机关档案工作简报
第三期
（总第4期）
三水区档案局编2005年6月30日━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
编者按：年度归档工作是机关档案管理工作的重要组成部分。做好归档工作，对确保档案完整、安全及档案的连续性有十分重要的意义。为进一步加强和规范区直单位的档案管理，去年8月下旬，区档案局首次实行档案年检制度，依法对区直有关单位文件材料归档工作进行检查，通过边查边指导，取得了良好的成效。2004年度文件材料归档工作已经开始，希各单位继续予以重视，加强组织领导，落实好年度归档工作，并认真做好今年档案年检准备工作。
目录
＊文件材料归档工作的主要做法
＊佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单（三水区）＊简讯三则
文件材料归档工作的主要做法去年初，我局根据国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件精神，在全区范围内开展文件材料归档方法改革。这种全新且简捷的按件整理方法得到多数档案员的认可。据不完全统计，去年我区应用新方法立卷的单位已达80%以上。为让广大档案人员进一步熟悉和掌握这一归档方法，现将有关归档工作的主要做法说明如下。
一、归档原则
遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。
二、归档整理主要程序
以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
整理过程中注意对“件”含义的理解：单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件合为一件；文件处理单（表）与被处理文件合为一件；来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。
㈠分类
按年度--保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度。
㈡装订
去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在每页的右下面居中（背页的在左下居中）编页码；
凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制；
在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响到以后将该文件拆订、扫描）。
㈢排列
先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议）文件材料排列在一起。
㈣编号
在每件文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。
档号章的项目及填写内容：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号；
类别号：文书档案的类别号为A；
期限：即保管期限，分三类，填写“永久”、“长期”或“短期”；
年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年；
机构：不分机构编档号的单位此栏可不填；
件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复；
在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
㈤装盒
档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的背脊填写“档号”。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一保管期限的文件。
填写盒内备考表：
盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；
整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；
日期：填写归档的年、月、日。
㈥编目
一是编制《档案目录》。《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。“目录夹封面”内容应包括全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目；“目录夹脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。
二是编制“归档情况登记表”。内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。
三编写“归档说明”。内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。
四是填写“归档文件目录”。应包括以下基本项目：件号、责任者、