一、筹展工作流程
筹展工作内容 /时间
1 .参展企业填写参展申请表,报展览主办单位
距展览会开幕前三个月
2.主办单位确认企业申请,参展企业付参展定金
收到企业参展报名后
3 .参展企业上报派人单位详细材料
展前三个月
4 参展企业确认摊位装修方案和道具预定
展前二个半月
5 主办单位下达展览批文、出国任务通知书给参展企业办理护照等出访手续g
展前二个月p
6 参展企业将展品发送到集货地、同时报展品清册及衡量单,展品发运
展前两个月
7 .参展企业付清全部参展费用
9 展前一个月
参展企业出国人员护照、任务确认件等报主办单位,开始办理申请签证
展前一个月
9 .出展人员出发前集中学习
展团出发前一天
或当日
10 .展团出发
展前三日
二、人员出访手续
1、 持因公护照人员由我司统一办理签证(有些国家需按属地领馆签证),参展企业可根据主办单位提供 的中国国际贸易促进委员会的展览批文(复印件)、出国任务通知书(原件)到当地有关部门办理出 国任务确认件及出国人员政审批准件手续,并于主办单位规定的时间将要求材料正本送抵主办单位,以便统一办理签证.签证材料包括:
a}因公护照
b}出国任务确认件(原件)
c}出国人员政审批准件(原件)
d}六张大二寸光面照片(同护照上一致)
e}签证资料表格
2、因私护照人员在报名参展时请在报名申请表上注明,并尽快将护照资料(护照复印件)提供给
主办单位.主办单位负责向国外展览当局索要邀请函给参展人员,并协助准备有关申请签证资料,由参展人员本人向有关驻华使领馆申请签证(展览会正式邀请函一般在展览会开幕前20天左右寄送参展企业).申请因私签证需提供如下个人资料:因私护照、签证申请表格(一式两份)、大二寸
照片若干张、展览当局正式邀请函、出国担保函.
人员赴国外旅行常识
一、报到依照航空公司规定,国际旅客应于起飞前三小时前往机场柜台办理登机手续,否则将可能被取消原有订位. 二、行李1. 免费托运行李一件(重量不得超过20公斤,长、宽、高合计不得超过269公分),可将日常用品、换洗衣物、水果刀…等放于该行李箱.2. 随身行李(长、宽、高合计不得超过115公分),请将现金、较珍贵及易碎物品或随时要取用物品放于随身行李,例如:自备药品 、摄影机、照相底片、电池等.3、行李中切勿携带瓜果、蔬菜.4、根据所去国别携带相应的电器用品,应注重电压、周波的不
同,并配以相应的转换插头.
三、衣
着1. 根据所到国别地区携带合适的衣物,以轻便、保暖为宜.2. 夏季:游览车、餐厅、饭店均有冷气,请随身携带一件薄外套以防突来的冷气.3. 冬季:请携带能挡风及保暖之外套,不要穿太多层衣物,以便上下车及进出设有暖气设备场所时穿脱.
四、餐饮1. 早餐一般在所住宿酒店内用(美式或欧陆式自助餐);若有禁食猪肉或素食者,请务必及早让旅行社或餐馆有所预备.2. 自助餐请酌量取用,切勿餐盘内剩余太多菜肴,这是非常不礼貌的行为.3. 团体行进中,有时难免耽误用餐时间,可自备饼干等零食以备不时之需.4. 进餐时要注重文雅,不要边食边说话,喝汤不能吸出声音,切勿拿刀叉比划着讲话,刀叉使用时要轻放,用餐完后切不可故意打嗝.
五、住宿1. 请勿穿着睡衣出房间,前往饭店大厅或附设餐厅请勿穿拖鞋.2. 离开饭店外出上街,请带饭店名片,以备迷路时使用,而且务必结伴同行以保证安全.3. 国外大部地区饭店内一般不备牙膏、牙刷、拖鞋,以上物品请自备.4. 饭店房间冰箱内酒水都非常昂贵,如不饮用请不要移动,以免酒店电脑自动记帐.5. 酒店内通常不备饮用开水,水龙头放出的冷水即为饮用水.可酌情自带电热壶,但需注重防火安全.6. 酒店内电话费很贵,可自买电话卡使用.
六、交通1. 进入机舱内,若不能与同事连号时(因飞机座位是按照英文姓名顺序安排),请等飞机起飞后再请领队帮忙更换,以免妨碍其他乘 客通行.2. 在机舱内、游览车上或餐厅内,需要禁止吸烟,请服从指示,以尊重其他人权益.3. 乘坐各类交通工具请注重保持环境卫生.
七、公共场所的文明礼貌1. 讲话不能大声,不能高声喊人或放声大笑.集体行走不要堵塞通道,不要急跑步.2. 使用人行自动扶梯须靠右站立,以空出左道,供有急事的人行走.3. 站立及坐时姿势要端正,不要东倒西靠,不要跷二郎腿或两腿岔开及抖动.4. 乘车、购物要有序地排队,遇有女士或年长者时,应于礼让.5. 在银行或其他如购票等付款、取款处,应注重是否有间距黄线,若有此线,前者付款时,后者必须严格站立于黄线之后,保持距离.6. 用完厕所后必须及时冲洗,并保持清洁.7. 参加各种活动时,必须严格遵守时间,非凡是团体活动,因故迟到,要主动与他人致歉.8. 与人谈话不要指指点点,对方谈话时,不可做一些心不在焉的动作,要尊重别人,不要随意插话或打断别人的谈话,切不可探听别 人的隐私.如年龄、婚姻状况、经历、收入、服饰及生活用品价格,尤其在餐馆,遇服务生是老乡或华人时,互致问候是无可非议 的,但切不可问及别人的经历等私人问题,也不要影响别
人的正常工作.9. 在商场购物时,不能强人所难,硬要还价.试穿服饰或试用商品时应
注重爱护.10. 在穿马路时,切记遵循人行交通号灯的指挥,否则造成交通事故后,不仅个人受难,且必须对事故负责.在一些路口的人行道两 端有一通知按钮,过马路前请先按此钮,否则人行红灯依然如故,不会转成绿灯.
参展表格
1.参展申请表(合同书) 报名参加展览会的单位,填写此表后,打印出来并加盖公章传真到展览公司.
2.国家开拓资金补助的申请表为帮助企业开拓国际市场,凡参加展览会的参展企业,有些展览公司将代为在北京申请国家开拓资金补助,待申请资金到位后,统一将补贴拨付给各参展企业.
3. 展览会出国人员签证资料登记表办理出国人员签证.
4.展览品报关清册此表用于出入海关申报参展的展品.
5.大件展品统计表适用于大类展品,如:机床.
6.货载衡量单展品外包装的尺寸以及重量.
7. 会刊登记表参展单位的信息资料将在展会的会刊上刊登.
注:以上表格均为MS WORD格式,请下载,并保存,然后在WORD中填写.
除"参展申请表"以外,其余表格可以email形式发至展览公司.