全宗号目录号案卷号
卷内文件目录
卷内备考表
图9 卷内备考表式样
文书档案案卷格式
GB 9705-88
1 适用范围
本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。
2 案卷卷皮格式
文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1.1 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见图2）。
2.1.3 封面项目的填写方法
2.1.
3.1 全宗名称：
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为：“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
2.1.
3.2 类目名称：
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.
3.3 案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。
2.1.
3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.
3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.
3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.
3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.
3.8 档号的编制：
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
2.1.4 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸（见图3）。
2.2 软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
2.2.1 软卷皮外形尺寸：
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4型纸用）或260mm×185mm（供16开型纸用）的规格（见图4）。
2.2.2 软卷皮封面项目：
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见图4）。
2.2.3 软卷皮封二项目：
软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图5）。
2.2.4 软卷皮封二项目的填写方法同2.4卷内文件目录填写方法。
软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见图9）。
软卷皮封三项目的填写方法与3.3卷内备考表填写方法相同。
2.3 卷盒格式
2.3.1 卷盒外形尺寸采用330mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。
2.3.2 卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。
其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置尺寸（见图7）。
2.4 填写要求
填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。
3 卷内文件目录格式
3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。
3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm
卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm
3.3 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图8）。
3.4 卷内文件目录填写方法
3.4.1 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号，亦即件号。
3.4.2 文号：文件制发机关的发文字号。
3.4.3 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
3.4.4 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。
3.4.5 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“.”号。
3.4.6 页号：卷内文件所在之页的编号。
3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：
3.4.8 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
4 卷内备考表格式
4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。
4.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸（见图9）。
4.3 卷内备考表填写方法
4.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
4.3.2 立卷人：由责任立卷者签名。
4.3.3 检查人：由案卷质量审核者签名。
4.3.4 立卷时间：填写完成的立卷日期。
5 案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面-卷内文件目录-文件-备考表-封底。
5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）-文件-封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存。
6 文书档案案卷格式监制
6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。
6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。
1989-03-01实施
文书档案保管期限表
国档发[1987]27号文
1. 本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会代表会会议的文件材料
1.1 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件材料永久
1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件长期
1.3 小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料短期
2. 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料永久
2.2 讨论未通过的文件材料等短期
3. 上级机关召开的重要会议文件材料
3.1 主要文件材料长期
3.2 其它文件材料短期
4. 上级机关颁发的文件材料
4.1 直属上级机关颁发的，属于机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料永久
4.2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期
4.3 其它需要执行的文件材料短期
5. 党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料永久
6. 本机关党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件永久
7. 本机关召开会议的文件材料
7.1 本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久7.1.2典型材料、代表发言、简报长期7.1.3小组会议记录、参考材料短期7.2 一般专业会议文件材料
7.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期
7.2.2 典型材料、代表发言、简报短期
8. 本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料
8.1 方针、政策法规性的，重要业务问题的永久8.2 一般业务问题的长期
8.3 事务性有参考价值的短期
9 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
9.1 重要的法规性的长期
9.2 其它的短期
10 本机关各种普查工作形成的文件材料
10.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告永久
10.2 原始记录长期
11. 本机关考题、典型的调查报告
11.1 重要的永久
11.2 一般的短期
12. 本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
12.1 方针政策性的重要问题的永久
12.2 一般事务性问题的短期
13 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久
13.2 半年的、季度的、一般专题的长期
14. 本机关计划、规划、控制数字
14.1 年度和年度以上的永久
14.2 季度的、月份的短期
15. 本机关的统计报表
15.1 汇总的、年度和年度以上的、专题的永久
15.2 季度、月份的短期
16. 本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料
永久17. 干部任免的文件材料
17.1 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料永久
17.2 本机关内部机构负责人的任免材料长期
18. 本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料
18.1 省级以上的永久
18.2 地、县级以下的长期
19 本机关对有关人员的处分材料
19.1 影响大、问题严重的永久
19.2 一般的长期
20. 干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料
长期
21. 本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根长期
22. 本机关职工、党员名册永久
23. 本机关中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材
料料长期
24. 本机关组织沿革、大事记永久
25. 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料永久
26. 本机关财产、物资、档案等的交接凭证长期
27. 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久
28. 本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
28.1 有历史意义和长远利用价值的永久28.2 重要和长期
28.3 一般的短期
29. 本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
29.1 重大活动的主要文件永久29.2 一般活动的审批手续、考察报告长期
29.3 其它文件材料短期
30. 机关之间协商工作的往来文件材料短期
31. 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料短期
32. 本机关处理人民来信来访的文件材料
32.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的永久32.2 有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的长期32.3 其它有重要处理结果的短期
32.4 没有处理结果的短期
33. 下级机关报送的总结、报告、统计报表
33.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告长期33.2 年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告和备案的短期
1987．12．04．
归档文件整理规则
DA/T 22—2000 1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。
5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。
5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.3.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等[见图A4a]。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项[见图A4b、图A4c]。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）
5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
2000—12—06国家档案局发布
2001—01—01实施附录A
1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 说明：1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目（construction project） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程（single project） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程（subproject） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project） 开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件（project management document） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件（constructing document）
归档文件整理标准 （天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义 本标准采用下列定义： 2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类 将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类
文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，
建设项目文件归档要求及档案整理规范 、项目文件形成的质量控制 建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作 为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。 一)建设单位文件的质量控制 1、建设单位的职责 建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。 2、建设单位的任务 (1)明确项目档案工作计划。 (2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。 (3) 规范做法，打好基础。 (4) 申报登记，接受监督 (二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在 质量有着密切联系。 如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线 条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容 ( 题名) ，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 2002-01-01 发布2002-05-01 实施 （中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联合发布） 1总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2术语 2.0.1建设工程项目（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程（s i n g l e p r o j e c t） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程（s u b p r o j e c t） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t d o c u m e n t） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5工程准备阶段文件（s e e d t i m e d o c u m e n t o f a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t） 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件（p r o j e c t m a n a g e m e n t d o c u m e n t） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件（c o n s t r u c t i n g d o c u m e n t） 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图（a s-b u i l d d r a w i n g） 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件（h a n d i n g o v e r d o c u m e n t） 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案（p r o j e c t a r c h i v e） 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 2.0.11案卷（f i l e） 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷（f i l i n g） 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 2.0.13归档（p u t t i n g i n t o r e c o r d） 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 3基本规定 3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
文书档案归档操作指引 1适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团 四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档 案整理工作。 2定义 2.1归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为 一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批 复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案 专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文 件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨 年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度 工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划 及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二 年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正 本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期 为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档 案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
沈阳市项目档案归档文件整理规则 一、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 二、立卷方法 （一）项目前期文件单独组卷 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 （二）施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如
果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。 （三）监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 （四）声像档案单独组卷 声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 （一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1、立项批复
归档文件整理细则 一、目的 为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。 二、适用范围 适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。 三、术语定义 1、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。 2、件：归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。 3、全宗号 为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。 4、分类号 分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 5、项目代码 项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。 6、案卷号 同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。 7、件号 件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。 8、档号 档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
（档案管理）档案立卷归档 制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。
档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各
. 水利工程及小型农田工程竣工资料整理要求要求管、档案理一。、资料装订时，应保证卷皮与页面资料下口整齐，采取三孔一线的装订方法，孔距7cm1注意装订时装订线不得将字迹压住。，。若超过2cm纸，装订厚度一般在0.5-1.5cm，最厚不得超过2cm 2、资料用纸统一为A4可分多本装订，但需标出能够说明该资料是一体的标志。、各类资料必须有封面（卷皮），资料内红印章，目录，页面要有页码，页底要有备考 3表。、资料整理成册后，必须是有档案盒、卷皮、卷内目录、页面资料、页码、卷内备考表， 4应该签字的地方，必须签字到位，无遗漏、印章加盖到位。、施工单位应负责向建设单位提交竣工资料原件一份，复印件二份，同时应加盖印章。5 进行资料移交时，施工单位应提供完整的资料清单供建设单位、档案室查阅（资料归档总目、分卷归档目录）。 料单位资A、施工工程施工开工卷（第一卷）一、、卷内目录 1、进场通知 2、合同项目开工令； 3、合同项目开工申请；4 、现场组织机构及主要人员报审表；5 ）此为一个项目工程内多个单位工程用 6、单位工程开工令；（）7 、单位工程开工申请；（同上、施工设备进场报验单； 8、施工放样报验单； 9 10、工程技术要求与图纸会审纪要、技术交底（包括设计交底）； 、成立项目经理部的通知及一些其它资料（如各种通知等）； 11 二、工程方案及报批文件（第二卷）、施工组织设计，施工计划、方案、措施（含施工单位相应的报验资料）； 1、质量、安全、保证体系、岗位职责、安全措施、防汛度汛预案等； 2三、原材料及构件（第三卷））。、材料检验报告（ 1含出厂合格证、质量复验报告四、工程施工技术卷（第四卷）、施工单位营业执照，资质； 1. 范文． 、停工报告、停工令、返工处理报告、复工令； 2、业主、监理、质量监督单位来文及通知；3五、设计变更、联系单（第五卷）、设计变更； 1、业务联系单等； 2六、施工定位（第六卷）、水准点、导线点、基准线等； 1七、基础处理（第七卷）、桩基记录； 1、地基验槽记录；2 八、施工日记、大事记（第八卷）、施工日记、大事记； 1 九、隐蔽验收（第九卷）、隐蔽验收记录； 1 十、各类工程记录（第十卷）、事故处理报告；1 、测试；2 、位移3 、工程建设有关会议记录等；4 十一、工程质量检查、评定（第十一卷））、分部工程质量评定资料（按项目划分，多少盒就多少卷 1十二、技术总结、预、决算（第十二卷）、总结； 1、预、决算；2 十三、交工验收（第十三卷）、验收记录证明；1 十四、竣工报告（第十四卷）、竣工报告、竣工验收报告（申验请示）；1
文书档案立卷归档 制度
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案後及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变
动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2.认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。