成为一名总经理满意秘书的五大秘诀
如何当好总经理秘书
《现代汉语词典》对秘书的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。总经理秘书应是掌管企业文书或者档案并协助总经理完成日常工作的人员。
要当好总经理秘书，首先要明确秘书的工作职责和内容。
1、协助总经理起草、审核集团综合性的经营管理报告、工作计划总结、有关合同协议、行政公文和草拟规章制度以及总经理所需的讲话稿等；
2、参加由总经理召集的总经理办公会、一周指令会、经营分析会、质量分析会等会议，做好会议记录，形成会议纪要并及时发送至相关部门。同时了解各项决定的执行情况和各部门工作指令、工作计划的完成情况，并在一周指令会上进行通报，及时反馈信息；
3、做好公司内或者外界报送总经理的各类文件的呈送、处理、整理、传阅工作。及时呈报上级下达的各项文件及外单位的各项重要来文，及时传递各部门上呈的各类文件，及时传达领导签批的意见，及时传递财务需签批的各类票据，确保在传递中不丢失、无损坏。
4、协助总经理做好日常来访、重要客人接待；负责总经理的日常电话转接以及来函等情况处理，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；负责总经理信件、贺卡、物件的邮寄，确保名片的使用数量及名片内容的核对；负责发放总经理的报刊、杂志、会议通知、客情通知等，整理并留存有关内容，以便查阅。
5、负责各种会议纪要、备忘录及其它文件文档的整理、打印、分发、归档、保管等工作；同时做好有关借阅登记手续，确保文档无遗失无损坏。
6、负责总经理印章的保管和监督使用,负责与外单位联系，办理各类证照及归档保管工作；
7、负责安排好总经理日常召开的各类会议及各项约见、宴请等活动（准备活动所需的相关材料及物品、提前收集各部门提请会议讨论事项、与各部门商讨有关事项确定会议主题、落实好会议室及场地并提前检查准备情况、及时通知相关人员并传达会议主要内容）；
8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等，确保提供一个舒适的工作环境（及时更新办公用品）；
9、负责总经理出差前后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等)；
10、完成总经理临时交给的其它工作。
总经理秘书必备的五种知识和技能
1、文化背景
应具备较高的文化程度，因为有了良好的教育背景，才能在看待问题、处理问题时会更加理性和全面，同时要不断更新知识，接受新理念；
2、
业务知识
要熟悉公司各部门及其运作程序，掌握公司的各项规章制度，对公司的经营以及软件经营目标、经营思想、服务理念等情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通，使工作更有效率；
3、操作技能
要熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机等；
4、沟通技巧
要具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以顺利、快速地贯彻和执行；
5、综合素质
能严守机密、恪尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的中层管理人员以及集团相关的企业、团体保持良好的合作关系。
总经理秘书提升工作效率的五种方法
总经理秘书的工作既繁多而且细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，都可能影响总经理的工作，甚至影响企业的形象与运营等。如何提高工作效率呢？推荐五种方法，以作参考：
1、工作标准化，程序惯例化
如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。如为了不便打扰领导的正常工作，同时又保证各类文件的呈报和及时处理，可以规定每日早8：00，中午12：00，下午15：30和晚上18：00分别进领导办公室呈报、处理有关文件等。
2、集中精力，批量处理
在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内集中拨打电话，将各部门会议时间地点和其他几个事项一并通知，把需要复印的文件积攒在一起，然后集中复印等，这样，既可以节约时间，又可以提高工作效率或质量。
3、审时度势，重新分配
要分清工作的轻重缓急。面对紧急和重要的工作，要先办理；重要而不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。
4、主动预测，未雨绸缪
总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏。如次日14点总经理要召开经营分析会，作为秘书，除及时发出通知外，在次日10点左右要将上次会议的记录以及其它报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出
一定的空余时间来处理这些突发事件。
5、平衡精力，分清主次
总经理秘书在做任何一项工作时，都要分清主次。如前所说，为使工作更有效率，尽量把相同的工作放在一起来做，但是，如果上级有关领导正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的所有工作，立即去复印。
总经理秘书必须避免常犯的五种错误
1、拖拖拉拉呈文件
对于各部门或者外界报送给总经理的文件、报告、申请以及其它信息文件等，要及时呈送或报告给总经理，避免影响对内、外的沟通；上级机关或下级部门的行文都要分清主次，该由总经理第一时间知道的信息要确保第一个通知，该由分管领导拿意见的文件要先做相应处理再行上报。
2、多嘴多舌遭泄密
由于工作性质等原因，总经理秘书一般情况下对人事的任免、管理的决策等，都能较早地知道，但绝不能为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受不必要的损失，同时也对自身的形象产生不好的影响。
3、越俎代庖超权限
在为总经理的日常工作做出安排时，事前要征得总经理的同意，绝不能代替总经理做出某些工作约会的决定等，这些都会严重影响总经理的工作，给总经理造成一些不必要的麻烦，忘记了自己是协助而不是代替总经理工作。同时也要注意处理好与各部门的关系，总经理秘书打交道最多的还是集团的中层干部，在日常工作中要掌握分寸，执行指令不能打折扣，但也不能居高临下，凌驾于部门中层以上，导致工作的不协调。
4、粗心大意遗文档
秘书工作要特别注意细节，关注每一个环节。对自己的工作职责要熟记于心，对发生的问题要有迅速的判断。要建立电子文档，以便迅速查找到领导需要的文件，同时要做好借阅登记等工作，好记性不如烂笔头，虽然显得繁琐，但不易忘记，做好记录就不会发生文档丢失。特别是一些经常借阅的合同协议、一些财务票据，在报财务经理、分管领导或总经理等多个环节中，一旦不细心，很容易造成报销票据、申购单据等的遗失，其所产生的后果是连锁的。
5、事倍功半苦文章
秘书起草各类公文、请示报告、讲话稿等工作任务特别繁重，因此必须时刻关注总经理的工作思路，特别要注意领导平时和重要会议上的讲话精神，否则写出得文稿无法过关。尤其是一些工作计划、工作汇报等反映领导工作思路的文件，务必要读懂总经理日常工作中的要求，参考历来会议纪要、工作指令、领导讲话等内容
，同时还要具备较好的实践基础，了解公司运转、操作程序和工作内容。如果一味埋头闭门苦思，只会 “事倍功半”，虽然准备了洋洋洒洒几万言的长篇大论，结果却被全盘否定，人累心更累。
秘书是办公室的重要组成人员，总经理公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。
（一）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴、正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。
（二）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。
（三）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。
（四）不要“截留”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“截留、过滤”信息。秘书不
应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。