合同档案编号管理办法
为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协
议、合同文本。
二、合同档案管理原则
1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少
留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合
同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：
1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：
1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。
合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目
录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部 必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同 借阅申请单》）。 7.交接管理 7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》； 7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》 合同借阅申请单 注：1.此申请单由合同借出部门存档； 2.合同借阅归还后此单交还借阅人； 3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单
【最新资料Word版可自由编辑！！】 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行
为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案：包括以为代码。 （二）销售部档案：包括以为代码。 （三）行政人事档案包括：包括以为代码。 （四）财务档案包括：包括以为代码。 （五）公司电子档案：包括以为代码。 （六）机密档案: 包括以为代码 （七）其它档案: 包括以为代码 注：类别日期识别码密级 第四条档案的编制和要求 （一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。 （二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。 （四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。 （五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。 第五条档案的密级： （一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。
遇到建筑工程纠纷问题？赢了网律师为你免费解惑！访 问>>https://www.doczj.com/doc/e514181353.html, 合同档案管理办法(2017最新) 合同档案管理办法 合同档案管理办法 （一）规章概述 合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。
（二）主要内容 合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。 （三）制作要求 制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。 （四）范本 _________公司合同档案管理办法 年月日发布（）法合档案字第号 1．总则 1．1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法
（司合字第号）的规定，制定本办法。 1．2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。 1．3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2．归档 2．1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2．2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 2．3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3．档案借阅
附件三 档案实体分类编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大
类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录） 3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成
册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
合同如何归档范文 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同? 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序
合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序_合同如何归档。 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 六、副本合同向财务部移交程序 副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、
移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记本》 保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。 七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。 八、本管理办法由行政部负责解释。 档案论坛→『交流天地』→『咨询服务』→合同如何 归档？ 中国石油冀东油田公司 合同资料档案管理规定 第一章总则 第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
档案编号规则 (1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1 档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号 馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号 案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3．1 唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为： 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。 即：××××……×××××××××
全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号 4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 即：×××××××……n×××××× 全宗号类别号案卷号件号、页(张)号 4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即： ××××…… n ×××… n ×××××× 类别号项目号案卷号件号、页(张)号 4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是： ×××× 全宗属类代码全宗顺序号 5．1．1 全宗属类代码的编制方法
合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。 一、合同档案管理原则 1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档 案的完整、完全和有效利用。 2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有 协议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 二、合同文档的管理办法 1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。 2.销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字 母（X）+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。示例：RX201703-001 3.采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母（C） +合同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。示例：RC201
703-001 4.财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立电 子档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。 5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承诺， 签订合同或具有履约性质的书面文件。 6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟 踪报告责任制。 7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情 况，销售部、工程技术部与客户联系进行收款。 8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗 失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。 9.各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅， 须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。 合同原件无特殊情况不得外借。 10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保 合同文档的安全。
合同管理办法 为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。 一、分类管理 二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。 三、合同签订 1、合同草拟 合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。 合同条款表述的要求： ①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等； ②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号； ③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息； ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿 合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
公司档案管理办法及实施细则
档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改进档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规 定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。 其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东 名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政 类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算 书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工 资、各类合同和其它工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计 划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项 工作和文书处理的程序。
第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有 关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工 作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归 档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办 部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等 各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户 服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件 等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
XX有限公司 合同档案管理办法 一、总则 为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。 二、适用 本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。 三、定义 本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对 外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件： 3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。 3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、 保险合同、租赁协议等。 3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。 3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。 3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。 3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。 3.7 其他具备合同性质的文件。 四、职责 管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责 日常合同档案管理工作。具体如下： 4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。 4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。 4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。 4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。 4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督 第 1 页共 5 页
精品文档 和抽查。 4.6 其他合同档案管理事宜。 五、归档 5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办 人员提交存档已经各方盖章之终版合同。 5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录 入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。合同档案管理员应于接收前对合同进 行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。 5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。 5.4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或 副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。 六、查阅 6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。查阅地点限于公司办公场所内。 6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。如 有复印必要，可进行合同文件的复印。 6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。 6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予 保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。 6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应 立即报告主管领导。 七、期限 常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密， 对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。 八、处罚 为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情 给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃
十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： 1．收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2．积极开展档案的提供利用工作； 3．进行档案鉴定； 4．进行档案统计； 5．保管部分科技档案； 6．认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括： 1．公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2．公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 3．公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4．公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5．国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6．公司各部门的发文。 7．其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8．外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1．归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2．在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 3．案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。 4．按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5．全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。 第六条档案借阅 1．借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。 2．借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。 3．借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、 画线和涂改，未经批准不得复印档案。
档案管理实施细则（试行） 第一章总则 第一条为加强档案工作管理，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》及《天津市药品监督管理局档案管理实施细则》的有关规定，结合我局实际情况，制定本细则。 第二条凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按规定，统一管理，任何科室和个人不得将其据为己有。凡调离机关的工作人员必须在交结清档案文件资料后调离。 第二章档案工作的组织管理 第三条局机关对档案工作实行统一集中管理，档案室暂设在办公室，配置专门人员负责。各科室须配备兼职人员负责本科室文件材料管理、归档整理及上缴工作。 第四条本机关档案受上级主管部门领导及同级档案行政管理部门的监督与指导。 第三章文件材料归档范围 第五条凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档材料范围，包括机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书稿、照片、录音、录像、盘片、实物等各种门类和各种载体。具体有以下四个方面：
(一)上级机关的文件材料： 1、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。 2、上级机关召开的执行的会议主要文件材料。 3、上级机关领导视察、检查本系统、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片、留言和具有重要保存价值的录音、录像等材料。 4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。（二）本机关政务活动中形成的文件材料： 1、以局名义召开的工作会议、专业会议的整套文件材料（包括会议安排、通知、议程主席团名单、开幕词、工作报告、讲话材料、经验材料、技术材料、会议总结、会议纪录、会议简报、决定、纪要以及先进集体、个人名单和先进事迹等以及照片、录音、录像材料等）。 2、本局党组会议、局长办公会议和局务会议形成的文件材料（包括会议记录、纪要、决议、决定等文件材料）。 3、本机关制定的工作条例、章程、制度、规定、办法、细则等文件材料。 4、局印发的（包括转发及其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。
1 合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 合同类别 管理部门 备注 原件 复印件及扫描件 业务类 行政部 行政部、合同签订部门 合同最好一式三份以上， 签订部门保留一份 技术类 行政部 行政部、技术部 财务类 财务部 计划财务部、合同签订部门 人事类 人力资源部 —— 分/子公司保留原件，集团 人力资源部保留复印件 其他 行政部 合同签订部门 合同最好一式三份以上， 签订部门保留一份 注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部 必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；
公司合同档案管理规定 要点 本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管 理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号 第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。 第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。 第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或 者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。 第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 第九条本规定自年月日起施行。 附件：合同管理档案
质量管理体系支持性文件 文件编号及文件档案管理规定 (XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008) 文件序号： 1 1.目的 对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。 2.范围 文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。 3.文件编号规定 3.1 每个文件应有唯一的文件编号； 3.2 代号 文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示； 3.2.1 公司代号：“XCJ”； 3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。 3.2.3 程序文件代号： 按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。 3.2.4 支持性文件代号 a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。 b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－ 技术。
c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－ 管理。 d．记录表单： e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。 监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。 3.2.5 发布年份、文件顺序和版次 文件顺序号用二位阿拉伯数字； 发布年份用四位或二位阿拉伯数字； 版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：； 3.3 文件编号方法： 3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份” XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同） 例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版?”字样; 3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份” CX:程序文件代号（下同）； ?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同) 例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版?”字样； 3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+
商务合同档案管理办法
ISO9001:2008质量管理体系文件 三级文件 文件名称: 商务合同档案管理办法 文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控 更改记录 № 更改页 码、条款 更改内容描述 更 改 人 更改日期
第2页、4.1 本公司合同规口管理部 门为市场发展部 孟 祥 薇 2010-6-11 第2页、4.1 本公司合同规口管理部 门为客户服务中心 孟 祥 薇 2011-4-20 第7页增加商务合同清单明细 表 孟 祥 薇 2011-4-20 第2页、4.1 本公司合同规口管理部 门为客服总务科 孟 祥 薇 2012-2-21 ☆此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。 批准审核莫艳琳编制孟祥薇 合同档案管理办法 一、主题内容及适用范围 1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。 1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。 二、术语及释义
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 三、管理原则 3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。 四、职责 4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。 五、具体内容 5．1合同审批 合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下： 5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。 5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。专业部门会签后再送公司职能部门会签。 5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。 5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，