一、填空题
1、秘书部门处在组织的位置，成为、下情上报，、
的咽喉。
2、在现阶段秘书工作呈现出三大趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作趋势、
趋势。
3、现代信息工作具有、、信息社会化、全球化特征。
4、秘书信息工作的基本要求就是八个字。
5、是更具创造性的信息整理阶段。
6、秘书在决策过程中，只能处于地位，为决策者服务。
7、科学决策和其他决策的本质区别在于。
8、秘书部门检查督办工作具有目标明确、内容系统和的特点。
9、狭义的检查督办是指。
10、沟通协调的工作就是针对变化着的条件作出反映，以求适应环境的变化，重新达到。
11、公文的形成中间经过、、撰拟、审核、、用印。
二、单选题
1、小林是一位刚分到办公室工作不久的新同志，他常常跟朋友抱怨说：“我忙死了，不仅要起草、收发文件、还要迎来送往，还要做立卷归档工作。”这体现办公室（）
Ａ、管理性Ｂ、综合性Ｃ、辅助性Ｄ、枢纽性
2、某办公室秘书小刘秋天到虞山调研，发现当地漫山遍野的成熟苹果没有销路，他连夜把情况整理成文字资料，向报纸、电台、电视台寄送，并与有关食品厂、饮料厂联系，向领导递送调查报告，使得此消息传向四面八方，客户纷至沓来，积压的苹果销往外地。请问小刘搜集信息的方法属于哪一种（）
Ａ、问卷法Ｂ、询问法Ｃ、索取法Ｄ、观察法
3、下列不属于秘书沟通协调工作特点的一项是（）
A、附属性
B、全面性
C、中介性
D、概括性
４、张经理与王总因为工作意见分歧，隔阂越来越大，办公室王秘书想方设法在其中协调，下面能体现王秘书协调艺术的一项是（）
A、去探望两位领导
B、偏向一方
C、和稀泥
D、不偏不倚
5、下列各项属于秘书工作助手作用是（）
A、文书处理
B、枢纽作用
C、事务处理
D、筛选文件
6、秘书与领导者的关系（）
A、同志关系
B、上下级关系
C、主辅关系
D、主仆关系
7、工厂某车间通过技改、挖潜、生产翻番，但其他车间未能同步提高效率，则会导致此车间的半成品压库，资金周转不灵等现象，甚至使全厂生产受损，这种现象符合（）
A、信息沟通导向原理
B、整体效能最大原理
C、组织协调应变原理
D、局部服从全局原理
8、下列属于秘书部门检查督办的范围和对象、内容（）
A、党员违纪问题
B、劳动纠纷问题
C、本单位中心工作
D、违法犯罪问题
9、秘书工作的政治性，主要取决于（）的政治性
A、领导工作
B、单位工作
C、本部门工作
D、秘书自己工作
10、在决策实施中，秘书是重要的（）
A、主持者
B、表决者
C、协助者
D、协调者
11、国务院1999年第28号文件的发文字号应是（）
A、国发[99]第28号
B、国发[1999]28号
C、国发[1999]第28号
D、国务院[1999]028号
三、多选题
１、下列属于秘书沟通协调内容的是（）
A、业务协调
B、决策协调
C、左右关系协调
D、内部关系协调
2、问卷法的优点是（）
A、可以节省时间、经费和人力
B、有利于收集真实的信息
C、所得的信息资料便于定量处理和分析
D、可以避免信息收集者的主观偏见，减少个人误差
3、秘书部门检查督办的职能基础有（）
A、全面理解决策指令
B、熟练高效的信息处理能力
C、及时准确地反馈检查督办情况
D、目的明确
４、领导活动具有（）
A、战略性
B、综合性
C、技术性
D、艺术性
５、信息编制常用的方法有（）
A、转换法
B、图表法
C、对比法
D、核对法
四、简答题
1、何对决策进行评价选优？
2、简述秘书部门检查督办的一般方法？
3、秘书工作的基本属性和主要任务是什么？
4、信息工作在秘书活动中的作用？
五、综合题
秘书应怎样进行失调状态的科学分析？
六、案例分析题
某公司王秘书从媒体上获知我国数处发生森林大火的信息，推测我国木材、纸张将大幅涨价，便建议公司大批购进纸张库存起来，不久公司赢利10万元，其后，他了解到在一次全国订货会上，传出机电产品从过去的供不应求转到了供过于求的市场信息，于是建议公司加速销售库存机电产品，并对该类产品实行限购方针，此举使公司加速了资金周转，提高了经济效益，王秘书也被员工们称为“神算子”，请结合秘书信息工作对以上案例作出分析。
2008／2009学年第一学期《秘书基础》测试卷姓名班级得分
一、填空题：（每空2分，共30分）
1、根据具体任务的性质，秘书工作的主要任务可以分为“政务”和“”两大类。
2、秘书在征得领导同意后，再作引见。引见时秘书应走在来客的，随时招呼、开门等。
3、秘书部门检查督办工作的特点：一是目的明确；二是，三是态度谦和。
4、决策的科学性高低，取决于的正确程度。
5、秘书沟通协调也就是一种调和的过程。
6、秘书人员要起到参谋助手作用，必须正确理解秘书工作的核心的含义。
7、秘书检查督办工作内容中，关于检查督办时间方面的工作内容是。
8、秘书人员做好与本单位子系统各机关、领导人、群众之间的协调工作，这属于秘书沟通协调范围中协调。
9、就是按照一定的要求和目的的，采取科学的数据统计方法，对客观事物进行分析与说明。
10、会谈是指。
11、会议要讨论的核心内容即为。
12、合影时一般主人居中，按礼宾顺序，以主人为上。
13、秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、的作用。
14、小李写的工作报告被上司退回,上面写有“闭门造车”、“空中楼阁”八大字，这说明小
李分析研究不可信，是因为他没有。
15、是处理来信的第一道程序。
二、单选题（每空2分，共30分）
1、特尔斐调查方式又称（）
A、头脑风暴式
B、专家调查法
C、现场观察法
D、统计调查法
2、调查研究的一般程序不包括（）
A、准备阶段
B、调查阶段
C、研究阶段
D、反馈阶段
3、下列属于“失误差”的是（）
A、文化大革命
B、违章建筑未能按时拆毕
C、办公效率低下
D、教育乱收费屡禁不止
4、从秘书工作本身的内容来看，下列属于事务类任务是（）、
A、信息的收集整理
B、调查研究
C、公务接洽
D、处理来信来访
5、上司吩咐秘书不要把电话接进去之后就进去开会了。此时，上司的家人打来电话，称有急事必须马上和上司联系。下面是秘书采取的应对措施，请从中选出你认为恰当的选项。（）
A、询问对方有什么事情，自己就其紧急程度做出判断，并采取对策。
B、告知对方会议将于何时结束，请其到时再打进来。
C、确认是否确有必要马上和上司联系，如果确实是非常紧急的事情，应先将电话挂掉，使用便条将情况通知上司，并请上司指示。
D、不挂断电话，将电话转接到上司所在的会议室，请上司接听。
6、秘书部门检查督办工作的最基本的方法是（）
A、受权法
B、程序法
C、确定目标
D、实施反馈
７、小王接电话问来问去没问清楚，后来把事情办错了，这是违反了接打电话的（）原则。A、态度和蔼Ｂ头脑敏捷C、语言简练D、办事准确
8、一般来说富有纪念意义的会议采用（）签到方式
A、点名式
B、证卡签到
C、簿式签到
D、电子计算机签到
9、秘书在决策形成中的工作是（）辅佐
A、服务式
B、协助式
C、协调式
D、总结式
10、日常办公会、小型座谈会宜选择（）布局形式
A、“T”字型
B、星点型
C、“而”字型
D、“山”字型
11、安徽省各中等专业学校根据省教育厅下达食堂卫生达标要求，及时上报完成情况，这属于信息资料传递基本方式中的（）
A、多向传递
B、双向传递
C、相向传递
D、反馈传递
12、秘书部门调查研究工作的一个特点是调查研究成果的（）
A、综合性
B、政策性
C、时限性
D、时效性
13、几个单位领导各执一说，互不相让，这种不协调状态是（）造成的。
A、新旧体制
B、权益矛盾
C、主观认识矛盾
D、历史与现实矛盾
14、会议的议题由（）提出
A、秘书部门 B 与会人员 C 办公室主任 D 领导
15、有计划地做好疏导工作，是来访处理的（）程序
Ａ、接洽Ｂ、处理Ｃ、立案Ｄ、回访
三、多选题（每空2分，共6分）
1、新刻制的印章在正式颁发启用前应做到（）
Ａ备文通知有关单位B、要做印记
Ｃ印模上报主管部门备案Ｄ旧章停止使用，封好后交原颁发单位
2、若企业发生重大工伤事故，秘书人员的正确做法是（）
A、保护领导，迅速撤离事故现场
B、立即将事故情况向上级汇报
C、等待上级的书面指示
D、通知并协助卫生或公安、消防等部门及本企业职工自教
3、调查前应对调查的对象作初步研究，研究的内容有（）
A、有关的理论政策
B、有关的业务知识
C、有关历史资料
D、有关现实情况
四、简答题
1、简述调查提纲的内容包括哪些？（7分）
2、值班人员的素质要求是什么？（5分）
3、安排领导公务活动的一般原则是什么？（4分）
五、案例分析题（18分）
1、按照上级统一部署，某职业中学定于2010年6月21日下午14：30在学校大礼堂召开争先创优活动动员大会，会议由书记张XX主持，学校全体党员、非党员中层干部和师生代表参加会议，会上，副校长倪XX宣读上级有关文件，常务副校长宣XX通报争先创优活动安排，校长朱XX作动员报告，最后由市争先创优活动领导小组副组长、市委宣传部部长孙XX作重要讲话。秘书刘英负责会议的摄影工作。
（1）请完整写出本次会议的议程。（15分）
（2）请你安排主席台人员的座次。（3分）
2008／2009学年第一学期《秘书基础》测试卷
一、填空题（每空2分，共30分）
1、事务
2、右前方
3、内容系统
4、决策机制
5、矛盾
6、领导意图
7、克服进度差
8、对下关系
9、定量分析法10、双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商
11、议题12、右手13、整体协调14、调查15、签收登记
二、单选题（每空2分，共30分）
1——5 ＢＤＡＣＣ６——１０ＢＢＣＢＡ１１——１５ＤＢＢＤＤ
三、多选题（每空2分，共6分）
1、ABCD
2、BD
3、ABＣ
四、简答题（略）
五、案例分析题
1、（15分）
（1）某职业中学争先创优活动动员大会议程（如写会议议程也对）
会议时间：2009年3月20日下午
会议地点：学校礼堂
参加人员：全体党员、非党员中层干部、师生代表
主持人：张书记
会议程序：
（一）宣布大会开始；
（二）（二）倪副校长宣读上级有关文件；
（三）宣副校长通报学习实践活动安排；
（四）朱校长作动员讲话；
（五）市委组织部孙部长作重要讲话；
（六）散会。
（2）主席台座次安排（3分）
2009/2010第一学期高三
《秘书基础》月考试题(2010、1)
一、填空题（每空1分，共20分）
1、今天我们所讲的秘书是一种职务或职称。小王是某董事长的私人秘书，这里的秘书指
。
2、在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动称为。
3、秘书工作的基本属性有政治性、辅助性、。
4、因城建改造，某学校大门被拆。上级补助ⅩⅩ万元，要求建一豪华气派大门。该校研究后，决定建一美观实用大门，将余款建一多媒体教室。该方案得到上级的赞许。这说明领导意图是上级指示与具体情况相结合的产物。
5、秘书小王帮助领导处理文书事务、筛选文件，这是秘书作用的具体体现。
6、是秘书信息工作的灵魂。
7、决策实施反馈阶段，秘书的辅助功能主要表现在编制实施计划，。
8、决策的基本特征有创造性、目的性、边缘性、选择性、等。
9、决策方案设计方法有仿照法、组合法、。
10、主题分类法可按照主题词的汉语拼音字母音序、汉字顺序等排列。
11、秘书在决策过程中，职能处于地位，为决策者即为领导服务
12、检查督办有两大功能，一是起到提高工作效率；二是为决策的正确贯彻起到了作用。
13、秘书部门检查督办工作具有目标明确、内容系统和的特点。
14、有些单位故意“念错经”，搞上有政策，下有对策，此属差
15、由决策机关对有偏差的决策方案作必要的调整和修正，使决策更加完善，以期达到既定的目标，这也是的一种表现形式。
16、是秘书部门检查督办工作最基本的方法。
17、就秘书检查督办的本质而言，旨在收集决策指令实施过程中的反馈信息，促进决策指令的实施，并不具有的权利与责任。
二、单选题（每空1、5分,共30分）
1、下列不属于秘书政务类任务的事项有（）
A、催办
B、调查研究
C、承办会议
D、收集处理信息
2、某校拟举办五十周年校庆活动，决定由校办公室承办。这是秘书部门（）的体现。
A、领导作用
B、带头作用
C、“不管部”作用
D、特殊作用
3、下列哪项属于信息的特征（）
A、局限性
B、自发性
C、独享性
D、时效性
4、秘书做好信息工作的准确性是指（）
A、原汁原味，不能加工
B、准确无误，真实可靠
C、符合口味，领导满意
D、短小精悍，经济实用
5、信息加工的第一道程序应当是（）
A、校核
B、加工
C、编制
D、筛选
6、安徽省各中等专业学校根据省教育厅下达食堂卫生达标要求，及时上报完成情况，这属于信息资料传递基本方式中的（）
A、多向传递
B、双向传递
C、相向传递
D、反馈传递
7、“蚂蚁搬家，蛇过道”“暴雨不久将来到”根据信息源的性质分，它是（）。
A、自然信息
B、社会信息
C、经济信息
D、短时信息
8、某办公室秘书小刘秋天到虞山调研，发现当地漫山遍野的成熟苹果没有销路，他连夜把情况整理成文字资料，向报纸、电台、电视台寄送，并与有关食品厂、饮料厂联系，向领导递送调查报告，使得此消息传向四面八方，客户纷至沓来，积压的苹果销往外地。请问小刘搜集信息的方法属于哪一种（）
Ａ、问卷法Ｂ、询问法Ｃ、索取法Ｄ、观察法
9、决策科学性的高低，取决于（）
A、决策者的个人水平
B、决策对象的难易
C、决策机制的正确程度
D、决策结果的好坏
9、秘书在决策形成中的工作是（）
A、服务式
B、协助式
C、协调式
D、总结式
10、最主要的反映秘书工作本质特点的是（）
A、综合性
B、服务性
C、政策性
D、依附性
11、信息工作的核心是（）
A、信息的收集
B、信息的加工整理
C、信息的贮存
D、信息的传递
12、有关卫生系统改革方面的信息,对市政建设系统的秘书部门价值不大,而对卫生系统秘书部门来说,价值很高。这正反映了( )
Ａ、综合性Ｂ、针对性Ｃ、时效性Ｄ、经常性
13、量表是适用于较精确地调查（）的工具
Ａ、人们主观态度和潜在特征Ｂ、客观事物和明显特征
Ｃ、客观事物与人们的主观态度Ｄ、人们的能量与特征
14、秘书必须抢时间、争主动，向领导提供“预测性”信息，是秘书信息工作的（）
原则。
A、追踪原则
B、超前原则
C、选优原则
D、全面性原则
15、决策就是为了行动，只有通过行动，决策得到实现，其表明的特点是（）
A、创造性
B、主观性
C、边缘性
D、选择性
16、推诿或顶牛属于（）
A 、进度差B、行为差C、效果差D、失误差
17、秘书在决策前的服务式辅佐工作中要做好（）准备，收集并处理好组织内外各相关方面的信息、资料，使决策适应内外环境的条件,符合组织运转的实际需要。
A 信息依据
B 法规
C 多元群体智能
D 草拟多种可行方案
16、下列属于“失误差”的是（）
A、文化大革命
B、违章建筑未能按时拆毕
C、办公效率低下
D、教育乱收费屡禁不止
18、涉及下属机关和部门的工作，首先要由下属机关和部门进行检查督办，这种方法称为（）
A、程序法
B、受权法
C、分层负责法
D、普通法
三、多选题（每空2分，共10分）
1、秘书人员与具体领导人相处的原则为（）
A、知识互补原则
B、思想体系一致原则
C、相互信任原则
D、相互适应原则
2、股市行情，属于（）
A、静态信息
B、动态信息
C、长时信息
D、短时信息
3、信息资料传递的基本方式有（）
A、新闻传递
B、反馈传递
C、电信传递
D、相向传递
4、属于秘书工作中检查督办的范围（）
A、群众反映的党员违纪问答
B、本单位日常重要决定事项办理情况催办
C、秘书部门以报刊中了解到的受伤农民工与包工头之间的赔偿问题
D、下级单位请示中需要批复，答复事项的催办。
5、秘书被领导授予较大的权力进行检查督办，秘书权力有（）
A 看密级较高的文件
B 列席单位的负责会议
C 列席除讨论人事任免外的最高会议
D 列席重要会议
四、简答题
1、简述秘书的参谋作用。（3分）
2、科学决策包括哪几个阶段？（4分）
五、综合题
A厂是B公司下属的一家企业.前几年以军工产品为主,经济效益一直很好。 1990年以后,军工任务大量压缩,B公司又无适销对路的产品安排,要求企业自求生路.在企业由生产型向生产经营型转变的过程中,全厂干部,工人一时难以适应,生产任务大幅度下降,企业面临严重困难.这时B公司正在研制开发某新产品系列.B公司和有关领导认为,该新产品系列的所有设备部件都应在公司系统内自行配套解决,自成体系.根据A厂的加工设备及其技术力量,公司决定A厂立即上马生产其中的一个重要配件.这种配件精度高,生产难度大,有许多技术难题需要攻关解决.A厂的干部,工人感到难以承担.B公司有关领导却认为,"有活干总比没活干强",还是拍板决定先试制,后小批量生产.经过一年的努力,共生产了××套,每套成本高于进口同类型机,而且存在不少问题,原订货单位提出中止协议.A厂立即组织专门力量进行突击抢修,由于各种原因而告失败,使大量半成品,成品成了废品,损失重大.请根据科学决策的有关原理,分析这个决策失败的主要原因.
2、周一上午，某高校办公室小邓秘书刚上班，办公室张副主任就找到小邓，问他市教育局
催要的教育工作年鉴材料准备得怎么样了，要抓紧定稿，务必于当天下午下班之前以书面材料和电子文档两种形式报市教育局。小邓秘书刚要坐下整理年鉴材料，就被办公室刘主任叫去，告诉他为体现“一方有难，八方支援”的精神，帮助汶川地震灾区恢复重建，学校决定下午4点40分在办公楼前广场举行一次“心系灾区爱心捐款”活动，并说有关准备工作已安排徐秘书落实，让他尽快起草一份通知下发各部门。九点刚过，校长从市里开会回来，要求小邓立即打电话通知各部门，下午2点28分全校教职工在办公楼广场举行集体哀悼仪式，沉痛悼念汶川大地震遇难同胞，并要他请徐秘书尽快将校园网主页各栏目全部套黑，即时反映有关悼念情况。
短时间内领导交办这么多紧急任务，小邓秘书应如何发挥助手作用，做好事务处理工作。（10分）
1、秘书工作中会经常接到临时性的紧急任务，秘书人员要主动配合领导做好事务处理，认真完成领导交办的临时性工作（1分）。秘书要学会权衡轻重，区分缓急，学会“弹钢琴”（1分）
几件事比较起来，紧急事务优先办理，小邓秘书应该按下列步骤进行：
（1）先起草捐款活动通知，并安排有关人员及时下发（2分）
（2）催促徐秘书在安排下午活动准备工作的同时，尽快对校园网主页进行调整
（2分）
（3）打电话通知各部门认真组织教职工参加下午的集体哀悼仪式（2分）
（4）及时向领导汇报有关工作的落实情况（1分）
（5）年鉴材料可安排在下午整理上报。
2、B公司作出A厂生产“重要配件”的决策，失误的重要原因在于违背了科学决策的有关原则：
（1）违背了客观原则，客观原则是科学决策的首要原则，B公司领导不是从客观出发，不问A厂条件是否具备，主观决定A厂生产“重要配件”（3分）（2）违背了可行原则，B公司领导未对A厂生产的“重要配件”的技术，设备等进行可行性分析论证，因为“A厂的干部，工人感到难以承担”生产“重要配件的任务（3分）
（3）违背了经济效益的原则，企业生产经营是讲经济效益的，为B公司领导却认为”有活干总比没活干好“，不讲效益，结果使大量半成品，成品成了废品（2分）
分析深刻，有创见（2分）
案例分析50\
“来访者”
梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前二年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种子和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。
王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：
（1）将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。
（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。
（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。
（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。请你对上述4种方式判断正误，并结合案例内容，运用相应的理论进行分析，逐条说明理由。
[简析] （1）错误。信访工作应遵循的方针之一为满足群众的正当要求，将张某所反映的情况压下来则是压制张某的正当要求，会使问题不能及时解决，违反了信访工作及时、就
地依法解决问题的原则。（2）错误。行政机关及其工作人员在办理信访事项过程中，不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转送给被检举、揭发控告的人员和单位。（3）错误。原因同（2）。（4）正确。信访工作应按照分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促、检查，并可提出意见。
2、案例：“周到”
试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当？具体应当怎么做？应注意什么？
某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考三种处理办法：
一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后在向领导汇报。
[简析] 谢秘书宜采取第四种办法。具体做法是：先给出事现场附近的直属单位工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部作好抢救伤员的准备；给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，秘书在紧急时刻要坚守岗位，随时关注事态的发展，并协助领导做一些联络事务。
3、案例：“潜在的生产力”
某省自然资源丰富，有茂密的森林、大型的矿床、独具特色的物产、理想的区位。但由于历史的原因，其社会经济基础相当薄弱，这就制约他们经济的腾飞。改革开放后，该省筑巢引凤，广交天下朋友们，共同开发他们的丰富宝藏。该省接待部门的同志积极、认真地做好领导的助手，热情接待有关部门的来访人员，尽最大努力为来宾提供工作和生活上的方便，并且不失时机地向来宾介绍该省丰富的自然资源和发展潜力，同时不作隐瞒，坦率地说明由于缺乏资金，宝藏仍沉睡地下，未能产生应有的效益，为中国走向现代化服务，若是能以外资加本地资源来共同开发，将彼此都获利受益。接待部门的同志还根据来宾情况主动穿针引线，沟通该省有关部门、单位与来宾的联系，促进了来宾与各职能部门的相互了解，增进了合作意向，增强了来宾在该省投资的决心，仅一个铝厂项目投资便达27亿元，一个化肥总厂项目就投资7.5亿元。
[简析] 接待工作是政府的一个组成部分。接待工作的接触面比较广，客人来自四面八方、各行各业，这是一可以充分利用的广阔空间，大有作为。通过活动，可以为经济建设穿针引线，架桥铺路，一是通过接待客人的机会，积极介绍具有特色的资源，经济发展状况和发展潜力，让客人多了解本地区；二是注意收集经济方面的信息，并及时向有关方面反映传递；三是主动做好经济合作、协作的穿针引线工作。某省接待部门的同志能为该省经济建设作出重要贡献，就是做好了这一工作，从这个角度来说，接待工作是“潜在的生产力”。4、案例：“被动与主动”
一次某地党代会人数比较多，食宿安排难度大。会议接待人员工作做得好，得到了代表的夸奖，领导的通报表扬。做法是，会议接待人员改变过去等待领导批示为主动建议、请示，从会议住地的安排到经费预算，事先到有关宾馆调查摸底、综合分析，做准备，先后3次做出4个会议食宿饭店和会场安排方案呈报领导决策参考。最后领导决定，按方案提出的意向选择了食宿、交通、会场较为有利的锦宁饭店作为大会食宿饭店，锦宁剧场作大会会场。在接待工作中，从代表食宿、讨论地点、会场安排、医疗保健、车辆调度、组织代表乘车，到老同志的关照逐项落实到人，一环扣一环，环环不脱节。全体接待人员全力以赴，一必扑在接待工作上，坚守岗位，积极努力，按高要求善始善终做好工作。
[简评] 议接待工作，常常处于被动之中，但是只要我们积极主动去做，经常注意向领
导和主管部门了解有关的信息，就可变被动为主动，以主人翁精神，高度的责任感，把工作搞好。前面提到的会议接待人员就是这样，他们腿勤脑勤，一旦掌握召开会议的信息，不等领导交代，就主动做好准备和安排方案报告领导，领导一批准，就一一实施落实。因此获得了较好的效果。
5、案例：“怎么办”
试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当？具体应当怎么做？应注意什么？
某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考三种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后在向领导汇报。
[简析] 秘书宜采取第四种办法。具体做法是：先给出事现场附近的直属单位工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部作好抢救伤员的准备；给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，秘书在紧急时刻要坚守岗位，随时关注事态发展，并协助领导做一些联络事务。
6、案例：“通知必须按时转达”
某省委决定于某月某日召开一次重要会议，省委主要领导同志指定省委的C领导同志一定要参加。交办此事的一位办公厅领导同志还特别交代，要提前发通知，以便于C领导预先安排工作等等。值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”那位主要领导马上找发通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到C的秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。
经过与C领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从省委的安排，取消了C领导安排的会议。
[简评] 作为一名专职的秘书，虽然工作繁忙，如果安排得好还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次之分、急缓之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。如果C领导的秘书，能注意到这方面，立即报告，就不会出现两会冲突的事情。
7、案例：大发雷霆成“被告”
M地区行政公署信访办老毕，生性耿直，说话不慎，素有“炮筒子”之称。一日老毕接待一批年轻的集体上访者，来人所诉为两企业间的房屋产权纠纷问题。岂料老毕却是此事的知情人，对事情的历史渊源及现状一清二楚。而对年轻的上访者，老毕本应将事情的来龙去脉耐心地向他们说明，然而当时的老毕已产生一种逆反心理，感情的冲动已完全代替了理智。未等上访者申诉完毕，他便拍案而起，高声训斥：“谁说那栋房屋是你们的？ (70)
年代我就住在那栋楼上，你们懂什么？”……带着满腔怨气的上访者立即反唇相讥：“你不是政府的干部，你没有资格接待我们！”双方立即成对峙之状。信访办主任不得不出来打圆场，费了好大的劲才把群众的情绪缓和下来。过后，这些上访者向地委和行署领导“告状”，说信访办的一些干部态度不好，等等。老毕成了新一轮上访的“被告”。信访干部并非圣贤，偶有过失，亦在常理之中。然而承认错误充其量只等于纠正了错误的一半，尚须认真总结，吸取教训，方免重犯，正所谓前事不忘，后事之师。有鉴于此，剖析以上实例，我们至少得到如下启示：
其一，信访干部在正式答复群众前，必须熟悉党和国家的有关政策，做到得当准确。为避
免个人知识的局限所出现的漏洞，书面答复的文稿事先应由集体讲座后报主管领导审定。其二，信访干部应具备“任凭风吹浪打，稳坐钓鱼般”的涵养功夫。在接待群众时，要耐心听取群众的申诉，然后慎重给予答复，不要为群众的情绪所影响。那种“他伤感我流泪，他发火我拍桌，他喜悦我高歌”的作为，不是信访干部应有的品格。假如把信访接待比作一场文艺晚会，那么，信访应是晚会的主持人，而不是观众。紧紧把握住这一点，将不愧为一个成熟的信访干部，“答复”的漏洞也将减少到最低限度。
[简评] 给信访群众作“答复”是信访工作中一个极为重要的环节。“答复”是否得当，不仅体现信访干部自身的思想政治和政策水平，文化道德修养以及业务熟练程度。而且关系到信访工作的实际效果，即社会矛盾的化解或激化。“答复”得当，群众情绪得以正确疏导，矛盾易于化解；反之，矛盾极有可能激化，导致群众重复上访。在一般群众的眼中，信访干部是党委和政府的发言人。因此，信访干部在接待群众时，必须注意自己的身份和形象，说话须“斟词酌句”，做到慎之又慎。
8、案例：小事也不应忽视
在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。
[简评] 此事给了我们一个深刻的教训。颁奖，一个发，一个领，本是小事一桩。但如果认为事小不予重视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致地组织实施，那么小事也会出错。并且还会小事变成了大错，影响整个会议的质量。假如我们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。
9、案例：临时动议节外生枝
一次，上级领导到某滨海城市考察。在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。而车开出不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。原来，他们认为只看一个旅游点不够，应让上级领导乘车沿着海滩多看一看。没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。无奈，原来分乘两辆车的人，只好往一车挤，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。此次海滩考察着实令人扫兴。而原定的汇报会也因此不能如期进行了。
[简评] 接待上级领导前来考察，是下属单位一件很严肃的政治任务，像上述这种临时随便改动原定计划显然是不可取的：1.不做可行性调查，盲目行事，使考察活动受客观条件限制无法进行，白白浪费时间、人力、物力。2.不做合理安排，临时增加考察内容，没有及时
通知有关人员，造成随同上级主要领导前来的人员不能参加，不该去的却挤去凑热闹，直接影响考察效果。3.不做应急准备，临时动议的事，会随时发生预料不到的问题，但却不协调各方，待车陷沙滩时，无从联络救急，只落得个乘兴而去，败兴而归的结果。前车之鉴，后事之师。对领导同志活动的组织服务工作，应慎之又慎。已经领导同志同意的活动计划，不是十分需要，不要随意更改变动。确需变动的，务必及时通知有关人员，慎重考虑，周密组织，稳妥行事，确保万无一失。否则，打无准备之仗，必遭败北。
10、案例：偶然疏忽后果不小
某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。
[简评] 问题就出在这位接电话的秘书身上。这位同志是讲粤语和客家话长大的，对普通话的语音辨别力差，别人讲普通话的“汛”，他听成是“震”。“汛”、“震”相混闹出了上述笑话和事故，可见语音是语言交流不可忽视的要素。语音听错了，语言的意思就变样了，听者就可能作出有违说者初宗的举动，传递错信息，贻误领导的决策，工作造成损失，上级的指示就会被歪曲弄成相反的意思。所以要讲好普通话，这是秘书人员一项基本功。早在1956年国务院就发布了《关于推行普通话的指示》。1958年毛主席发出“一切干部要学好普通话”的号召。1982年公布的我国的宪法规定“国家推行全国通用的普通话”。现在普通话在我国已较为普及了，已成为我国各民族共同的语言。语言能否起到便于人们交际的作用，关键在于说、听双方对语言的认同。秘书人员为工作接触四面八方的人，在交往中，必须用约定俗成的、规范化的语言——普通话，才能共同了解说话的内容。强调讲好普通话，并不是要取消方言，而是消除方言间的隔阂，提高语言的交际作用。秘书工作要建立必要的制度，接电话应是制度中的重要一项。有了制度，工作就增加了一项监督的职能；有执行制度作保证，就可以防止或减少工作中的差错。制度的主要内容，应包括听到电话的铃声后，应尽快接听，并随时备有纸笔，重要的事情要随时记录下来，有条件的还可以同时进行录音。记录的项目，除如实记下对方讲述的内容外，还要记明来电话的时间、单位、姓名以及必要的联系电话号码等。记下对方讲话的内容后，要当即重复口述一遍进行核对，对方确认无误后方进行办理。记录的内容不要加进记录人任何主观猜测的东西，否则电话的内容就会走样，并随而出现偏差。上述“汛震”之错，就是一例。秘书人员要注意思想政治修养。要搞好工作，首先要有一个健康正确的思想，切切不要夹杂着一些不健康的思想情绪去处理事情。上述听电话的差错，就是受地震惊恐情绪的干扰，而错把“防汛”，想当然地认为是“防震”。这种教训不可忘掉。
11、案例：“集体上访事件”
某县贮木场下属木材流送站，是自治区林业部门的一个基层场站。因经营不善，年年亏损。为适应社会主义市场经济的要求，经上级有关部门批准，当地政府同意，将该站全部财
产及在职职工移交县政府。但退休职工仍归贮木场管理。由于他们对贮木场领导不信任，担心退休工资没有保障，因而极力反对，怨言和不满情绪日益增多。虽经场领导耐心教育，也无济于事。1995年7月，当地政府决定由县交通局实施，将流送站场地改建停车场，但退休职工不愿撤出原住房，当施工人员拆房时，他们极力阻拦，双方争执激烈，矛盾激化，并有可能造成流血事件。因此，在7月7日早晨，25个老同志集体上访县政府，要求主持公道，按政策解决他们的福利待遇问题，否则他们要越级上访。县政府领导对此事十分重视。在事发后连续两天召开专门会议，由县长、副县长出面与贮木场领导共同研究，分析了退休职工所提的问题，提出了几条解决办法：一是在城区解决退休职工住房问题；二是召开退休职工子女座谈会，要求他们协助做好老人思想工作；三是召开职工子女所在工作单位领导会议，支持他们子女承担搬迁的实际工作，在运输工具、时间、人力、房屋等给予支持。在各方努力下，两天内完成了搬迁任务，顺利地交出了场地，避免了一次流血事件和越级集体上访的发生。
[简评] 集体上访是部分社会成员为同一问题在同一时间向社会组织、管理者发起上访行为的信访活动。按照国务院1995年12月28日颁发的《信访条例》第十二条规定，“多人反映共同意见、建议和要求的，一般应当采用书书信、电话等形式提出；需要采用走访形式的，应当推选代表提出，代表人数不得超过5个”。上述某县木材流送站退休职工25人集体上访是不符合《信访条例》的应给予劝止。集体上访是在新旧体制转换和社会利益格局调整中出现的新情况和新问题。它涉及退休职工切身利益，处理不当，影响经济建设发展和社会安定。该县政府及贮木场领导及时发现了矛盾所在，运用思想教育与解决实际问题相结合的方法，采取果断有效措施，合理解决退休职工所反映的要求，把问题解决在可能酿成流血事件之前，积极主动地工作，领导出面，多方协调处理，统一认识，统一步调，共同处理好集体上访问题。
12 、案例：公文与法律
1993年3月，某省人大常委会举行第十二次会议作出决议，决定撤销该省某市人民政府的108号文件。决议一公布，立即在省直和各地、市机关引起一阵不小的震动。原因主要是某市政府的108号文件不符合国家《土地法》。108号文的主要内容如下：
关于金滩外商投资开发区征用土地的批复
市外经贸委：
报来《关于要求批准征用金滩外商投资开发区1500亩土地的请求》收悉。
建立金滩外商投资开发区是市四家班子集体研究决定的。这是市委、市政府贯彻省委、省政府“筑巢引凤”战略决策的重大举措，标志着我市对外开放进入了一个新时期。尽快把握、金滩外商投资开发区搞起来，对我市乃至全省经济实现跨跃式发展将起重要作用。为此，特批复如下：①同意你委征用金滩区域土地1500亩，其中水田1050亩；②根据市委、市政府的“低门坎”政策，可根据水田、旱地不同，地块区别，给予适应优惠地价；③请市土地、规划，城建等部门积极配合，大力协助外经贸委做好征地等项前期工作，
此复
XX市人民政府
1992年8月18日
XX市政府的108号文下达到市直各部门后，不到两个月，金滩外商投资开发区的蓝线图已绘制出来。紧接着是100多家房地产公司一股炒卖蓝线图的热潮，地价由每亩5万元炒到每亩50万元，引起了金滩区农民群众的强烈不满，集体上访和越级上访不断[简评] 一件公文，引起如此大的效应，在XX市是前所未有的，这说明了机关公文是何等重要。机关公文，是党政领导机关在实施领导、处理公务过程形成的具有特定效力和
规范格式的文书；是传达、贯彻党的路线、方针、政策，指导和布置工作的工具。中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》第五章第十六条规定：“起草公文应当做到：符合党的路线、方针、政策和国家和法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。”因此，负责机关公文处理的秘书人员必须具有很高的政治素质和业务素质，掌握党的路线、方针、政策，通晓法律、法规和经济、科技、文化教育等方方面面的知识。《中国共和国土地管理法》第四章第二十五条规定，“国家建设征用耕地1000亩以上，其他土地2000亩以上的，由国务院批准”。XX市人民政府的108号文件显然严重违反了《土地法》，不能执行。
13、案例
某地委统战部为了及时贯彻省委和地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的指示精神，向各县（市）委下达了一个通知。通知是这样写的：
关于认真负责地推荐优秀的党外人士进入各级领导班子的通知各县（市）委：
为了进一步加强统战工作，充分调动党外人士的积极性和创造性，根据省委、地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的精神，特作如下通知：
（1）略。
（2）每个县（市）都要推荐3-4名优秀党外人士进入县政府、县人大常委会、县协的领导班子中。
（3）每个县（市）都要建立起一个党外人士人才库。
（4）（略）。
以上通知，望认真执行。
中共XX地委统战部
199X年X月X日某县委办公室接到这个通知后，负责办文的某副主任感到为难，征求负责督查同志的意见，也觉得不好执行，也无法立项督查。于是就向地委办公室反映。地委办公室的同志与地委统战部的领导同志协调后经地委领导同意，采取地委办公室转发的形式下达各县（市）委贯彻执行。、[简评] 地委统战部根据自己的职责，主动发文贯彻地委意，为什么某县委办公室认为无法执行呢？这是因为，干部工作属于组织部门的职责，要贯彻这个《通知》精神，就必须将文件转县委组织部落实，并进行立项督查。这变成组织部去贯彻落实统战部的指示，显然不符合党委各部门的职责。地委统战部的工作作风应该肯定的，那怎样才能迅速贯彻地委的意图呢？《中国共产党机关公文处理条例》第四章行为规则中明确规定：“党的机关行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。”党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。据此，地委统战部可以通过两条途径行文落实地委的指示精神。一是向地委请示以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。
14、案例：
机关企事业或社会团体的印章，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力。印章的使用有严格的规章制度，用印必须遵循一定的手续，不能违章用印，擅自用印。一个单位掌握印鉴的人，他的手起落之间，担负着重大关系。
某厅办公室印鉴管理员，一日中午将近下班时，遇到下属公司一个常来办
事的党支部书记兼经理，拿着一份他女儿参加成人高考的登记表，要求其签署主管部门意见，并加盖厅的公章。开始监印员要他找厅人事主管处盖章，但这位经理借口“已经下班，没时间了”，并说“单位已同意盖章了”。碍于“熟人、面子”并以“她考上才算数”为理由，因而不坚持原则，而在登记表上签署意见，加盖该厅的印章。
一年后，群众揭发，经理弄虚作假，以权谋私，用单位指标，骗取单位和主管厅签印，送不合条件子女入高校读书。经有关部门查实，除对当事人作了纪律处分外，对不坚持原则，越权、违纪，随意用印的某厅办公室监印员也给予党纪处分，并取消当年“优秀党员”称号。对该经理所在公司的印章管理员也进行批评教育，责令其作出书面检讨。
[简评]
单位印章是单位法人代表的凭证，它的使用权属单位主要负责人，使用权除主要负责人外，还有他授权分管某方面职责的副职和该单位办公室主任。办公室的印章监管员，只有代为管理的职责，只有在单位领导人签字认可的情况下，才能代领导者在正式文书上用印。未经领导者授权随意代替单位签署意见和用印，就是越权、违纪行为。
印章管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。单位文书往来频繁，印章使用率高，监印员政治素质就是首要，办事要做到认真细致。严肃谨慎，善于辨别事物真伪，应变能力强。确保正确用印，杜绝印章使用的漏洞。
组织纪律性强，也是监印员的必备条件。办公室办文、办事中，待人接物，琐碎繁杂，印章管理员往往要兼任其他方面的工作，业务上有不熟练之处，在所难免，多向领导请求、汇报，不要不懂装懂，擅自做主，当可减少或防止行文、办事用印过程中出现的差错。
15、某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。此后，在长达半年多的时间里，王X既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王X作了深刻检查，并被行政警告处分。
[简评]
造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡薄。〈机关档案工作条例〉第二条规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。王X作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了《档案法》第二十四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任何人
未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。
16、案例：
刘某，某机关文书处处长。在平时的交往中，刘某得到了一位女港商的垂青，在刘某看来这是一件正常不过的事情，丝毫没有意识到艳遇后面所隐藏的一桩骗局。一天，刘某违反规定将女港商将刘某办公桌上放着本该叫秘书及时归档的文件全部装进了随身携带着的小包。事发后，刘某自然受到了法律的严惩。看守所里，刘某懊悔地对前去采访的记者说：“谁会想到她会对那些‘过时’的文件感兴趣呢？”
[简评]
文件是管理国家政务，联系和处理工件、交流情况的一种工具。文件在完成了文书处理程序后，就要将其中对日后实际工作和科学研究活动有一定查考价值的文件，按照一定的规律集中保存起来，文件也就转化为档案。
女港商之所以对那些“过时”的文件感兴趣，就明显地说明这些文件还具有一定的价值。
机关文秘人员作为掌管核心机密的机要人员，工作中要受到严格的纪律和制度约束，其所在的办公室不应当让一般人员进入，对非本机关工作的人员更是如此。作为掌管机关核心机密的文书部门的领导人，刘某却违反了有关规定和要求，并由于缺乏档案知识，将本该及时归档交机关档案部门保管的文件，放在自己的办公桌上，这就给一些别有用心的人以可乘之机，给国家造成损失。
17、案例：
张XX系某机关综合档案室馆员，因对单位住房分配有意见，为发泄内心不满，在整理文书档案时，利用编号、装订案卷之便，故意从永久保存在档案中抽出1042页档案文件，扔入装废纸的麻袋中，企图随废纸销毁，惹已撕毁的档案87页，撕下整页（未碎）的922页。这些被撕毁的档案内容涉及一些党员、干部、工人犯错误的检查及处理结果，还有一些有关党组织、党员、干部编制、机构等的登记表及统计报表。案发后，张XX受到了法律的惩处。
[简评]
有效地保护和利用档案，是档案立法的根本宗旨，确保档案的完整与安全，是档案工作者应该履行的最基本的职责和义务。为此，〈档案法〉第九条专门对档案工作人员的素质作出了规定，即：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”张XX作为已获得档案中级专业技术职务的工作人员，理应懂得这些基本演出常识。遗憾的是她做出了令人痛心的事，她这种以撕毁档案来发泄内心不满的行为显然是违背了档案工作者的职业道德，是一种违法行为。
此一案件的发生，给各级领导也敲响了警种，对机关档案干部的配备，一定要注重符合干部的“四化”要求，特别是要重视对档案干部政治素质和法律意识的再教育、再培养，使其整体系质真正能与所担负的工作相适应，避免类似案件的再度发生。
18、案例：
某市一家机械厂于1994年2月份与市机械研究所合作研制生产2L30型装载