广州市房屋建筑工程档案验收归档指南
（2017）最终版
为提高我市房屋建筑工程档案管理水平，规范房屋建筑工程档案形成、收集、整理、验收、移交工作，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）、《建设工程文件归档规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2017)、《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（2016版）等法律、法规、标准、规范和有关规定，在《广州市房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》(2014)的基础上，修改制定了本《广州市房屋建筑工程档案验收归档指南》(2017)。
一基本规定
（一）基本职责
1．将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2．工程文件应真实地反映工程建设全过程，应随工程建设进度同步形成，达到真实、完整、准确，不得事后补编。
3．建立健全图纸更改、补充制度，履行审批手续。
4．每项建设工程应编制一套与纸质档案相符的电子档案，一并移交城建档案馆。
（二）建设单位职责
1.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件（含声像文件和电子文件）的套数（至少二套原件）、费用、质量、移交时间以及要求设计单位提供电子版竣工图等提出明确的要求。
2.负责组织、监督、检查勘察、设计、施工、监理单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
3.收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。
4.在组织工程竣工验收前，对工程档案进行自检，自检合格后提请城建档案馆进行工程档案预验收；
未取得工程档案预验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
5.对列入城建档案馆接收范围的工程，在工程竣工验收后三个月内，应向城建档案馆移交一套符合规定的工程竣工档案（含声像档案和电子档案）。
6.接收和保管未列入城建档案馆接收范围的档案。
7.委托本单位人员负责工程档案预验收、工程档案移交归档，并办理房地产权证所需档案复制件等相关存档证明材料。
（三）勘察、设计、监理、施工单位职责
1.将本单位形成的工程文件（含声像文件和电子文件）立卷后向建设单位移交（最少二套原件），并对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。
2.建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包
单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交。
各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
3.各单位要按照相关规范、标准要求保管各自形成的工程文件。设计、监理、施工单位要参照《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）以及相关标准和规定保管工程文件。
4.优良工程评定项目按评优标准自行准备相关资料。
（四）城建档案馆职责
1.对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
2.对工程文件进行预验收审查；验收合格后出具《珠海市建筑工程档案预验收合格证》。
3.审查和接收全套归档的工程竣工档案，向建设单位或代建单位出具城建档案移交书。
4.对已经归档并符合相关条件的单位办理房地产权证所需档案复制件等相关存档证明材料。
5.向社会提供城建档案信息查询利用服务。
二归档文件及质量要求
（一）归档文件范围
1.对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归
档。
2.工程文件的具体归档范围应符合本指南归档范围的要求。
3.不属于城建档案馆归档范围的工程文件，应由建设单位保管。
（二）归档纸质文件质量要求
1.归档的工程文件应为原件。
2.工程文件的内容及其深度应符合国家和地方有关工程勘察、设计、施工、监理等现行的规范、标准的规定。
3.工程文件的内容应真实、准确、完整，与实际相符。
4.工程用表均应按《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（2016版）的要求用专用软件编制，因工程情况特殊《统一用表》没有的表格可使用其他行业的表格编制，但相应的签章不可减少。
5.工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料；不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料；计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用水性墨打印机和热敏打印机。
6.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
7.工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为A4幅面（297㎜×210㎜）,小于A4的应用A4白纸衬托，不得用有字纸张裱贴，注意左边留出装订边（竖向，一般30㎜)。
8.地质勘察文件应由审图部门审核并盖章。
9.图纸宜采用国家标准图幅。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是
新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
10.竣工图的绘制必须按《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014)、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）和国家现行的有关制图标准的规定执行。
⑴竣工图绘制方法有以下几种：利用审核批准的施工蓝图改绘竣工图，利用电子版施工图改绘竣工图，重新绘制竣工图。
⑵竣工图必须真实、准确、完整，修改必须到位，与实际相符。
⑶竣工图应根据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等绘制。
⑷工程无变更或变更较小时，可在原审核批准的加盖有审图章的新蓝图上进行修改绘制，并加盖竣工图章作为竣工图。
一般通过用杠（划）改法或叉改法进行绘制，标明变更修改依据作为竣工图。
⑸工程变更较大，但无涉及重大变更情况，且与施工现场一致、重新绘制的竣工图须由建设、设计、施工、监理单位确认并出具竣工图说明。
（6）凡涉及工程建设标准强制性条文以及建筑规模、平面形状和尺寸、结构、工艺等产生重大变更时，应按有关审图要求重新审图，并盖有审图章。
（7）电子竣工图应包括纸质竣工图扫描和CAD竣工图，两者应保持一致。
11.竣工图应加盖竣工图章、设计出图章、审图章，不装订的图
纸应加盖档号章。
竣工图章上的单位名称可直接刻制在竣工图章上，个人签名必须用黑色或蓝黑墨水手签；各种印章均应使用不易褪色的印泥，盖在图标栏附近空白处，不得覆盖原有图纸上的图形文字和图标栏。
竣工图章样式如下：（单位mm）
档号章样式如下：（单位mm）
（三）归档电子文件质量要求
1.建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件，同一单位工程的电子文件应统一在同一文件下一起上报。
一个工程项目由多个单位工程组成时，每个单位工程的电子文件
应单独整理立卷，同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。
2.电子文件的内容应与相对应的纸质档案原件一致，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。
凡能够提供原始电子文件的工程文件应移交原始电子文件，不能提供原始电子文件的工程文件应提供扫描件。
3.归档的建设工程电子文件应采用下表所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。
工程电子文件存储格式表
4.归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和
有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》的规定。
5.归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。
6.离线归档的建设工程电子文件的载体应采用一次性写入光盘，且具有可读性。
7.扫描件的质量要求：
（1）扫描模式采用彩色模式。
（2）扫描的电子文件，分辨率应为200dpi，清晰度较差时可适当提高分辨率。
（3）扫描文件大于2M应进行压缩处理。
（4）扫描文件必须与归档纸质文件一致。
（5）原始扫描文件应以光盘形式与归档纸质文件一起归档。
8.城建档案馆接收的电子文件需集中通过“城建档案信息管理平台”处理后形成压缩包以离线方式导入内部档案管理系统。
（四）声像档案质量要求
1.照片拍摄编制要求
（1）拍摄照片应该构图美观，表达准确，主体突出，真实完整，能反映工程建设全过程关键节点内容。
（2）照片拍摄具体要求：照片除工程外观照片需纸质照片外，其它为数码照片。每张照片应附有文字说明（含拍摄部位、时间、地点、拍摄者等），照片规格均为3008×2000像素数码照片。
（3）照片整理要求：照片按拍摄内容范围进行分类，分层次建立顺序排列文件夹，每个文件夹按顺序1、2、3 ...编号，照片按顺序1、2、3...编号，对应工程项目信息填写《项目（单项工程）组合照片说明》（见附录A）。
（4）严禁破坏照片的真实性，包括对照片进行任何修改、涂抹、后期合成等。
3.录像拍摄编制要求
（1）拍摄录像应构图美观，表达准确，主体突出，真实完整。
（2）拍摄录像须避免画面模糊或抖动。
（3）拍摄每组现场录像内容应有文字标题和时间。
（4）视频有效镜头时间不少于5分钟，编制时片头应有工程简介。
（5）视频编辑制作完成后应以MPEG2格式、MPEG4格式导出刻录。
4.声像档案归档要求
（1）接收范围：建筑面积在1万平方米以上的工程项目必须移交数字照片文件，在2万平方米以上的必须移交视频文件。
（2）存储介质：数字照片和视频使用DVD光盘作为存储介质，并分别刻录归档。光盘封面采用珠海市城市建设档案馆统一格式（光盘封面样例详见附录B）。
（3）审核归档：在办理建设工程档案归档审核时，与纸质档案同时审核移交，由珠海市城市建设档案馆声像室按现状审核移交归档
保存。
三工程文件立卷
（一）立卷流程
1.将属于归档范围的工程文件分类，并按一定规律组卷。
2.对卷内文件进行排列、编目，形成文件目录。
3.对所有案卷进行排列、编目，形成案卷目录。
（二）立卷原则
1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、地质文件、项目管理文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。
3.一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
4.不同载体的文件应分别立卷。
（三）立卷方法
1.工程准备阶段性文件可按工程项目立卷，也可按单项工程立卷。
2.项目管理文件可按工程项目立卷，也可按单位工程立卷。
3.地质文件按勘察单位形成的文件单独立卷。
4.监理文件可按项目、单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。
5.施工文件按不同的形成单位、单位工程、分部工程、专业、阶
段等立卷。
6.竣工验收文件应按项目、单位工程等进行立卷。
7.竣工图应按单位工程分专业进行立卷，同专业图纸按图号顺序排列。
8.案卷不宜过厚，一般文字材料不宜超过30㎜，图纸不超过50㎜。
9.案卷内不应有重复文件，几个单位工程共用的文件只要一份原件。
10.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
11.不同幅面的工程图纸，首先要进行裁切，一般的图纸切除细线外多余部分，其次应统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜）。应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。具体折叠方法见附录C。
12.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排在前面，图纸排在后面。
（四）案卷编目
1.案卷文件页号的编制
（1）卷内文件均应有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。单面书写的文件在右下角；双面编写的文件，正面
在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
（2）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷，排列顺序和内容均没有变化的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码和目录。如有变化、无目录的均需重新编写目录。
（3）案卷封面、卷内目录、案内备考表不编写页号。
2.卷内目录的编制
（1）卷内目录内容应与案卷内容相符，卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（2）序号应以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（3）责任者应填写文件的直接形成单位或个人。多个责任者选两个主要的或用“等”代替。
（4）文件编号应填写文件形成单位的发文号或图号，没有的可不填。
（5）文件题名应填写文件标题的全称，无标题的应根据内容拟定标题。
（6）日期应填写文件形成的日期或起止日期，竣工图应填写编制日期。
（7）页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。
（8）备注应填写需要说明的问题。
3.案卷封面的编写要求
（1）案卷封面的内容应包括：档案号、总登记号、案卷题名、
编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
（2）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位、工程名称（包含项目名称和单位工程名称）、地址、专业名称、卷内文件的内容，曾使用多个工程名称和地址的，均应以房产登记名称和地址为准。
（3）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
（4）起止日期应填写案卷内全部文件的形成的起止日期。
（5）保管期限分为永久、长期、短期三种。
（6）密级分为绝密、机密、秘密和内部四种。
（7）各类文件的保管期限和密级按有关规定执行。
（8）案卷封面用100g以上的牛皮纸制作，牛皮纸尺寸为：文字材料封面297×280mm，图纸封面297×490mm。
4.卷内备考表的编写要求
（1）卷内备考表填写需要说明的问题，主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数以及立卷单位对案卷情况的说明。
（2）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
（3）卷内备考表应用100g以上的牛皮纸制作，文字材料备考表用A4幅面，图纸备考表以内封面的封底内侧作备考表。
（五）案卷装订与装具
1．装订前必须剔除金属物。
2．案卷可采用装订和不装订两种形式。
（1）文字材料必须装订（特殊纸张不宜装订，加盖档号章）；
（2）既有文字材料又有图纸的案卷应装订，文字材料在前，图纸在后，3号、4号图纸必须装订，2号以上图纸不装订；
（3）只有图纸的案卷不装订；
（4）不装订的图纸和特殊纸张必须加盖档号章。
3．装订采用棉线绳三孔左侧装订法，装订线位置距左侧15㎜，在案卷背面打活结，装订要整齐、美观、牢固，便于保管和利用。
4．装具可采用无酸纸制作的卷盒或卷夹两种形式。
四工程文件预验收与移交归档
（一）工程文件预验收
1.自检。建设单位在建设工程完工以后、竣工验收以前，由建设单位、施工单位和监理单位先按照工程档案预验收所需工程文件内容、顺序进行排列组卷、编目、案卷扫描。
2.预验收申请。在工程文件自检合格并整理立卷后，填报《珠海市建设工程档案预验收申请表》，向城建档案馆提出预验收申请，并委托本单位专人负责（提交委托书）档案预验收工作。
3.预验收应提供以下主要材料：
（1）预验收申请表；
（2）委托书；
（3）已立卷符合预验收要求的预验收全套资料：工程准备阶段文件（建设用地规划许可证、施工许可证原件必备）、项目管理文件、监理文件、施工文件、部分验收文件和竣工图（竣工图含JPG格式电子文件及2010或2014版本CAD图）以及总目录（40卷以上的工
程）作为预验收所需的审查资料。
JPG/PDF格式的竣工图电子文件质量必须符合城建档案馆接收的电子档案要求且签章齐全，用光盘刻录提交；
4.工程档案预验收合格后，出具《珠海市房屋建筑工程档案预验收合格证》，取出所需资料由建设单位负责组织工程竣工验收备案。
工程竣工验收备案机关在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案预验收合格证。
5．横琴、高栏、万山区（功能区）在办理竣工验收后，汇总全套档案进行预验收及归档一次审查，待预验收合格后，补充备案资料归档。
（二）工程文件移交归档
1.工程竣工验收备案后三个月内，由建设单位将全部资料（含工程准备阶段文件、地质文件、项目管理文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像及电子文件等）汇总整理后，委托专人向城建档案馆报送，填报《珠海市建设工程档案归档申请表》，经审核符合要求后，移交一套完整的符合规定的工程档案。
2. 建设单位向城建档案馆移交工程档案后，由城建档案馆与建设单位办理移交手续，填写城建档案移交书，双方签字、盖章后交接，城建档案移交书一式两份，城建档案馆和建设单位各保存一份。
3.工程档案移交后，业主单位或建设单位可委托本单位人员到城建档案馆办理房地产权证所需档案原件复制件等存档证明材料。
4.停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
5.建设工程竣工验收后，建设单位未按照规定移交建设档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主管人员和其他直接现任人员处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款。
五办事程序
办事程序见附录D。
六归档范围及排列顺序
归档范围及排列顺序（见附录E）。
七其它规定
本指南没有规定的，按照相关规定执行。
本指南由珠海市城建档案馆和珠海市建设工程质量监督检测站负责具体解释工作。
附录Ａ项目（单项工程）组合照片说明
建设单位：
工程地址：
工程名称：
规模：
结构：
造价：（万元）设计单位：
施工单位：
监理单位：
开工日期：
竣工日期：
拍摄日期：
附录Ｂ项目（单项工程）光盘封面说明
建设单位：
工程地址：
工程名称：
规模：
结构：
造价：（万元）设计单位：
施工单位：
监理单位：
开工日期：
竣工日期：
拍摄日期：
附录C 竣工图折叠方法
附录Ｄ办事程序