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探究加强学校档案工作的规范化管理

探究加强学校档案工作的规范化管理

作者:钱红光

来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第2期

【摘要】本文主要是结合当前的学校管理工作现状,对当前的档案管理工作中的问题进行了初步的分析,对提高目前的学校档案管理工作效率,完善相应的管理制度提出了相关的建议,为当前的学校规范档案管理工作提供参考。

【关键词】学校管理工作;档案管理;规范化

一、规范档案管理工作的意义

(一)提供查证的相关依据。档案能够记录学生在学校的学习和生活情况,能够记录学生的成长和发展过程,并且能够为学生提供相应的学历证明,在学生进行就业时,如果发生了毕业证丢失的现象,学校可以查阅相关的档案记录,为学生提供相应的证明,因此学校需要做好相应的档案管理工作,为学生的就业和发展提供便利。

(二)反映学校的工作情况。档案能够反映学生在学校的日常学习和管理情况,同时学校就管理工作进行总结时,也可以查阅相关的资料,为学校的发展提供理论的依据,为学校开展调研工作和教学工作提供支持,进一步提高学校的教学管理质量。

(三)记录学校的发展历史。在开展学校的历史调研工作时,可以分析学校的发展情况,利用现代化的信息技术手段能够有效地对档案进行分析,研究学校的发展规律,将信息资源作为学校建设的一部分资料,实现资源共享,提高档案管理工作的服务职能,除此之外,还能有效地提高档案管理工作的质量。

二、学校档案管理工作的现状

(一)重视程度比较低。当前许多学校对于档案管理工作不够重视,把工作的重点放在教学上,甚至有一部分学校领导认为档案管理工作无关紧要,因此相关的工作人员在工作的时候往往没有进行认真归类处理,而是随意摆放,这样就导致管理工作的混乱,除此之外,一些学校的档案管理部门未对相关工作人员进行培训,导致档案管理工作长期不受重视,一些工作人员没有工作的积极性,责任感比较差,工作态度不认真,这与学校领导的不重视是有关联的。

(二)管理制度不完善。一些学校在管理档案的过程中,没有建立起良好的管理制度,这就使得档案管理工作混乱,有时甚至会出现档案丢失的现象,泄露了学校的机密和学生的个人隐私,造成财产的损失。除此之外,随着信息技术的发展,在目前的档案管理工作中,信息技术得到了广泛的应用,而一些学校仍然采用传统的落后管理方式进行档案的管理,没有建立起信息化的管理系统,而是利用纸质档案的形式进行保管,这样不仅保存起来容易受损,同时查找起来费时费力,占据了大量的空间,降低了管理工作的效率。除此之外,一些学校未对档案进行定期的整理,在查找档案时需要花费大量的时间。

(三)管理人员业务能力不强。学校的档案管理工作涉及的内容比较多,需要整理大量的学生信息和教师信息,由于学校的学生较多,档案的数量也比较多,这就对管理工作人员的水平提出了一定的要求,但是由于现在对于档案管理工作不重视,因此管理人员的素质也普遍偏低,不能够对档案进行科学化地管理,合理地整理档案,许多学校由教师兼职档案管理工作,课后进行档案整理,也影响了教师的正常教学,不利于档案管理工作的开展。

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