大连熵立得传热技术有限公司
Q/SD·A903·25-2005
档案管理规范
2005-05-10发布 2005-05-10实施大连熵立得传热技术有限公司发布
第一部分档案管理规范
科技档案管理规范
1．范围
本规范规定了大连熵立得传热技术有限公司科学技术档案（以下简称科技档案）工作的基本要求，即科技文件材料的管理、归档与科技档案管理的主要内容和要求。
本规范适用于大连熵立得传热技术有限公司的科技档案工作。
2．引用标准
本规范引用的标准所包含的条文通过本规范的引用而成为本规范的条文。
GB3792.5-85 档案著录规则
GB/T11822—2000 科学技术档案案卷构成的一般要求
3．定义
本规范采用下列定义
3.1科技档案
是指在自然科学研究、生产技术、基建、工程设计等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带、磁盘、光盘等科技文件材料。3.2归档
各业务部门在科研、生产、基建、产品设计活动中不断产生的科技文件材料处理完毕后，将具有日后查考使用价值的文件材料，经由业务部门整理后移交科技档案管理部门立卷保管。
4．科技档案工作的基本要求
4.1科技档案应实行集中统一管理，确保科技文件材料的完整、准确、系统和安全，便于开发、利用。
4.2科技档案工作应纳入管理制度之中，实行技术工作和建档工作同步进行。
4.3努力实现科技档案工作从经验管理向科学管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，使之为本公司经济效益最大化服务。
5．科技文件材料的归档与要求
5.1归档范围
5.1.1研发项目档案归档范围
a)研发项目准备阶段：研发项目审批文件、任务书、协议书、委托书、会议记录及重要来
往文函、开题报告、调研报告、方案论证等；
b)研发试验阶段：试验的重要原始记录及整理记录、试验报告、测试报告、设计文件和图
纸、技术规范，安装使用说明书、操作规程、安全注意事项、计算机软件、阶段总结；
c)总结鉴定验收：工作总结、技术报告、论文专著、设计计算书、试验证明材料、设计记录或报告、评
审鉴定材料、专利发明的申请书及公证书的原件和影印件、用户证明材料等；
d)推广应用阶段：推广应用方案、技术转让合同、协议书、技术说明书、生产设计、工艺
文件、生产定型的鉴定材料、用户反馈意见、宣传报道材料、技术改进材料、标本样品目录、照片、光盘、磁带等记录材料。
5.1.1.1 研发项目文件材料的归档要求
a)实行项目负责人归档责任制,每项研发项目结束后,应对文件材料加以系统整理归档；
b)归档时间应在项目鉴定后的一个月内归档,对于研发设计周期长的项目,可按阶段归档.
形成预立卷；
c)凡是归档的文件材料,要做到审查手续完备、字迹工整、图样清晰、装订整齐、禁用不耐
久保存的书写工具(圆珠笔、铅笔等)；
d)填写归档移交目录,一式两份,交接双方各留一份备查。
5.1.2设备仪器档案归档范围
5.1.2.1国内设备仪器档案
a)申请购置设备的请示（报告）及批复；
b)外购设备合同书、协议书、洽谈记录；
c)设备开箱随机带来的文件材料（图纸、说明书、备件目录和维修册、合格证、备件图等）；
d)设备仪器开箱验收记录；
e)设备仪器安装、调试、运行、性能、检验记录、维修记录、革新及重大事故处理记录；
f)设备仪器报废报告、鉴定材料、处理结果及批复材料。
5.1.2.2购进国外设备仪器档案
a)购进设备的请示及批复;
b)购进设备仪器报价单、备忘录、照片、开箱、商检活动中形成的材料及索赔文件、来往
函件等;
c)购进设备仪器测绘形成的全部文件材料;
d)设备安装调试资料,调试检测、性能、鉴定验收记录等;
e)设备仪器报废报告及处理结果等材料;
5.1.2.3 设备仪器文件材料归档要求
a)实行设备仪器购货专职负责人归档责任制,每购进一台设备或仪器开箱后,应对随即带来
得文件材料进行整理,及时归档；
b)凡是归档的文件材料,必须齐全完整；
c)填写归档移交目录,一式两份,交接双方各留一份备查。
5.1.3产品设计档案的归档范围
产品设计阶段
a)设计任务书、技术条件书及设计项目工作联络单、为设计提供的基础资料,有关厂区、工
业区的自然条件和施工条件资料;
b)与有关单位鉴定的委托书、协议书、合同书、设计条件、设计来往函件、技术文件材料。
在设计或方案讨论中采纳的合理化建议，设计会议纪要（包括涉外工程技术谈判）、可行性研究报告、设计方案、等；
c)设计热力计算书、设备设计计算书、备料图、施工图、施工图附件、技术更改通知单、
竣工图；
材料代用通知单、校审记录、设计质量评定卡、设计产品使用说明书、安装Q/SD·A903·96-2002使用说明书、有关技术问题传真件。
d)检验材料：原材料质量证明、各种检验记录、理化检验报告、产品质量证明书等。
e)工艺技术条件、工艺方案、工艺流程图、工艺卡、工艺技术通知单、焊接工艺评定、焊接工艺卡及施焊记录；
设计结束阶段：设计工作总结、施工中有关技术问题的重要来往文件、安装调试记录，施工中重大的修改变更文件、图纸设计变更记录、材料代用通知、设计质量检查小结、试车报告、验收纪要、用户使用意见等文件材料。
5.1.3.1 产品设计档案文件材料归档要求
a)实行由设计负责人归档责任制,每项产品设计完成后,对所形成的文件材料及图纸加以系
统整理,向档案室移交；
b)归档的文件材料要做到审查手续完备、字迹工整、图样清晰、禁止用不耐久保存的书工
具(复写纸、圆珠笔、铅笔)；
c)填写移交目录，一式两份，交接双方各留存一份备查。
5.1.4产品受压元件档案归档范围
a)产品定货合同、技术协议书、合同会审记录、来往函件（有关技术条件的更改、建议性
材料）材料代用审批材料；
b)产品加工图纸，产品材料工艺定额明细表、产品材料估算定额明细)各种；
c）外协委托单，外协件及外购件汇总表；
d)工艺技术条件、工艺方案、工艺流程图、工艺卡、工艺技术通知单、焊接工艺评定、焊接工艺卡、作业指导书、记录等工艺文件；
e）检验资料包括：产品的原材料质量证明书、各种检验记录、性能测试材料、元件理化检验报告（含宏观检验报告）、产品合格证、质量证明书等；
f）安装说明书、现场设备安装照片、运行记录、事故处理报告。
5.1.4.受压元件文件材料归档要求
a)实行项目负责人归档责任制,每项受压元件产品的图纸、技术文件、检验资料及时向档案
室移交；
b)归档时间应在产品交货后的一周内归档；
c)填写移交目录,一式两份,交接双方各留一份备查。
5.1.5基本建设档案的归档范围
5.1.5.1可行性研究、任务书;
a)项目建议书及批复
b);可行性研究报告;
c)项目评估
d)环境预测、调查报告
e)设计任务书、计划任务书。
5.1.5.2设计基本材料
a)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重
要的土岩样说明;
b)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。
c)水文、气象、地震等其他设计基础材料。
5.1.5.3设计文件
a)初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书。
b)技术保密材料、专利文件；
c)关键技术试验；
d)总体规划设计、设计评价、鉴定及审批。
5.1.5.4工程管理文件
a)征用土地批准文件及红线图；
b)承包合同、协议、招标、租赁文件、施工报告；
c)环保三同时、消防、卫生等文件,水、暖、电煤气供应协议书。
5.1.5.5施工文件
a)土建施工文件：开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要、施工组织设计、施工方案、
技术交底、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、材料代用核定审批、施工定位测量、地基允许承载力复查报告、土岩试验报告、基础工程施工图、施工记录、隐蔽工程、验收记录。工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告、质量检查评定、交工验收记录、证明、施工总结、技术总结、竣工验收报告、设备及管线安装施工文件；
b)其它材料：建筑物的房地产权执照等文件、地形图、总平面图、施工及安装图纸说明书、
土建设备说明书。
5.1.5.6 基建项目文件材料归档要求
a)实行有基建项目负责人归档制,基建项目完成后对所形文件材料图纸加以系统整理,经审
查验收后归档;
b)归档时间应在项目竣工后的一个月内向档案室移交,归档的图纸必须是竣工图;
d)归档的文件材料要做到审查手续完备、字迹工整、图样清晰、禁止用不耐久保存的书工
具(复写纸、圆珠笔、铅笔)；
c)填写移交目录,一式两份,交接双方各留存一份备查；
5.1.6标准档案归档范围
a)企业产品标准编制说明、标准送审稿、标准征求意见稿、标准报批稿；
b)备案表、标准意见汇总表、标准发行本；
c)其它各类标准材料（国标、行业标准、地方标准）
5.1.
6.1标准文件材料归档要求
a)实行有标准化负责人归档责任制,标准编写申报结束后,应将所有形成的文件
材整理归档;
b)归档的文件材料,要做到审查手续完备、字迹工整、禁用不耐久保存的书写工具书写;
c)填写移交目录,一式两份,交接双方各留存一份备查；
5.1.7 公司在不同时期形成的产品介绍、样本、应用说明、综合资料料汇编等材料,要及时向档案室归档存查；
5.1.8归档要求
a)文件资料形成部门指定专人负责归档;
b)归档的文件材料、要字迹工整、清晰;
c)填写移交目录,一式两份,交接双方各留存一份备查;
5.2 形成积累
5.2.1各部门应按归档范围要求、形成、积累和整理文件材料。
5.2.2档案部门应参加主要技术活动，了解档案形成情况，督促做好文件材料的积累工作。
5.2.3归档的文件、图纸一般归档二份，经常使用的应复印备用。
5.3整理组卷
5.3.1根据文件材料的形成规律、保持其有机联系和便于利用的组卷原则，以及文件材料的
内容、价值、数量、密级和载体形成等实际情况，将每一个项目文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
5.3.2案卷内文件的排序，按形成时间、阶段、重要程度进行排序整理组卷。
5.3.3拆除案卷内的金属物用线绳装订，对于破损的材料进行修补。
5.3.4装订卷的每份文件材料要按顺序编写页号，无论单面或双面书写、印制的文件材料，每面均作为一页，在每件文件材料的右上角编写档号、卷号，并加盖档案专用章。
5.3.5填写卷内目录和备考表(见表)
5.3.6归档的项目负责人应填写归档审查登记表（见表）并经主管档案的领导审阅、签字。
5.3.7归档的文件材料（图纸）签字手续不完备的不接收，待符合要求后接收。
5.3.8填写移交目录（见表）一式两份，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。6．科技档案的管理
6.1分类编号
6.1.1按国家和本公司科技档案分类方法标引，给出本公司科技档案分类号。
6.1.2为每个案卷编制档号，档号由本公司分类号、项目号和案卷流水号组成，本公司分类号依据本公司档案分类方法编写，项目号和案卷流水号为本分类中的项目序号加案卷卷号。
6.2编目
6.2.1登录科技档案总目录（见表）按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。
6.2.2为方便查阅档案创造条件，编制各种分类目录、专题目录。
6.3保管
6.3.1入库
a)案卷入库时应全面检查账、物是否相符，编目是否规范。
b)将案卷按档号在档案柜内依次自上而下，从左到右进行排放，绝密案卷专柜排放。
6.3.2每年定期检查库房“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况，定时记录库房温度、湿度，保持库房整洁。
6.3.3每二至三年对库存档案进行一次全面核对检查，写出书面总结，发现问题及时处理。
6.3.4及时修复破损、变质的档案材料。
6.4鉴定
6.4.1根据科技档案的现实和科学价值进行档案价值的签定，鉴定包括对科技档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。
6.4.1.1对科技档案进行整体鉴定从整套科技项目档案为单元，按照科技项目的重要程序，划分为重大、重要或一般三级。
6.4.1.2确定具体案卷的保管期限，以每个案卷为单元，根据科技项目的特点，重要程度确定其保管期限。
6.4.1.3科技档案的保管期限分为三种：永久、长期、短期。
6.4.2鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定二阶段。
6.4.2.1归档前鉴定
由科技项目负责人进行归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级的具体意见，经业务部门领导或科技项目管理部门同意后确定，鉴定方法见第6.4.1条。
6.4.2.2归档后鉴定
a)库存档案，每10—15年鉴定一次，必要时可以提前，对保管期限需要升级或降级的案卷，
重新加以调整，对已满保管期限确无继续保存价值的案卷，予以剔除。
b)组成鉴定小组，负责鉴定工作，鉴定小组由本公司主管科技工作的领导、科技人员和档
案人员组成。
c)鉴定方法采用直接鉴定法，即直接审阅每个案卷的内容，不应只看档案目录或案卷封面
栏目，就对案卷的存、毁作出判断。鉴定的案卷，应填写科技档档案鉴定表（见表）鉴定工作一般采取由鉴定小组成员分工进行，个人初鉴与小组集体审查相结合的办法。d)鉴定工作结束后，鉴定小组写出鉴定报告，内容主要包括：小组成员名单、工作概况、
鉴定范围、做法及案卷保管期限调整情况、销毁档案数量等，同时编制科技档案销毁清册（见表）各一式二份，一份报请公司主管领导审查批准，一份由档案部门存档备案。
鉴定工作报告和档案销毁清册，档案部门应长期存档备查。
6.4.3档案销毁
6.4.3.1档案销毁工作由档案部门负责执行，并报告本公司保卫部门，销毁时应指派两人监销，监销人员应在档案销毁清册上签字。
6.4.3.2档案部门在档案销毁后及时调整框架，并在相应的检索工具中注明。
6.4.3.3库存档案未经鉴定和履行批准手续，严禁销毁。
6.5统计
6.5.1按年进行科技档案的数量、受控标准及受控图纸数量情况，作废标准和作
废图纸情况利用情况等进行统计，并将统计结果汇总报送公司主管领导。
6.5.2根据统计数字进行统计分析，写出统计工作报告，找出存在问题，提出改进措施、建议，报送公司领导。
6.6档案补充与修改
6.6.1科技管理部门和科技项目部门随时收集科技文件材料，经整理向档案部门补充归档，并及时对有关科技档案的案卷保管期限进行调整。
6.6.2对已归档的科技文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经档案主管
部门负责人批准同意，未经批准严禁修改已归档的任何科技文件材料。
6.6.3档案部门对补充归档的科技文件材料应及时整理编目，归档材料不多的
可归入相关的案卷内，并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。
7．科技档案的开发利用
7.1借阅
7.1.1设立阅览室，提供检索工具，为利用者查找，阅览档案创造条件。
7.1.2建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等项目，外单位人员查调档案，需持介绍信，经批准后方可阅鉴，但不得借出，非经许可不能任意抄录档案内容，如需复制有关档案材料，应经本公司有关领导批准后方可提供。
7.1.3档案借阅和归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案借阅登记薄（见表）上登记。
7.1.4对调出人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。
7.1.5对需要经常查阅又不涉及科技保密的档案材料可复制，经有关领导批准后，在单位内部实行开架阅览。
8.岗位责任制
8.1单位主管档案领导人的职责
8.1.1组织贯彻国家和市档案局有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本公司的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面，为发展档案工作保证工作条件。
8.1.2定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。
8.2档案部门的职责
8.2.1根据国家和市档案工作的有关方针政策和法规，制定本公司科技档案工作各项管理制度。