费用管理制度
一、费用管理原则
（一）预算控制
每年末，各部门编制本部门次年业务及运营费用预算，经董事会审批。各部门日常经营中各项费用原则上须控制在年度预算费用之内。如果超出预算，业务部门应提交超预算支付申请，视金额大小，按费用审批权限报总经理或董事长批准后执行。
（二）分项管理
财务部根据公司费用控制的需要和各费用的属性特征，采用不同的控制方法，制定不同的费用标准、审批流程。
（三）归口控制
费用管理须遵循责任明确的原则。各部门对本部门的费用开支负责，专项费用的归口管理部门对专项费用的开支负责。
二、费用控制方法
（一）限额控制
确定明确的单项费用报销标准，如差旅费、通讯费、招待费等。单项费用的发生原则上不得超出规定的标准。
（二）程序控制
根据费用项目和费用发生额，确定相应的审批程序。非日常费用应进行专项审批，经过审批后，方可实施。
（三）台账制度
各部门须根据年初费用预算及实际支出建立台账，以便及时掌握费用实际发生情况。
（四）定期分析及时通报
财务部组织各部门每月对部门费用开支情况，专项费用开支情况等进行分析汇总，并上报公司领导，以便及时了解公司费用控制情况。
（五）定期审计
审计部定期对重要费用开支项目和大额费用开支项目等进行专项审计，对其他日常费用进行逐单审计。
三、费用审批权限
（一）生产经营性支出
1、材料、人工、水电汽、运输装卸费用支出
单笔业务金额低于100万元以下的，由总经理审批；100万元（含）以上的须董事长审批。
2、投资性支出
单笔业务金额低于50万元（如技改、基建项目等）的，由总经理审批；50万元（含）以上的须董事长审批。
3、与生产经营相关的销售、管理费用
单项费用在5万元以内的，经办人员凭真实、合法有效的单据，经分管副总审核、总经理审批；单项费用超过5万元（含）的须董事长审批。
（二）非生产经营性支出
1、会务费、培训费、广告宣传费、赞助费、礼品费、招待应酬费、行政事业收费（经营缴税除外）等非生产经营类费用支出：
单项费用金额在2万元以下的，经办人员凭真实、合法有效的单据，经分管副总审核后、总经理审批；单项费用超过2万元（含）的由董事长批准审批。
2、质量索赔支出
金额在5万元以下的由总经理审批；5万元以上（含）的由董事长审批。
3、财产保险费用比例、社会保险费用基数调整时由董事长审批，资金支付时经总经理审批。
四、费用具体分类
（一）差旅费
1、差旅费包括交通费、住宿费、出差补助。
（1）公司高管出差，火车票、飞机票由公司办公室统一预订并报销，住宿的酒店可由公司办公室协助预定，原则上优先选择如家、汉庭、七天、锦江之星等快捷酒店，严格按照公司标准报销。
（2）中层领导及普通员工出差在OA系统中填写王子-员工出差申请流程，经批准后由出差人自行预定火车票、飞机票、酒店，并报销。
2、交通费
（1）乘坐交通工具标准
集团董事长、总经理火车可乘软席车，飞机和轮船可乘一等舱位，长途汽车据实报销。其余高管人员出差，火车可乘软席车，轮船可乘二等舱位，飞机可乘普通舱位，长途汽车据实报销。中层领导及普通员工因路途较远或任务紧急的要提前申请、经总经理批准后可乘飞机（普通舱位）或软卧车，未经总经理批准的，按同期硬卧车票报销；若当日飞机票价格低于高铁二等车票，可直接选择乘坐飞机。
（2）中层领导及普通员工乘火车从20：00至次日晨7：00之间，在车上6小时以上，可购同席卧铺票。
（3）中层领导及普通员工乘动车、高铁时，只能购买二等座车票。
（4）公司高管单次出差并且出差期间在10日以内，出租车费在200元（含）以下的，公司全
额报销；200元以上的公司只报销超出金额的50%。公司高管单次出差并且出差期间在10日以上，出租车费在300元（含）以下的，公司全额报销；300元以上的公司只报销超出金额的50%。若出租车费在超出标准100元（含）以下按照制度审批流程执行，若出租车费用超出标准100元的则一律经总经理签批后方可报销。中层干部和普通员工出差不报销出租车费，各出差人员应遵循合理与勤俭节约的原则选择乘车方式，超出制度规定部分一律不予报销。
（5）经批准乘坐飞机的出差人员，其乘坐往返机场的专线客车费用可凭单据报销。
（6）财务人员出差办理财务资金等相关业务时，交通费全部报销。
3、住宿费
（1）国内住宿费报销标准（见附表1）。特殊地区是指北京、上海、广州、深圳、成都市、杭州市、武汉市、重庆市、南京市、天津市、苏州市、西安市、长沙市、沈阳市、青岛市、郑州市、大连市、东莞市、宁波市、常州市、佛山市，其他城市为一般地区。
（2）港澳台按出国费用相关规定报销（见附表2）。
（3）对同一地点一次性出差时间超过10天的，日住宿费标准定额下浮20%报销。
4、出差补助
（1）中层及以下人员按出差在外天数（往返车票日期差数）每人补助50元/天，交通费补助20元/天。当天返回的无补助，高管出差无补助。
（2）带车出差人员，按出差在外天数（往返日期差数）每人补助50元/天，司机每人补助50元/天，当日往返无补助。司机申领补助时，须有带车领导签字确认。
5、其他规定
（1）出差人员出差期间个人餐费一律不予报销。
（2）公司员工应邀到外地参加培训学习或会议，事先须经部门负责人、分管副总审核，并经总经理审批才可实施。高管外出参加培训学习或会议，须经董事长批准。
（3）公司员工参加培训学习或会议期间，交通费按照出差标准报销。住宿费在学（实）习所在单位住宿的，按实报销；在其他地方住宿的按照出差标准报销。按出差在外天数（往返车票日期差数）每人补助30元/天。培训学习期间，主办单位提供食宿的无补助。
（4）公司员工与公司领导共同出差产生招待费的，当天无餐补，其余将视具体情况确定报销标准。聘请外公司人员同公司员工共同出差，聘请人员的报销标准按照陪同人员的报销标准。
（5）出差人员返回后，必须在10日内按照报销标准及时整理差旅费票据，办理报销手续。住宿费票单必须列明住宿日期、天数、单价等项目。内容不全、手续不完备、有涂改现象的单据一律不予报销。有出差借款的及时冲还借款。
（6）出差期间的礼品费用单独申请，一律提前以邮件或书面形式申请，经报总经理或董事长批准后办理。
（7）出差人员借出差之便绕道探亲或办私事，公司不负担交通费及出差补助。不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，并依情节轻重进行处罚。
（8）因公司新技术、新设计、科研项目，聘请的外来人员的往返路费，按招待费用批准程序报销。
（二）出国费用
1、出国费用标准（见附表2）由审计部参照历史记录参数、当地实际消费水平及预测制定，按消费当天的汇率予以报销。该标准适用于集团公司除董事长和总经理外的所有公司员工。
2、出国费用标准补充说明
（1）往返公司和出国口岸的长途汽车、火车或飞机等交通费实报实销。
（2）往返所去国家和出国口岸的飞机（经济舱）实报实销。
（3）住宿标准：公司高管1人/间，一般员工2人/间。
3、出国费用的报销流程按照非生产经营性费用报销审批流程执行。
（三）招待费
1、招待费包括招待来访客人的餐饮、住宿、赠送客人纪念品等费用。
2、餐饮费用
(1)原则上到公司洽谈业务、进行售后服务的客人需要用餐的，在餐厅内安排；销售客户、行政部门和银行融资部门领导来公司检查指导工作需要用餐的，可在内招安排。
(2)需安排就餐的部门，由经办人员口头请示分管领导批准后，再填写OA派餐流程，经部门负责人、分管领导审批后，由办公室负责人核定标准并通知后勤部安排派餐，原则上陪餐人员不得多于来宾人数。高管人员因特殊情况，未及时办理派餐单就餐的，最迟第2天补办OA派餐流程，其他部门和个人一律不得口头或电话派餐，否则费用自理。
(3)与公司业务无关的来客，派餐费用由派餐人自理，一律现金结账。
(4)接待标准
餐厅接待标准分为：一类、二类。一类标准为15元，二类标准为10元。
内招接待标准分为：一类、二类、三类、工作餐。一类标准为60元，二类标准为50元，三类标准为40元；工作餐标准为20-30元。上桌菜数最多不超过人数+4（工作餐除外）。
内招一类为董事长、总经理陪餐的重要客人（或董事长、总经理因故不能陪餐，委派副总代陪）；二类为分管副总陪餐的较重要客人（或分管副总因故不能陪餐，委派总经理助理或部门负责人代陪）；三类为分管副总以下陪餐的客人；陪同参加活动的驾驶员，需单独就餐的每人每次不超过20元。如有特殊情况不按以上标准，须经总经理批准。
在内招接待时，原则上中午一律安排工作餐、不允许饮酒。
(5)烟酒标准
内招一类客户业务招待6人以下佛光细支1盒，7人及以上佛光细支2盒；二类客户业务招待6人以下佛光细支或蓝八喜1盒，7人及以上佛光细支或蓝八喜2盒；三类客户业务招待6人以下蓝八喜1盒，7人及以上蓝八喜2盒；安排工作餐的客人原则上不准上烟和酒水。如果有超出部分，由陪餐人承担费用。
部门业务招待酒金额不超过菜金的40%，公司高管人员业务招待酒金额不超过菜金的60%，高档酒未经总经理批准不得使用。公司总助级人员及公司总经理分管的部门负责人每月补助500元，副总级人员每月补助800元，用于当月招待费超出部分补贴，当月自动清零。再有超出标准部分由陪餐人承担费用，特殊情况报总经理批示后酌情处理。
（6）公司在寿光地区（公司外部）的招待费一律不予报销，特殊情况需提前经总经理批准。
（7)公司组织的大型公关活动、庆典活动、对外联谊活动按活动方案组织招待，审计部全程参与。
3、住宿规定、标准
(1)销售客户、行政部门、银行融资部门领导到公司检查指导工作，公司邀请的专家到公司提供免费咨询服务需要住宿的，可在公司签订长期合作协议的酒店安排住宿。如有特殊情况，须经过总经理批准。
（2）来客需住宿的，各部门在OA系统中填写派餐申请时选择住宿项，由办公室安排住宿，同性2人一间。
（3）客户住宿标准：总经理及总经理以下级别客户根据人数，安排大床房、标准间；董事长、老板根据人数，安排商务大床房、商务标准间；特殊情况，通过邮件或纸质版申请，经分管领导、总经理签批后，可提高住宿标准。
4、礼品费用
（1）部门接待客人或走访客户需备礼品和纪念品时提前填写礼品申请单，经总经理审批后通知采购部进行采购；因特殊情况来不及写礼品申请单的，须电话短信请示总经理批准后通知采购部进行采购；当天未及时写礼品申请单的，最迟第2天补写；一直未补写礼品申请单的，费用由当事人承担。
（2）礼品和纪念品由采购部负责采购，办公室管理。采购部可根据需求部门意见进行询价、比价后采购，到货后到办公室办理入库；需求部门携审批的礼品申请单到办公室领取。
（3）未经总经理批准，需求部门一律不允许私自到办公室领取礼品。
（4）采购部携入库单和发票按非生产经营性费用的审批流程进行审批后报销，审计部不定期到办公室对礼品领用情况进行审计。
（5）不经允许私自在外购买礼品，否则费用由当事人承担。
（四）非生产性水电费用
1、动力、保全车间负责公司管理、后勤部门水电设施安装管理，公司管理、后勤部门水电供须满足办公生活需要，又要节约用水用电，杜绝浪费。
2、公司内部门如需更换、移位、拆迁和新装、改装电气线路及用水设备，必须提出书面申请，经总经理批准后方可进行。任何单位和个人，未经允许不得私自接用电源及安装任何电器。
各单位（部门）负责的水电设施要防止跑、冒、滴、漏现象，对水电设施出现跑、冒、滴、漏现象，就近单位须通知责任单位或及时报修。
3、驻公司施工单位、租赁单位需要从公司移接水电时，须总经理批准，安装水电表，按不低于社会的费用标准收取水电费。
4、办公楼和职工宿舍内严格控制使用电热设备。不得使用电炉、热水器等大型加热设备。除财务部因为安全监控原因外需开启长明灯外，其余部门，包括职工宿舍，人员离开须自觉关闭照明、空调、电脑和饮水机电源开关。
（五）通讯费用
1、公司办公室评估部室内座机电话是否需要开通外线，对不需要开通外线的座机电话关闭外线；需开通市内、国内、国际长途的单位，由公司办公室核定话费定额，报公司主要领导批准后方执行；对以后因业务需要开通市内、国内和国际长途的单位，由需要单位提交申请，公司办公室核定话费定额，总经理批准后开通。
2、开通国内、国际长途电话的单位，只限正常业务使用，个人私事、非本公司员工严禁使用办公电话。
3、严格座机话费管理，建立完善的话费台账，对私用公共电话和话费超定额的部门或个人，从使用者或部门负责人工资中扣除。
4、根据公司规定实行移动通讯话费补贴的员工，通讯公司选定由董事长批准。符合话费补贴条件的人员，公司办公室统计名单，并根据职务情况核定话费补贴标准，形成书面报告，经总经理批准后执行。
（六）其他费用
1、员工探亲往返路费。经办人员在OA系统中填写《费用报销流程》后由部门负责人、分管副总审核，人力资源部、审计部根据《考勤管理制度》审核，经总经理批准后报销。
2、公司因需要进行的广告宣传费及促销费，报销时由经办人员在OA系统中填写《费用报销流程》凭承办单位开具的合法正式发票，根据非生产经营性开支的审批权限和报销流程执行。
3、各部门因工作需要，以公司名义制作的纪念品、礼品费用，必须事先以邮件或书面形式申请，经总经理或董事长批准后统一由采购部负责订做，办公室管理。领用报销时，按非生产经营性开支审批权限经总经理或董事长批准。
4、公司年节对外联谊活动所需费用，举办大型活动的费用由公司领导研究决定，并制定活动费用预算，由公司办公室和归口部门集中办理，联合控制，不得超出预算费用，严格杜绝部门单独操作，否则费用由部门承担。报销时由经办人员在OA系统中填写《费用报销流程》，凭有效发票，按照非生产经营性开支的审批权限和报销流程执行。
五、费用报销流程
（一）材料、人工、水电汽、投资性支出及其他非入账同时结清的费用
1、票据入账时，经办人员要认真整理单据，部门负责人和分管副总审核把关，审计部根据相关费用标准与制度审计，按费用审批权限经公司领导批准后，方可入账。入账时财务人员须审核入账依据是否充分，单据是否真实、合法、有效。
2、支付时，经办人员提交相关付款申请，按支付审批权限审批后支付。
（二）单据入账时需结清的费用
（1）销售分公司需要在OA系统内报销的车辆、房租费、新业务员的差旅费用等，必须于次月10号前提交费用报销流程，并及时督促相关审批人员进行审批，于1个月内完成费用审计。
（2）除销售分公司外，其余所有需报销的费用，经办人员必须自业务结束后10天内，提交费用报销流程，并及时督促相关审批人员进行审批，于20个工作日内完成费用审计。
（3）因经办人员或者报销项目的不同，同一次出差的费用可以提交多个费用报销流程，但是必须一次性报销完毕，不得分多次报销。报销时发票的有效期为3个月，超期的发票不予报销。审计过程中，出现不符合费用报销要求的发票或者提供的资料不齐全，审计部费用审计专员告知经办人员不予报销的事由，并有权审减费用金额。
六、考核标准
（一）员工填写的费用报销单，待领导审批完毕后，由员工自行打印成长度为240mm、宽度为139mm的凭证纸张，否则财务部不予报销。
（二）费用报销人员不按规定时间及时报销费用的，第1次给予警告。若再次违反，按审计金额为0元计算。
（三）违反本制度其他相关规定的，每次对相关责任人罚款100元。给公司造成损失的，由相关责任人承担相应责任。
附表：1．住宿费用报销标准
2．出国费用报销标准
附表1
住宿费用报销标准
附表2
出国费用报销标准