江苏新洛凯机电有限公司
管理体系三层次文件标准编号QB/LK 23206-2015 发布日期2015-4-30 实施日期2015-5-01
业务流程与组织结构优化控制程序
受控编号：
版本沿革与更改记载
版本号编（修）制日期更改单号编制审核批准A/0 2015-4-30 /
1.目的
明确两化融合业务流程和组织结构的优化方案、实施与执行、监督与控制的方法和流程，确保业务流程和组织结构的优化有序和有效，以满足两化融合策划对业务流程和组织结构优化的要求，并作为技术实现和数据利用的输入。
2.范围
适用于本公司两化融合业务流程和组织结构的优化方案、实施与执行、监督与控制。
3.职责
3.1 信息部：负责组织成立项目组、并对项目组进行管理。
3.2 项目组：负责两化融合业务流程和组织结构的优化方案的制定、实施与执行、实施控制。
3.3 管理者代表、总经理：审批优化方案。
3.4 相关部门和人员：参与优化方案的制定、确认、实施情况反馈，实施优化方案的相关部分并文件化。
4定义
无。
5工作程序
5.1制定优化方案
5.1.1信息部组织成立项目组，项目组成员应覆盖业务流程与组织结构优化相关的部门，包括负责技术实现的部门和人员。
5.1.2项目组负责制定两化融合业务流程和组织结构的优化方案，可借助外部咨询服务商的力量。
5.1.3项目组依据《两化融合实施过程策划控制程序》的策划输出、业务部门的需求或领导层的指示，梳理现有相关的业务流程，以及跟这些业务流程相关的部门和岗位，识别问题与差距，确定拟优化的关键点和调整范围，组织这些相关部门和岗位进行新的业务流程设计，兼顾技术实现的可行性，确定关键岗位及其职能，在原有岗位及职能基础上提出必要的增删改调，形成优化方案。
5.1.4业务流程优化方案通常为优化后的业务流程图，组织结构优化方案通常为优化后的公司或部门的组织结构图、部门职责分工、岗位说明书等。
5.2优化方案确认、审批
5.2.1项目组就优化方案与相关实施部门进行沟通和确认，涉及到技术实现的，还应与负责技术实现的部门和分管领导进行沟通和确认。沟通和确认的方式可采用会议、会签、往来邮件等适宜的方式，并保留《会议纪要》、《会签评审表》邮件等相关记录。
5.2.2达成一致意见后，报管理者代表和总经理批准。组织结构优化调整时，总经办应正式发文通知。
5.3 优化方案实施
5.3.1项目组在优化方案实施过程中，应加强与相关部门和人员的充分沟通，妥善处理实施与执行过程中的利益分歧，达成共识，必要时由管理者代表、领导层进行协调。
5.3.2应保留实施相关记录，如会议纪要、往来邮件等。
5.4 实施控制与监督
5.4.1在实施过程中，为确保受控，项目组应识别潜在的冲突和风险，制定应对措施以规避风险。
5.4.2项目组负责实施过程的监督，采取例会等适当的方式，掌握执行进度、变更、相关部门、人员反馈等动态信息，确保按优化方案设定的关键节点协调、有序地推进业务流程
与组织结构优化。
5.4.3应保留控制与监督相关记录，如会议纪要、往来邮件等。
5.5 初步文件化
相关部门结合技术实现的情况，对优化后的流程、部门和岗位职责形成初步的体系文件或对技术实现的需求文件。
6 相关文件和记录
6.1 QB/LK 23205－2015《两化融合实施过程策划控制程序》
7相关记录
7.1 QB/LK?JL 12041～04-2014 《会议纪要》
7.2 QB/LK?JL 23206～01-2014 《会签评审表》
7.3业务流程和组织结构的优化方案（业务流程图、公司或部门的组织结构图、部门职责分工、岗位说明书等）