糊；
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（二）、档案扫描
1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的高速扫描仪，并带平板）
根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专
业担描仪，如工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。
普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；
纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；
纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；
对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；
2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）
页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方
式；
页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面
多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，
采用彩色模式扫描。3、分辨率选择
采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为200DPI；
采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为100DPI；（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情调理）
扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材
料的清晰度进行适当的调整；
需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的
多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；
粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。
（三）、图像深处理
将扫描后的文档一一保存，保存为TIFF格式，再针对每份影像页面进行深处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成影像深处理包括：去黑边、
去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。
纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半
个文字）；
旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断
其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；
去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点，文字中的黑点不
用考虑；
载边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；
反白字修正：将部分反白文字可进行描述；
分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；
拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。（四）、图像处理质检
主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：
整或无法清晰识别时，应重新扫描；
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量
要求时，应重新进行图像的处理；
图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；
扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、
纸张倒置等情况；顺序：如果页码不连续，与原文不一致，
需对页面进行排序；
漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；
多扫：将多扫页面删除；
倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。
（五）、图像存储
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。文件的保存
格式为TIFF，图片的保存格式为JPG，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再对数字化后的文档进行批量处理，处理完将保存为PDF格式；最后将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。
注：禁止用Word文档保存扫描图像。
（六）、目录建库按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
（七）、数据挂接
1、挂接前的数据关联检查
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
2、汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。（八）、数据验收
一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
（八）、双层PDF输出、数据备份
1、双层PDF输出
对验收合格后的文件进行双层PDF格式输出。PDF格式具有双层结构，即图层和文字层，可以100%保留原始版面效果，又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、全文检索等功能。
2、数据备份
经验收合格的完整数据应及时进行备份。进行一式两份DVD光盘刻录提交到客户单位，著录条目和全文数据向客户单位数据库迁移。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类
别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。
（十）、数字化成果管理
可选用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理；
应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可
用；
纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
（十一）、扫描注意事项
扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档
干净送入扫描仪中；
对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；
褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；
对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；对文件页面贴有附属小页面、纸张时，
将大小页面单独在平板中扫描；
扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；
按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源。
附件：档案著录的基本规则为保证档案数字化加工过程著录的正确、规范统一，结合国家档案局制定的一系列档案著录标准规范，严格按照《档案著录规则DA/T18-1999》执行。揭示档案内容和形式特征的记录事项。著录内容应包括：题名（标题、题目）、文件编号、责任者、附件、密级、保管期限、时间、附注、主题词或关键词、页码等。现将常见事项如下说明：一、常见著录用标识符为识别各著录项目、单元(小顶）及其内容，添加如下规定的标识符：：置于正题名与副题名之间；；置干多个责任者之间；，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、
身份之间；[]置于著录内容的两端：自拟著录内容；
()置于著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年；？用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用；□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。二、
档案著录基本规则1、题名（标题、题目）（1）、正题名案卷题名，提示了案卷内每份文件的内容与成份，是重要的检索项目。
有题名的，按照原文著录；没有题名的，依据内容自拟
标题，并加[]号；如：[中共常德市委关于纪念一二九的通知]
题名不规范，或不能提示文件内容的，原题名照录，另拟题名并加[]
号；（2）、副题名（是解释或从属正题名的另一题名）一般情况下副题名可照原文之副题名照录，在副题名前加“：”号；如：高举毛泽东思想伟大旗帜奋勇前进：张三在全区农业学大赛会议上的讲话；如有多个副题名，在各个副题名中用“；”号隔开；2、文件编号即发文的文号，由文号头、文号年、文号组成，如常档[2012]1号；如有文件编号，照著；多个文件编号时，一般只录立档
单位的发文编号。3、责任者一般情况下一个责任者按原文照录；三个以内的责任者照原文全录；三个以上的可省略，并最后一个责任者后加“等”，其中立档单位责任者必需录入，责任者之间用“；”号隔开；如：常德市人民政府；常德地区科学技术委员会等；个人责任者有职位的，后加职位，并录入“（）”内；如：张三（中共常德市委书记，常德市劳动局局长）；原文责任者有误，原责任者照录，在其后将正确的责任者录入并加“[]”号无法考证责任者时，在责任者栏用三个“□□□”代替。
4、附件一般情况下原文的附件按原文照录；多个附件时，一般只录2-3个附件题名，附件之间加“；”号，省略部分用“等”。
5、密件在附注项注明其文件是否为密级。
6、时间项
一般按照文件表明的成文时间进行著录，用八位数字表示，如：
20120912；原文标明时间不完整或不清楚，不准备的，原文时间照录，在其不完整、不清楚部分用“□”代替，另考证时间其附
后，加[]；原文无法考证时间的，著录为“□□□□□□□□”，
没有年只有月日的也用“□□□□□□□□”表示。7、附注项
如果正文后附的文件是对正文进行解释或提供依据性的，则照录原文题名；如果有文件破损或缺损，需在附注项梯栏内注明“文件
破损或缺损”，字迹褪色需9注明“字迹模糊”；如果文件为传真件、复印件、草稿、密级等需在附注项中注明；出现“根据录音整理”，需将“根据录音整理”录入附注项中。8、主题词一般照录原文标引的主题词。三、著录注意事项按要求进行
每份文件的著录；录入时要求规范字、无错别字或漏字；
要区分开哪些该录入附件，哪些该录入附注；责任者要准确、规范化。
档案数字化的基本流程 一、档案分类整理 按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。 二、档案交接 分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。 三、索引著录 标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。 文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。 注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。 四、档案拆分 档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够
清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。 五、档案的扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。六、图像处理 采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。 七、质量检验 对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。 八、图像与索引挂接 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 九、案卷整理 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。
档案工作八个流程 档案工作八个流程 档案工作，有狭义解释和广义解释之分。从狭义上说，档案工作是指管理档案和提供档案信息为各项社会实践服务的一项专门业务。从广义上说，包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案国际交往活动等。 (1)档案的收集。是档案室和档案馆接收和征集档案的总称。包括档案室对本单位归档案卷的接收，档案馆对现行机关或撤销机关移交档案的接收、对社会人士捐赠档案的接收、对分散在社会上的珍贵档案的征集。档案收集的任务，是解决档案分散状况与保管、利用档案要求合理集中的矛盾，只有“化分散为集中”，才便于保管和利用。 (2)档案的整理。是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一项工作。包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面的编制、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。档案整理的任务，是解决档案零散状态与保管、利用档案要求系统化的矛盾，只有“化零散为系统”，使档案由无序状态转化为有序状态，才便于保管和利用。 (3)档案的鉴定。指档案保存价值的鉴定，是鉴别档案价值的大小、确定档案保管期限、决定档案保存与销毁的一项工作。档案鉴定的任务，是解决档案的量大质杂与保管、利用档案要求优质化的矛盾，只有“化质杂为优质”，淘汰档案中的无用部分，存留其有用部分，
才便于保管利用。 (4)档案的保管。是保护档案的安全、延长档案寿命的一项工作。包括档案保护技术工作和库房管理工作。档案保管的任务，是解决档案的易损性与社会要求长远保管和利用档案的矛盾，只有最大限度地增长档案原件的寿命，或者通过缩微复制保护档案信息，使之久传，才能保证社会长远利用。 (5)档案的编目。又称档案检索。是对档案内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作过程。包括馆藏目录、检索性目录和介绍性目录的编制。编目工作的任务，是解决档案数量庞大、内容复杂和利用者对档案信息特定需求之间的矛盾。各种档案目录可帮助利用者了解馆藏档案的内容和成分，检索到所需要的档案信息，也用于档案馆(室)的档案管理。 (6)档案的编研。指档案馆(室)的编辑与研究工作。包括编辑档案文献汇编、编写综合参考资料以及参加编史修志等。其主要任务是：按照一定的选题，将重要的档案编辑成为文献出版物，如档案史料汇编或丛编，重要文件汇编或政策法令汇编，以及科学技术资料汇编等；或者将档案信息浓缩化、系统化、编成大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题概要等，便于不同利用对象的利用。 (7)档案的提供利用。亦称档案信息的输出。是通过多种信息传输渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的工作过程。它是档案工作为各项社会实践服务的直接体现，它把档案的作用由可能性变成现实性，通过它可以把档案工作搞活，把档案这种“死材料”变成“活材
纸质档案数字化管理暂行办法 1.数字化处理要求 1.1扫描方式 1.1.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。特殊需要时～根据原件的清晰度可适当调整分辨率～增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示是否清晰为准。 1.1.2超大页面,页面大小超过A3幅面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。 1.1.3照片档案采用真彩色图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。 1.2扫描仪选用 1.2.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,应选用高速文档扫描仪。 1.2.2超大页面应选用图纸扫描仪。 1.2.3照片档案应选用真彩色扫描仪。 1.3图像保存 1.3.1文书档案和科技档案,不包括工程图纸,采用双层PDF格式保存～一件保存为一个文档。 1.3.2照片档案采用JPEG格式保存～一张照片保存为一个文档。 1.3.3工程图纸采用TIFF格式保存～一张图纸保存为一个文档。 1.4文件命名方式 采用档案实体中的档号,按卷管理的原件可参照档号编 制一个唯一标识的号码,命名PDF、JPEG、TIFF文档。 2.数字化基本流程 纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷,件,
整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订回库共八个环节～由档案员和数字化处理人员共同完成。纸质档案数字化基本流程 流程 1. 出库前检查一档案出库 2. 填写出库单 3. 办理出库 1. 编制页号(第一次) 2. 分类 二案卷(件)整理 3. 第二次编号 4. 取出超大页面 5. 填写加工单 1. 批量扫描 2. 建立文件夹并命名三扫描 3. 超大页面扫描 4. 超大页面插入 1. 纠偏 四图像处理 2. 去污 1. 图像初检 2. 初检纠错处理五质量检查 3. 复检 4. 复检纠错处理 1. 保存文档 2. 文档初检
纸质档案数字化的基本流程及技术要求 一、概述 档案是人类社会实践活动的真实记录,是党和国家宝贵的历史文化财富。这些具有查考凭证作用、依据作用和参考作用的档案,是人们从事科研、生产等工作的必要条件和有力工具。档案也是各企事业单位运作各个环节的真实记录，是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。准确、系统、完整的档案是单位工作的重要参考资料，是社会的重要财富。 随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。 二、基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围，并按照《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》对纸质档案进行数字化。根据档案幅面的大小（如A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如工程图纸采用0号图纸扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。加强对纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 三、基本流程及技术要求 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、
档案数字化加工流程及规范 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (3) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (4) 八、档案装卷 (4) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (5) 八、数据挂接 (5)
、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷> 著录> 拆卷> 扫描> 处理> 质检> 装卷> 归还> 备份> 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1,我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3,在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种： （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2,著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对 照： 八、、? 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5,如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决
纸质档案数字化技术规范 Specification for Digitization of Paper-Based Records 1 范围 本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。 本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分：要求和指南 GB/T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码第二部分：一致性测试 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3.3 数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3.4 黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
档案数字化加工流程及规范 文档属性 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (4) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (5) 八、档案装卷 (5) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (6) 八、数据挂接 (6)
一、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1，我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3，在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种: （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
档案数字化基本工作流程 一、术语和定义 1、数字化 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 2、纸质档案数字化 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3、数字图像 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 4、黑白二值图像 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 5、连续色调静态图像 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 6、分辨率 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。 7、失真度 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 8、可懂度 数字图像向人或机器提供信息的能力。 9、图像压缩 清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。 二、纸质档案数字化基本要求 1、基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。 2、数字化对像的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。 1）符合国家法律法规的原则 纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 2）价值性原则 属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 3、基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 4、过程管理 1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全. 2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 三、档案整理
纸质档案数字化基本要求 1、数字化对象的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久或长期保存、符合国家有关规定的档案可列入数字化加工的范围。 2、基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 3、过程管理 加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，同时建立起完整、规范的记录。 4、档案整理 在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。 5、目录数据准备 按照《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求，规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度，并对错误或不规范的目录数据进行修改。 6、拆除装订 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 7、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是：无关和重复的文件，以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。 8、页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。 8、档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单。 9、装订 扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不掉页、左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏。
档案数字化加工流程 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为:调卷> 著录 > 扫描> 处理> 质检 > 归还> 备份> 挂接。在之前的档案管理数字化就是需要拆卷的,但就是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net与iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤: 档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。 整理及著录 档案目录的整理就是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种: (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。 (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下: 1,如果用户提供的目录与纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照: 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。 6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,就是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注就是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。 7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但就是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。 8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。 9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。 档案扫描
纸质档案数字化加工方法研究 中牟县档案局辛向阳 纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。 纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。工作中，原则上只扫描密级为公开的档案，有电子稿的文件可以暂时不扫描（可在转换为PDF文档后挂接）。 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、条目录入、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。 一、档案整理 纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的整理要根据文书档案整理办法归档。 纸质档案整理后，根据不同的保管理期限也可以很方便的区分需要数字化的范围。 二、条目录入
本文所讲条目录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE 档案管理系统。 （一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，老法归档用卷内文件数据库。 （二）新法归档目录录入方法。打开归档文件数据库，点左上角增加，出现档案目录管理对话框，在相应的栏目录入目录著录项即可。如果数据库内已录入条目，点最新目录就把最后保存的目录调出来，在最新目录上修改就可以了，有些重复项目不用再录了，这样就更加方便快速了。 条目录入要求： 1、文件时间用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文件时间：； 2、文件题名字数不宜超过50字，因为目录输出时只能显示三行，超过三行字体就不能完整显示（PDE系统自身的问题）。 3、全宗号、件号用三位数编号。如001、002……999。 三、档案扫描和图像处理、存储 档案扫描和图像处理、存储环节联系紧密，一并介绍 （一）扫描仪种类。扫描仪主要可以分为下面3种类型。 平板扫描仪：平板扫描仪有时也叫作CCD扫描仪，使用平板扫描仪扫描时，直接将图片或照片放在扫描仪的平台上即可开始工作。
档案管理工作流程 一、立卷归档 档案室将文件材料收集分类——录入机读目录——将档案完毕——装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。 二、借阅 1、本单位人员借阅档案 由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。 2、外单位人员查阅档案 查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办 公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅 人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档 案室填写归还日期。 三、收集、交接、、统计工作 1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整 2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷 3、次年初，兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行(初步立卷)
4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导 5、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷 6、兼职档案员(资料员)填写移交清单，并向单位档案室移交档案 7、档案室对案卷进行分类、 8、编制档号 9、编制案卷目录等各种检索工具 10、入库 11、做好档案的统计、保安 12、开展档案的利用 13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工 四、鉴定销毁 档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。
纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005 1 范围 本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。 本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB／T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB／T 18894?2002 电子文件归档与管理规范 ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法 ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法 DA／T18?1999 档案著录规则 档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 数字化 Digitization 用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。 3.2 纸质档案数字化Digitization of Paper?Based Records 对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3．3 数字图像 Digital Image 表示景物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3．4 黑白二值图像 Binary Image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。 3．5 连续色调静态图像 Continuous?tone Still Image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字 图像。 3．6 失真度 Distortion Measure 对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原 件色彩、几何、压缩算法等差值。 3．7 可懂度 intelligibility 表示数字图像向人或机器提供信息的能力。 3．8 清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表现。 3. 9 分辨率Resolution
新建单位档案整理工作流程档案管理工作,就就是按照一定的原则与方法,把处于相对零乱状态的档案系统起来,以便于保管与利用的工作。档案整理工作的原则就是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管与利用。新建单位档案整理工作的内容主要有:制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆与档案室,档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型: (一)系统排列与编目(二)局部调整(三)全过程整理档案管理工作的意 义 （一）档案的整理世界就是文件之间的有机联系,为发挥档案的作用创造了有利条件 （二）档案的整理就是档案管理所有业务会动的关键环节 （三）档案整理就是实现档案管理现代化的要求 档案管理的具体工作流程 一、制定整理方案 文书档案整理工作,就是指将处于零乱状态的与需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化的过程。就是一项重要的基础工作。文书档案整理方法: 新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位 二、划分全宗 全宗就是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体,就是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 立档单位不就是固定不变的,由于社会的发展,事业的进步,常常引起一些机关的增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题,需要在实践中认真对待。 （一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 研究立档单位就是否有根本变化,主要应该从立档单位的性质与基本职能等有关反面去考察。 （二）立档单位变化所导致的区分全宗 1.新建 新成立的机关、企事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗。 2.分开 一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销,它所形成的档案应该单独构成全宗;新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。 3.合并 有两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。 4.独立 从某一立档单位分离出去作为一个新的单位,它所形成的档案应构成新的全宗。 5.从属
档案数字化建设方案 档案丄作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、LI录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。 业务流程 纸质档案数字化标准:DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》1.制订批次计划 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处 理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接 根据档案数字化加工批次讣划进行出库，对出库的档案进行完整 性检查。 对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。 确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作
按照文件数据库LI录结构与LI录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要LI录补录的档案口录内容，包括确定档案LI录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。 4.档案整理 对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。 拆除装订 影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。 资料及档案内的成册资料严禁拆除。 区分扫描件和非扫描件 区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整 对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。 档案整理登记 详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订 扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。 5.档案扫描 黑白扫描采用（300dpi） TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi） JPG格式。 照片以原色彩为准（600dpi） TIFF格式扫描。 保证扫描图像效果原原件吻合。 大幅面档案采用大幅面匸程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。 需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率?300dpio对资料等成册材料不宜拆卷
湖北省纸质档案数字化操作规程 1适用范围 本规程规定了纸质档案(含文书档案、科技档案、会计档案等)数字化加工的主要技术指标。 本规程适用于湖北省各级综合档案馆。机关、团体、企业事业单位、社会组织参照执行。 2引用文件 DA/T18-1999档案著录规则； DA/T22-2000归档文件整理规则； DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范； 湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档[2004]46号）； 湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）； 关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档办〔2014〕19号）。 3实施主体 3.1纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆及机关、团体、企业事业单位、社会组织（以下简称 －1－
“数字化实施单位”）。 3.2纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关 资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。 4基本原则 4.1统筹规划，分步实施 根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应 优先列入数字化加工对象。 数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。 4.2加强管理，保障安全 遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化 各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。 4.3完善细节，规范流程 对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文 字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏 洞和缺憾。 4.4分工协作，夯实基础 加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数 －2－
档案数字化管理服务流程及规范要求（试运行版） 一、档案领取及项目经理职责： 由公司委派相关负责人和业主方（甲方）进行档案领取及档案交接并办好相关手续。 职务：项目负责人及项目经理 职责范围：负责与甲方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。负责监督公司技术人员规范化加工并培训新来员工。随时把握公司加工进度并进行协调。及时关注并抽查加工质量，代表甲方与技术人员进行及时的沟通及问题协调，确保提卷项目顺利完工。每天监督各岗位操作员的《档案管理计件考勤表》制度的完成。 二、档案调卷分类整理： 待加工的档案从库房搬运到甲方提供的加工现场，项目经理要对档案逐份清点并分类，并办理档案交接登记，与甲方做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求： 2.1由甲方指定专人负责与公司项目经理对接。 2.2填写《档案交接登记表》（附件一）。 2.3在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案，首先要进行人工打码目录。如果用户提供的档案已经有纸质目录或电子目录，操作员要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2、著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给项目经理，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与甲方协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照： 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3、如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给项目经理，由项目经理与甲方协商解决。 4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向项目经理反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5、如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给甲方协商解决。
档案整理工作流程 （一）分类。根据《长沙师范学院归档范围和归类细则》把不同类别的档案区分开来。 （二）划分保管期限。鉴别每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同类别的档案材料作为一个组卷单位，不同类别、不同保管期限资料不能混装在同一个档案盒中。 （三）组卷排序。排序采用年度—保管期限—分类的方法，同一保管期限的档案资料，同一责任者的档案资料按档案形成的时间先后排序；报告、请示件要同批示、批复一起组件，批复、批示在前，请示、报告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;转发件在前，被转发件在后;重大活动资料可装订成册，作为一件。在组卷过程中，去掉重复的档案材料，同类文件较少的可以立薄卷。 （四）去钉书针。 （五）装不锈钢钉。 （六）编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号;空白页不计数，页号的位置在每面材料非装订一侧的下角，每件档案的页号均从“1”开始编流水号。 （七）盖章编号。在保存的每一件档案的右上角空白处盖归档章并如实填写，如图： 说明： 1、责任者：文件形成单位，比如湖南省政府、湖南省教育厅、长沙师范学院等， 联合发文填主办者和“我”（我指我院）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等” 字，未署责任者的文件，应考证清楚再填写。 2、年度：档案形成的年度，按自然年度算，如2009、2011等。不同年度的文件 不得混淆，一份文件有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。 3、档案分类：根据学院档案分类填写，如党群综合（DQ11）、行政人事(XZ12) 等。
4、保管期限：永久、定期（30年或者10年）。 5、件号：归档文件的排列顺序号，同一分类、同一保管期限的档案从“1”开始编流水号。 （八）编目。即编写卷内归档文件目录，如图 归档文件目录 说明： 1、件号：与归档章上注明的件号一致。 2、责任者：文件形成单位。 3、文号：文件相对应的文号，如湘教通[2013]XX号，长师字[2013]XX号等，如果没有就不需要填写，文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。 4、日期：文件的形成日期，没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期。 5、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。 6、页数：既每份文件的页数。 7、备注：对文件的说明，比如附件，列表，图片等。 2
纸质档案数字化基本流程及技术要求 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。具体流程如下： （一）档案整理 在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。 1、目录数据准备 按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。（详见附件） 2、拆除装订 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。 3、区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。 4、页面修整 ?对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；
?折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。 5、档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。 （二）档案扫描 1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的高速扫描仪，并带平板） ?根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。 ?普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描； ?纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描； ?纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描； ?对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描； 2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式） ?页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式； ?页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）； ?页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。 3、分辨率选择 ?采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI； ?采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于100DPI。 （以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理） ?扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整； ?需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原 尺寸显示后是否清晰为准； ?粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫