军用公文写作应把握好“五种关系”
军队各级机关参谋人员撰写军用公文是一项经常性的重要工作，参谋人员要圆满完成这项任务，必须认识和掌握军用公文写作的一般规律，把握好“五种关系”。
一、把握好起草意图与首长意图相符合的关系
军用公文是军队各级首长行使指挥权力的重要手段，参谋人员受命撰写军用公文，其公文起草意图必须与首长意图相符合，不允许掺杂起草者个人意见，如此，才能保证军用公文的质量。参谋人员在写作中对首长的指示和要求，要清楚明白，不能似懂非懂；要全面把握，不能片面理解；要深刻领会，不能浅尝辄止。
首先参谋人员对公文的行文名义、目的、对象、内容、要求、时间等要素要做到心中有数，否则在办理文件过程中容易出现对首长意图的理解偏差；其次要善于把能够反映首长意图的讲话、指示、会议记录及相关文件，有机、完整地结合起来全面分析，对公文中所涉及的事项应着眼全局去考虑，而不是限制在一个局部狭小的范围就事论事，否则就容易断章取义、曲解首长指示精神，不能完全反映首长意图；第三对公文中所涉及事项的关键环节，如原则、方针、核心内容等一定要严格按党委决定、首长交待的指示精神去拟制文件，客观公正地做出科学判断，从而符合实际地制定政策、规定，只有这样，才能确保起草意图与首长意图相符合。
二、把握好行文名义与公文内容相符合的关系
军队各级行文有三种经常使用的行文名义：以党委或纪委名义行
文、以部队名义行文、以机关名义行文。行文名义必须符合公文所反映的内容，才能够发挥军用公文的法定效力，体现军用公文的权威性和约束力，更好地实现行文目的。
中央军委对各级部队及其机关的职权范围有明确规定，在这方面首先要把握的是公文内容是否在职权范围之内，这是确定行文名义的基本依据。通常情况，凡是在本级机关职权范围之内的事项，以机关名义行文，而不以部队名义；超越本机关职权范围的事项、战时或特殊情况下才以部队名义行文；以党委、纪委名义制发的公文，在公文内容上往往侧重部队党委、纪委业务，在公文文种上使用“决定”、“通报”、“通知”等文种较多。其次要把握的是以部队名义制发的公文，其内容大多涉及全局或重大事项，且具有指令性，这类公文通常要由部队首长签发，必要时还应经首长办公会或部队党委集体研究通过；而以部队机关名义制发的公文，则通常只涉及局部，且业务性较强，属于业务部门办理的范畴之内；以党委纪委名义行文的文件，其使用时机与以部队机关名义制发的公文比较类似，即使是部队的党委也不能使用“命令”、“通令”等文种。第三要把握的是公文内容的规格等级也与行文名义密切相关，以部队党委或部队名义制发的公文，其公文规格上要明显高于以部队机关名义和纪委名义制发的公文，在部队实际行文当中，即使是司令部、政治部、后勤部三大机关联合行文，其内容规格也不能与以部队名义制发的公文相等同。
三、把握好公文内容与部队实际相符合的关系
军用公文内容与部队实际相符合，不仅是公文处理条例的要求，
也是作战需要对军用公文的强制性措施，因而起草者必须保证军用公文内容的真实性、所提措施的可行性，不允许有半点虚构和夸张。写请示和报告等上行文，要如实反映实际情况，否则，上级就不能了解真实情况作出正确决策；写决定、通知、通报、指示等下行文，必须符合执行单位的实际，否则，下级接到文件无法执行与落实。
这就要求参谋人员在起草公文前，首先对公文中所涉及事项，要充分了解实际情况，确保言之有据；下命令、作指示、做规定，要以国家方针、政策、法律、法规，部队条令、条例，上级的指示精神和科学技术的成果作为理由和依据。其次要对公文中所涉及事项结合实际实事求是地进行分析，确保言之有理；拟制首长讲话稿、调查报告、通报等文种，应该用典型材料、对比性材料、数字、典故等说明问题、分析问题，夹叙夹议、事理结合，把叙事与明理结合起来，才能提高公文质量。第三要制定科学可行的措施，确保言之有策；写背景、找原因、定措施，要从受文单位的实际情况出发，用具体的事实反映观点，少写情况分析，多写能够解决具体问题的切实可行的意见、对策、办法和规定，才能增强军用公文的执行性与可操作性。
四、把握好公文语言与行文关系相符合的关系
军用公文是以书面语言为表达形式的指挥与交流工具，它的语言区别于文学作品与地方行政公文的语言，既具有明白、平实、简洁、规范等特点，又要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。例如，“报告”、“请示”是上行文，在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、礼貌，多用陈述性语气；“决定”、“指
示”等是下行文，在公文用语上必须体现出坚定、果断，多用祈使性语气；“函”是平行文，在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭，多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词，都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统一，有利于实现行文目的。这就要求公文起草人员在撰写公文时，一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气，否则，就有失体统，不合规范。
对军用公文语言的运用，首先要做到表述准确，无论是命令、指示、决定等下行的指挥性文书，还是请示、报告等上行的报告性文书，语言的表述含义要准确明白、用词要恰当得体、提法要有根有据，否则就有可能起到误导的作用，给部队造成不必要的损失；其次要做到内涵丰富，如指示、通报、报告等大中型文书，不仅要有针对性，还要有思想性，因而在起草公文时，语言运用应避免浅薄、记流水账，而要十分注重语言的高度概括和凝炼；第三要做到语言规范，新版《中国人民解放军军语》（以下简称《军语》）是拟制军用公文的法规性用语，使用《军语》语言拟制军用文书也是《中国人民解放军机关公文处理条例》的明确要求，但使用《军语》并不是呆板，也不是要千篇一律，郭沫若曾经说过：“就语言方面讲，要求字眼总要用得适如其量。这样，表现的概念才会准确，也才会使人感到鲜明”。一篇好的军用公文应该语言规范、道理透彻、论述明白。所以，把《军语》语言同其他语言有机地结合是军用公文追求的目标。
五、把握好行文格式与行文目的相符合的关系
《中国人民解放军机关公文处理条例》对各种公文的格式有着严格的规定，这是为了充分体现军用公文的法定权威性和约束力，从而更好地实现行文目的。每种行文格式各不相同，都与行文目的密切相联。行文目的约束着行文格式，行文格式反映行文目的。例如，发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，就要选用“命令”的文种和格式；对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，就要选用“指示”的文种和格式；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问，就要选用“报告”的文种和格式，文种的选择是由行文目的所决定的。遵循这一原则，就能正确选择公文的文种和格式，明确行文目的，实现公文的效用；违背这一原则，就可能选错文种，用错格式，必然影响公文办理，影响公文作用的发挥，甚至给部队工作造成损失。这就要求公文起草人员首先必须熟悉军队机关公文处理有关条例和规定，严格按照法定的格式撰写公文，不能随心所欲；其次必须根据行文目的和行文关系正确选择文种，采用恰当的表达方式，使所写公文规范适用。
把握好军用公文写作的“五种关系”，才能体现出一级机关参谋人员基本的素养，提高领导机关威信，确保公文质量与军令畅通。
军务文书写作
（讲义）
目的：使同志们了解军务文书写作的一般程序，掌握一定的写作方法，为今后的军务文书写作奠定一定的理论基础。
内容：
一、军务文书写作的三个境界
※二、军务文书写作前的准备
※三、军务文书的起草
四、军务文书的修改
一、军务文书写作的三个境界
我国清朝著名的国学大师王国维，曾在《人间词话》中引用晏殊、柳永和辛弃疾三位大词人的三句词，来描绘做学问的三种境界，具体内容是：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种境界：昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路。此第一境界也。”（晏殊《蝶恋花》）“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。此第二境界也。”（柳永《凤栖梧》）“众里寻他千百度，蓦（M0，去声）然回首，那人却在，灯火阑珊处。此第三境界也。”（辛弃疾《青玉案》）大意：第一境，表示对知识的渴望与执著；第二境，为寻求知识而无怨无悔地付出艰辛劳动；第三境，逢回路转，柳暗花明，终于得到了苦苦追求的知识。
大连舰艇学院徐向东副教授在《政工写作学》一书中大胆提出了军用文书写作的内在规律：军用文书写作是一种“制作”式的工作型写作（这主要是区别于文学创作型写作来说的），并把军用文书写作分为普及型、行家型和专家型三个层次。这里，我们根据军务文书的写作特点，可将军务文书的写作分为起步、发展与超越三个阶段。
第一，起步阶段：机械模仿，学会“照葫芦画瓢”
我们都知道，人类的大多行为都是从模仿开始的，如婴儿学走路、学讲话、学写字等都是从模仿开始的。希腊著名的哲学家亚里斯多德
在其《诗学》里指出过：“首先，模仿就是人的一种自然倾向，从小孩时就显出，人之所以不同于其他动物，就在于人在有生命的东西之中是最善于模仿的，人一开始学习，就通过模仿”。因此，模仿是人类学习的基本方法，是向创新发展的基础。写作的入门，也大多从模仿起步。我们常见的一些有关军用文书写作方面的书籍，如现在比较畅销的《军用文书写作大全》、《军用文书写作的宝葫芦》、《军用文书写作100例》等都是从模仿角度来讲解军用文书写作方法的，书中给我们提供了大量的优秀范文，通过这种模仿训练，既能节约上路时间，又能从中悟出一定的写作窍门。
起步阶段的机械模仿主要有两种方法：
（一）填词法
⒈许多常用军务文书，其格式和要素是固定的，只要填进所要表达的可变内容就行，主要是命令、通知、请示等文种。如任主任给我们介绍的有关士官选取的请示、命令等都可以通过填词来起草。
⒉某些文书的部分内容。某些文书的特定部分可以通过填词法模仿。
如某师退伍工作总结报告的基本情况
根据集团军的统一部署，我师老兵退伍工作于××月×日开始，至××月×日结束，共退伍士兵××××人，其中义务兵××××人，士官×××人。服役未满者×名，评三等残疾××名。去向××省（市）××县（市）。由于我们严格按照集团军的要求工作，因而，今年退伍工作进行的扎实稳妥，安全顺利，部队不松不散，实现了师党委提
出的“××××”目标。
这里我给大家介绍一个会议总结报告的框架，主要是为了说明填词法在公文写作中的应用。内容如下：
同志们：
□□□□□□□□□□工作会议胜利完成了预定的议程，会议就要结束了！会议期间×××作了重要讲话。讲话贯彻落实了中央军委□□□□□□□□的精神和□□□□□□□□□的要求，以及□□□□□□下发的《□□□□□□□□□》，从□□□□□□□的高度，分析了我□□目前面临的形势和任务，阐述了□□□□□□□□□□□□□□□，进一步明确了×××××××××××××××，并对下一步的工作提出了具体的要求。×××的讲话高屋建瓴、总揽全局、内涵丰富，对□□□□□□，□□□□□□，□□□□□□具有重要指导意义。×××副□□在报告中，对□□□□□□□□□□□□进行了全面的总结和具体周密的部署，□□□□□□□□□□。会上，××××××、××××××、××××××等××个单位围绕会议中心议题，介绍了他们□□□□、□□□□、□□□□、□□□□的经验和做法。
□□首长×××亲自到会，并发表了重要讲话，在家的所有领导都参加了这次会议，使与会代表受到巨大鼓舞。会议主题鲜明、求真务实，必将对我师今后的建设与发展产生不可估量的积极影响。
会议期间，代表们围绕×××的讲话进行了认真讨论，对□□□□□□□□□提出了很好的意见。与会代表一致认为，在当前□□□
□□□□□□□的形势下，专门召开会议研究和部署□□□□□□□□□□□□，的确十分必要、十分及时。这次会议开得紧张而富有成效，达到了预期目的，取得了圆满成功。东道主组织严密、服务周到，与会代表普遍反映会议吃得好、住得好、玩得好，总而言之开得好。为此，我代表与会全体代表向×××××、×××××表示衷心地感谢！
………………
这次会议是□□□□□□□□□□□□□的重要会议，是实现□□□□□□□□□□。×××的讲话十分重要，是□□□□□□□□□□□，各单位必须认真贯彻执行。
各单位代表回去之后，要向单位党委汇报会议情况，传达会议精神，组织学习×××的重要讲话，统一思想，理清思路，明确方向，制定措施，全面地、认真地、扎扎实实地贯彻会议提出的□□□□□□□□□□□。
同志们，这次会议□□□□□□□□□□关系到改革、发展、稳定的大局，我们一定要□□□□□□□□□□□□□□□，为□□□□□□□□□□□□努力奋斗！
我在与咱们队的同志座谈的时候，有位同志曾跟我说起这样一件事：他说他刚到军务科的时候，科长分给的唯一一项任务就是用十天左右时间看文件柜里的文件，看文件的骨架、看汉字一、看扁担（一）、看阿拉伯1、最后看括号阿拉伯（1），通过看文件的框架结构来学习文书的写作。科长教给他的这种方法就是我们下面研究的另一种模仿
写作方法——仿写法。
（二）仿写法
仿写法，就是仿效同类文书的思想观点进行写作的一种方法。写文书时，可以把上级、同级或友邻单位的同类文书找出来，仔细看一看，看别人是按什么思想来组织材料的？别人的思想观点是怎样出的？怎样开头、如何结尾，怎样选材，怎样议论的？如何叙述的？如看别人写的退伍工作总结报告的正文共分了几部分，各个部分的观点是什么，只要再结合本单位的情况，突出自己的特点，稍加变化即可，做到这一点，机械模仿的功夫就算差不多了。
例：某集团军2001的退伍工作总结报告的提纲
一、强化中心地位，在组织领导上加大力度
退役期间适值年终岁尾，迎考迎检、年终总结，士官选取、接兵等多项工作交结，头绪很多。为确保士兵退役工作能摆上位，一是反复统一思想。二是完善组织机构。三是科学指导督导。
二、围绕战斗力标准，在关键环节上严格把关
把退役工作的着眼点放在优化兵员结构，提高部队战斗力上，在涉及部队建设质量的关键环节上严格把关。一是科学拟制计划。二是合理确定走留对象。三是下大力安排伤病残士兵退役。
三、突出安全稳定，在抓落实上狠下功夫
一是抓细抓实思想教育。二是严密组织送站。三是加大护送中转力度。
我们常说的“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”讲的就是这
个道理。仿写法适用于初学公文写作的同志，作为初学者，要对典范例文进行反复研究揣摩，认真体会品味，达到烂熟于心，几乎背诵的程度，然后再在此基础上进行模仿写作。在模仿训练中关键要把握两条：一是要多读；二是要精读。多读是为了相互比较，找出规律，区别出好与坏，而不至于随便模仿；精读是为了把别人的思想观点真正揣摩透，变成自己的东西，为创造性模仿储备知识。这里有两句话可以供大家参考：一句是“熟读范文三百篇，不会写作也会编”；另一句是“欲要写得好，须下苦功夫”。
第二，发展阶段，创造性模仿，学会“照猫画虎”
如果说，“照葫芦画瓢”是写作模仿的初级阶段，那么“照猫画虎”则是写作模仿的高级阶段。虎与猫的最大区别在于什么？同志们知道吗？虎与猫都是猫科动物，他们最大的不同在于神态不同。写文章也是这样，成功的作品贵在有神。如果一味“照葫芦画瓢”，写的东西除了材料是自己的以外，框架结构、思想观点、甚至语言等都是模仿别人的，如果没有别人的文件这个“葫芦”，那么我们连瓢也画不出。我们在照葫芦画瓢阶段，重点掌握文章的结构和写作技巧，做到有从下手，但已经熟悉了内在格式后，就不能停留在这里，要逐步减少机械模仿，尽快进入发展阶段，学会创造性模仿，也就是在出观点、选材料、定结构、用语言上下功夫。大多写作高手都经历过这一阶段，正如一位写作高手所透露的那样：他刚开始写作时，不会写，不知道写什么，领导看了不满意，机关认为不上路，自己也觉得不顺眼。一种撕心裂肺的痛苦纠缠着他，心里说：你还不如去到火车站扛
麻包，还不如去掏厕所，为什么选择这个职业，受这样的罪？但他痛苦过后，仍然坚持努力，把领导欣赏的，上级下发的文件中的范文拿来，反复揣摩，认真学习，几乎到了能够整篇背诵的程度，然后自己默写下来，再反复对照，以求改进。这样胸中有了几十篇范文，加上刻苦的磨练，开始上路了，后来就成为了领导离不开的笔杆子。
第三，超越阶段，丢弃模仿，学会“胸有成竹”
思想修养达到了一定的高度，理论修养达到了一定的境界，写作技能达到了一定的精度，就会产生出一些灵感或悟性，这时候，就要勇于超越。悟性是一种升华，是一种对事物的独特认识和驾驭能力，别人看不到的，你可以看到，别人想说而说不出来的，你能率先说出来，进入了这一境界，写作就会收到心想事成的效果，就会写什么创造什么，达到随心所欲而不愈矩的境界。袁枚在《随园诗话》中说：“人闭居时，不可一刻无古人，落笔时，不可一刻有古人，平居有古人，而学力方深；落笔无古人，而精神始出。”要跨入超越阶段，就要丢弃模仿，推陈出新。要推陈出新：
一是要养成不断总结的习惯
1、从自己的成败中总结
2、从别人的成败中总结
二是要培养不断创新的思维品质
在座的同志都来自全军不同的单位，每个单位都有那么一两位写作高手，被称为“××一支笔”。从调查情况来看，这些写作高手在
写材料时，往往能在极短的时间内写出政策性、思想性都很强的材料，原因何在？原因在于他们不但占有大量的写作素材，掌握了一定的方法技巧，更重要的是他们具有观察问题、分析问题与解决问题的科学方法，具备了不断创新的思维品质。江主席说过，创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。我们在写军务文书的时候，同样需要创新精神，需要与时俱进。如写总结，一般的模式是“三段式”或“四段式”，但我们可以根据实际情况进行灵活变通。如某师在写《组织部队冬季野营拉练的总结》时，并没有采取这种固定的模式，而是从拉练准备、摔打部队、拉练管理与处理军民关系四个方面进行了总结。标题如下：一、充分做好拉练前的各项准备；二、在“动”中从严摔打部队；三、把管理贯穿拉练的全过程；四、发扬我军拥政爱民的光荣传统。这个总结结构灵活、语言简洁，给人以耳目一新的感觉。
以上是文书写作的三个境界，这三种境界一个门槛比一个门槛高。要想达到第一个境界，非常容易；要想达到第二个境界，就要付出一定的艰辛劳动；要想达到第三个境界，胖的同志不因写作而把肥减下去，瘦的同志不因写作而多掉一些头发，是不可能实现的。大家可以给自己定定位，看自己目前处于哪个境界之中。但不管属于哪一境界，都要继续努力。处于第一境界的同志，不要嫌自己笨，只要努力，并掌握一定的方法技巧，一定会跨入第二境界的门槛；处于第二境界的同志，要继续努力，朝“一支笔”的目标迈进；处于第三个境界的同志，一是不能骄傲，因为知识在不断更新，部队的情况在不断
变化，如果就此停止不前，跟不上形势的发展，迟早会落后的，二是不能保守，要把自己在写作实践中摸索出来的好经验与好方法，尽可能多地传授给那些肯于吃苦、虚心好学、勇于上进的同志。
二、军务文书写作前的准备
我们写公文，有时拿起笔来写得很顺手，用不了多少时间，一篇稿件就写成了，送给领导上看，还往往受到称赞。但是，有时候，就写得挺不顺手，花了好长时间，伤了不少脑筋，总算把一件公文稿凑合成了，到了领导那里却通不过。甚至有的时候，提起笔来半天写不出一个字，好象不知从何谈起。这是起草公文常常遇到的两种情形。为什么会出现这两种情形?头一种，写得顺手的，是因为动笔前，早已心中有数，因而下笔才有"辞"。这就是说，起草前的准备工作起了作用。后一种，写得不顺手，甚至难以下笔，那是由于动笔前心里没有"数"，也就是起草前的准备工作没有做好，所以提起笔来有千斤重，即使硬着头皮写下去，也很难取得理想结果。鲁迅曾经指出："写不出的时候不硬写"，要在做好准备工作以后再写，因为准备工作是必不可少的基础。这正如一位老参谋所说的，“很多时候，我们起草工作的失败，问题不出在动笔之后，而出在动笔之前”。这确实是经验之谈。有的同志对这个问题缺乏认识，往往把失败的原因自己学历低、机关工作时间不长、写作方法技巧没掌握等方面，这是没有真正找到问题的原因所在。那么，动笔之前要做好哪些工作呢?
（一）要注重积累材料
1、为什么要积累材料？
首先，积累材料是提高参谋人员基本素质的重要途径
参谋人员应当是博学多才、见多识广的人，既要具有较高的马克思主义理论水平和政策水平，又要有广博的科学文化知识和娴熟的业务技能。这就要求我们在工作实践中，刻苦学习，勤于积累。大家都知道，毛泽东同志的秘书田家英同志是一位勤奋学习、十分注意积累资料、工作出色的优秀代表。他上学只上到初中一年级，不满十六岁就投奔延安。他最显著的特点是善于在工作中刻苦自学、积累资料，三十多岁时，他就已经成为《毛泽东选集》前四卷近千条注释的主要撰稿者和审定者，他知识广博，发表过长诗、小说、散文、随笔、书评多篇，对书法、篆刻也很有研究，自1951年以后，他集中全力参加《毛泽东选集》和毛泽东同志其他著作的编辑、注释和出版工作，参加中央有关文件的起草工作。田家英同志之所以既能成为毛泽东同志的称职秘书，又能在学术研究上卓有成就。刻苦学习，并十分注意做好资料工作，是重要原因之一。实践表明：谁在工作学习中注意积累资料，谁就能获得丰富的知识，就能有聪颖的头脑，自身的素质也就能不断提高。俗话说，天才出于勤奋，知识在于积累。讲的就是这个道理。当前，我们军务参谋要共同努力，逐步改变某些同志对军务参谋的偏见，如有的同志一提起军务参谋就是“黑大个，粗嗓门”武士形象，我们要通过材料与知识的不断积累与储备，提高自身综合素质，加强理论修养，争做一名文武兼备的称职参谋。
其次，积累材料是写好公文的一项基础工程
军务参谋的基本职能之一就是在领导者的指导和主持下撰写各种公文，而要能写出符合规格的质量较好的公文，必须十分重视积累资料。我在与咱们队二班的同志座谈时，有位同志说：“他很佩服他们科的一个老参谋，他整天玩，但接到写材料的任务后，常常是在很短的时间内就能高质量地完成，如10多页的讲话稿在2至3个小时内就能解决掉。”我问这位老参谋为什么有这么快的写作速度呢？这位同志解释说：“他平时很注意资料的积累，如以前的文件、《部队管理》杂志、《军报》上的好文章等，并且经常对这些资料进行分类整理，及时输入电脑。当领导布置任务以后，他把存在电脑中的相应资料打开，从中抽出一定的标题或内容，然后再加上上级指示精神、领导意图以及当前的形势、情况和问题等，最后再润色一遍，一个好的稿子就成了。当然，这说起来容易，做起来却很难，要真正达到这一步需要付出许多心血，这位同志年纪轻轻的，脑门子已经亮了。”可见资料的积累是一个长期的艰苦的过程，与积累其它知识一样，是个“厚积薄发”的过程；与买书一样，是“闲时买来急时用”
说到买书，给咱们上兵员编制理论课的李先揆教授就是一个买书迷、看书迷，每逢星期天，他去得最多的地方，就是书店，有时一呆就是一整天，中午连饭也不吃，有次我去书店买书，付款时，服务员看我带着石家庄陆军指挥学院的校徽，就跟我说，你们学校有位戴着眼镜、讲话很和气的老同志，每到星期天就来我们书店看书、买书，我一听，他说的肯定是李教授，一核对，果然不错。后来，我问李教
授为什么那么喜欢看书，他说，买书看书是一种享受，再者，“书到用时方恨少，闲时买来急时用”。李教授这几句话对我感触很深。
我觉得，储备知识、积累资料无论是对教员来说，还是对我们军务参谋来，同等重要。一般来说，公文写作的时效性很强，往往要在限定的时间内完成，甚至要在几个小时内完成。为此，我们参谋人员必须“兵马未动，粮草先行”。这里的“粮草”就是我们写作中的材料，只有做好材料的积累工作，才能为文书的写作打下坚实的基础，才不致于“临到写时抱佛脚”。
2、积累材料的辩证法
主要表现在以下八个方面：
第一，要从整体上、宏观上占有材料
如工作的指导思想和路子就属于宏观方面的材料，指工作所依据的思想与采取的措施，这类材料可以从全局和整体上对工作做出基本的估价。如2001年全军选退工作的指导思想是：“全军部队要坚持以江主席三个代表的重要思想为指导，以兵役法和现役士兵服役条例为依据，认真贯彻国务院、中央军委通知精神和四总部的指示与要求，着眼部队长远建设，坚持依法办事，周密计划，精心组织，扎扎实实地做好今年的士兵退役工作，实现全军无严重违纪、无责任事故、无刑事案件的目标。”
第二，要有主有次地占有材料
唯物主义辩证法认为，我们看问题，既要把握事物的主要矛盾，又要把握事物的次要矛盾。我们收集材料，也是这样，既要收集工作
主要方面的材料，还要收集工作次要方面的材料。如写退伍工作总结报告时，既要注意收集组织领导、管理教育、退伍对象的确定、老兵输送、伤病残的处理等主要方面的材料，同时，还要兼顾收集手续办理、欢送老兵、组织点验等次要方面的材料，目的是全面反映退伍工作的完成情况。
第三，要历史地占有材料
收集往年的材料，一是为了借鉴往年有哪些好的做法，存在哪些不足；二是为了增强材料的连续性，实现工作的自然延续。我们每个军务部门大都有一个资料柜，积累多年的文件资料都在里面，作为有心的参谋，应注意对资料柜里的材料进行归类整理，以便需要时能迅速查出。
第四，要从正反两方面占有材料
积累正反两方面的材料往往能在错误与成绩、失败与成功、教训与经验的对比中给人以深刻的印象。如2001年有一个单位，有500多名退役士兵要在北京中转，集团军在退役工作铁路输送协调会上再三强调，要提前3至5天派人到中转站联系，参加协调会的干部回去后，没有及时向领导汇报，到了老兵离队的前一天才派人去北京联系车票，造成500多名退役士兵中转时无票无座，后虽经总部、军区及车站军代处反复协调得到了解决，但是给集团军的工作带来极大的被动。大家试想，如果这一工作解决不好，500多名退役士兵长时间在北京滞留，所造成的后果是难以想象的。这个反面材料说明，退伍工作如果组织不力，将会给工作带来被动。
第五，要有点有面地占有材料
写作时"心中有全局，手中有典型”，对事物的反映才能既有广度又有深度。如我们教员在了解咱们队每个同志的情况时，不仅要知道面上的材料，如全队有现职军务参谋29人，非军务参谋31人，军务参谋中队务参谋22人、兵员参谋7人，军务处参谋7人，军务科参谋16人，军务股参谋6人，任现职满2年以上的军务参谋6人；等等这些是面上的材料。点上的材料则是指每个人的具体情况，如一班长王荫杰同志是39军116师军务科的队务参谋，任现职已满两年，他自身素质好，业务能力很强，是116师司令部的“一支笔”，来培训的目的是系统地学习部队管理理论。这就是点的材料。
第六，要理性认识与感性认识相结合地占有材料
理性材料有助于认识事物的本质，如各级领导对工作的理性认识、所属部队上报的某些理性材料等；感性材料主要是提供有说服力的具体事实，如各种数字、具体做法等。
第七，要从间接方面占有材料
间接材料，是指间接说明工作情况，衬托思想观点的材料，在写作时可以很好地成为表现思想的旁证，增强文章的说服力和感染力，如开展工作的背景等材料。某单位退工作总结报告中有这样一段材料：“士兵离队的两天中，石家庄、邢台、邯郸地区多为雨雾天气，为确保送站安全，集团军提出了具体要求，部队统一检修了车辆，安装了防滑链、排雾灯，挑选了技术最好的驾驶员开车，责任心最强的干部带车，每批老兵离队都有旅团领导带队组织。”其中“士兵离队
的两天中，石家庄、邢台、邯郸地区多为雨雾天气”，就属于背景材料，这一材料更好地衬托和突出了总结报告中“严密组织送站”的观点。
第八，要注重平“战”结合
所谓平“战”结合，即日常积累与突击积累相结合。平时资料的积累，这里不再多说了，重点讲一下突击积累，主要指以下几个时期：
①某项工作、决策部署后，要及时了解反馈性信息。贯彻执行中，有什么好的做法？有什么问题？原因是什么？应采取什么措施？掌握了这些情况，写作时就不会言之无物，也有助于克服只有布置而无检查的弊端。
②当所属部门单位汇报工作、交流经验时，是积累资料的黄金时期。要多听多跑，特别是深入搜集新情况，掌握第一手资料。
③对各部门、各单位报上来的报告、总结等书面材料，要认真研读。特别是把各种统计数字、工作成果、新鲜经验、存在问题摘记下来，分类整理，如发现材料中的重要情况没有说清或过于简单，就要跟踪调查，彻底搞清。
3、收集材料的渠道
撰稿人员收集资料的渠道主要有四：
一是现成资料的收集
即收集来自上下左右机关单位和本单位制作的各种文书材料，包括领导讲话稿、各种经验材料，等等。
二是交换资料的收集