2009年文书立卷归档工作步骤与做法
（2009年兼职档案人员培训材料文字版）
我校档案类别划分
文书（党政管理）档案
教学档案
科研档案
基建档案
仪器设备档案
出版档案
财会档案
声像档案
实物档案
电子档案————参照教育部《普通高等学校档案管理办法》
文书立卷归档工作程序
立卷归档定义
立卷归档要求——立卷归档制度，
立卷的原则
立卷的前期工作
立卷的步骤与方法
立卷归档定义
文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案卷。
归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后，逐年移交给机关档案室集中保管，这就是归档工作。
文书立卷归档
◆是文书处理工作的最后一个环节
◆是档案收集工作的起点
◆是文书与档案切换的环节——文书
经过立卷归档转化为档案
立卷归档要求——立卷归档制度
归档范围
◆本机关在工作中形成的
◆办理完毕的文件
◆有查考保存价值的文件
归档时限――总的要求是应在上半年内将前一年形成的文件材料整理归档。
我校具体要求是：
◆各院系、单位按自然年度归档的档案类别，应当在次学年6月底前归档。
◆按教学年度归档的档案类别，应在次学年度寒假前归档。
◆科研类档案应当在项目完成后两个月内归档。
◆基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
◆大型仪器设备档案在开箱验收后归档。
归档案卷的质量要求：
◆必须按照立卷归档范围，将具有保存价值的文件材料收集齐全完整：一般是原件；每份文件件数、页数齐全；文件材料的形成时间（年月日）、领导签字、盖章等手续齐全；文件内容记载齐全，请示件应有批复（口头批复的应记载批复结果），转发文件的附件应齐全。
◆质地优良，手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料，字迹工整清晰；声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
◆案卷整理质量符合要求：保管期限划分准确；案卷标题简明确切；目录填写规范；装订前去除金属钉，装订整齐牢固。
立卷的前期工作
编制立卷类目：即在文件尚未形成之前，事先根据机关工作活动的规律、预计该年可能形成的文件，按照立卷的要求与方法拟制出的比较详细具体的立卷规划，用以作为文书立卷工作的指南。
编制立卷类目以文书部门为主，可会同秘书部门、档案部门共同研究编制或修订。
平时归卷：文书立卷人员依照已经编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时或定期收集、集中、初步分类，归入相关卷夹，妥善保管。
案卷的整理编目
调整立卷：次年初将已归卷的文件做全面检查，正式组卷。
◆检查已归卷的文件是否齐全完整；如有未办理完毕的文件，可酌情转入下一年立卷；重份或不需要立卷归档的文件，另作暂存或登记销毁。
◆检查卷内文件的联系：立卷特征运用是否得当，是否有重复或拆散文件联系现象。
◆检查卷内文件保存价值：一卷之内文件的保存价值应大体一致，并初步确定保管期限。◆检查卷内文件数量：文件数量太多，宜适当分卷；文件数量太少的薄卷，可适当合并组卷；
卷内文件的数量，一般不超过200页。
立卷的步骤与方法
分类
组卷
卷内文件的排列
编写卷内页号
拟写案卷标题
案卷排列与编号
在档案管理软件中录入案卷目录
在档案管理软件中录入卷内文件目录
打印卷内文件目录
打印案卷封面
填写备考表
装订
打印案卷目录
分类: 对归档范围内的文件，在收集齐全完整的基础上按以下类别划分
◆分年度：将文件按形成或针对年度分开
◆分机构：将文件按不同的形成机构分开，如：市教委、首师大、学校办……
◆分问题：将文件按其内容所反映的不同问题分开
◆分保管期限：将文件按不同的保管期限分开
◆分年度——“年度”的确定
年度计划总结、报表、预算、决算等归入其内容针对年度.
跨年度的请示与批复归入批复年度.
跨年度的规划与计划归入开始年度.
跨年度的总结报告归入最后年度.
计划与总结写在一起的文件归入重点内容所涉及的年度.
跨年度的会议文件归入会议的开幕年度.
跨年度处理完毕的文件或案件可归入文件处理的主要年度或案件结案年度.
转发或批准的文件归入本机关转发或批准的年度.
临时机构形成的文件材料归入机构进行工作活动的主要年度(机构存在时间较短)或机构撤销年度(机构存在时间较长).
一般文件归入文件的形成年度.
◆分机构——“机构”立卷分工
上级单位或上级主管部门下发的、需贯彻执行的文件，综合性的由学校办公室立卷归档；
专业性的或具体业务的、由承办单位立卷归档
学校党委、学校形成的文件一般由学校办公室分别立卷；其中内容针对有关单位或有关单位报送、以党委、学校名义的发文，有关单位也应立卷.
校内各职能部门发文、一般由形成部门立卷归档；其中内容针对或涉及有关单位的，有关单位也应立卷归档.
校内各部门向党委、学校或有关职能部门的请示及相应的批复，报送单位及学校办公室均应立卷归档.
会议文件：以学校名义召开的综合性会议形成的文件由学校办公室立卷；以学校名义召开的专业会议形成的文件由主办单位立卷.
经过本校两个以上单位会办的文件，由主办单位立卷,定稿放在主办单位，其它单位可保存一份副本.
重要的人民来信来访及处理文件，由承办单位立卷归档.
◆分问题——“问题”的灵活处理
应结合机构的级别、性质及文件材料的数量多少灵活划分“问题”，如：“干部问题”→干部培训、干部任免、干部奖惩...
一般反映同一具体人物、事件或具体问题的文件，特别是同一具体问题的往返文件、请示和批复、报告和批示，文件之间联系紧密，应合并组卷
有些文件不适合按问题组卷，如：会议文件，综合性的计划、报告、总结、统计表…
同一问题的文件，如保管期限悬殊，也应适当分开立卷
◆分保管期限——“保管期限”划分标准
凡是记载和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，永久保存.
凡是在相当长的时期内本机关进行工作、总结经验需要经常查考的文件，保管期限30年. 只在比较短的时期内需要查考的文件，保管期限10年.
组卷—根据文件本身的特征组卷
◆立卷特征：文件主要由作者、文件名称、文件内容、收文机关和形成文件时间等基本部分构成，由此概括为六个方面的特征，作为立卷的基本依据，通常称为“立卷特征”
文件作者——→作者特征
文件内容——→问题特征、地区特征
文种名称——→名称特征
收文机关——→通讯者特征
形成时间——→时间特征。
◆六个立卷特征及其含义
问题特征――指文件内容反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。
名称特征――指文种的名称。
作者特征――指制发文件的机关或单位。
时间特征――指文件内容针对的时间或文件形成的时间。
通讯者特征――指就一个或几个问题形成往复文件的双方作者．
地区特征――又叫地理特征，指的是文件内容所涉及的地区。
◆结合运用“六个特征”组卷：
组合案卷一般应以问题为主，兼顾其它特征。根据文件的实际情况，把具有相同二至三个或四个特征的文件组立一个案卷，其中问题、作者、名称三个特征比较常用.
对于针对时间比较明显的文件或时间性较强的文件，则需应用时间特征.
◆组卷示例
例１
例２的
◆三个主要特征的具体灵活运用：
从文件的具体情况出发，全面考虑立卷的基本要求，
既要保持文件的主要联系，又要便于保管利用；
既符合基本规律，又不机械强求。
问题特征
–根据文件数量的多少和保管利用的方便，考虑问题概括的粗细和大小，文件少则可将小问题概括为大一些的问题合并组卷；文件多则把大问题再拆分成小一些的问题分别组卷.
如：干部调配、工资、福利、职称、聘任等——→人事工作
(合并为)
人事工作——→干部调配、工资、福利、职称、聘任等
(拆分为)
作者特征
●非本单位的文件，除请示与批复或关于同一问题形成的文件等有密切联系的情况外，一般不与本单位文件一起组卷；
●文件数量不多时可按收文作者类型集中组卷，如：上级机关、下属机关、平级机关分别组卷.
名称特征
●注意区分名称相同、但文件内容、性质、保存价值不同的情况，如：指示性通知、干部任免通知、具体事项通知应分别组卷；
●文件数量不多时，可把文种相近、保存价值相近的文件合并组卷，如：决议－决定；条例●办法；指示－意见－带指示性的通知；计划－安排－规划－要点；报告－汇报－情况.
卷内文件排列
◆按同一作者、问题、文件名称组的卷，按时间顺序排列，形成时间早的排在前，晚的排在后。
◆按不同作者、问题、文件名称组的卷，先按问题或作者、名称分别集中，再分别按时间排列。
◆案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。
◆联系密切的材料排列方法:
正本在前，定稿在后.
批复在前，请示在后.
转发文件在前，原文在后.
上级机关来文在前，本机关执行情况在后.
编写页号
◆采用阿拉伯数字，每一卷均从“1”开始流水编制，用签字笔或钢笔（碳素墨水或蓝黑墨水，下同）编写。
◆有图文的页面均应编写页号，正面的编在右上角，反面的编在左上角。
◆没有图文的空白页面不编写页号。
拟写案卷题名
◆要求：
政治上正确.
文字上简练通顺，概括准确，不能过于抽象笼统或简单堆砌卷内文件，一般不超过50个字.
◆基本结构：
作者（地区、通讯者）－（时间）－（地区）问题－名称
◆案卷题名基本结构的含义及要求
作者――卷内文件的制发机关（或个人）。一般在标题开头，应写
全称或通用简称，如作者是领导人，应标明其职务身份.
问题――卷内文件所反映的问题。概括问题要求全面、恰当、确
切，不能只揭示一部分文件的内容，而忽略另一部分文件内容，造成查阅困难. 名称――卷内文件的文种名称。如卷内文件名称较多，难以一一罗
列，可按重要程度列举二、三个，后加“等”。如：“关于……问题的决
定、指示、通知等”.
时间――卷内文件内容针对的时间。一般只对计划、总结、预算、
决算、期刊等时间针对性强的案卷予以标明。年度应写四位全称.
通讯者――由关于特定问题来往文书组成的案卷，应标明通讯者。
如：“本校与××单位关于××问题的来往函件”或“本校关于××问题
与××单位的来往函件”.
地区――当卷内文件内容针对或涉及某个特定地区时，应在标题中
加以标明。如：“本市1999年城区招生计划”.
◆几个专门术语介绍：
案卷――限定用于围绕某一个案件、事件、或对某人的某方面问题
的调查处理形成的所有文件材料。
如：“关于处理×××贪污问题的案卷”.
来往文书――限于机关之间商洽一般工作问题的问复函电，往往
与通讯者结合使用.
如：
材料――用于针对正式文件以外的辅助材料、参考材料等。
如：“本校关于××问题的调查报告及有关材料”.
文件――限于概括某次会议形成的所有文件，如只立一卷，则不需
要再标出报告、讲话、发言、纪要等。
如：“本校××工作会议文件”.
案卷排列
◆排列方法：
将一个立卷单位（或一个立卷单位内部的不同立卷部门）的全部案卷，按永久、30年、10年保管期限分开
同一保管期限内，再按文件类型排列：
综合性的文件－→会议文件－→专题文件（专题文件中指导性、规定性在前，事务性、
一般性在后）.
编写案卷号
◆编写案卷号:
案卷号构成：档案年度——档案类别代号（GL）+ 单位代号——案卷顺序号例：2008-GL06-15 （含义：2008年物理系管理类档案）
案卷号意义：档案管理软件的登陆和定位的必须，也是进行所有环节的前提。
案卷号编写要求：每一年度、每一个立卷单位内部案卷号均应是唯一的，即不能重复。如一个立卷单位内有多个立卷部门或人员，兼职档案员需进行协调分配。
录入案卷目录
◆项目说明：
案卷号（档案室编）——填写案卷编号.
题名——填写案卷标题.
年度——填写卷内文件所属年度.
页数——填写卷内文件总页数.
期限——填写案卷保管期限.
录入卷内文件目录
◆顺序号：文件的顺序编号。每份文件填一个；定稿和草稿、正件和附件均只填一个顺序号.
◆文号：文件的发文字号。没有发文字号的此栏不填写.
◆责任者：文件的形成单位或个人。应填写全称或规范的简称.
◆题名：文件的标题。一般如实抄录原文件标题；没有标题或标题不能说明文件内容的应
根据文件内容概括后填写，并加［］；会议记录应概括出主要内容.
◆日期：文件的形成日期。用阿拉伯数字规范填写；没有日期的文件，要考证清楚补上.
◆页号：现有计算机档案管理软件要求此项填写每份文件的总页数，如：“5”，系统将自动
生成文件排列顺序号。
卷内文件目录、案卷封面及目录打印
打印前通知档案科审核
经审核符合要求后进行打印
填写备考表
◆要求：用签字笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
◆填写内容:
备考表内填写卷内文件需要注明的特殊情况；如没有情况说明，可不填写。
“立卷人”、“立卷时间”由立卷人填写..
“检查人”由单位负责人填写.
案卷装订
◆要求：
一般案卷均应装订.
特殊珍贵的手稿、照片等不便装订时，可装盒保管.
装订前应去掉文件上的金属钉，以防年久腐蚀文件.
装订前应逐页检查文件，书写未留装订线的应补贴加边；
残破文件应修补；
大张文件要折叠，小于2/3标准尺寸的要裱糊在
标准尺寸的白纸上，使全卷文件大小整齐.
◆案卷装订排序：
：将整个案卷按照
案卷封面→卷内文件目录→
卷内文件→备考表→案卷封底顺序依次排列.
◆装订方法
文件自右、下方取齐，
一般在左侧三孔一线装订
——即按照案卷封面左侧印制的三孔打孔，用线绳打双结装订.
完成归档工作
案卷目录编制完成以后，文书部门便完成了一年的文书立卷工作，可按照立卷归档制度，向档案科进行移交，并办理相关的移交手续。
归档的案卷必须编制移交目录，至少一式两份，交接双方履行签字手续,一份目录留文书部门使用，其余至少一份交档案科。
今年增加的要求：请兼职档案员填写“立卷归档范围和保管期限表”，经主管领导签字后，和归档案卷一同交档案科存档。
学校办公室档案科
2009.5.
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法
人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发…2010?65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提
第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同
时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。
人民检察院诉讼档案管理办法 （2016年9月14日最高人民检察院 第十二届检察委员会第五十四次会议通过） 第一章总则 第一条为了加强人民检察院诉讼档案（以下简称“诉讼档案”）科学规范管理，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，制定本办法。 第二条诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料。 第三条诉讼档案实行集中统一管理。任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。 第四条诉讼档案工作实行统一领导，分级管理。最高人民检察院负责组织领导，地方各级人民检察院接受上级人民检察院和同级地方档案行政管理部门监督指导。 －1－
第二章管理机构与职责 第五条各级人民检察院应当成立档案工作领导小组，设立档案工作机构统一管理诉讼档案，并根据实际需要配备专职档案工作人员。 第六条各级人民检察院应当配备具有档案专业知识和法律知识的人员从事诉讼档案管理工作。省、自治区、直辖市人民检察院应当根据工作需要配备信息化技术人员。 各级人民检察院应当保持档案队伍相对稳定，加强业务培训，提高人员素质。档案工作人员离岗时，应当做好交接手续。 第七条各级人民检察院档案部门（以下简称“档案部门”）管理诉讼档案的主要职责是： (一）贯彻执行国家有关档案管理的法律、法规、技术规范和人民检察院诉讼档案管理相关规定； （二）制定和完善诉讼档案各项规章制度； （三）监督指导各部门诉讼档案的收集、整理； （四）开展诉讼档案保管与鉴定、开发与提供利用； （五）开展诉讼档案统计与研究工作； （六）负责诉讼档案信息化管理工作。 上级人民检察院档案部门负责对下级人民检察院诉讼档案工作进行指导、监督与检查。 －2－
文书立卷归档管理办法 总则 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的 有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。 学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。 凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 二、立卷单位 学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。 学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工 作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。 三、立卷要求
1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。 3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。 4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。 卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加〔〕。对没有责任者（作者）、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要议题，组卷时要去掉卷内文件材料上的金属物（钉书钉），对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可在分割的照片、小字条等要进行加边、修桐嚥孵迹稍模糊的要复制与原放在-起。5、填写卷内文件目录 顺序号？以卷内文件排列先吊顺序来填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字叧。
（档案管理）档案立卷归档 制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。
档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各
文书档案立卷归档制度 档案管理制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
文书档案立卷归档制度 第一条、为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条、归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），办结后及时交档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第四条、凡本公司所印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第五条、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 第六条、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，在返回公司后，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，如有贻误罚款50-500元。 第七条、以下材料属于公司文书立卷档案材料： 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 4、本公司的请示与上级机关的批复。 5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 7、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 8、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 9、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 10、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第八条、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交公司档案室文书归卷。 第九条、档案室管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。 第十条、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十一条、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第十二条、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，原文与传真应合一立卷；绝密文传单独立卷，少数普通传真如果与绝密文传有密切联系，也可随同绝密文传立卷。 第十三条、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
文书档案立卷归档 制度概述 文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部＜邮电文书立卷归档办法＞为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分
别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案後及时交专（兼）职文书人员归 档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专 （兼） 职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变 动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2. 本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等
向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责: 1. 了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2. 认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3. 承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计画等档材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计画、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第壹拾
蕉岭县环境保护局各类档案 立卷归档制度 为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。 一、归档范围 凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。 二、归档时间 1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。 2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。 3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。 4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。 5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。 6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。 7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。 三、归档要求
（一）文书档案的归档要求 1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。 2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。 3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。 4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。 5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。 6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。 （二）基建和设备仪器档案的归档要求 1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。 2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。 3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。 4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。 (三)会计档案的归档要求 1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。 2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。
文书档案立卷归档 制度
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案後及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变
动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2.认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。
十一文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有储存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集治理 第四条坚持部门收集、治理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责治理本部门的文件材料，并保持相对稳固。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集治理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的要紧文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费。 2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责 1．了解本部门的工作业务，把握本部门文件材料的归档范畴，收集治理本部门的文件材料。 2．认真执行平常归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范畴 第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、打算等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映要紧职能活动的报告总结。 第十三条本公司的各种工作打算、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准 抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含 被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押
文件材料立卷归档管理 规定修订版 IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 （DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收
集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。 第九条公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》执行。
立卷(案卷质量要求) 第一条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 第二条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第四条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第六条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。 第七条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。 第八条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应
将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。 第九条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第十条案卷的装订和案卷各部分的排列格式： 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第十一条案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 第十二条本制度自印发之日起实施。
档案立卷归档制度 为了使我处的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，为领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。 1 凡是在本处工作运转中直接形成的，对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史真实记载等资料均属归档范围。 2凡属归档范围的文件资料，均由处办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，归档时可保存复印件。 3档案整理的原则是：遵循形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同介质，便于保管和利用。归档文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰，符合归档范围和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等字迹不牢固的工具书写。 4文书档案一般应在第二年上半年立卷归档，由各科室、处属各单位的兼职档案员将工作中形成的资料收集齐全后，在规定的时间内移交处档案室，并填写《文书档案移交清单》。会议形成的声像档案和文书档案应在会议结束后两个月内由会议主办单位负责移交档案室。文书档案整理采用保管期限-年度-组织机构的方法进行。 5会计工作所形成的的报表、账簿、凭证由会计人员按照《青银处会计档案材料归档范围及保管期限表》装订成册，由有关人员保存一年后移交档案室统一管理。 6科技档案由相关单位在项目竣工后三个月内按《青银处基本建设项目档案材料归档范围和保管期限表》将形成的文件、图纸、资料等进行整理归档，并将档案数据一起移交至档案室，并填写《科技档案移交单》。
档案库房管理制度 1档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经档案管理员许可才能入内。 2库房要坚固，安装铁门，有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水等“八防”设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。 3档案库房应保持适宜的温度即14-24℃，相对湿度45～60％，库房备有温湿度计，根据季节不同气候变化加强管理，认真填好《档案库房温、湿度记录表》。 4保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。不得在库房内堆放与档案无关的一切物品。 5档案柜架排列整齐，编号规范，指引卡标识清楚；编制各门类档案存放地点索引或图表；档案按类分别集中排列，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 6电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备。 7定期对库房进行安全检查，下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查，关窗锁门，防患于未然。 8档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。