采购与供应业务流程 第一章采购与供应中的文件 第二节请购单的应用 1、请购单应包括的详细信息： ?序列号； ?内部的部门代码，或预算代码； ?请购单发起人的姓名、签字及日期； ?需求的产品或服务的描述； ?数量； ?价格； ?供应商； ?送货地点； ?日起要求。 2、利用计算机系统处理请购单 ?当采购订单请求输入到计算机系统中，就已经进入流程，内部订单将被发送到仓储部门，持有库存的仓储部门将自动检查当前的库存。 ?计算机系统中的电子物料系统保留了所有存货和过去的记录，如果仓库中没有所要采购的物料或不足，则请求采购的文件会自动发送到采购部门； ?如果仓库中有所需物料，则计算机发出某个特定物料的出货申请，计算机会更新当前的结余，并将这一结余与设定的再定货点数额进行比较，如果余额介于再定货点，系统将自动发出一个请购单，以便库存保持在最佳水平。 第三节了解请购单 1、请购单审核 当一个批准通过的请购单到达采购部后，采购部将对请购单进行评估和评价，然后执行一下采购的步骤之一：?驳回请购单到用户部门并要求解释； ?为本采购项目创建一份报价邀请，以接收投标书； ?根据请购单创建一个采购订单； 2、财务签字授权（批准） 财务签字授权用于支出和资源使用决策的批准，如请购单。举例，如果请购单少于5000美元的直接交到采购部门，如果请购单总额超过5000美元的需要部门经理的批准，才能转到采购部门。。。 3、请购的内部政策 ?组织应建立一个请购政策，以阐明如何处理请购，该政策应为更广泛的采购或采购政策的一部分； ?请购政策应规定请购单必须在管理框架范围内操作，管理层的职责是确保采购作业在该政策约束范围内。 第二章接受报价单 第三节接受供应商报价 1、评估报价 （1）一旦收到供应商的报价，买方需要对它们进行分析，看看哪一个提供最好的价值。除了直接比较不同供应商
精品word 文档值得下载值得拥有 精品word文档可以编辑（本页是封面） 【最新资料Word版可自由编辑！！】 采购业务流程及管理制度 编写：楚军
精品word 文档值得下载值得拥有 总则 第一条采购部门的划分 1. 生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。 2 .日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。 3 ?对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1?集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2. 长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3. 未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商 而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 4. 询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 5. 采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 6. 工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期 限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 采购作业处理 第四条询价、比价、议价 （一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 （二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注
如何做好采购与供应链管理工作 2019/9/27 一、采购供应链管理的定义 “采购供应链管理是以采购产品为基础，通过规范的定点、定价和定货流程，建立企业产品需求方和供应商之间的业务关系，并逐步 优化，最终形成一个优秀的供应商群体，并通过招投标方式实现企业 的采购，从而达到降低采购产品价格、提高采购产品质量和提高供应 商服务质量的目的。”“企业采购供应链是企业供应链系统的重要组 成部分，是企业提高质量、节约成本的关键。建立企业采购供应链系 统，首先需要将涉及企业采购的各个环节纳入到整个系统中，保证采 购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。同时通过信息共 享，合理地利用和分配资源，为企业带来最大的效益。” 二、采购供应链管理的目标 “企业采购供应链系统通过标准和规范的业务流程，建立协配件的供应商、事业部之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀 的供应商群体，在保证公司协作产品集中采购任务顺利完成的同时， 达到规范采购过程、优化供应商群体、共享采购信息、监督采购过程、 降低采购成本、提高采购信息化水平、任务分工与业绩考核和与供应 商共赢的目标。”
三、采购供应链管理的具体任务 “企业采购供应链管理的具体任务为：建立采购产品信息库;建立供应商信息库;明确新产品定点流程;明确产品定价流程：如何通过 招投标方式实现产品竞价;明确产品订货流程：如何向供应商下订单， 并对产品的实际价格进行监督;建立企业供应链信息管理系统。” 四、采购供应链管理存在的主要问题 1，库存成本非常高 由于市场竞争激烈，企业所需要在较短时间内针对不同市场领域 生产大量不同的新产品，边研制、边投产带来的物资富余库存成本非 常高。一新技术需要设计选用原料;二是由于企业内部信息不通畅， 有些原料选用类似品种太多，扩大了库存成本。 2，采购人员素质参差不齐，人员流动性较大。 许多企业聘用的采购人员层次素质参差不齐，流动性大，企业监 管力度又尚未跟进，导致一些企业的采购成本增加。采购人员应该具 备较强的工作能力、分析能力、预测能力、表达能力、一定的知识与 经验等能力。采购人员还应该具备廉洁、敬业精神、虚心与耐心、遵 守纪律等良好素质。采购关系到材料市场行情的调查、采购成本控制、 产品质量查证、供应商实力的评估、采购人员控制着供应链的命运， 采购也直接影响生产。
数据流程图和业务流程图案例 1.采购部查询库存信息及用户需求，若商品的库存量不能满足用户的需要，则编制相应的采购订货单，并交送给供应商提出订货请求。供应商按订单要求发货给该公司采购部，并附上采购收货单。公司检验人员在验货后，发现货物不合格，将货物退回供应商，如果合格则送交库房。库房管理员再进一步审核货物是否合格，如果合格则登记流水帐和库存帐目，如果不合格则交由主管审核后退回供应商。 画出物资订货的业务流程图。 2．在盘点管理流程中，库管员首先编制盘存报表并提交给仓库主管，仓库主管查询库存清单和盘点流水账，然后根据盘点规定进行审核，如果合格则提交合格盘存报表递交给库管员，由库管员更新库存清单和盘点流水账。如果不合格则由仓库主观返回不合格盘存报表给库管员重新查询数据进行盘点。 根据以上情况画出业务流程图和数据流程图。
3.“进书”主要指新书的验收、分类编号、填写、审核、入库。主要过程：书商将采购单和新书送采购员；采购员验收，如果不合格就退回，合格就送编目员；编目员按照国家标准进行的分类编号，填写包括书名，书号，作者、出版社等基本信息的入库单；库管员验收入库单和新书，如果合格就入库，并更新入库台帐；如果不合格就退回。“售书”的流程：顾客选定书籍后，收银员进行收费和开收费单，并更新销售台帐。顾客凭收费单可以将图书带离书店，书店保安审核合格后，放行，否则将让顾客到收银员处缴费。 画出“进书”和“售书”的数据流程图。 进书业务流程： 书商采购单/新 书采购员 入库单退书单 编目员 合格新图 书 库管员 入库单 入库台帐 进书数据流程：
采购单审核 P3.1编目处理 p3.2入库单处理 p3.3供应商 F3.1采购单 F3.2不合格采购单 F3.3合格采购单F10入库单 F3.4不合格入库单 S2 图书库存情况存档 管理员 F9入库够书清单 F3.5合格入库清单 售书业务流程： 顾客 新书 收银员 收费单销售台帐 保安 未收费的 书 收费单/书 售书数据流程： 收费处理P1.1审核处理 P1.2E1顾客 F6购书单计划F1.1收费单 F1.2不合格收费单 S02S01S03S04图书库存情况存档 F4销售清单 图书销售存档 顾客需求图书情况存档 顾客基本情况存档 F4销售清单 F5顾客需求图书清单 F3顾客基本情况
请购审批业务流程
精心整理
1．请购审批业务流程与风险控制图
请购审批业务流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
总经理
财务总监
采购部经理
采购专员
阶
相关部门
段
汇总、整理 采购申请
3
开始
D1
1 D2 相关部门提 出采购申请 D3
2 填写“采购
申请单”
检查库存物 资储存情况
4
审批
审核
审核
呈交“采购申 请单” 5
采购范 否 围内
是
权限外 审批
审批 权限内
否 审核
预算内
是 6
按照预算执 行进度办理 请购手续
结束
2．请购审批业务流程控制表
控制事项
请购审批业务流程控制 详细描述及说明
-来源网络
精心整理
1．生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请
D1 2．请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请
购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容
3．采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否
阶
存在不合理的请购品种和数量
D2
段
4．如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填
控
写采购金额后呈交相关领导审批
制
5．如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监逐级审核，最终由总经
理审批；如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的，经采购部经理审核后， D3 财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算执行
进度办理请购手续 6．采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购 相 应建 ?采购申请制度 关 规范 ?请购审批制度
规 参照
?《企业内部控制应用指引》 范 规范
文件资料
?采购申请单 ?采购预算表
责任部门 ?采购部、财务部、生产部、仓储部
及责任人 ?总经理、财务总监、采购部经理、采购专员
采购预算业务流程
1．采购预算业务流程与风险控制图
采购预算业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
总经理
财务总监
财务部
采购部
相关部门
段
-来源网络
采购业务流程及说明 一、采购的容 本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。 二、采购流程
三、采购流程说明 ?由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》； ?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批； ?将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。 ?由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划； ?采购员根据采购计划具体安排采购作业， ?采购物资回来后，由采购员、对销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票； ?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》； ?将由对开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门； ?请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后； ?财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理； 四、关键控制点 各使用部门的需求和请购 采购申请的审批和审核 采购计划制定
采购定价 合同签订和审核 付款式和程序 与供应商的对账 五、部门设置与职责 ?采购部： 直接参与制定公司在既定会计期间整体采购政策和预算安排，规划采购部部具体业务的管理模式； 实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持； 采购部部设一名采购主管，采购员2—3名； ?经济运行部： 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门； 按业务控制要点和权限划分围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、 参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。 负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础
1.4一般物资采购供应业务流程① 一、业务目标 1 经营目标 1.1 建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算” 的物资采购供应管理体制。 1.2 按质按量按时和经济高效地满足生产建设物资需求。 1.3 在全球范围内搜寻资源，追求物资采购性能价格比 最优和供应总成本最低。 1.4 实行框架协议采购，提高物资供应工作效率。 1.5 强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权。 2 财务目标 2.1 资金支付安全。 2.2 会计核算真实、准确、完整、及时。 2.3 减少资金占用。 3 合规目标 3.1 物资采购过程公开、规范有序、合法合规。 3.2 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政 策和股份公司内部规章制度。 二、业务风险
1 经营风险 1.1 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造 成采购资金浪费和流失。 1.2 国内外采购割裂，不能在全球范围内搜寻资源，对 全球供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究， 价格监管不力，导致采购性能价格比不合理。 1.3 物资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有 效满足生产建设物资需求，造成物资积压。 1.4 物资供应过程控制能力弱，物资采购供应不及时、 采购物资质量不能满足生产技术要求，影响正常生 产建设。 1.5 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，造成经 济损失，滋生腐败。 1.6 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大。1.7 物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违 约责任等表述不清，或未经审核变更合同、协议条 款，导致经济纠纷和经济损失。 1.8 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约， 供需关系动荡，供应费用增加。 2 财务风险 2.1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成 资金效益的流失。
采购部工作流程图 目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 一、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购计划 审批 寻找供应商 采 销 部 王跃生 采 购 部 夏茂洲 销 售 部 庄俊峰 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 采购需求 验收 不合格 退货 报总监 审批 财务结算 财务部确认付款条件及帐期 计划对账 入仓
一、申请商品采购流程图 二、申请付款流程图 三、商品到货验收流程 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。 采购部审批（有合同） 采购部审批（无合同） 总监审批 各部门 提出需求 采购订购 采购 采购部长审批 根据供应商帐期限 总监审批 成本会计审核入库单 仓库凭入库单确认型号、数量、包装等 合格进仓，不合格退回供应商 仓管打入库单 计划员对账
电子商务采购业务流程 (总4页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除
电子商务部招商组业务流程 一、目的 为进一步规范公司采购招商工作，完善公司采购招商制度，明确采购招商工作职责及相关业务流程，特制定本业务流程。 二、宗旨 积分兑换作为最有效的发展和留住客户的回馈手段之一，其提供产品必须带有一定礼品属性而非一般意义中的商品；确保积分商城的可持续运营，确保各层面客户均有与其相匹配的礼品供应； 依托中国电信市场平台，迅速提升供应商品牌知名度，从而推动其业务在商品市场的发展； 确保供应商获得充足、稳定的市场回报和可靠的品牌传播渠道；为供应商提供安全可靠的网络营销平台和优质的营销推广服务，确保供应商获得满意的利益回报，打造长期稳定的合作伙伴关系。 三、招商业务流程 、新供应商选择与开发 电子商务部招商组人员通过各种渠道寻找合适的新供应商并进行电话预先联系。在电话联系后，针对有意向合作的供应商，要 求供应商前来我司进行面谈。 、供应商引进要求 对实物兑换的产品选择方面，需结合“品牌”、“精致”、“安全”、“新奇”、“实用”、“有趣”的特点，综合体现积分商城的高品质和品牌专属性，从商品吸引力角度刺激兑换。针对目前客户积分情况，积分兑换产品招商的价格区间定位为供货价5元至30元之间的产品，报价中请供货商包含税额与运费。
、供应商到访及初始宣讲 供应商到访时，招商组人员应主动接见。首先必须了解供应商所提供的商品信息，商品市场前景及商品价格等一系列信息。同 时向供应商阐述目前公司的经营模式和后续的发展方向，以及合 作的方式，让供应商对公司、合作模式等有一个简单的了解。在 面谈各供应商时，需要将多家供应商的信息进行比较。招商组人 员根据商品的需要，对有意向合作的供应商进行现场评定，对供 应商的商品类别、生产能力、供货周期、物流配送等进行一系列 的评估。选择有一定优势的供应商进行合作（供应商优势包括但 不限于商品价格、商品实用性、功能性以及供货周期以及结算方 式等）。 、供应商信息及协议签署 在进行供应商初步评定合格后，要求供应商提供准确的供应商信息如：供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码等。供应商该类资料由电子商务部招商组进行存档。同时招商组人员需要将公司相关协议、合同、本次提供积分商品清单、公司开票资料等复印件或电子档传递给供应商知悉，告知供应商商品申报的一系列过程、申报时间、要求等。以及《本次提供积分商品清单》的填写规范。 并要求供应商在合作前将相关协议和合同签字盖章（协议和合同内容不得有修改），原件回传公司由招商组人员进行整理，逐级上报审核，无异常后交由公司统一签署。 、供应商商品申报及定价
采购业务完整流程 一、接受采购任务单 采购部收到由销售部传来的《采购任务单》后，作为开始进行采购业务依据，严格按照单 据所列内容进行采购。如下表所示： 采购任务单 要求入司时间：申请人: 二、采购询价 采购员在采购过程中要求做到多家比价，单价较大的货物须做到至少三家询价。 三、采购合同签订 采购员通过询价，确定供应商，经上级领导审批，制作采购合同，签署生效。 四、办理付款 对于须支付预付款项，供应商要求款到发货的业务，采购员可办理预付款手续，填制《付款单》，办理付款手续。 软件操作：K3软件登陆一财务会计一应付款管理一付款一付款单新增 注意事项：1项目令号。录制新增“付款单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令号须每行都录入，要求准确。 五、催货 付款后，采购员须密切关注货物的交付情况，防止供应商拖延货期，保证正常到货 六、收货检验 货物到货，采购员须开圭寸检查货物的名称、规格、数量、有无损坏等信息。 七、采购订单录制 采购合同签订后，采购员可录制采购订单，要求订单内容与采购合同内容必须一致。
软件操作：K3软件登陆一供应链一采购管理一采购订单一采购订单新增 注意事项：1权限设置。只有采购人员和会计有权限进入“采购订单” 2、项目令号。录制新增“米购订单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令号 八、办理入库手续 采购员在订单录制完毕，货物到货后，连同持采购合同一起到库房办理入库手续。 九、录制采购发票 收到采购发票后，采购人员须在软件系统中录入采购发票；没有采购发票的，采用虚拟发票方式，进行录入。 软件操作：K3软件登陆一供应链系统一 注意事项： 十、对账 采购员应定期、不定期到财务部核对材料采购应付账款情况
1.1一般物资采购供应业务流程① 一、业务目标 1 经营目标 1.1 建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算” 的物资采购供应管理体制。 1.2 推行科学理性采购，保证生产建设所需物资安全供 应、及时供应和经济供应。 1.3 追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。 1.4 实行框架协议采购，提高物资供应工作效率。 1.5 强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权。 2 财务目标 2.1 资金支付安全。 2.2 会计核算真实、准确、完整、及时。 2.3 减少资金占用。 3 合规目标 3.1 物资采购过程公开、规范有序、合法合规。 3.2 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政 策和股份公司内部规章制度。 ①除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。
二、业务风险 1 经营风险 1.1 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造 成采购资金浪费和流失。 1.2 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究，价 格监管不力，导致采购性能价格比不合理。 1.3 物资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有 效满足生产建设物资需求，造成物资积压。 1.4 物资供应过程控制能力弱，物资采购供应不及时、 采购物资质量不能满足生产技术要求，影响正常生 产建设。 1.5 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，造成经 济损失，滋生腐败。 1.6 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大。1.7 物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违 约责任等表述不清，或未经审核变更合同、协议条 款，导致经济纠纷和经济损失。 1.8 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约， 供需关系动荡，供应费用增加。 2 财务风险 2.1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成 资金效益的流失。
外贸公司采购管理制度与工作流程 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示：
1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2）供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图 1）销售部提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图
目录 采购管理 (2) 1.1 采购标准业务流程 (2) 1.2 采购暂估业务流程 (17) 1.3 采购退货业务流程 (28)
采购管理 采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。 1.1 采购标准业务流程 采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。 采购业务基本流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：
采购申请单进入路径界面 （2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：
采购申请单编辑界面 （3）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息， 1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审 核单据，如图所示：
采购合同编辑界面 （4）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下 推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示： 采购合同下推订单界面
采购业务一般流程 一、下单： 1.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。 2.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。 3.采购审核员根据具体情况进行定单审核。 4.定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。 二、稽催： 采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。 三、入库： （一）.实物入库： 收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。 （二）.单据入库： 采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到SAP中，便于以后对帐。 四、退货： 采购填写退货单，进行定单退货。 五、对帐： （一）明细表： 每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对明细表。 明细表赢应包含以下信息：无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。 （二），增值税发票： 1.校对发票上的以下信息：公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额等。
2.在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单只有一种材料的情况。 六、付款 1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。 2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
采购业务流程及说明 一、采购的内容 本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。 二、采购流程
三、采购流程说明 ?由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》； ?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批； ?将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。 ?由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划； ?采购员根据采购计划具体安排采购作业， ?采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票； ?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》； ?将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门； ?请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后； ?财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理； 四、关键控制点 各使用部门的需求和请购 采购申请的审批和审核 采购计划制定 采购定价
合同签订和审核 付款方式和程序 与供应商的对账 五、部门设置与职责 采购部： 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式； 实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持； 采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名； 经济运行部： 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门； 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、 参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。 负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息； 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包
T+标准版业务流程试题(满分100) 一、公司整体情况描述 鸿达商贸有限公司是一家商品流通+简单加工企业，主要从事食品的批发业务。公司为一般纳税人企业，适用17%的增值税税率。 （1）公司业务期间从每年1月1日开始到12月31日结束。2015年1月购买软件并建账。 （2）采用人民币为记账本位币。主要从事国内贸，无外币业务。 （3）数量、单价、换算率、发票单价等小数位均为2位。 （4）往来单位、存货采用分类管理、批次管理、有效期管理。 （5）计价方式采用存货+仓库计价，计价时机为实时计价。 （6）销售、采购业务采用业务、仓库分开管理,进\销货单立账。 -----------------------------------------------------------------------------------------------------(共6分) 二、.基础档案：
-----------------------------------------------------------------------------------------------------(共5分) 6.存货档案 1、成品类 001、果乐优酸奶--------规格型号500m l，分为草莓口味和菠萝口味两种，税率１７%采用移动平均法计价，库存常用单位盒，销售常用单位箱，采购常用单位箱。 002、苹果味调制乳-----规格型号500ml，税率１７％，采用移动平均法计价，库存常用单位盒，销售和采购常用单位 2、原料类 003、草莓-----------原料，税率１７％，采用先进先出法计价，库存常用单位盒，销售和采购常用单位箱 004、苹果-----------原料，税率１７％，采用先进先出法计价，库存常用单位KG，销售和采购常用单位KG 005、菠萝-----------原料，税率１７％，采用先进先出法计价，库存常用单位盒，销售和采购常用单位箱 006、调味品--------原料，税率１７％，采用移动平均法计价，库存常用单位盒，销售和采购常用单位箱 -----------------------------------------------------------------------------------------------------(共6分) 3分) 三、期初数据
供应部工作流程 供应部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。 依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，供应部计划员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后，确定供应商进行采购。 物料到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回供应部，物料入库待验。 月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，供应部负责人审核签字，仓库保管员填写本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。 为保证供货质量，企业应建立供应商评估小组，由质量管理部、财务部、供应部等有关部门参与，并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通。 供应部管理制度 直接上级：总经理； 部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资； 管理权限：受办公室委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务； 管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资； 供应部职责： 1 从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责； 2．负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装材料的供应与采购，做好原辅材料、包装材料等备品配件的进、出、存库统计核算工作； 3．制订本部的工作计划和目标； 4．了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况； 5．调查研究本行业采购物资、备品的规律； 6．采购方式设定； 7．对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估； 8．采购前要询价、比价、议价； 9．合理编制采购计划、实施采购； 10．处理与协调和供应商之间的关系； 11．组织对物资市场信息的搜集和分析； 12．检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力； 13．完成临时交办的其他事项； 1 供应部在职人员行为规范： 1.1 本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻 辑判断做依据。 1.2 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任何公务。1.3与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。 1.4 采购人员成功的要素有下列七项，本职位人员应确实做好： （1）操守廉洁 （2）掌握市场
请购审批业务流程
1．请购审批业务流程与风险控制图
请购审批业务流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 总经理 财务总监 采购部经理 采购专员 相关部门 开始 1 相关部门提 D1 出采购申请 2 填写 “采购 申请单” 阶 段
汇总、整理 采购申请 3 检查库存物 资储存情况 4 呈交“采购申 请单” 否 审批 审核 审核 5 采购范 围内
D2
是 权限外 审批 审批 审核 否 预算内 是 权限内 6 按照预算执 行进度办理 请购手续 D3
结束
2．请购审批业务流程控制表
请购审批业务流程控制 控制事项 详细描述及说明 1．生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请 D1 2．请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单” ，需要说明请购 物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容 3．采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否 阶 段 控 制 D2 4．如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填 写采购金额后呈交相关领导审批 5．如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监逐级审核，最终由总经 理审批； 如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的， 经采购部经理审核后， D3 财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算执行 进度办理请购手续 6．采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购 相 关 规 范 应建 规范 参照 ?《企业内部控制应用指引》 规范 ? 采购申请单 文件资料 ? 采购预算表 责任部门 及责任人 ? 采购部、财务部、生产部、仓储部 ? 总经理、财务总监、采购部经理、采购专员 ? 采购申请制度 ? 请购审批制度 存在不合理的请购品种和数量
1.采购部查询库存信息及用户需求，若商品的库存量不能满足用户的需要，则编制相应的采购订货单，并交送给供应商提出订货请求。供应商按订单要求发货给该公司采购部，并附上采购收货单。公司检验人员在验货后，发现货物不合格，将货物退回供应商，如果合格则送交库房。库房管理员再进一步审核货物是否合格，如果合格则登记流水帐和库存帐目，如果不合格则交由主管审核后退回供应商。 画出物资订货的业务流程图。（共10分） 2．在盘点管理流程中，库管员首先编制盘存报表并提交给仓库主管，仓库主管查询库存清单和盘点流水账，然后根据盘点规定进行审核，如果合格则提交合格盘存报表递交给库管员，由库管员更新库存清单和盘点流水账。如果不合格则由仓库主观返回不合格盘存报表给库管员重新查询数据进行盘点。 根据以上情况画出业务流程图和数据流程图。（共15分） 3.“进书”主要指新书的验收、分类编号、填写、审核、入库。主要过程：书商将采购单和
新书送采购员；采购员验收，如果不合格就退回，合格就送编目员；编目员按照国家标准进行的分类编号，填写包括书名，书号，作者、出版社等基本信息的入库单；库管员验收入库单和新书，如果合格就入库，并更新入库台帐；如果不合格就退回。“售书”的流程：顾客选定书籍后，收银员进行收费和开收费单，并更新销售台帐。顾客凭收费单可以将图书带离书店，书店保安审核合格后，放行，否则将让顾客到收银员处缴费。 画出“进书”和“售书”的数据流程图。 进书业务流程： 书商 采购单/新 书 采购员 入库单 退书单 编目员 合格新图 书 库管员 入库单 入库台帐 进书数据流程： 采购单审核 P3.1编目处理 p3.2入库单处理 p3.3供应商 F3.1采购单 F3.2不合格采购单 F3.3合格采购单F10入库单 F3.4不合格入库单 S2 图书库存情况存档 管理员 F9入库够书清单 F3.5合格入库清单 售书业务流程：
采购业务流程及管 理制度
采购业务流程及管理制度 编写: 楚军 总则 第一条采购部门的划分 1．生产原材料采购: 由采购部门负责办理批准然后采购员购买。 2．日常办公用品采购: 由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。 3．对于重要材料的采购, 必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式 一般情况, 采购部门依材料使用及采购特性, 选择下列一种最有利的方式进行采购: 1．集中计划采购: 凡具有共同性的材料, 须以集中计划办理采购较为有利, 采购前, 先通知请购部门依计划提出请购, 采购部门集中办理采购。 2．长期报价采购: 凡经常性使用, 且使用量较大的材料, 采购部门应事先选定供应厂商, 议定长期供应价格, 批准后通知请购部门依
需要提出请购。 3.未经公司主管领导书面同意, 不得私自变更、替换现有材料供应商; 如有更适合供应商而需要替换原供应商的, 采购部必须提交书面变更供应商陈述材料, 获得书面批准后方可变更。 4.询价、议价结束后, 需公司主管领导书面同意方可定价, 否则公司不予认可价格; 由此引起后果由责任人负全责。 5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责, 否则视为无效。 6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需, 分类制定材料采购作业处理期限, 通知有关部门以便参考, 如果有变更时, 应立即修正。 采购作业处理 第四条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后, 以电话或其它联络方式向供应厂商议价。
工厂采购部工作流程 供应部工作职责和工作标准 一、目的作用： 1.1可作为供应部开展工作的规范依据。 1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。 1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。 二、管理归口 总经理是供应部的上级直接领导。 供应部的工作直接对总经理负责。 三、工作职责 1、采购计划的编制 负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。 2、物资供应： 2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。 2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。 2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。 2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。 2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生产安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。 3、采购物资的入库与结算： 3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。 3.2对不合格产品及时退货。 4、供货单位的质量审核： 4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。 4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。 4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。 4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。 5、负责企业外委托加工的出入库业务。 6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。 7、完成公司领导交办的其他工作任务。 四、职责权限： 4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。 4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。 4.3采购权： 4.3.1食堂用具的采购权。