档案专业基础
目录
第一部分档案概述 (2)
档案的定义 (3)
档案的形成条件 (3)
档案的形式 (3)
档案的本质属性 (4)
公务档案与私人档案 (4)
历史档案与现行档案 (5)
文书档案、科技档案与专门档案 (5)
中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案 (5)
档案的凭证价值 (5)
档案的情报价值 (5)
对档案真实性的辩证理解 (6)
实现档案价值的规律性 (6)
档案的作用 (7)
第二部分档案工作概述 (8)
档案工作的概念和内容 (8)
档案工作的性质 (9)
档案工作的基本原则 (10)
综合档案馆的定义 (11)
综合档案馆的性质 (11)
综合档案馆的基本职责与具体任务 (11)
档案室定义 (12)
档案室的性质 (12)
档案室的作用 (12)
档案室的任务 (12)
档案行政管理机构定义、性质 (12)
档案行政管理机构基本职责： (12)
档案行政管理机构具体任务： (13)
文件中心含义， (13)
文件中心的类型： (13)
档案寄存中心含义， (13)
档案事务所含义， (13)
档案事务所性质： (14)
档案机构之间的关系 (14)
第三部分档案法治与职业道德 (14)
档案法律： (14)
档案法律与档案行政法规的关系： (14)
档案法律与档案行政规章的关系： (15)
《档案法》的主要内容 (15)
《档案法》的属性特征 (15)
《档案法》的作用 (16)
《档案法》的施行 (16)
档案行政法规 (16)
档案行政规章 (17)
档案职业道德的特点 (17)
档案职业道德（规范）的含义和内容 (17)
档案职业道德修养 (18)
第四部分档案信息化建设与电子文件管理 (18)
档案信息的数字化 (18)
档案网站建设 (18)
数字档案馆建设 (19)
电子文件的概念 (19)
电子文件的种类 (20)
电子文件的特点 (20)
电子文件的管理要则 (21)
电子文件的管理模式 (23)
第五部分外国档案管理 (25)
文件生命周期理论 (26)
文件管理含义与文件管理职能 (28)
文件中心 (28)
德国迈斯奈尔的鉴定理论与标准 (30)
美国鉴定理论与标准 (30)
前苏联的档案鉴定理论与标准 (31)
国外对档案鉴定标准的制订 (32)
来源原则 (33)
事由原则 (35)
外国档案编目与检索 (35)
外国档案利用和开放 (36)
外国档案事业管理体制 (37)
外国档案馆 (37)
第一部分档案概述
基本要求：
了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用熟悉：档案定义的表述与含义
掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价
一、档案的定义
(一)档案定义的表述
(二)档案的形成条件
(三)档案的形式
(四)档案的本质属性
二、档案的种类
(一)公务档案与私人档案
(二)历史档案与现行档案
(三)文书档案、科技档案与专门档案
(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案
三、档案的价值
(一)凭证价值
(二)参考价值(情报价值)
(三)对档案真实性的辩证理解
(四)实现档案价值的规律性
1、档案价值的扩展律
2、档案价值的时效律
3、档案价值的条件律
四、档案的作用
档案的定义
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；
进一步表述为，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的供保存备查的，且具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息；四个方面：
第一，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；
第二，档案是保存备查的文件；
第三，档案内容的记录方式和载体是多种多样的；
第四，档案是原始的历史记录。
档案的形成条件
一是办理完毕的文件才能作为档案；办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文术处理程序；
二是对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；三是按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案；
总之，档案是处理完毕的具有查考价值的、集中保存起来的文件。
档案的形式
档案的形式基本上包括两个方面，档案信息的载体材料、信息的记录方式。
一、载体材料
1、甲骨档案
主要集中于商代，现保存的甲骨，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹；其文字是用铜刀或石刀刻在坚硬的龟甲兽骨上；到周代甲骨逐渐成为残迹，是历史发展的必然；
2、金石档案
金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文，一般指冶铸在青铜器上的文字，古人称铜为金，因又称钟鼎文为金文；并非一切带有文字的铭器都是档案，以记事为主要目的的或主要起记事作用的钟鼎文，保存下来，才具有档案性质；钟鼎文的鼎盛时期在西周；
石刻档案殷很少，西周尚未发现，东周以后逐渐增多，“石鼓文”是我国现存最早的较有系统内容的石刻文字记录；
金石档案，现在还包括铁券、金册等一些金属载体形式的档案，多是王朝对有功臣官和有关首领人物的册封；
3、简牍档案
商周直至东晋，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，通常称作“简册”、“简牍”、“简书”等；这种形式取材和书写比较容易，编写篇幅比较灵活，也较便于保存和传递，但对普通的竹木材料，也需要一番制作的功夫；
4、缣帛档案
与简牍几乎同时产生的还有缣书帛书，兼指文书、档案和书籍，用来书写一些较为重要的文书，
其材料轻便柔韧、剪裁灵活，传递和保管都比较方便；
5、纸质档案
东晋太尉恒玄曾下令改用“黄纸”；
6、音像档案
也称为声像或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
7、电子文件（电子档案）
是伴随着计算机技术的发展产生的一种新型文件，通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件，特征有信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。
档案的本质属性
档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用，所以“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于其它事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在；但是这一本质并不表现的很固化，而具有相对性、动态性特点；
档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的纪录性，所以档案具有很强的记录性；
档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点；
档案兼具原始性和记录性区别于其他资料。
档案的“原始记录性”从根本上决定其管理方法的基本取向，即对档案的管理方法不论怎样简便、有效，均不能伤害档案的本质特性，只能充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心；
第一，档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥他的效用。
第二，档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。档案部门着力管好档案同时也要收藏与档案有关的资料，辅助档案馆藏提高利用。
综上所述，原始记录性是档案的主要特点和本质属性，档案工作者必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进性科学管理。
档案的一般属性：知识属性和信息属性；
档案信息具有原始性和回溯性。
公务档案与私人档案
这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对概念，主要可解决档案的归属所有权问题；
公务档案：是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其它社会组织；具体实存形态主要是过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等；主要被各级各类档案机构收藏；“公有档案”的概念大于公务档案；
私人档案：是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要是私人个人；具体实存形态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人文书，散存于个人手中；“私有档案”的概念大于私人档案；
“中间地带”即私有组织（企业事业单位）的档案究竟应算是公务档案还是私人档案；
公务档案不能仅仅理解为国家公务机关的档案，将其界定为社会组织即法人形成的档案更准确，而国家公务（政权性）机关形成的且被保存在各级国家机构的档案为“公共档案”更恰当些；
公务档案与私人档案的实质可进一步明确为组织（法人）在其活动中和个人在其活动中形成的档案；
历史档案与现行档案
这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分形成的两个相对性较强的概念，二者之间没有清晰严格的界限，但其理论认识意义比较深刻，使人们认识到档案不仅有现实作用，而且具有精神文化作用等；
历史档案：指形成时间较早，离现在较久且主要起历史文化作用的档案；
现行档案：指形成时间较晚，离现在较近且主要起现实性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然具有实际作用的档案；
文书档案、科技档案与专门档案
文书档案：实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文（如请示、批复、决定、决议、法规、法律等等）转化成的档案，其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位；
科技档案：是指人们在科技、生产活动中形成的由单纯业务性的科技文件材料转化成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等等；它不时人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录；
专门档案：是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案，它具有极强的自我独立性和规律性；
中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案
我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国有的全部档案划分为三种档案类型，即：中华人民共和国成立后的档案：是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案；
革命历史档案：又称革命政权档案，指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；
旧政权档案：是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案；
档案的凭证价值
档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一－凭证价值；
档案的凭证价值是档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点来决定的；
首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化来的，并非事后为使用另行编写的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据；
其次，从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，是档案原始性、真实性的印记；
档案的情报价值
档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值－情报价值
档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以能给人以互有联系的系统的广泛的情报信息；其情报价值体现在不同层次的档案集合体中：首先，体现在一个档案馆（室）以致国家档案馆网的档案材料中，
其次，体现在一定数量文件的单元组合中；
再次，体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中；
对档案真实性的辩证理解
至少有两层面的含义：
一是，档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因其是直接的原始记录，是第一手的原生信息，但不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈；
二是，档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，从这一意义上看，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。
总之，在日常管理中，特别是在提供利用方面必须审慎从事，予以控制，加强咨询，以便合理的发挥档案应有的作用。
实现档案价值的规律性
（一）档案价值的扩展律
由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案的价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律；
1、由于价值主体扩展而导致的价值规律扩展
这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围成拓宽趋势，导致档案价值的扩展；原因：档案作用从形成机关扩展到全社会及档案机密程度的递减；
2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展
呈现出档案价值的多元性特征；不仅用于与其相应的活动，而且可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想；
了解档案的价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用；具体表现在：
一是，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；内部档案机构一方面要服务本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案的第二价值的实现创造条件；公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展；
二是，确定合理的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适用不同时期档案价值实现的特点和要求；
三是，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性；
四是，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；同时制订和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密扩大利用范围；
五是，树立服务观念，依法积极开放档案资，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的利用领域，适时推进档案价值的合理扩展；
（二）档案价值的时效性
是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后降低或丧失了价值；这一规律可称为档案价值的时效律。
一是，档案与利用者需求之间关系的时效性；
二是，档案价值形态的时效性；
了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极提供利用，防止本应被适时利用的档
案因提供过晚丧失部分或全部价值。
（三）档案价值的条件律
档案的利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。
档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件；当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的；在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值，各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律；
一是，社会环境
社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响；
二是，社会档案意识
人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”；
社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关，社会档案意识对档案价值实现的影响主要表现在：
第一，档案利用需求第二，档案利用政策第三，档案服务观念
三是，档案管理水平
其高低直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性；如作好利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现；
档案的作用
行政管理的查考凭证生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的是动素材维护国家、集体和个人利益的法律保证
（一）行政作用
档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法等的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称作资质作用或行政作用；
档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府机关赖以建立的基础；可以保证机关的决策、管理上的连续性和科学性；通过对档案的利用和分析，有助于对现实工作和未来发展作出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，达到优化资源配置的目的；充分发挥档案的作用，有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平；
（二）业务作用
档案在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障；
档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；
在各行各业形成的档案不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益；
（三）文化作用
主要是指档案是人类创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能；档案是民族文化的重要体现、是历史文化的积累和传承的手段、是文化创新的基础；
（四）法律作用
是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用；它是档案凭证价值的集中体现；
一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作
第一章档案P1-23 一、单项选择题 1、档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 P3 2、兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。（单、 多）P6 3、因为大多数兵马俑身上无文字，只能算是文物，不能当作档案。P9 4、国家档案全宗，又称国家全部档案。这是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。P9 5、档案作用的范围逐渐扩展，一般而言，时间和作用范围成正比。P19 6、档案在形成之初的相当一段时间内，主要是对形成者本身有用，是为形成单位工作和生产活动提 供查考利用。（判+单）P19 7、档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。（判+单）P20 8、档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期会不断发生变化，档案作用的侧重点也随 之转移。（判+单）P21 二、多项选择题 1、档案一般来自几个方面：一是机关团体、部队、企业和事业单位等，二是个人、家庭。P3 2、文件转化为档案一般需要具备三个条件：①必须是办理完毕的文件；②必须是对日后具有一定查 考和保存价值的文件；③必须是按照一定规律集中保存起来的文件。P4-5 3、档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。P6 4、从我国档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等， 现代有胶片、磁带、磁盘等。P6 5、档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。P6 6、档案分类方法有以下几种：四个（按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体 划分）（多）P9-12 ①按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案；（多）P10 革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期内。（单）P10 ②按内容性质划分——文书档案、科技档案、各种专门档案；（多）P11 专门档案也称“专业档案”，如“人事档案”（单）P11 ③按形成领域划分——私人档案和公务档案；（多）P11 人们在私人生活中形成的、为个人所有的档案也可向有关档案馆寄存或出售。（单）P11 公务档案必须按照国家规定，无条件地向国家档案馆移交。（单）P12 ④按载体划分——纸制档案和非纸制档案，其中，非纸质档案又可以分为甲骨档案、金石档案、
档案知识 一、档案收集 1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。 （1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段； （2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施； （3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求： （1）丰富馆藏； （2）加强馆外调查和指导； （3）推行入馆档案的标准化； （4）保持全宗和全宗群的不可分散性。 3、机关内文件的归档 二、档案整理 1、档案整理工作的内容： （1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。 （3）零散文件的整理。 2、档案整理工作的原则： （1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。 （2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。 （3）档案的整理必须便于保管和利用。 3、全宗： （1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。 （2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。 4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。 （1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第
第二部分档案业务基本知识 一、单项选择题 1.档案经管最基本的要求是（ A ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级经管 2.档案工作的根本目的是（ B ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级经管 3.我国档案工作的组织原则是（ C ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导、分级经管 D、统一领导、统一经管 4.介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件经管机构是（ C ）。 A、档案室 B、办公室 C、文件中心 D、文件寄存中心 5.归档的文件一般（ A ），重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 A、一式一份 B、一式两份 C、一式三份 D、一式四份 6.档案整理过程中，可作为档案分类依据的是（ D ）。 A、分类规范 B、保管期限表 C、归档范围 D、分类方案 7.保持文件之间的有机联系，首要的是保持文件在（ A ）的联系。 A、来源上 B、时间上 C、内容上 D、形式上 8.下列不属于档案检索工具的是（ D ）。 A、目录 B、索引 C、指南 D、专题概要 9.（ A ）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。 A、案卷目录 B、分类目录 C、主题目录 D、专题目录 10.档案著录标引的结果是形成（ D ）。 A、指南 B、目录 C、索引 D、条目 11.（ B ）应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 A、档案部门 B、档案鉴定委员会 C、保密部门 D、文件形成部门 12.销毁档案时必须指派（ A ）以上监销。 A、两人 B 、三人 C、四人 D、多人
档案管理专业基础知识 档案管理专业基础知识一: 一、立档单位 形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 二、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919
年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 三、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过
档案业务培训资料 1.文件材料归档范围与保管期限表 2.湖北省归档文件整理实施细则(试行) 3.武汉理工大学档案著录授权码 武汉理工大学档案馆 2005年6月
目录 一、文件材料归档范围与保管期限表 (1) 党群 (1) 行政 (5) 教学 (10) 科学研究 (13) 产品生产与科技开发 (15) 基建 (16) 仪器设备 (19) 出版 (20) 外事 (20) 财会 (22) 声像 (23) 人物 (25) 实物 (25) 二、湖北省归档文件整理实施细则（试行） (26) 三、武汉理工大学档案著录授权码 (30)
一、文件材料归档范围与保管期限表 （一）党群 党务综合 序号类目名称保管期限l 上级党组织关于党的建设的指示、决定、决议、 通报、通知、条例、规定、办法等文件材料长期(如文件是针对本校的，则永久保存) 2 上级机关召开的会议的文件材料 (1) 本校领导人在会上的重要发言永久 (2) 会议的报告、总结、决议等长期 (3) 简报、参考资料短期 3 校党委向上级机关的请示、报告及上级机关的批复、批示永久 4 校党代会文件材料 (1) 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、 领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单； 候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等永久 (2) 提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、 小组会议记录等长期 (3) 参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证及选票式样短期5 校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、书记办公会、书记校长 碰头会、总支书记会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久6 校党委召开的全校性大会、党员干部会和党员大 会的讲话稿、会议记录长期 7 以党委名义召开的工作会议材料永久 8 本校参加各级党代会的代表名单、登记表及有关材料永久 9 校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永久 10 校党委在贯彻中央重大方针政策中形成的文件材料长期l l 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久 12 校党委颁布的决定、条例、规定、办法、指示、批转、通报和通知永久 13 校党委工作简报、情况反映永久 14 校党委大事记永久 15 党群系统启用印章的文件和印模永久 16 党群系统重要统计材料永久 17 党委各部、委、各分党委、总支、直属支部给党委的报告、请示
2017年档案基础知识问答试题 部门：姓名： 一、单选题 1. 高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、 D 、声像等不同形式、不同载体的历史记录。 A．图像B．列表C．表格D．图表 2. 《高等学校档案管理办法》简称为C A．8号令B．9号令C．27号令D．10号令 3. 档案工作“四同步”指的是，学校在开展其他各项工作的同时， A 档案工作。 A．布置、检查、总结、验收B．指导、检查、监督、验收 C．布置、指导、总结、验收D．指导、检查、总结、验收 4. 所谓预立卷是指由各部门对归档前不同门类的文件进行规范化的管理；包括实体文件预立卷和 B 。 A．网上预立卷B．电子文件预立卷C．传统预立卷D．新型预立卷 5. 关于文件材料的排列说法错误的是B A．批复在前，请示在后B．计划在前，总结在后 C．结论性的在前，依据性的在后D．正文在前，附件在后 6. 编制页码时，宜分别标注在文件正面右上角或背面 D 的空白位置。 A．右下角B．左下角C．右上角D．左上角 7. 下列关于文号的写法准确的是 B A. 党办[2017] 01号B．立信会计金融党办〔2017〕1号 C. 党办{2017年}1号D．立信会计金融党办(2017)第1号 8. 下列关于第一责任者的著录形式最恰当的是 C A．党委办公室B．上海立信会计金融学院教务处C．立信金融人事处D．档案馆9. 拟写案卷标题应该包含的基本要素 A A．责任者+内容+文种B．责任者+年度+文种 C．年度+责任者+文种D．年度+文种+责任者 10. 在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，每卷案卷的厚度原则上不超过 A 页 A．200 B．250 C．100 D．300 11. 我校“南大之星”档案管理系统登录网址是B A．210.35.100.156 B．210.35.100.230 C．230.35.100.156 D．230.35.156.230 12. 全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，上海立信会计金融学院的全宗号是D A．1 B．4 C．5 D．6 13. 下列关于文件案卷号及件号的表述恰当的是 A A．1.0001 B．1.001 C．001 D．1-001 14. 归档单位和立卷人分别是指 C A．文件形成单位；部门档案分管领导B．文件保管单位；专职档案员
第一章 1.试述档案学的研究对象与范围 答：档案学的研究对象就是档案、档案工作、档案事业和档案学科本身。档案学是研究档案现象、档案工作、档案事业和档案学科产生于发展规律的一门科学。 我国档案学的研究范围主要包括档案学基础理论研究、档案学应用理论研究、档案学应用技术研究以及档案学相关的内容。 2.档案的种类：（1）从档案形成领域的公私属性角度，可分为公务档案、私人档案。（2）从档案形成时间的早晚以及档案作用角度，可分为历史档案、现行档案。（3）从档案内容属性角度，可分为文书档案、科技档案、专门档案。（4）从政权性质划分，可分为旧政权档案、革命历史档案、中华人民共和国成立后的档案。 3公务档案：指人们在公务活动中形成的档案。 私人档案：指人们在私人生活中形成的档案， 历史档案：指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。 现行档案：指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。 文书档案：即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案 科技档案：指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。 专门档案：是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。 旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。 革命历史档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。 中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日之后，在中国形成的归国家所有的档案。 4.档案的价值 （1）根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案的情报价值。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了其情报价值。（2）根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。档案的现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用需要的性质。（3）根据档案价值主体的不同，可以分为第一价值和第二价值。档案的第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值。档案的第二价值是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值 5.为什么说档案具有凭证价值。
档案法规知识基础 一、判断题 1、中华人民国公民和组织持有合法证明，可以利用各种档案。 错误 2、档案行为的客体是复杂客体。 正确 3、修改后的《档案法实施办法》第一次提出了各级国家档案馆馆藏的永久档案实行分级管理的规定。 正确 4、档案行政法律关系中双方当事人的地位对等。 错误 5、涉及国家和特殊利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。 正确 6、中华人民国公民和组织，持有介绍信或者工作证、等合法证明，可以利用已开放的档案。 正确 7、禁止出卖属于公民所有的档案。 错误 8、《中华人民国档案法》自1987年9月5日起施行。 错误 9、档案行政规章是指由有制定权的人民政府根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规性文件。 正确 10、出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对责任人员，给予撤职或者开除处分。 正确 11、档案行政执法主体必须是组织，而不是个人。 正确 12、档案政策对档案法规来说，具有监督性和指导性的作用。
错误 13、博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，应当移交同级档案行政管理部门。 错误 14、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》自2006年9月19日起施行。 错误 15、擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 正确 16、档案行政法规的制定是一种从属的立法行为。正确 17、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、党派、企业事业单位可参照执行。正确 18、档案法规是增强全社会档案法制意识，有效保护档案资源的有力武器。正确 19、因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。正确 20、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。正确 21、地方性档案法规的效力低于本级政府制定的档案行政规章。错误 22、档案行政管理部门是档案行政法律关系必须的当事人。正确 23、对档案犯罪行为追究刑事责任，应当严格遵循罪行法定原则。正确 24、制定法律法规必须遵循法制统一的原则。正确 25、档案行政法规的效力所及的围不仅包含我国的公民，而且包括在我国境的外国人和无国籍人。正确 26、我国对抽象档案行政行为监督的要点着重于它的合法性、现实性、协调性、合理性和严肃性五个方面。正确 27、档案工作标准是一种业务规，均具有强制性。错误 28、档案法规的效力是指其在一定围对某些主体和行为具有的规制力和约束力。正确 29、各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由省级档案行政管理部门制定。错误 30、属于县级国家档案馆接收围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满15年即向有关县级国家档案馆移交。错误
02档案业务基本知识
第二部分档案业务基本知识 一、单项选择题 1.档案管理最基本的要求是（ A ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级管理 2.档案工作的根本目的是（ B ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级管理 3.我国档案工作的组织原则是（ C ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导、分级管理 D、统一领导、统一管理 4.介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构是（ C ）。 A、档案室 B、办公室 C、文件中心 D、文件寄存中心 5.归档的文件一般（ A ），重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 A、一式一份 B、一式两份 C、一式三份 D、一式四份 6.档案整理过程中，可作为档案分类依据的是（ D ）。 A、分类标准 B、保管期限表 C、归档范围 D、分类方案 7.保持文件之间的有机联系，首要的是保持文件在（ A ）的联系。 A、来源上 B、时间上 C、内容上 D、形式上 8.下列不属于档案检索工具的是（ D ）。 A、目录 B、索引 C、指南 D、专题概要 9.（ A ）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。 A、案卷目录 B、分类目录 C、主题目录 D、专题目录 10.档案著录标引的结果是形成（ D ）。 A、指南 B、目录 C、索引 D、条目 11.（ B ）应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 A、档案部门 B、档案鉴定委员会 C、保密部门 D、文件形成部门 12.销毁档案时必须指派（ A ）以上监销。 A、两人 B 、三人 C、四人 D、多人 2
档案管理专业基础知识二 一、档案工作的基本原则 为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。 这一原则的基本思想包括三个方面： 第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理，即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲，就是： 1、各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。 2、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。
3、全国档案工作统一于党的领导。 第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命;另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。 第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。 二、档案室的性质 档案室是管理本单位形成的档案，并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作，具有自己的特殊性质。 1、档案室工作是史料性工作，是维护单位历史真实面貌的重要工作。
档案知识问答100题 一、档案工作基本术语概念（45题） 1、什么是档案、档案价值？ 答：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。 2、什么是档案工作、档案管理、档案学？ 答：档案工作是指管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。 3、什么是公共档案、私人档案？ 答：公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。 4、什么是文书档案、科学技术档案？ 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 5、什么是专业档案、音像档案、会计档案？ 答：专业档案是指反映专门领域活动的档案。音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 6、什么是文件、电子文件、归档文件？ 答：文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。 7、什么是原件、复制件？ 答：原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。复制件是指与原件内容相同的复制品。 8、什么是文稿、手稿？ 答：文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。 9、什么是文本、文种？ 答：文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本，各种文字文本等。文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。 10、什么是正本、副本？ 答：正本是指有规范格式和生效标志的正式文本。副本是指再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。
档案法规知识基础(汇总)
档案法规知识基础-测试 试卷得分：80.0 1、题型：判断题分值：1 中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用各种档案。 错误 2、题型：判断题分值：1 档案违法行为的客体是复杂客体。 正确 3、题型：判断题分值：1 修改后的《档案法实施办法》第一次提出了各级国家档案馆馆藏的永久档案实行分级管理的规定。 正确 4、题型：判断题分值：1 档案行政法律关系中双方当事人的地位对等。 错误 5、题型：判断题分值：1 涉及国家机密和特殊利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。 正确 6、题型：判断题分值：1 中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。 正确 7、题型：判断题分值：1 禁止出卖属于公民所有的档案。 错误 8、题型：判断题分值：1 《中华人民共和国档案法》自1987年9月5日起施行。 错误 9、题型：判断题分值：1 档案行政规章是指由有制定权的人民政府根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规范性文件。 正确 10、题型：判断题分值：1 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对责任人员，给予撤职或者开除处分。 正确 11、题型：判断题分值：1 档案行政执法主体必须是组织，而不是个人。 正确 12、题型：判断题分值：1 档案政策对档案法规来说，具有监督性和指导性的作用。错误 13、题型：判断题分值：1 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，应当移交同级档案行政管理部门。 错误 14、题型：判断题分值：1 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》自2006年9月19日起施行。 错误15、题型：判断题分值：1 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 正确 16、题型：多选题分值：3 档案行政法规制定的原则：_1245_______。 选项1: 依法制定的原则 选项2: 与宪法和法律相一致的原则 选项3: 适合本地区实际需要的原则 选项4: 发扬民主的原则 选项5: 坚持相对稳定的原则 答案正确 17、题型：多选题分值：3 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆__134______。 选项1: 寄存 选项2: 交换 选项3: 捐赠 选项4: 出卖 答案正确 18、题型：多选题分值：3 下列条款中属于禁止性条款的有：_245_______。 选项1: 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展规划； 选项2: 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档； 选项3: 禁止出卖属于国家所有的档案； 选项4: 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境； 选项5: 档案馆应当定期公布开放档案的目录。并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。 答案错误 19、题型：多选题分值：3 档案行政执法监督的体系主要是：1234______。 选项1: 行政执法监督 选项2: 国家权力机关监督 选项3: 司法监督 选项4: 社会监督 答案正确 20、题型：多选题分值：3 根据我国《标准化法》，标准分为：__1234__。 选项1: 国家标准 选项2: 行业标准 选项3: 地方标准 选项4: 企业标准 答案正确 21、题型：多选题分值：3 档案法规除了具有法律的基本特征外，还具有__2345__特征。 选项1: 直接性特征 选项2: 社会性特征 选项3: 综合性特征 选项4: 公益性特征
档案管理培训心得体会 通过学习，让我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，档案违法行为的概念、特征、种类等，如何对各类档案进行收集、整理、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，以及新学习的归档方法与传统方式的归档方法的异同与优缺点。看到日后管理档案工作的发展方向。这次培训我们主要学习了以下几方面的知识： 1、档案的法制知识。 在第一堂课中，麻城市档案局的喻老师就给我们讲述了我国及我省的档案法的制定情况，并详细地学习了档案法违法行为。让我们对哪些行为属于档案违法行为，它有些什么特征，违反了档案法将产生什么样的后果，会受到什么样的制裁等档案法制知识进行了全面而系统的了解。为我们以后的档案管理奠定了良好的理论基础。 2、立卷归档的“三合一”制度。 在我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作是制定一份合理、科学的立卷归制度。本着科学发展观的精神，加强学校档案资源建设，提高我校档案工作的管理水平，坚持“以人为本、以我为主、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则制定学校档案“三合一”制度，即立卷归档制度要求机关单位都要制订分类方案、归档范围、保管期限表。只有首先明确这三大类的内容界线，我们才能进行档案管理的后续工作。 3、各类资料的归档管理规范。 我们主要学习了文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需注意的问题等一系列程序。 4、纸质档案数字化的管理。
邓老师给我们介绍了世纪科怡档案管理软件。该软件主要是将纸质档案通过扫描枝术实现数字化，通过电脑进行储存保管。我们大 略的学习了该软件的较常用的几个功能。 我们参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首 要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。虽然在培训中学了这 么多东西，但是要真正的掌握，熟练地运用于实践中还是有一定的 困难的，也需要一段时间去探索、去实践。 我仔细地想了一下，归纳了我们这次学习的最主要内容就是新的档案管理方法和世纪科怡档案管理软件的运用。 在听了老师精湛的讲解，看了师范运用新的档案管理方法整理出来的档案之后，我们可以看出传统的方法与新的方法之间主要存在 以下几个不同之处： 1、档案盒封面。不过两者进行比较也是大同小异。新的有四个 内容：全宗号、年度、保管期限、机构(问题)，而传统的则内容要 详细些，排版也稍有差异，但在我个人看来，这并不影响后续工作 及查阅。 2、在新整理的档案里面，师范将归档文件的装订方式由以前的 穿孔式变为现在的袋装式这个有很大的变化，不需要写卷内文件目录，每袋首页都盖了专门的归档章。然后将相同类别的都装到一个 盒子里面。(这个我一直存在疑惑，没有目录，我们将怎么去快速查 阅出来?) 将纸质文件数字化管理，可以节约空间，快速检索，输入之后直接生成可以省去很多步骤。但是也存在一些弊端，设备的要求电脑、扫描仪、各类备份载体都有严格的保存运用要求，对于档案资料较 多的单位比较适用。 学习了别人的先进理论与成功实例后，我一直在想我们学校的档案管理与他们的有些什么区别，存在哪些差异。在以后的档案管理 中应该怎么做。对照了我们的档案与他们的，觉得也没有什么大的 区别。仔细想一下“三合一”的内容，我们那个册子目录里面除了
NO.* 档案管理基础知识问答 档案馆的基本任务是什么？档案馆的基本任务是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资 为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。维护历史的真实面貌，料，具体包括：）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值1 （的档案以及有关资料，科学地管理；）通过多种方式，积极开展档案资料地利用工作；（2 3）参与编史修志的工作。（档案室的基本任务是什么？集中统一地管理本机关各部门形成地各种门类和载体地全档案室的基本任务是：部档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体包括：1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（）接收和保管本机关各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、2 （同时收藏和管理一些有关的内部书刊等积极开展利用工作，统计、编目和研究资料，配合档案提供利用）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交 各种档案工作机构之间具有什么样的相互关系各种档案工作机关之间主要具有以下关系）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，织协调，统一制度、监督和指导）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业指导关系）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口理、执法监督和业务指导关系）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工具有执法监督和业务指导的关系）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具51N0.* NO.* 依法移交和接收档案的关系；）单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。（6档案管理工作的性质是什么？ 档案管理是一项专业性、服务型、机要性的工作。 ）专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工1 （作规范。）服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的2 （需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。）机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处3 （理机要性和服务性的关系。档案工作的基本内容包括哪些方面？即用科学的通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，它的基本内容包括以下原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。几项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作档案收集工作的基本要求是什么档案收集工作的基本要求是）加强档案馆（室）外的调查和指导工作）积极推行入馆（室）档案的标准化）保证归档和入馆档案的齐全完整 ）维护全宗和全宗群的相对完整性 档案收集工作的内容是什么（室档案接收是指档案档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动是档案部门取得和它是整个档案收集工作的中心内容收存档案的活动过程是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档档案征集累档案的主渠道它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道具体包括和有关文
档案管理基础知识问答 档案馆的基本任务是什么？ 档案馆的基本任务是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体包括： （1）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； （2）通过多种方式，积极开展档案资料地利用工作； （3）参与编史修志的工作。 档案室的基本任务是什么？ 档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成地各种门类和载体地全部档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体包括：（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； （2）接收和保管本机关各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用； （3）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。 各种档案工作机构之间具有什么样的相互关系？ 各种档案工作机关之间主要具有以下关系： （1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导； （2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系； （3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系； （4）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导的关系； （5）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有
依法移交和接收档案的关系； （6）单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。 档案管理工作的性质是什么？ 档案管理是一项专业性、服务型、机要性的工作。 （1）专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。 （2）服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。 （3）机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。 档案工作的基本内容包括哪些方面？ 通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。 档案收集工作的基本要求是什么？ 档案收集工作的基本要求是： （1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作； （2）积极推行入馆（室）档案的标准化； （3）保证归档和入馆档案的齐全完整； （4）维护全宗和全宗群的相对完整性。 档案收集工作的内容是什么？ 档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道；档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。具体包括：
档案学 一、单项选择题 1．档案价值实现的条件有（②） ①社会档案意识②档案利用实践 ③社会发展水平④档案管理水平 2．机关文件管理工作与档案工作的“交汇处”是（①） ①文件归档②文件接收③文件整理④文件保管3．存储在磁性载体上的电子档案，其复制周期为（④） ①10年②1年③2年④4年 4．各级综合性档案馆是党和国家的（④） ①行政管理机构②科研设计机构 ③机关内部机构④科学文化事业机构 5．如下文件材料中属于归档范围的是( ③) ①本单位收到的下级单位的简报②未办理的反映一般情况的群众来信③本单位召开职代会的通知④本单位一般性文件的草稿6．我国档案的开放期为③ ①50年②40年③30年④20年 7．长久保存的磁带档案最好是（③）重绕一次，以释放磁带内部压力。 ①3年②2年③6～12个月④1～5个月8．属于会计文件材料的是( ②) ①预算②决算报表③财务制度④财务计划
9．党和国家指导和管理档案工作的部门称为（③） ①档案室②档案馆③档案行政管理机构④档案宣传出版机构10．下列著录项目中揭示档案内容特征的项目是（③） ①档号②作者③主题词④载体11．档案的基本属性是① ①原始记录性②知识性③信息性④价值性 12．党和国家永久保管档案的基地是④ ①档案室②档案处③档案局④档案馆 13．下列档案业务工作中，属于经常性的工作是④ ①收集②整理③鉴定④保管 14．档案馆和档案室之间的关系是③ ①领导与被领导的关系②业务指导关系 ③档案交接关系④业务监督关系 15．对档案进行的“去粗取精”的工作是（②） ①整理工作②鉴定工作③统计工作④编研工作 16．档案馆和档案室之间的关系是（④） ①领导与被领导的关系②业务指导关系 ③业务监督关系④档案交接关系 17．以文章叙述的方式介绍档案情况的检索工具是（③） ①目录②索引③指南④概要 18．档案价值实现的条件是(①) ①档案利用实践②社会发展水平③档案管理水平④社会档案意识
第一章思考与练习 1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书 的收发、登记、催办、整理与保管等方面的 工作。 文书工作的特点是： （1）政治性 （2）机密性 （3）规范性 （4）时间性 （5）事务性 2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？答：文 书工作的重要作用表现在以下几个方面： （1）助手作用 （2）纽带作用 （3）“门户”作用 （4）查考作用 3、文书工作的基本原则是什么？答：文书工作的 基本原则就是及时、准确、安全。 4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提 高自身的素质，为今后做好文书工作打下基 础。答：文书工作是一项科学的、严肃的工 作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质 修养。所以文书人员应该具备以下几点素质： （1）要有较高的政治素质有较高的政治素质 主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原 则，同党中央保持一致。二是有较高的政治 理论修养和政策水平。 （2）要有良好的工作作风培养良好的工作作 风是做好文书工作的前提。每个文书工作人 员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动 为领导的科学决策献计献策，真正以高度负 责的精神做好自己的本职工作。 （3）要有较强的业务水平作为一名文书人 员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合 理的知识结构。不仅要提高自己分析问题 和解决问题的能力，还要努力学习专业知 识，拓宽自己的知识面。 总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。答：文 书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定 准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图 具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭 证；一文多发，可多头同时进行，突破时空 的限制。文书的缺点：必须要有一套统一的文 书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信 息的沟通。 6、机关文书工作的组织形式有哪几种？答：机关 文书工作的组织形式分为3 种，分别是集中形 式、分散形式和混合形式。 第二章思考与练习 1、简答题 （1）简述文书的含义。答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书 包括公务文书和私人文书两种。 （2）公文有多少种稿本？ 答：公文有8 种稿本，分别是草稿（草 案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂 行本、修订本、各种文字文本。 （3）现行公文有多少类，举例说 明。 答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2、辨别所标发文字号的正误，标错的应修 改。 （1）财政局发（1992）5 号 更正：财政局发〔1992 〕5 号 （2）市报发【98】18 号 更正：武汉市发〔1992〕18 号第三章 思考与练习 1、收文和发文的处理各包括哪些环节？答：收文 包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、 拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销 毁。发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签 发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档 和销毁。 2、收文登记的作用是什么？答：概括的说主要有 以下几点：a. 便于管理与保护文件，防止积 压和丢失。b. 便于检查公文的运转，随时掌握 文件的运行情况。C. 便于统计文件和做好催 办工作，有助于发现问题，总结经验，研究 改进的措施。d. 便于作为核对与交接文件的 凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责 任明确。 3、拟办和承办有哪些具体要求？答：拟办是一项 政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几 点： （1）要清楚、熟练地掌握有关政策 和规定，力求使提出的拟办意见 即符合实际，又符合政策规定。 拟办意见要周到细致，要综合考虑 各个方面因素的影响。 （2）要及时了解和掌握本机关及 机关各部门的职责范围及业务变化 情况，同时还要熟悉办公程序和 有关规定。 （3）拟办之前，要认真研究文件的 内容和发文机关的要求，以便有 针对性地提出切实可行的拟办意 见。 （4）拟办意见要简明扼要，抓住关 键。 承办的具体要求：公文承办时，凡经过领导 批办的文件，应该根据领导批示的意图、意 见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公 文应当按时限办理，确有困难的应当予以说 明” ；凡未经领导批办的文件，可以遵循党 和国家的有关方针政策的精神、有关的规定， 以及以前的惯例，酌情处理。 4、简述批办的作用。答：批办的作用是：a. 能 够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收 文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他 有关信息。b. 能够加强对文书处理工作的领 导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要 求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地 办理公文，推动工作的顺利进行。C.能够避免 承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不 明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。 5、公文审核的重点是什么？答：审核的重点是： 是否应当由本机关办理；是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规 定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经 协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 6、公文的签发应注意些什么？答：以本机关名义 制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的 负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平 行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的 其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部 门名义发出的文件，则应由其负责人签发。 7、拟稿时有哪些基本要求？答：（1）要符合国家 的法律法规、方针政策及有关规定。 （2）拟写的文稿要情况确实，观点明 确，表达准确，结构严谨，条理清 楚，直述不曲，文字精练，字词规 范，书写工整，标点准确，篇幅力 求简短。 （3）文稿中的人名、地名、数字、引文 要准确无误。 （4）文稿中涉及到计量单位时，必须使 用国家法定的标准计量单位。 （5）拟稿用词要准确，用字要规范。 8、催办的方式有哪几种？答：催办的方法一般使 用“催办单” ，单上写明承办文件号及承办期 限，发给承办单位。对紧急重要的文件，可随 时打电话或到承办部门询问承办情况。另外， 可以建立“文件催办登记薄” ，按薄催办，事 毕登记办理结果，加盖“办理完毕” 之类的印 戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另 存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记 载下来，办毕勾 销。 9、特殊文书指哪些？答：文件的特殊处理指急件、 机要文书、 人民来信来访的处理。 10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？ 答：急件办理中应注意的问题：对于发文单位的 要求：（1）文件的决策者或签发人，应当 实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎 重地决定应否列入急件。 （2）一旦确定为急件，拟稿人须加速 撰写，签发人须加速审核，其 他环节的工作人员也必须加速 缮印、校对、封发等。 （3）要根据文件内容需要和送达时 间，仔细地安排确定递送渠道 和方式。 对送文人员和收文部门的要求： （1）做好急件的一切交接工作 （2）一切递送人员对急件都要 做到随手随送 （3）加强催办。 机要文件的管理应注意问题： （1）提高保密意识 （2）尊重保密部门的意见 （3）加强对机要工作的环境、