文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。
公文是公务文书的总称。文件则有两种含义：一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。
档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。
文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。每一个文员必须能够掌握并熟练操作。
1．公务文书的特点和作用
公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。
公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。
公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。撰制和处理公务文书的全过程，就是文书工作。
2．公务文书的种类与格式
2．1 公文性文书的种类
按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：
①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。
2．2 公文的格式
（有文件样式）
公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。
（1）版头。将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。
（2）发文字号。由机关代字、发文年度、发文顺序号组成，发文年度加括号。下方用红线与标题隔开。
（3）印刷顺序号。即公文份数的顺序号，标注在公文首页左上角。
（4）密级。分绝密、机密、秘密三级，标注在公文首页左上角、印刷顺序号下方。
（5）紧急程度。“急”或“特急”，标注在公文左上角，密级下方。
（6）签发人姓名。标注在发文字号右侧。此项只在报告和请示中出现。
（7）公文标题。一般由发文机关、事由和公文种类组成。
（8）主送机关。指收受、办理公文的单位，写在正文之前，标题之下，顶格。
（9）正文。公文的主体部分，写文章的具体内容。
（10）附件。正文内容的辅助部分。其标题置于正文之后、发文机关名称之前。
（11）发文机关。指制作公文的单位，使用机关的全称或规范性简称。
（12）成文日期。成文日期以公文签发或会议通过日期为准，写于公文末尾，发文机关右下方。
（13）机关印章。用印位置在发文日期上面，上不压正文，下要骑年盖月。除有特定版头的普发性文件外，正式行文都应加盖机关印章。
（14）注释。校注于成文日期之下，主题词之上的偏左位置。它是对正文中有关名词术语的注解，用以说明正文中不便于说明的事项。
（15）阅读（发送）范围。加括号标注在成文日期的左下方。
（16）主题词。概括地表述公文内容和归档的规范词，标引在公文最后一页的下端，抄报、抄送单位上端。
（17）抄送单位。包含抄报、抄送、抄发单位。
（18）印发说明。内容包括公文制发部门、印发日期、印发份数。
3. 文书处理的内容和方法
文书处理的内容和基本任务包括：
（1）发文：从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环节。
（2）收文：从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。
（3）管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。
（4）立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。
3．1 收文处理
文秘人员收到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括：
（1）签收和拆封。文秘人员在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点，做到四个“查清”：
?查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；
?查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；
?查清文件封口是否破损，包装是否牢固；
?查清文件的登记件数与实有件数是否相符。
文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。
拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的亲笔信封，应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。
（2）登记。对文书进行登记，便于进行收文数量统计及以后的查考利用。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式三种。登记项目主要有：顺序号、收到日期时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。
（3）分送。分送的原则是：
?属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；
?属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；
?分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；
?便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；
?在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行文件传阅时，应以文秘人员为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文秘人员，注销后再由文秘人员送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。
（4）拟办。文件的拟办是指文秘人员对来文的处理提出初步意见或建议，供领导人批办时参考。为方便领导人查阅有关政策性文件，文秘人员可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。
（6）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。签署在《公文处理单》的“领导批示”一栏中。批明传达的范围、方法和时间；或批明承办部门、人员和期限、要求；或提出具体措施和步骤。批办应写明姓名和日期。文秘人员根据批示内容，拟定办文程序。
（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求，或领导批办意见进行具体工作或办理复文。对公文的办理，可以由受文单位或个人承担，也可以由其他单位或个人承担。方式有：传达承办、专案专办、答复承办等，承办应该注重时效，分清主办与协办，分清复文与不复文。
（7）催办。指文秘人员对必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。要明确责任，谁负责谁催办，可采用递交催办单、电话催办或派人催办的办法，并作好催办记录。
（8）注办。文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果，内容有承办单位、时间、结果、承办人、回复的方法、日期等项。
3．2 发文处理
文秘人员人员根据单位需要向外或向内发文，包括两种情况：向外单位或者本单位的各部门发出文件，称为制发；将收到的文件转送至有关部门，称为转发。其一系列程序即为发文处理过程。
（1）拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。
（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”：
?查是否需要行文，以什么名义行文。
?查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。
?查要求和措施是否明确具体，切实可行。
?查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。
?查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。
?查公文格式是否符合规定。
核稿一般先对文稿进行通读，看出其主要意图和存在问题，然后对文稿逐字逐句细审。如果发现问题，则可退回，或协商，或修改。
（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由文秘人员长、办公厅（室）或部门负责人签发。联合发文或内容涉及到其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，亲署姓名、日期。
（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。由领导人签署的公布性公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按年度编排序号。
（5）缮印，指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。
（6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。校对有单人校、双人校、多人校、通校。普通文件应两校一读，重要文件三校一读，校对符号及其用法应该按照《中华人民共和国专业标准》执行。公文印好后还应认真校对，以保万无一失。
（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。要注意：
?文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。
?文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。
?文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。
?要核实份数，超过份数的不能盖印。
（8）登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。发文登记用簿式登记，项目为：顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、附件、成文日期、密级、缓急时限、份数、主送机关、抄送机关、签收人、归卷日期、归入卷号。
（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。应注意：
?分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。
?邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。机关的名称要写全称或者通用的简称。
?发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用浆糊或胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。
?文件装封后，应及时发送。
收文处理程序
4. 文书管理的内容和要求
文秘人员在做好收文和发文的基础上，要进行文书管理，内容包括对文书的数量管理、质量管理、时效管理、保密管理，以及文书的立卷与归档管理等，使得各种文书既方便查找、调阅，又妥善归类，不遗失，不泄密。
4．1 文书数量、质量、时效管理
文书数量管理的要求是精简文件，可发可不发的文件坚决不发，可以面谈、电话的书面记录代替行文，或在报刊杂志上公布，以代替层层行文。
文书的质量管理要求保证文书在内容上正确、可靠，符合政策和事实；在文字上、格式上准确、规范，不出差错。
文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期，不延误、不推诿，及时反馈和办理。
4．2 文书的保密管理
文书保密管理的内容包括：
确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密等，列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。由于客观形势变化，或从全局衡量公开后更有利于工作的，应及时变更密级、期限和解密。
还包括密级和保密期限的标注、密件的缮印和校对，密件的传递，密件的签收、登记和传阅，密件的保管和复制、密件的清退，密件的销毁等环节。
4．3 文书立卷与归档
文秘人员对已经办理完毕的文书，挑选具有保存价值的，按照某种规律组成案卷即为文书立卷。立卷有利于文书的完整与安全，是进行档案管理的基础，也便于日后对文书的查考和利用。
5. 档案收集的对象和制度
文秘人员及档案部门人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的，但有保存、查考价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。应该收集的文书资料大致有以下几类：
?重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导人讲话、重要发言、录音带、照片等；
?上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等；
?代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿；
?本单位的与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书；
?反映主要业务活动的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料；
?与有关单位签订的合同、协议书及其他来往文书；
?干部任免、职工奖励、处分以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料；
?本单位及下属单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信的文件材料；
?反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、录像带以及编辑的出版物等；
?财产、物资、档案等的交接凭证；
?不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条例、规定、通知等；
?下级单位报送的报告、统计报表等。
不需要收集和归档的材料有以下几类：
?重份文件（特别重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；
?无查考价值的事务性、临时性文件（如一般会议的临时通知、洽谈工作的介绍信、节假日的放假通知等）；
?未经签发的文电草稿、一般文件的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿之外的各次核对稿；
?无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、建议的群众来信；
?单位内部互相抄送的文件材料；
?本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料；
?不需贯彻执行和无查考价值的会议文件材料；
?下级单位任免、奖惩非本单位员工的材料；
?越级和非隶属单位抄送的不需办理的文件材料；
?外单位征求意见的文件未定稿。
文秘及档案人员在收集档案时，应该做到：
（1）严格执行收发登记制度和立卷归档制度。认真做好文书的登记、清退和归档工作，仔细核对、检查各种细节。
（2）注意收集零散文书。除了规范的归档制度以外，文秘人员和档案人员要留心收集散落在外、在个人手中的文书，并配合一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。
（3）落实归档工作的岗位责任制。文秘人员和档案人员要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；专人负责收集外出带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。
6. 立卷归档的标准和做法
6．1立卷归档要求
文书部门和或其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷，定期移交给单位档案室或档案人员集中保存，并应该形成一定的制度。包括三方面：
（1）归档范围。凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档；
（2）归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。特殊文件可根据具体情况适当延长时间；
（3）归档要求。凡是应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。
6．2 文书立卷标准
文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷：
（1）按问题特征立卷。将反映同一问题的文书组成案卷。这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。如“关于某型号产品”可以将开发设计、工艺安排、加工制造、商标包装、产品销售、附加情况等方面资料组合在一起立卷。
（2）按作者特征立卷。以同一作者为标准将有关材料组合成卷的方法。，这些作者可以是法定组织或某一机构，可用于上级来文和本单位文书的立卷工作，反映同一作者的活动和文书来源、行文关系以及文书的重要程度。
（3）按文种特征立卷。按照同一文种名称为标准将文书组合成卷。不同的文种具有不同的适用范围和作用，立卷可反映单位的不同活动方式，但有时单独以这种标准分成“会议纪要卷”、“通知卷”等无实际意义，应与其他形式的立卷标准组合使用，如“某某公司的经济合同卷”、“某某公司的销售网点报告卷”等等，才会具有实际使用价值和便于查找。
（4）按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。工作性计划的形成时间要早于内容时间，而工作总结的内容时间又早于形成时间。类别较广的材料不适合用形成时间立卷，适合用于内容针对的时间性强，针对的时间比较明确的文书。一般公文以成文日期为标准；计划、总结等以内容针对的时间为标准；跨年度办理完毕的公文，以办结时间为标准；跨年度的往来文书，以本单位发文或复文时间为标准；涉及到专业性的文书以专门年度为标准，如教学年度等。
（5）按地区特征立卷。以文书的地区、地点和部位因素为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以反映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。其作者往往是领导一个区域的单位，对下属机构来文的组卷。如“某公司广东地区销售情况表”。
（6）按通讯者特征立卷。以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函，请示与批复等用通讯者特征立卷。如“某合资企业与某国某企业就开展商务活动的往来函件”。按通讯者特征组卷与作者不同，只有两个作者就某共同问题进行工作联系、磋商所形成的往来文件才可以列入，而不包括两个作者各自的其他发文。
立卷的六个特征的运用，是文件之间联系的具体体现，文件之间的联系是多方面的，不可能只采用一种固定的模式组卷。因此在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
6．3 立卷类目的编制
立卷类目也叫案卷类目，是指在一年的实际文书尚未形成以前，根据单位各项活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文书按照立卷要求和方法事先编制成的一个立卷规划，事先拟制出来的归卷条目。
立卷类目主要由类名和条款两部分组成：
（1）类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如工交类、城建类、财贸类、生产类、技术类、销售类、广告类等等。
（2）条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。
条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一条为“1—1”、第二类第二条为“2—2”等等。
立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的“索引表”，指导文件“对号入座”、“定点归宿”。
6. 4 平时归卷工作
文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷内，即为平时归卷工作。要做到：
（1）注意做好文件材料的收集工作；
（2）对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整；
（3）事先预编的立卷类目，要注意调整修改；
（4）可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订；
（5）一些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”。
6. 5 年终组卷
简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。平时归卷只是粗略地将文件材料按条款归类，不等于立卷，在组合案卷前要作细致的调整。
（1）调整立卷。是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。
（2）卷内文件排列和编号
?卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。
?卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序。
（3）拟写案卷标题。案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。
?案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分，中间用“关于”、“的”来连接，例如“某某省府关于农村工作的决定、通知”。
标明卷内文件的作者，可用通用的简称，如“本局”、“本公司”、“本厂”等。
标明卷内文件的问题是案卷标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。
标明卷内文件时间。一般的案卷标题不需标明时间，只有计划、报告、总结、预决算和重要文件以及跨年度文件组成的案卷才需要标明时间，针对的时间要准确，不可随意简化。
标明卷内文件通讯者。可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称，例如“某某市航运公司就制止货轮搭客问题与某某线各航运公司的往来文书。”
标明卷内文件涉及的地区。对于同属较大地区范围的若干作者，可以用大的地区概念加以概括，如“某某地区各县关于减轻农民负担情况的报告”；可以列举一二个后加“等”字，如“某某地区行署关于某某、某某等五个县（市）防汛救灾情况的调查报告。”
?案卷标题的拟写要注意：
政治上的正确性；
文字表达要精练通顺，概括准确；
案卷标题的基本结构要力求完整，合乎语法，标点符号要正确。
6. 6 案卷的编目与装订
编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。
（1）案卷的编目。指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。
（2）案卷的装订与装盒。一般来说，案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸在不便于进行装订时，也可以采用卷盒、卷袋进行保管。
案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边，残破的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠以后才能装订。
（3）案卷排列与编号。指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序。
?案卷的排列。案卷先按保管期限分开，即按永久、长期、短期分别排列。也可按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。
?案卷的编号。编号的顺序如：永久卷1—50、长期卷51—100、短期卷101—150、副卷151—200。
6. 7 案卷归档
（1）案卷目录的编制。案卷目录的项目有“案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注”等等。
编制案卷目录一般两种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室通盘组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。
（2）文件检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等等。其编制内容主要有：
?文号索引，又叫文件作者目录。目录设置的项目一般有：文件作者（加标题）、文号、文件日期、所在卷页号。
?文件分类目录，又叫文件综合分类目录。设置的项目一般有：类别、顺序号、文件作者（加标题）、文号、文件日期、卷页号，并加封面和底页。一年编制一本，编制号后付印装订成册。
?案卷的归档
（3）文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。
?归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录音带、录像带等）。
?归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。
?归档要求：
应归档的文件材料必须齐全、完整；
文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。
机关档案室在接收案卷时，应按照以上要求对案卷检查验收。
移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。
7. 档案的保管和利用
文秘或档案人员通过收集，得到各种信息档案，为方便管理和检索，需要对其进行鉴定，主要有档案价值鉴定、文书立档单位鉴定、文书内容鉴定、文书完整程度鉴定、文书责任者鉴定、文书时间鉴定、文书题名鉴定、文书稿本鉴定、文书外在特征鉴定和记录性文书价值鉴定等。
为了完好、长久保存档案，需要采取一些保护措施，进行妥善管理。包括对档案保管期限的确定。文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。文书管理人员为了掌握档案的基本情况，还必须对档案进行数量的登记、统计和分析研究，以期更好地提供利用。
档案的利用途径和方式有以下几种：
（1）设置档案室，提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读。
（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。
（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。
（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。
（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。
（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。
举办档案展览，充分发挥档案的作用。
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。 适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任：各部门负责人、档案管理员。 内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人
3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。
公司人事档案及技术档案管理制度 总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部） 3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部） 4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部） 6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部） 7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； 10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部） 11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部） 12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
浅谈文秘工作与档案管理 ［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。 ［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化 文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能 回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。 环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。 １文秘工作与档案管理工作的联系 文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 ①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是
现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。 文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。 ２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键 （１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。 （２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导
档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
内部管理制度系列文档档案管理制度（标准、完整、实用、可修改）
FS-QG-11193 编 号： 文档档案管理制度 Docume nt Archive Man ageme nt System 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。 二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员 必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管 理规定。 三、文件管理员应按以下程序工作 1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文 件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。 2、文件保管
收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。 3、文件收发 文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。 文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。 四、文件存放和销毁 1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。 2、文件的存放和提取应由专职人员负责。 3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方 面工作。 4、文件装订存档（每年一次）:将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。 5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放
朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进
行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
********有限公司 **内字…2012?25号 关于印发《****有限公司 档案管理制度汇编》（修订）的通知 各部门（所）： 《*****有限公司档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。 本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。 同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管理制度汇编》即日起废止。 特此通知。 二〇一二年七月十六日
*********有限公司 档案管理制度汇编（修订） 一、总则 （一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）及《广州市执行<归档文件整理规则>实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。 （二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。 二、档案机构及其职责 （一）本公司设臵综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。 （二）公司档案室的基本职责： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
管理制度编号：YTO-FS-PD765 文档档案管理制度通用版 In Order T o Standardize The Management Of Daily Behavior, The Activities And T asks Are Controlled By The Determined Terms, So As T o Achieve The Effect Of Safe Production And Reduce Hidden Dangers. 标准/ 权威/ 规范/ 实用 Authoritative And Practical Standards
文档档案管理制度通用版 使用提示：本管理制度文件可用于工作中为规范日常行为与作业运行过程的管理，通过对确定的条款对活动和任务实施控制,使活动和任务在受控状态，从而达到安全生产和减少隐患的效果。文件下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用。 一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。 二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。 三、文件管理员应按以下程序工作 1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。 2、文件保管 收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。 3、文件收发 文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单
《文书档案管理》试题 一、填空题（′ 1*15 ） 1、公务文书的形成过程包括：、、和。 2、收文过程中签收的任务包括：、和签字。 3、传阅的方法有：、和。 4、会计文书的特点一般表现为：（ 1）形成上的；（ 2）构成上的。 5、封口的方法有：、、和四种。 二、单选题（′ 1*15 ） 1、以下属于平行文的文种是（） A 、报告B、决定C、函 2、在制发公文的过程中形成的文稿不包括（） A 、讨论稿B、定稿C、各种文字文本 3、文书的（）是文书工作的中心环节。 A 、管理B、处理C、利用 4、文书工作是以（）为主的。 A 、非常规工作B、被动工作C、主动工作 5、下面各种信件中，属于文书工作人员拆封范围的有（） A、写有领导人“亲启”的信件； B、一般发至本单位的封闭文件、函件； C、标有机密、绝密的机要件。 6、以下人员中不适合作为拟办的承担者的是（） A、机关领导 B、业务部门负责人 C、直接承办人或专职人员 7、核稿的根本目的在于（） A、提高公文质量 B、提高公文运转速度 C、提高文书工作人员素质 8、发文字号中的年代号应用（）括上。 A 、小括号B、中括号C、大括号 9、文书的保存要体现（）的原则。 A、简单，便于利用 B、安全，物尽其用 C、安全，便于利用 1
10、下列不属于应销毁的文件范围的是（） A、平时清退出的重份文件 B、翻印复印的上级文件 C、本单位制发的文件 11、（）是文书工作的最后一个程序。 A 、文书立卷B、文书利用C、文书归档 12、发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是________。 A 、卡片登记B、活页登记C、帐簿登记 13、凡属在相当长的时期内机关工作需查考的文件，在立卷时应列入________保管范围。 A、永久 B 、长期 C 、短期 14、在作收文处理时，可不登记的文件主要有______________。 A、上级机关的来文 B、下级机关的来文 C、各种公开发表的文件 15、“三主优先”的原则是________的原则。 A、承办 B 、分发 C 、会签 三、名词解释（′5*4）： 1、直达行文 2、正本 3、注发 4、立卷类目 四、简答题（′10*3 ）： 1、主题词有何特点？在拟定主题词时，除了要体现其特点外，还要注意什么？ 2、文书利用的方法有哪些？ 3、文书立卷的意义何在？ 五、应用题（′20） 将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。 1、××大学关于举办50 周年校庆文艺晚会的通知 2、××省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知 3、××大学关于深入开展人事改革的决定 4、××大学关于评选50 周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知 5、××大学50 周年校庆文艺晚会节目单 6、××大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定 7、××大学校长张××在校庆文艺晚会上的讲话 2
档案管理制度 1．0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达
文档档案管理制度(新版) Safety management is an important part of enterprise production management. The object is the state management and control of all people, objects and environments in production. ( 安全管理 ) 单位：______________________ 姓名：______________________ 日期：______________________ 编号：AQ-SN-0163
文档档案管理制度(新版) 一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。 二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。 三、文件管理员应按以下程序工作 1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。 2、文件保管 收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列
存档备查。 3、文件收发 文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。 文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。 四、文件存放和销毁 1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。 2、文件的存放和提取应由专职人员负责。 3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。 4、文件装订存档（每年一次）：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。 5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可
广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业 文书工作与档案管理课程 期末 考试试题 试卷类型：A 考试形式：闭卷 本试题共 六 大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效 一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙 _保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带 ___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意：密封线内不要答 题 密 封 线 外 不 要 写 姓 名 学 号 班 级 违 者 试 卷 作零
文件、记录和档案管理制度 1 目的 为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。 2 适用范围 本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。 3 术语和定义 3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。 3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。 4 职责 4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。 4.2安委办负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。 5 工作程序 5.1文件资料控制 （1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等； （2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等 （3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等 （4）文件的编号
本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为AQZD–顺序号-版本号（A、B……） 表单：编号为AQ-BD-顺序号（三位） （5）文件和资料的管理 ①文件的发放按文件规定的发放范围由安委办负责，并作好《文件发放记录》。 ②安委办负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。 ③文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安委办报告。 ④本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安委办负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。如发生丢失或损坏，安委办及时进行处理。 ⑤各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安委办登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。 ⑥借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。 5.2 安全标准化文件的修改 安全标准化文件的修改由各部门主管提出，或由主要负责人根据文件运作情况随时提出修改，由安委办组织修改，修改后的文件经主要负责人批准后，由安委办下发达工作相关部门或人员，并做记录。 5.3 安全标准化文件的评审和修订 （1）正常情况下安全标准化文件每年评审一次，由主要负责人组织在每年的6月对安全标准化文件进行评审，评审的主要目的是对安全标准化文件的有效性和适用性及与安全生产法律、法规、现行标准的一致性进行评审。提出评审意见，并做好书面记录，以便于对文件的修订。 （2）当发生事故时，工艺、技术、材料等发生变更时，应由发生变更所在部门提出对安全管理制度及安全操作规程的修订。 （3）安委办、相关部门根据评审意见对安全标准化文件进行修订。 （4）修订后的文件必须及时发到相关部门，并将旧的文件收回。 （5）新文件发放及旧文件收回均应有记录。
档案文件管理制度 档案文件管理制度 和声像等不同形式的资料。 1.2本公司所有职工有保护义务。 行文条例 1公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。 2公司收发各类文件，根据文件性质(以文头为准)，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。 3公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。 3.管理 3.1工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。 3.2各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。 3.3公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。 3.4财务资料由财务人员按规定管理。 3.5各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。 3.6销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。 3.7禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。 3.8公司对保密档案，落实专人妥善保管。
3.9综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理(销毁)档案，意见先报公司总经理。 4.责任有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。 4.1擅自涂改档案。 4.2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。 4.3未按规定向他人提供档案。 4.4损毁、丢失属于公司所有的档案。 4.5档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。 篇三: 公司文件档案管理制度公司人事档案及技术档案管理制度总则: 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。适用范围: 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。一. 文件的收集公司需收集文件的范围: 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括: 1(上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门: 行政部) 2(上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门: 行政部) 3(公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门:
一．单项选择题（每题2分，共10题） 1.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（ D ）。 A.历史档案 B.现行档案 C.国家档案 D.公务档案 2.下列不属于档案工作性质的是（ D ）。 A.管理性 B.服务性 C.政治性 D.创造性 3.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准( C )型。 A.A2 B.A3 C.A4 D.A5 4. 以下文种属于上行文的是（ D ）。 A.命令 B.公函 C.议案 D.报告 5.文书转化为档案需经过（ C ）。 A.收集 B.整理 C.立卷归档 D.保管 6.下列行文符合行文规则的是（ A ）。 A.某职校校长室和学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”的先进人物学习 B.某职校向该市政府行文，申请增加办学经费，改善办学条件 C.某市财政局向该市教育局发出指示，要求其坚决制止乱收费 D.某市教育局向上级机关请示工作，文件的主送机关为“市委、市政府” 7.公文的成文日期一般以( D )为准。 A.拟稿日期 B.核稿日期 C.审稿日期 D.领导人签发日期 8.公文的发文字号组成部分有：发文机关、发文年度和（ A ）。 A.发文顺序号 B.排列号 C.文件编号 D.签发序号 9. 下列公文标题拟写有误的是（ D ）。 A.关于开展档案安全检查的通知 B.中华人民共和国主席令 C.关于表彰先进党组织的通报 D.关于要求补助档案抢救经费的报告 10. 对外机关来问或来电的办复有多种形式，其中对重大问题的答复一般采用（ A ）形式。 A.书面答复 B.电话回复 C.当面回复 D.邮件回复 11.（ A ）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。 A.法律作用 B.文化作用 C.业务作用 D.行政作用 12．根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行具体处理，这一工作程序叫做（ B ） A，拟办 B，承办 C，催办 D，注办 13．全宗内档案的常用分类方法不包括（ D ）。 A．年度分类法 B．组织机构分类法 C．问题分类法 D．人物分类法14．档案整理工作的主要内容不包括（ C ）。 A．区分全宗 B．全宗内的分类 C．收集 D．案卷的排列和案卷目录的编制 15.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（ B ）。 A.返行文 B.联合行文 C.单独行文 D.共同行文 16.以下不属于档案的作用的是（ D ） A.凭证作用 B.参考作用 C.历史借鉴作用 D.收藏增值作用 17．档案价值实现的规律性不包括（ D ）。 A．档案价值的扩展律 B．档案价值的时效律 C．档案价值的条件律 D．档案价值的因果律
档案管理制度 一、目的： 规范档案管理工作，使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。 二、适用范围： 公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则： 办理完毕的文件、培训资料，其他资料收集齐全，按类编码分类存放，每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。 档案整理方法： （1）、按公司制定的编码分类整理。 （2）、每天要进行清理归档，以免资料堆积。 （3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。 （4）、准确地做好文件索引，以便于查找。 （5）、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别组装入一个代办卷宗，以便要归档时，所有材料都是能随手而得，避免盲目的查找。（6）、案卷厚度一般在1.5公分至3公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；按宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写、字迹端正。 （7）、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编号等，档案目录要有：全宗案卷目录、卷内目录组合而成。 （8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 2、档案室管理规定 （1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。
（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。 （3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。 （4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。3、档案文件借阅规定 （1）、借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同），必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅；秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。 （2）、目录不给借出，只供在档案室阅； （3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。 4、档案销毁管理 （1）、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认，交回行政管理部。 （2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。 （3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。 （4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。 （5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。 （6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。