专用文件书写格式规范
一、排版格式具体要求
1.往来公文(请示、通报等):标题黑体二号，二级标题仿宋_GB2312小二加粗，三级标题仿宋_GB2312三号字加粗，四级标题仿宋_GB2312小三号字加粗，正文部分仿宋_GB2312四号字不加粗，行间距25磅，每段首行缩进2个字符,不要用空格完成缩进。
一般性汇报材料：标题黑体小二号，二级标题仿宋_GB2312三号加粗，三级标题仿宋_GB2312小三号字加粗，四级标题仿宋_GB2312四号字加粗，正文部分仿宋_GB2312小四号字不加粗，行间距20磅，每段首行缩进2个字符,不要用空格完成缩进。
2.分条时代号使用规范：
第一级用“一、”（中文大写，带顿号）。
第二级用“（一）（二）（三）”（后面不接任何标点）用三号仿宋体字。第三级用“1.”（后接点号）。
第四级用“（1）”（后面不接任何标点）。
第五级可用“a.”（后接点号）。
3.成文时间用汉字，“零”应写为“〇”，而不是“0”。
4.对齐方式要求美观，统一。
二、打印及装订要求
1.一律为左边竖直装订，右翻页。
2.页边距上下左右各2.5cm。
三、文件名和落款
1.文件标题注明：“文件内容+负责人名称”。
2.单位：需注明完整称谓。
3.日期：需要右对齐。
例：
经管—土管学院
二〇一一年九月七日
注：各部门在上交材料时有具体规定文字书写要求格式按照要求的文字书
写格式，如果没有规定文字书写的具体格式就按照上述文字书写格式要求。 .
＜项目名称＞ 软件需求说明书 作者： 完成日期： 签收人： 签收日期： 修改情况记录：
目录 1 引言 (1) 1.1 编写目的 (1) 1.2 范围 (1) 1.3 定义 (1) 1.4 参考资料 (1) 2 项目概述 (2) 2.1 产品描述 (2) 2.2 产品功能 (2) 2.3 用户特点 (2) 2.4 一般约束 (2) 2.5 假设和依据 (3) 3 具体需求 (3) 3.1 功能需求 (3) 3.1.1 功能需求1 (3) 3.1.2 功能需求2 (4) 3.1.n 功能需求n (5) 3.2 外部接口需求 (5) 3.2.1 用户接口 (5) 3.2.2 硬件接口 (5) 3.2.3 软件接口 (5) 3.2.4 通信接口 (6) 3.3 性能需求 (6) 3.4 设计约束 (6) 3.4.1 其他标准的约束 (6) 3.4.2 硬件的限制 (7) 3.5 属性 (7) 3.5.1 可用性 (7) 3.5.2 安全性 (7) 3.5.3 可维护性 (7) 3.5.4 可转移＼转换性 (8) 3.5.5 警告 (8) 3.6 其他需求 (8) 3.6.1 数据库 (8) 3.6.2 操作 (8) 3.6.3 场合适应性需求 (9) 4 附录 (9)
1 引言 1.1 编写目的 说明编写这份软件需求说明书的目的，指出预期的读者范围。 1.2 范围 说明： a．待开发的软件系统的名称； b．说明软件将干什么，如果需要的话，还要说明软件产品不干什么； c．描述所说明的软件的应用。应当： 1）尽可能精确地描述所有相关的利益、目的、以及最终目标。 2）如果有一个较高层次的说明存在，则应该使其和高层次说明中的类似的陈述相一致（例如，系统的需求规格说明）。 1.3 定义 列出本文件中用到的专门术语的定义和缩写词的原词组。 1.4 参考资料 列出要用到的参考资料，如： a．本项目的经核准的计划任务书或合同、上级机关的批文； b．属于本项目的其他已发表的文件； c．本文件中各处引用的文件、资料，包括所要用到的软件开发标准。 列出这些文件的标题、文件编号、发表日期和出版单位，说明能够得到这些文件资料的来源。
编号：QC/RE-KA9157 程序文件编写的工作程序标准范 本 In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value. （管理规范示范文本） 编订：________________________ 审批：________________________ 工作单位：________________________
程序文件编写的工作程序标准范本 使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。 程序文件编写的工作程序 1.对现行文件的收集和分析 收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。 组织如果已经建立了ISO 9000质量管理体系或ISO 14000环境管理体系，就应该使OHS管理体系与这两个体系充分融
合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等其管理方式类似，这些程序最好在原ISO 9000程序或14000程序的基础上补充为好。 2. 编制程序文件明细表 一个组织的职业安全健康管理体系程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好;每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文
文档格式规范手册 目录 文档格式规范手册 (1) 目录 (1) 1标题 (2) 文档标题 (2) 标题中文部分 (2) 标题英文数字部分 (2) 一级标题 (2) 一级标题中文部分 (2) 一级标题英文数字部分 (2) 二级标题 (3) 二级标题中文部分 (3) 二级标题英文数字部分 (3) 三级标题 (3) 三级标题中文部分 (3) 三级标题英文数字部分 (3) 2目录 (3) 目录标题 (3) 目录内容 (4) 目录中文部分 (4) 目录英文部分 (4) 3正文 (4) 正文汉字部分 (4) 正文英文数字部分 (4) 图片 (5) 表格 (5) 表格设置 (5) 表格内容设置 (5) 正文加粗部分 (5) 4文档整体编辑 (5) 文档中英文数字格式的设置 (5) 文档行间距的设置 (6)
文档标题 标题中文部分 字体：仿宋_GB2312 字号：三号 加粗：加粗 标题英文数字部分 字体：Courier New 字号：三号 加粗：加粗 一级标题 一级标题中文部分 字体：仿宋_GB2312 字号：小三 加粗：加粗 一级标题英文数字部分 字体：Courier New 字号：小三 加粗：加粗
二级标题中文部分 字体：仿宋_GB2312 字号：四号 加粗：加粗 二级标题英文数字部分 字体：Courier New 字号：四号 加粗：加粗 三级标题 三级标题中文部分 字体：仿宋_GB2312 字号：小四 加粗：加粗 三级标题英文数字部分 字体：Courier New 字号：小四 加粗：加粗 2目录 目录标题 字体：仿宋_GB2312
字号：三号 加粗：加粗 目录内容 目录中文部分 字体：仿宋_GB2312 字号：五号 加粗：不加粗 目录英文部分 字体：Courier New 字号：五号 加粗：不加粗 3正文 正文汉字部分 字体：仿宋_GB2312 字号：小四 加粗：不加粗 正文英文数字部分 字体：Courier New 字号：小四 加粗：不加粗
? 修改状态／版号； ? 修改记录（可专设修改页）； ? 受控状态／保密等能级； ? 发文登记号等。 (3)刊头：在每页文件的上部加刊头，便于文件控制和管理。 ? 公司标志、名称、 ? 文件编号、文件名称； ? 生效日期； ? 修改状态／版号； ? 受控状态； ? 发文登记号； ? 页码等。 (4)刊尾（需要时采用）：在每页文件或每份文件的的末页底部加刊尾说明文件的起草审批、会签情况。? 拟制人、批准人及日期； ? 会签人及日期； ? 其他说明性文字。 (5) 修改控制页：可单改与封面或其他附页合并说明文件修改的历史情况。 ? 修改单编号； ? 修改标识； ? 修改人／日期； ? 审批人／日期； ? 修改内容等。 4. 正文部分内容 (1)正文部分：描述程序文件的基本内容。 ? 说明制订程序的目的； ? 程序的适用范围； ? 实施程序的责任者的职责和权限； ? 程序内容的描述； ? 程序涉及或引用其他文件。 (2)目的 ? 说明程序所控制的活动及控制目地； (3)适用范围 ? 程序所涉及的有关部门和活动； ? 程序所涉及的相关人员、产品。 (4)职责 ? 规定负责实施该项程序的部门或人员及其责任和权限； ? 规定与实施该项程序相关的部门或人员其责任和权限。 (5)工作程序 ? 按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节； ? 规定应做的事情（What）； ? 明确每一活动的实施者（Who）； ? 规定活动的时间（When）； ? 说明在何处实施（Where）； ? 规定具体实施办法（How）； ? 所采用的材料、设备、引用的文件等； ? 如何进行控制； ? 应保留的记录；
word 文档格式规范 类目字体及字符间距段落项目符合 和编号 备注标题二号黑体、加粗居中对齐、3 倍行距、正文文本无无副标题小二号黑体、加粗居中对齐、3 倍行距、正文文本无 目录（二字）三号黑体、加粗 间距 10 磅 居中对齐、单倍行距、正文文本、 段前分页 显示【目 录】二字 无 目录内容五号宋体、不加粗 尽量采用“插入索引和目 录”方式获取目录 如果系统插入索引和目录，则不需 手动设置 无 第一级（章）三号宋体、加粗、标准字 符间距 居中对齐、大纲级别 1 级、3 倍 行距、段前分页、其他保持标准 第Ⅰ章（罗 马字母） 无 第二级（节）四号宋体、加粗、标准字 符间距 两端对齐、悬挂缩进 1 厘米、大 纲级别 2级、单倍行距、与下段同 页、其他保持标准 第Ⅰ节（罗 马字母） 无 第三级（一、）四号宋体、不加粗、标准 字符间距 两端对齐、悬挂缩进 1 厘米、大 纲级别 3级、单倍行距、与下段同 页、其他保持标准 一、无 第四级（1.）四号宋体、不加粗、标准 字符间距 两端对齐、左缩进 0.74 厘米、悬 挂缩进0.74 厘米、大纲级别 4 级、单倍行距、与下段同页、其他 保持标准 4 级以下注 释内容需保 持其该级别 左缩进 无 第五级（自定义项目符合和编号）四号宋体、不加粗、标准 字符间距、清单列表无说 明内容字体用小四号宋体 两端对齐、左缩进 1.48 厘米、悬 挂缩进0.74 厘米、大纲级别 5 级、单倍行距、与下段同页、其他 保持标准 自定义项目 符合和编号 该级注释内 容左缩进 第六级（自定义项目符号和编号）四号宋体、不加粗、标准 字符间距、清单列表无说 明内容，字体用小四宋体 两端对齐、悬挂缩进 2.22 厘米、 大纲级别6 级、单倍行距、与下段 同页、其他保持标准 自定义项目 符合和编号 无 正文四号宋体、不加粗、标准 字符间距、清单列表无说 明内容，字体用小四宋体左对齐、首行缩进 2 字符、大纲 级别正文、单倍行距、其他保持标 准；如果为某级下的正文，其缩进 保持与该级别一致 无无 页眉五号字体默认即可公司名称无 页脚五号字体默认即可公司网址，也可加入当前 日期和页码。页码一般右 对齐页面底部，且首页如 果是封页，就不显示页码 图片标签字体图片及标签段落属性项目符合和编号备注 插图和图片小四号宋体该图片正中下，大纲级别为正文，单倍行距，与该 图片保持同页。图片标签序列1.1.1.1.1..
1 目的 对本公司编制的有关“药品生产质量管理规范”文件的主要项目和书写格式进行统一规定，以保证文件的格式统一、内容完整。 2 范围 适用于本公司编制的“药品生产质量管理规范”文件。 3 责任 所有承担“药品生产质量管理规范”文件编写的人员都有责任按照本文的要求严格执行。 4 文件正文层次的名称和编排 4.1 文件层次的名称 层次名称编号示例 章 1 条 1.1 条 1.1.1 条可根据需要在细分,但应避免过度细分。 段无编号 4.2 文件层次的种类 4.2.1 章 章在文件正文层次中是基本组成部份。 每个文件中的章，一般是将“目的”编为第1章的开始，用阿拉伯数字编号。 编号应延续下去，直对“培训”。 OS- 第 2 页/共 3 页
4.2.2 条 条是章的有编号的细分单元，第一层次的条可发展进一步细分为第二层次有编号的条，并且这种进一步的细分可以根据需要继续下去，但应避免按此方法过度细分下去。 条应该用阿拉伯数字编号。 除非在同一层次上至少另有一条，否则不应使用编号来分出一条。如：在第一章的条文中，如果没有1.2条,就不应该标出1.1条。 4.2.3 段是章或条中不编号的层次。 4.3 层次的编排 各层次的编号和条文应在页面的左边顶格排列，各层次的编号与其后文字之间一个英文字符间隔；段的条文应在页面左边缩后两个汉字符排列，移行时顶格排列。 5 文字编辑要求 5.1 文件的章一般采用加粗小四号字（或黑体四号字），其余文字一般采用宋体小四号字，但正文（包括记录）的标题可采用黑体三号字。 5.2 各章之间空一行。 5.3 文件打印一般采用A4规格纸，有的表格可采用A3规格纸，打印时页顶空3cm，页尾空3cm，保证左右界基本一对致。 5.4 文件采用左侧面装订。 6 文件的项目、表头格式 6.1 文件的主要项目： 6.1.1 文头（表头） 6.1.2 正文 6.1.2.1 正文项目：目的、范围、定义、责任、内容、培训等。 6.1.2.2 文件编写人员可根据实际需要选择确定。 6.2 标准文件的表头（文头）格式 6.2.1 首页文头格式 OS- 第 3 页/共 3 页
文档格式规范
目录 1 文档格式规范 (1) 1.1文字性文件或规范性文件的编制要求 (1) 1.1.1 文件的整体要求 (1) 1.1.2 文件编制的具体要求 (1) 1.2表格文件的编制要求 (5) 2 文档命名规范 (5)
1 文档格式规范 1.1 文字性文件或规范性文件的编制要求 1.1.1 文件的整体要求 1.1.1.1 文件编制的基本要求 a)文件均采用A4纸幅面。文件的名称应简明准确，一般不超过20个汉字。 b)文件的内容应表达准确、清楚、简明、严谨。 c)同一文件中术语、符号、代号应统一。表达同一术语的概念应前后一致。 采用的术语尚无标准规定时且容易产生不同理解的，应给出定义或说明。 d)文件中的缩略词(语)应采用有关标准或专业委员会认定的缩略词(语)，自 定缩略词(语)应简明、确切，能反映主题。缩略词(语)在文件中首次出现 时应做说明。 e)文件中引用的标准和文件应是现行有效。 f)文件中应采用国务院正式公布、实施的简化汉字。 1.1.1.2 文件封皮的基本要求 a)文件封面的内容分为标题、编制信息和公司名称三部分。 b)文件标题分为“标题”和“副标题”。“标题”描述项目名称，字体：小 初黑体居中；“副标题”描述文件名称，字体：小一黑体居中。“标 题”和“副标题”空一行。 c)文件编制信息包含三个要素，“编制”、“审核”、“批准”：小四宋体加 粗，书写对应人员姓名，姓名中文采用小四宋体，西文采用小四Times New Roman。“版本号”：小四宋体加粗，书写文件版本号，采用小四 Times New Roman；“日期”：小四宋体加粗，书写文件编制日期，采 用小四Times New Roman。 d)公司名称为公司的全称，在文件编制信息后空一行，三号黑体。 e)所有文字性文件或规范性文件中都必须包含文件修改记录，文件修改记 录放在第二页，目录从第三页开始。 f)封面页、文件修改记录页均不插入页脚页码，目录页的页脚中间对齐插
各类文档书写格式的规范要求 目前，学校各组织及教师个人在日常文书编撰中大多按照个人习惯进行排版，文档中字体、文字大小、行间距、段落编号、页边距、落款等参数设置不规范，严重影响到文书的标准性和美观性，现将文书标准版格式要求及日常文档书写注意事项转发给你们，请各组织在今后工作中严格实行：一、文书指：各类通知通报、说明、工作联系单，请示报告、总结、工作计划等文字材料。 二、关于单位落款： 结合学校实际，我校各级组织分为“普安县南湖街道三板桥小学”、“普安县南湖街道三板桥小学教务处”、“普安县南湖街道三板桥小学办公室”、“普安县南湖街道三板桥小学关心下一代工作委员会”、“普安县南湖街道三板桥小学总务室”、“普安县南湖街道三板桥小学少先队大队部”、“中国教育工会普安县南湖街道三板桥小学基层委员会”、“普安县南湖街道三板桥小学x年级x班”、“普安县南湖街道三板桥小学xxx(教师个人)”等，落款不得出现“普安县三板桥小学”“南湖街道三板桥小学”“南湖三板桥小学”“三板桥小学”等表述不全的简称。 三、关于时间落款：文档中落款时间应为大写“二O一七年五月十二日”，“O”应以字母输入英文O或者插入字符O，不
得以“2017年5月12日”阿拉伯数字时间落款。 四、对部门科室行文正文上方需预留位置，方便领导批示意见。 五、行文应表述清楚，尽量少使用过于华丽、缺乏操作性的语句或口号。对问题经过应表述清楚，有问题初步分析和方案建议。 六、各类对上级部门的申请、报告、请示等应一事一报，禁止一份报告内同时表述两件工作。 七、各类材料标题应规范书写，明确文件主要内容，标准为“关于××××××××的报告（请示、申请），不得“关于××××××的申请报告”或者“申请报告”。 八、各类文档排版格式。 （一）页边距：上下边距为2.54厘米；左右边距为2.8厘米。 （二）页眉、页脚：页眉为1.5厘米；页脚为1.75厘米； （三）行间距：25P行距（固定值）。 （四）纸型与打印方向：采用标准A4型。一般为竖向打印。如表格等须横向打印的材料上下边距为2.8厘米，左右为2.54厘米，页眉1.5厘米，页脚1.75厘米。 （五）文字从左至右横写。标题用2号宋体并加粗，正文用3号仿宋体字。在文档中插入表格，单元格内字体用仿宋，字号可根据内容自行设定。 （六）正文一般每面排22行，每行排28个字，标题下
工程有限公司 LS/CX 01-2009 电梯安装、维修 程序文件 编制： 审核： 批准： 受控状态： 版本状态：第 1版第 1次 发放编号： 手册持有人： 2008—12—09发布 2009—01—01实施 机电工程有限公司发布
程序文件目录
一、安全质量监察和监督检查程序 1.目的 接受特种设备安全监督管理部门制定并公布的安全技术规范的要求进行生产活动的监察。 2.适用的范围 适用于本公司接受安全监察管理 3.相关文件 《法律法规和其他要求控制程序》 4.职责 4.1 公司综合管理办公室是本程序的归口管理部门，负责法律法规和其他公开要求的收集、确认、统一编号、发放和归档，并与特种设备安全监察部门经常保持联系，以便了解最新信息。 4.2工程部、其他部门具体实施接受特种设备安全监察工作。 5.工作程序 5.1 综合管理办公室负责组织学习相关法律法规； 5.2 工程部和其他部门提供以下信息： （1）确认无超许可范围进行生产和销售的行为； （2）自觉遵守有关法律、法规、规范、标准的情况； 5.3 工程部牵头组织检查有关法律、法规、规范、标准的执行情况，并向管理者代表报告检查情况，执行《监视和测量控制程序》的有关规定。如果问题严重，管理者代表应向最高管理者报告，并采取必要的纠正措施。 6.相关记录 《适用法律法规和其他要求清单》 二、文件和记录控制程序 1 目的
对质量环境职业健康安全管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。加强对记录的控制，以提供符合要求和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的证据。 2 适用范围 适用于本公司对质量环境职业健康安全管理体系所使用的文件和记录的控制。 3 相关文件 《内部审核控制程序》 《管理评审控制程序》 《纠正、预防和改进措施控制程序》 《监视和测量控制程序》 4 职责 4.1 综合管理办公室（贯标办公室）是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；工程质量部负责施工技术文件的管理。 4.2 各部门和工程队均是本程序的配合并实施的单位。 4.3 最高管理者（总经理）负责质量（质量环境职业健康安全管理）手册批准。 4.4 管理者代表（总工程师兼任）负责审核质量手册和批准程序文件。 5 工作程序 5.1 文件控制程序 5.1.1 文件概念 文件系指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。 质量环境职业健康安全管理体系文件是质量环境职业健康安全管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。 公司的质量环境职业健康安全管理体系文件的范围包括： （1）形成文件的质量、环境、职业健康安全方针和目标； （2）质量手册； （3）GB/T19001-2000、GB/T24001-1996和GB/T28001-2001标准规定的程序文件； （4）确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件，例如质量计划（施工组织设计）、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件； （5）记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；
项目文档命名规则 编制：日期：____/____/____审核：日期：____/____/____ 批准：日期：____/____/____ XXXX公司 二零一五年五月制
历史记录
目录 1 目的 (4) 2 适用范围 (4) 3 术语和缩略词 (4) 4 规程 (4) 4.1 文档命名规则 (4) 4.2 配置项的版本标识 (8) 4.3 标签的命名 (9)
1 目的 本文的目的是定义各项目所有相关文档和CMM要求的过程文件的格式和规则，以及配置管理中对配置项和版本的标识。 2 适用范围 本规则适用于所有需求、设计等文档和过程文件。 3 术语和缩略词 无 4 规程 4.1 文档命名规则 1组织标准软件过程文档编号 (1)过程文件格式：XXX-P-××，初始编号为：XXX-P-01，最大编号为：XXX-P-99。 (2)指南文件编号：XXX-G-××××，前两位××为指南所对应的过程文件编号。 (3)模板文件编号：XXX-T-××××，前两位××为指南所对应的过程文件编号。 2产品命名规范 (1)中文命名规范：中文全称V产品版本号。英文命名规范：首字母大写V产品版本号。3项目文档编号 (1)编号规则分三种： 1)单个文档：首字母大写V产品版本号-阶段英文缩写-文档名称英文缩写。 2)多个子文档：首字母大写V产品版本号-阶段英文缩写-文档名称英文缩写—流 水号。 3)周期性：首字母大写V产品版本号-文档名称/英文名称-八位日期。 (2)项目阶段及文档名称英文缩写，见下表：
4文档版本 (1)格式：V×××.×××，初始版本号为V0.1，最大版本号为：V999.999。其中， 草稿状态的版本均为V0.×××，例如：V0.1，V0.2……V0.999；而经过评审通过
文件控制程序 1.0 目的和范围 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作 废的文件。 2.0 适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 3.0 职责 总经理室负责文件归口管理。 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。 4.0 工作程序 文件分类和编号 (1)文件包括： ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； ②形成文件的程序； ③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业、工作规范、管理规定等)； ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)； ⑤记录(一种特殊类型的文件)。 (2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。 (3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。 (4)文件编号执行《文件管理规定》。 文件的编写及审批 (1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 (2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会签)，主管副总经理批准(必
要时报总经理批准)。 (3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 文件的发放 (1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位或顾客时为“非受控” 版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并登记受控号和去向。 (2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放 时，均应填写“文件发放登记表”，领用人应在登记表中签字。 (3)当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号，破损文件由 总经理室收回。 (4)当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作 废。 (5)提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 文件的更改 (1)体系文件的更改填写“文件更改单”，经总经理批准后，由总经理室实施。更改方式可采取划改 或换页。 (2)应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总经理室填写“文件更改单”，更改单应 注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若指定其他人员审 批时，应获得审批所需的有关背景资料。 (3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者，文件持有者应按更改单要求进行更改，按规定作 好记录，保存更改单，适用时收回相应作废的文件。 (4)总经理室应保存更改记录。 文件的评审 每年三季度由总经理室组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，
论文的基本格式与规范国家制订有专门的学位论文写作标准，即GB7731-87《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》，有些学校有自己制订的专门格式，但都是以GB为标准的。标准较复杂，简化如下。 一、封面、题名、摘要与关键词 1、封面：有统一的封面，封面上写明：论文题目，作者，学校系科，指导老师姓名，完成日期等。按学校要求一式二份或三份。 2、题名： 以最恰当、最简明的语词反映论文的特定内容 选择的词汇为其他人的检索提供方便。 不宜超过20字 不要标新立异地用自创的英文字体。 不乱用副标题。两种情况下使用副标题，第一是用来补充说明正题中言犹未尽的，第二是对正标题给出范围限定，如： 玩转解构——川久保玲的设计理念剖析 画龙需点睛——论细节设计 3、摘要 摘要的目的是让读者看了后，决定有无必要阅读全文。同时供摘要检索类文献采用。 不宜超过300字。 应该是一篇可以独立存在的短文，说明文章的主要内容，得出你的结论。 摘要不是中学语文中的“中心思想”。 好的例子：把全文内容浓缩在300字中，概括文章内容与结论。 不好的例子：本文通过……，阐述了……，论证了……，对……有启发。（有没有启发是读者说的，不是作者说的。） 4、关键词： 3-5个，列在摘要的左下方 关键词是为了文献标引，方便图书馆的读者检索用的。 尽量采用规范词，不得使用偏僻词，更不能用自创的词。 二、文章结构简述 一篇学位论文的结构，基本上分为序论、本论和结论这样三个层次。 1、序论。 也叫引言、导言、前言，是论文的开头部分，它写在文章的最前面，用来说明你为什么要写这篇论文。这部分很短，常用一小段文字表述，但要注意的是，不要与你的摘要重复。摘要是简要地说明你的文章写了什么，而引言是说明你为什么要写这篇文章，侧重点不同。 2、本论 本论部分是论文的重点，是最关键的。在动笔前，要先列出提纲。列提纲的过程，也就是整篇文章构思的过程，同时也为整篇文章搭建一个骨架。提纲分为一级提纲、二级提纲和三级提纲。对应于一级标题、二级标题与三级标题。两种形式： 第一：一、二、三是一级标题； （一）、（二）、（三）是二级标题； 1、2、3是三级标题。 第二：1、2、3为一级标题，与标题空一格，如：1 皮影艺术在动画中的应用
软件需求文档格式的标准写法 具体的步骤： 1．1 编写目的 · 阐明开发本软件的目的； 1．2 项目背景 · 标识待开发软件产品的名称、代码； · 列出本项目的任务提出者、项目负责人、系统分析员、系统设计员、程序设计员、程序员、资料员以及与本项目开展工作直接有关的人员和用户； · 说明该软件产品与其他有关软件产品的相互关系。 1．3 术语说明 列出本文档中所用到的专门术语的定义和英文缩写词的原文。 1．4 参考资料（可有可无） 列举编写软件需求规格说明时所参考的资料，包括项目经核准的计划任务书、合 同、引用的标准和规范、项目开发计划、需求规格说明、使用实例文档，以及相关产品 的软件需求规格说明。 在这里应该给出详细的信息，包括标题、作者、版本号、发表日期、出版单位或资 料来源。 2．项目概述 2．1 待开发软件的一般描述 描述待开发软件的背景，所应达到的目标，以及市场前景等。 2．2 待开发软件的功能
简述待开发软件所具有的主要功能。为了帮助每个读者易于理解，可以使用列表或 图形的方法进行描述。使用图形表示，可以采用： · 顶层数据流图； · 用例UseCase图； · 系统流程图； · 层次方框图。 2．3 用户特征和水平（是哪类人使用） 描述最终用户应具有的受教育水平、工作经验及技术专长。 2．4 运行环境 描述软件的运行环境，包括硬件平台、硬件要求、操作系统和版本，以及其他的软 件或与其共存的应用程序等。 2．5 条件与限制 给出影响开发人员在设计软件时的约束条款，例如： · 必须使用或避免使用的特定技术、工具、编程语言和数据库； · 硬件限制； · 所要求的开发规范或标准。 3．功能需求 3．1 功能划分 列举出所开发的软件能实现的全部功能，可采用文字、图表或数学公式等多种方法 进行描述。 3．2 功能描述 对各个功能进行详细的描述。
软件开发技术文档编写规范 在项目开发过程中，应该按要求编写好十三种文档，文档编制要求具有针对性、精确性、清晰性、完整性、灵活性、可追溯性。 ◇可行性分析报告：说明该软件开发项目的实现在技术上、经济上和社会因素上的可行性，评述为了合理地达到开发目标可供选择的各种可能实施方案，说明并论证所选定实施方案的理由。 ◇项目开发计划：为软件项目实施方案制订出具体计划，应该包括各部分工作的负责人员、开发的进度、开发经费的预算、所需的硬件及软件资源等。 ◇软件需求说明书（软件规格说明书）：对所开发软件的功能、性能、用户界面及运行环境等作出详细的说明。它是在用户与开发人员双方对软件需求取得共同理解并达成协议的条件下编写的，也是实施开发工作的基础。该说明书应给出数据逻辑和数据采集的各项要求，为生成和维护系统数据文件做好准备。 ◇概要设计说明书：该说明书是概要实际阶段的工作成果，它应说明功能分配、模块划分、程序的总体结构、输入输出以及接口设计、运行设计、数据结构设计和出错处理设计等，为详细设计提供基础。 ◇详细设计说明书：着重描述每一模块是怎样实现的，包括实现算法、逻辑流程等。 ◇用户操作手册：本手册详细描述软件的功能、性能和用户界面，使用户对如何使用该软件得到具体的了解,为操作人员提供该软件各种运行情况的有关知识，特别是操作方法的具体细节。 ◇测试计划：为做好集成测试和验收测试，需为如何组织测试制订实施计划。计划应包括测试的内容、进度、条件、人员、测试用例的选取原则、测试结果允许的偏差范围等。 ◇测试分析报告：测试工作完成以后，应提交测试计划执行情况的说明，对测试结果加以分析，并提出测试的结论意见。 ◇开发进度月报：该月报系软件人员按月向管理部门提交的项目进展情况报告，报告应包括进度计划与实际执行情况的比较、阶段成果、遇到的问题和解决的办法以及下个月的打算等。 ◇项目开发总结报告：软件项目开发完成以后，应与项目实施计划对照，总结实际执行的情况，如进度、成果、资源利用、成本和投入的人力，此外，还需对开发工作做出评价，总结出经验和教训。 ◇软件维护手册：主要包括软件系统说明、程序模块说明、操作环境、支持软件的说明、维护过程的说明，便于软件的维护。 ◇软件问题报告：指出软件问题的登记情况，如日期、发现人、状态、问题所属模块等，为软件修改提供准备文档。 ◇软件修改报告：软件产品投入运行以后，发现了需对其进行修正、更改等问题，应将存在的问题、修改的考虑以及修改的影响作出详细的描述，提交审批。 1可行性分析报告 1 引言 1.1 编写目的：阐明编写可行性研究报告的目的，提出读者对象。
正式文件格式书写标准： 一、文章的大标题：宋体、二号、加粗、居中。 二、文章的大标题与文章的一号标题之间，空一行，空行的字体要求：黑体、三号、空两个字。 三、文章的一号标题：黑体、三号、空两个字，即“一、” 四、文章的二号标题：仿宋、三号、加粗、空两个字，即“（一）”，标题后无任何符号。 五、文章的三号标题：仿宋、三号，阿拉伯数“1”，后加小黑点“.”，即“1.”，此标题内容结束后用句号，即“。”此小标题的第二行第一个字顶格。 六、文章的落款：正文结束后，敲四个回车，落款内容居右。 公文格式字体字号标准： 公文标题使用2号加粗宋体字。 公文正文使用3号仿宋字体。 一级标题用3号黑体字，用“一、”、“二、”、“三、”……标识。 二级标题用加粗3号楷体，用汉字数字外加小括号“（一）”、“（二）”、“（三）”……标识。 三级标题用加粗3号仿宋，用阿拉伯数字“1.”、“2.”、“3.”……标识。 四级标题用3号仿宋字体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）”、“（2）”、“（3）”……标识。
公文写作排版要点： 一、标题： 1、字体为二号方正小标宋（公文中最常用最正规的字体），不用加粗。如果有副标题，可用楷体。 2、如一行写不下标题，可分行或调整字间距，但需保证语句通顺。 3、行距调整为固定值30磅。 二、正文： 1、正式的文件字体用三号仿宋GB2312，一般的文件存档用四号仿宋GB2312以节俭纸张。 2、正文中一级标题用黑体或楷体（楷体要加粗，黑体不用）。 三、行距： 一般用固定值29-30磅。 四、排版： 1、格式需选择首行缩进2个字符，凡另起一行的文字，都需缩进2个字符。 2、写公文时，不要直接复制、粘贴，易造成排版不一的问题（行距、字体不同）。 3、排版时取消自动套用格式，不要使用自动套用格式。避免给最后的排版增加难度。 4、公文排版要美观大方，不要求异，可通过调整字距、行距、页眉，页脚使得公文美观大方。 5、落款：
密级：内部公开 文档编号： 版本号：V1.0 分册名称：第1册/共1册 文件编写规范 xxx科技有限公司 编制：生效日期： 审核：批准：
文件更改摘要 日期版本号修订说明修订人审核人批准人
目录 1.目的和范围 (4) 2.目标 (4) 3.术语表 (4) 4.文档编号规则 (5) 5.文档命名规范 (5) 6.文件结构规定 (6) 7.封面 (7) 8.修订页 (8) 9.正文内容格式 (8) 10.文件版本号和文件命名规定 (9) 10.1.文件版本号规定 (9) 10.2.文件命名规定 (9)
1.目的和范围 ●背景说明：本文件作为公司内部文档管理文件，所有公司内编写的文档，均应遵 守本规定，作为公司的所有文档编写统一要求。 ●范围：所有的CMMI执行过程中产生的文档，均应当执行本文件要求作为基础的要 求，如果该部分的体系文件存在明确的要求的，按照体系文件要求执行，没有的则按照本文件执行。 2.目标 规范和统一公司管理体系中所有相关文件的风格和样式，指导公司程序文件、模版文件以及各种记录文件的编写。 3.术语表 ●文件标识：文件的属性标志，包括文件名称、文件编号、版本、生效日期、 审批状态、密级等。 ●程序文件：描述为完成管理体系中所有主要活动提供方法和指导，分配具体的职责 和任务而定义的文件。 ●模版文件：为了使管理体系有效运行，组织统一设计的一些实用的表格和给出活动 结果的报告，规范记录组织的管理体系运行情况。 ●记录文件：简称记录，是组织根据设计的模版和体系要求，填写的表格或者给出活 动结果的报告，作为管理体系运行的证据。 ●修订页：记录文件的修订历史，所有程序文件、除了表格以外的模版和记录都需要 有变更履历，一般位于程序文件的第二页。 ●文档密级：指本文档的保密程度，共分绝密、机密、秘密、内部公开、公开五级制 度。 ●绝密：涉及公司与客户或上游供应商，下游分销商所签订相关的文档资料。仅 限于公司最高管理层及各资料所涉及的经过相应管理人员授权的相关人员查 阅。 ●机密：公司内部所相关的规章制度及技术规范，开发手册等；还有各项目开发 文档、管理文档及软件产品等仅供相关部门高级领导以及经过授权后相关人员 查阅。 ●秘密：需交付用户或与客户进行交流的文档与产品，可供相关项目客户查阅。 ●内部公开：内部不限制，公司内部任何可以任何形式获得文档的信息并阅读、 保存、修改后自用等等，但是不允许向外传播的文件。 ●公开：项目组开发过程中的自用文档或面向售前工作的部分项目介绍材料等。 ●版本标识：作为文档的版本区分。所有发布版本之前不得大于1.0，发布版本作为 1.0，而其后只有重大修改可以调整小数点前的版本号，局部修改调整小数点后版
公司红头文件格式规范及流程管理办法 第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。 第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。第九条收文由综合部统一负责。综合部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行综合部收回归档。 第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由综合部统一编号1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2. 公司综合部发文，用综字(××年)××号；3. 审核部发文，用审字(××年)××号；4. 市场部发文，用市字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定 第十三条公司的文件由综合部起草，综合部主任审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，综合部审核，总经理签发。 第十四条文件签发后，送综合部（签发的原件和电子版本件）统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。
软件需求文档格式的标准写法 1．引言 1．1 编写目的 ·阐明开发本软件的目的； 1．2 项目背景 ·标识待开发软件产品的名称、代码； ·列出本项目的任务提出者、项目负责人、系统分析员、系统设计员、程序设计员、程序员、资料员以及与本项目开展工作直接有关的人员和用户； ·说明该软件产品与其他有关软件产品的相互关系。 1．3 术语说明 列出本文档中所用到的专门术语的定义和英文缩写词的原文。 1．4 参考资料（可有可无）
列举编写软件需求规格说明时所参考的资料，包括项目经核准的计划任务书、合同、引用的标准和规范、项目开发计划、需求规格说明、使用实例文档，以及相关产品的软件需求规格说明。 在这里应该给出详细的信息，包括标题、作者、版本号、发表日期、出版单位或资料来源。 2．项目概述 2．1 待开发软件的一般描述 描述待开发软件的背景，所应达到的目标，以及市场前景等。 2．2 待开发软件的功能 简述待开发软件所具有的主要功能。为了帮助每个读者易于理解，可以使用列表或图形的方法进行描述。使用图形表示，可以采用： ·顶层数据流图； ·用例UseCase图；
·系统流程图； ·层次方框图。 2．3 用户特征和水平（是哪类人使用） 描述最终用户应具有的受教育水平、工作经验及技术专长。 2．4 运行环境 描述软件的运行环境，包括硬件平台、硬件要求、操作系统和版本，以及其他的软件或与其共存的应用程序等。 2．5 条件与限制 给出影响开发人员在设计软件时的约束条款，例如： ·必须使用或避免使用的特定技术、工具、编程语言和数据库； ·硬件限制； ·所要求的开发规范或标准。 3．功能需求 3．1 功能划分
文件格式规定 1 目的 使本公司管理文件格式统一、规范。 2范围 适用于本公司所有管理文件的编制。 3职责 文控部门负责文件格式的审核。 4内容和要求 4.1页面设置为：上下边宽为2.4cm，左边宽为2.3cm，右边宽为2.3cm，页眉距边界2.0 cm，页脚距边界1.5 cm。 4.2版面设置 4.2.1每页均有页眉、页脚，页眉为公司标志及文件编号，页脚为自动生成页码，页眉、页脚格式见本文件页眉、页脚。 4.2.2 首页：正文第一行空行（五号字体），空行后为文件名；最后一行为发布日期和实施日期，并有上划线，倒数第二行空行；具体格式及内容见本文件。 4.2.3 末页：正文结束加终止符“”，终止符单独占一行，长度为页面的1/4并居中，终止符后应有附加说明。具体格式及内容见本文件。 4.2.4字体：正文字体采用五号宋体字，文件名称为三号黑体并加粗，条款号与标题为五号黑体并加粗；文字与条款号间空一格。 4.2.5文件条款以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则用小写英文字母和带圈的数字作为区别。 4.2.6行距为1.5倍，段间距为零。 4.2.7对已有的文件或表格可直接引用，但必须写明引用文件和表格的名称，引用文件和表格的名称要有书名号。 4.3文件内容：1 目的，2范围，3职责，4内容与要求，5相关文件，6相关记录，7附件 4.4文件的“内容和要求”可以用条款、流程图、流程图与条款混排三种表达方式。 4.4.1 文件的“内容和要求”用条款表达的文件格式：(见示例1) 4.4.2 文件的“内容和要求”全部用流程图表示的文件格式：（见示例2） a)符号说明：
过程流向开始和结束活动 b)页面设置和版面设置与4.1、4.2同； c)流程图图表为三列两行，三列为：流程图、说明、职责，其中流程图占版面12/44，说明占26/44， 职责占6/44。第一行行高为最小值； d)说明与流程图的活动对应，责任人与说明一一对应。 4.4.3文件的“内容和要求”用条款与流程图混合表示的格式：（见示例3）。 附：示例1 1目的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2范围XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3职责 3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4 内容与要求 4.1XXXXXXXXXXXXXXX 4.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4.1.2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX a) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX b) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ①XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ②XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX